公司文书管理制度汇编(14篇)

公司文书管理制度是企业内部管理的重要组成部分，其主要作用在于规范各类文书的制作、审批、存档和使用流程，确保信息传递的准确性和高效性。通过有效的文书管理，可以提升企业的行政效率，防止信息错漏，保障决策的科学性和合规性，同时也有助于维护公司的形象和专业性。

包括哪些方面

公司文书管理制度涵盖了以下几个关键方面：

1. 文书格式标准：设定各类公文的统一格式，包括标题、正文、签发人、日期等要素。

2. 制作流程：规定文书从起草、审核、审批到发布的完整流程，明确各环节责任人员。

3. 存档管理：制定文档分类、编号、存储和检索的规则，保证文档的安全和方便查阅。

4. 使用规定：明确文书的使用权限，规定敏感信息的保密措施。

5. 更新与废弃：规定文书的更新频率和废弃标准，确保信息的时效性。

重要性

良好的公司文书管理制度对企业运营至关重要：

1. 提升效率：统一的格式和清晰的流程减少误解和延误，提高工作效率。

2. 保障合规：遵循法定程序，降低法律风险，确保企业行为合法合规。

3. 保护信息：有效管理敏感信息，防止信息泄露，维护企业利益。

4. 促进沟通：规范的文书传递准确信息，减少沟通障碍，增强团队协作。

5. 塑造形象：专业化的文书体现企业专业素养，提升对外形象。

方案

为了建立完善的公司文书管理制度，建议采取以下措施：

1. 制定详细的文书制作指南，包括常用文书类型、格式模板和编写要求。

2. 设立专门的文书管理部门，负责文书的审批、存档和检索工作。

3. 实施电子化管理，利用文档管理系统实现线上审批、存储和检索，提高效率。

4. 定期培训员工，提升文书制作和管理能力，强化合规意识。

5. 定期审查和更新文书管理制度，以适应企业发展和外部环境变化。

在执行过程中，应注重灵活性和实用性，确保制度既能满足规范需求，又能适应实际情况，为企业的高效运作提供有力支撑。管理层需定期评估制度效果，及时调整和完善，以保持其有效性。

公司文书管理制度范文

第1篇 房地产公司文书管理制度

房地产开发公司文书管理制度

一、发文

1、起草:公文文体、格式等使用准确、符合规范要求;文字要准确、精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范,公司本部各部门的文件由各部门负责人起草办公室审核,总经理签发。公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发。

2、审批:据文件性质、范围、密级由相应权属范围内的管理人员审批。

3、发送:文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。

二、收文

1、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

2、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

3、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

三、文印工作

1、公司的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

2、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时,可经总经理办公室主任同意后办理。

免影响公司的正常工作。

4、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。

5、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。

6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。

7、 文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处 50 元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50 元以上罚款直至辞退。

第2篇 投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章 文书档案管理职责

第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章 文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章 文书档案归档整理

第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条 归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条 归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章 文书档案保管

第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条 严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章 档案借阅制度

第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章 其他

第二十二条 本制度自签发之日起执行。

第3篇 公司文书管理办法(9)

公司文书管理办法(九)

第一章 总则

第一条 为制度化,规范化文书管理体系,特制定本办法。

第二章 文件流传细则

第二条 分类

_须登记的文书范围:结合《档案管理规定》的要求

外来文件:公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等等

本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件

第三条 收文

1.本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。

2.内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第四条 发文

1.以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。

2.以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

第五条 分文

1. 外来文件由办公室登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

2. 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

第六条 会签

1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。

2. 各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3. 文件收文后,再依收文处理单内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后将本文件转送办公室。

第三章 重要文件的审核、执行

第七条 审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第八条 执行

经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第四章 撰写文书格式

第九条 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十条 对已经统一的文书类(以附件形式下发),要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。

第4篇 装饰公司文书档案管理制度

装饰工程公司文书档案管理制度

一、建档依据

根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。

二、建档原则

1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。

2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、档案的装订

1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。

2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第5篇 房地产集团公司文书档案管理办法

房地产集团有限公司文书档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强_ 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,根据《中华人民共和国国档案法》等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本办法。

第二条 本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。

第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。

第五条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章 文件的收集

第六条 公司文件资料的收集范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

4、职能部门对公司各类请示事项的批复;

5、其它相关资料。

(二)公司文书材料

l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司

控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;

2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料;

3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;

5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;

6、公司各类调研工作形成的文件材料;

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;

8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;

10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;

ll、各类投诉处理材料;

12、公司经济纠纷处理材料;

13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;

14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;

15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;

16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;

17、公司大事记、全宗介绍;

l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;

20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;

21、其它各类相关资料。

(三)非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

第三章 文件的整理与立卷

第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持 “谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。

第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年代--问题分类法组合立卷。第二层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代――组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷目录的方式固定下来。

第九条 归档文书的整理要求

(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。

(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。

(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。

批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。

第十条 立卷

(一)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。一个页面一个页号,

页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。

卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的,要查清,填入有关项内。

(三)案卷封面逐项按规定填写清楚,字迹工整、清晰,简明扼要,确切地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,保管期限划分准确。

(四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐,采用三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章 案卷的排列、编号、归档

第十一条 归档时间与手续

归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。

部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应及时归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目

录清点核对

第十二条 案卷排列编号

案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序,一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定,就应对各案卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采用自然数,并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开始的号序。

第十三条 案卷目录

(一)案卷目录的编制方法

案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录,且必须忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷目录必须是一个从1 号卷开始的完整系统。

(二)案卷目录的形式、结构与内容

案卷目录的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用a4 纸尺寸。

案卷目录的结构及内容:

l、封面和扉页

主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。

2、目次

即目录所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。

3、序言或说明

对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。

4、案卷目录表(见附件1)

即案卷目录的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。

5、备考表

附于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。

案卷目录编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。

第五章 档案的保管

第十四条 档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。

第十五条 档案库房物品未经许可,不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化,档案存放始终有序。

第十六条 档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检

第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。

第十八条 坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的安全检查,并作好记录,发现问题及时向领导汇报。

第十九条 档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。

第六章 档案的调阅与利用

第二十条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。

第二十一条 调阅、借离或复印档案时,必须严格履行登记审批手续(见附件 2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。

第二十二条 借阅档案人员对案卷要妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视情况进行处理。

第二十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)

第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。

第七章 档案的鉴定

第二十五条 公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。

第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。

第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。

第八章 附则

第二十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。

第6篇 公司文书管理工作制度-5

公司文书管理工作制度5

第一章目的

第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。

第二章组织管理

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三章文书的种类

第四条公司的通用文书有以下几种。

(1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。

(2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

(3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。

(4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。

(5)批复:上级答复下级的请示事项。

(6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

(7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。

(8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。

(9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。

(10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

第六条文书的类别。

(1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

(2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

(3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

(4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

(5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章文书制作要领

第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。

(1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。

(2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。

(3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。

(4)正文:公文的主体部分。

(5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。

(6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

(7)公文印章:加印在发文日期中间。

(8)密级:保密文件注明密级。

(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条用纸格式。

(1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

(2)图文区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。

第九条印装格式。

(1)公文均采用横书横排。

(2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

(3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式:首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

(1)上行文原则。

①逐级行文,即下一级行文给直接上级。

②多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。

③越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

(2)下行文原则。

①逐级行文。

②多级同时行文。

③直贯到底行文。

(3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

(1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

(2)对外文书,如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

(1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

(2)如果文书署名者不在,可加盖职务或代理者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

(3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

(1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

(2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

(3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

(4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

(5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

(6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

(7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

(8)不轻易越级行文。

第五章文书制作流程

第十五条对外行文操作流程。

(1)拟稿。

①由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。

②对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。

③发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

(2)核稿。

①拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。

②审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

(3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

(4)编号。由行政部统一编排发文字号。

(5)缮印、校对。

①急件应先行处理。

②保密件应由专人打印。

③打印后的校样、废纸等应妥善处理。

④应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。

⑤打印、校对责任人签名。

(6)在无误、规范的文件上统一盖印章。

(7)填写登记簿。

(8)封发。

①发文工作由行政部门负责。

②查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

(1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

(2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

(3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六章文书的发送

一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条公司内部文书原则上不封缄。

第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理

第二十条普通文书的处理原则。

(1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

(2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

(3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

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第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第九章收文操作流程

第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条分发。

(1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

(2)分发去向。

①重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。

②一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。

③参阅性文件,直接组织传阅。

④范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条催办。

分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打电话等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条结办。

文件传阅完毕,已答复发文单位,有处理意见的文件,均视为结办。

第十章文书的整理与保存

第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限

第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;股票关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的政府许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项

第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸出售。不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

第三十九条必须做好重要文书的借阅登记工作,并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。

第十三章附则

第四十条本办法适用于公司本部及下属企业的公文管理。

第7篇 公司文书管理制度范本（9）

公司文书管理制度范本(九)

总则

第一条 为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文书管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第二条 公司文书是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,

各级部门必须认真做好文书管理工作。

第三条 文书处理必须做到准确、及时、简便,文书由办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

第四条 文书管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

文书主要种类

第五条 公司文书种类主要有:

(一)决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

(二)通告:公布应当普遍遵守的事项,用“通告”。

(三)通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的文书,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。

(四)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。

(五)报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级请求指示,批准,用“请示”。

(六)批复:答复请示事项或对下级布署工作,用“批复”。

(七)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与全单位共同遵守执行者,用“会议纪要”。

(八)工作志:记录日、周、月工作情况(包括工作安排,工作进度、工作业绩、工作设想与建议等)者,用“工作志”。

(九)工作计划;进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。

文书格式

第六条 文书一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间,抄送机关,附注等部分组成。

(一)文书标题,应当准确、简要地概括文书的主要内容,一般应标明发文机关和文书种类,除批转规章制度外,

一般不加书名号。

(二)发文字号,包括机关代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。

(三)文书一律加盖印章,上报的文书,应注明签发人。

(四)秘密文书应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文书分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。

(七)文书如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。

(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议各名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写,横排。

第七条 文书用纸一般用十六开型(包括国际标准大十六开),左侧装订,如公司统一格式者,必须使用公司印制的统一式样。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。

文书办理

第八条 文书处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归挡、销毁等程序。

第九条 凡需办理的文书,办公室应根据内容和性质送总经理,副总经理或交有关部门办理,并提出办理时限。

第十条 已送总经理、副总经理批示的文书,应在两日内批办,紧急文书应当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示人承担,交有关业务部门办理的文书,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。

第十一条 草拟文书必须符合下列要求:

(一)要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。

(二)情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。

(三)人名、地名、数字、引文要准确、时间应写具体的年、月、日。

(四)文书中的数字,除发文字号,统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,

一般用汉字书写,在同一文书中9数字的使用前后一致。

第十二条 公司对外发出的文书由总经理签发,公司对内发出的文书,由总经理授权,副总经理签发,办公室直

接发出的文书,办公家主任签发,其他部门发出的文书,由部门负贵人签发。

第十三条 各级领导人审批文书要认真负责,文件主批人应签属自己明确具体的意见,姓名和时间。

第十四条 草拟和签批文书,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十五条 行文部门在将文书送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文书内

容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理,主管副总经理,签报后的文书由办公室审核。

第十六条 秘密文书不得翻印、转发,传递秘密文书时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

文书立卷和销毁

第十七条 文书办完后,应及时将文书定稿,正本和有关材料整理立卷。

第十八条 文书立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反映部门主要工作情况

便于保管、查找、利用。

第十九条 立卷的文书应按有关规定由力b公室保管,个人不得保存应存档的文书。

第二十条 没有存档价值和存查必要的文书经过鉴别并报.副总经理批准,可定期销毁,销毁秘密文书要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

附 则

第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司办公室。

第二十二条 本办法从发布之日起施行。

第8篇 公司文书档案管理办法(6)

公司文书档案管理办法(六)

1 总则

为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。

2 适用范围

本标准适用于公司文书档案管理。

3 术语和定义

文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。

4 管理职责

4.1文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。

4.2.负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。

4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。

5 管理活动、程序及要求

5.1.文书档案收集

5.1.1文书档案收集的范围

5.1.1.1上级来文及资料。

5.1.1.2公司文件。

5.1.1.3公司历史档案。

5.1.1.4已撤消旧机构的档案。

5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。

5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。

5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。

5.1.2文书档案的收集

5.1.2.1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。

5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。

5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。

5.2.立卷与归档

5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。

5.2.2需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。

5.3文书档案的整理和保管

5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。

5.3.2文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。

5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。

5.4.文书档案的统计和检查

5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。

5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。

5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。

5.5.文书档案的利用和借阅

5.5.1文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。

5.5.2复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。

5.6.文书档案的鉴定和销毁

5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。

5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员具体核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。

5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进行销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丢失,不漏销。

第9篇 _房地产公司文书管理制度

房地产开发有限公司文书管理制度

第一章 总则

第一条 为使公司文书管理制度化、规范化,以增进文书处理的品质及效率,特制定本制度。

第二条 范围

本公司各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。

第二章 收文

第三条 签收文件时,要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第四条 签收文件时,要对文件的分数、标题等内容逐分清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。

第五条 签收文件应签写姓名并注明时间。

第六条 文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记或通过电子扫描建立《电子收文登记簿》。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交行政管理部保管,个人不得存放。

第七条 内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第三章 发文

第八条 公司的文件由行政管理部负责起草和审核,由总经理签发;公司文件由各部门负责起草的,应报办公室审核,由总经理签发。

第九条 以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

第十条 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理,经分管领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件的形式发布。

第四章 分文

第十一条 外来文件由行政管理部登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

第十二条 内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

第五章 会签

第十三条 许多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。

第十四条 各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

第十五条 文件收文后,再依《收文处理单》内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后见本文件转送行政管理部。

第十六条 重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件,由行政管理部汇总签署意见,呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示,并下发相关部门予以执行。

第六章 立档

第十七条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理,业务文件由相关业务部门立档管理,次年移交档案室管理。

第十八条 立档按年度、机构、问题分类立卷,卷中按规定编页码号,卷首有案卷目录。

第十九条 文件档案用卷宗按规定装订保存。

第七章 文书日常管理

第二十条 借阅

1、凡因工作需要借阅文件时,必须履行手续,一般文件经部门经理签字同意,重要文件经总经理同意方可借阅。

2、文件借出室外需登记,借阅期间应保证文件的完整与安全,阅后在规定时间内归还。

3、翻印(复印)如需复印文件,应经领导同意方可复印。

第二十一条 保管

1、文件应妥善保管,防虫、防霉、防丢失,保证文件的安全。

2、所有文件应有专柜存放,枷锁,定期清理翻动、通风、防潮。

3、机密文件按密级保管,不得随便放置于公共场所,不得私自摘录或对外泄露。

第二十二条 文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意,并建账登记,经两人以上监督销毁,任何人不得私自销毁文件。

第八章 附则

第二十三条 本制度报总经理批准后颁布实施,由行政管理部负责解释。

第10篇 物业管理公司文书管理标准作业规程(5)

物业管理公司文书管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2.0适用范围

适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责所有发文审批。

3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

3.3行政部主管负责公司文件格式及内容的审核,用印管理。

3.4行政部文员负责公司文件收发及归档。

3.5管理处经理负责管理处文件审批。

3.6行政部负责文件的打印及文号的管理工作。

4.0程序要点

4.1公文格式。

4.1.1公文种类。

a)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;决定(决议);指示;公告、通告(布告);通知;通报;请示;批复;函;会议纪要;计划;总结。

b)根据物业管理特点,可引人以下文件类别:

--上行文:请示、报告、计划、总结;

--下行文:批复、决定、通知、通告、通报;

--平行文:函、会议纪要。

4.1.2文件标题:

a)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

b)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

4.1.3发文字号。简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容。

a)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

b)物业管理公司文号作为以下统一规定。

--物业公司文号:

××发[×××××]××号

文件序号

发文日期,前两位为年份

公司代号

如:物发[000430]15号,是指物业管理有限公司2000年4月30日所发的公司第×个文件;物管发「001121」92号,是指物业管理处2000年11月21日所发的管理处第92号文件。

c)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。

d)公司文号由行政部统一管理。

e)发文部门需到以上部门登记领取文号后,方可发文。

4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必须在文件的左上角位置注明秘密字样;

c)急件必须在文件的左上角位置注明急件字样;

d)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。

4.1.5主送机关。是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关:

a)应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用冒号,;

b)主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用顿号隔开;

c)根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。

4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

a)正文文字一律自左而右横排;

b)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;

c)正文字体与主送机关保持一致。

4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:

a)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明附件:×××字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的,无须注明;

b)要写明附件的全称;

c)附件字体与正文相同。

4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

b)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行(此页无正文)字样;

c)落款字体与正文相同。

4.1.9日期:

a)一般应写发文日期;

b)会议通过的文件应写会议通过的日期;

c)重要的文件应写签发的日期;

d)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):

a)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手并登记;

b)印章应盖在落款和年月日中间,即骑年盖月位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容:

a)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一直线分割以示区别;

b)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

c)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关,再写抄送机关;

d)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头遥相呼应;

e)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右侧位置。

4.2发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

4.2.1交拟和拟议。

a)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员。

b)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:

--深人领会意图,掌握其精神实质;

--注意提炼观点,选择材料;

--安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

--如对原交拟意图不清或需有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

4.2.2撰写和审核(正规文件须打印,一般情况下,由公司行政部负责打印,拟稿人进行校对)。

a)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意:

--不与国家法律、法规相违背;

--把握各种文书的特点、规律和写作方法;

--坚持观点与材料相统一。

b)交拟人对拟稿人的文件进行审核:

--审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟原意,是否违法;

--所提的任务、措施或方法是否切实可行;

--所规定的步骤和期限是否恰当;

--主送和抄送单位规定的是否恰当;

--文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

c)行政部主管审核文件以下内容:

--文稿体式和格式是否完备、规范;

--所用文种和名义是否恰当;

--文件的密级和紧急程度是否恰当;

--文字表达是否通顺、清晰、严密,符合标准的,附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;不符合的退回拟稿部门。

4.2.3签发:总经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文实事求是地拟写批语。同意签发的,注明同意发文字样后按正常手续办不同意的写出具体意见返还行政部或管理处重新撰写。

4.2.4盖章和发放:

a)盖章部门管理人员(一般为行政部经理/管理处经理)依据总经理签准的意印:

--总经理未签准的公文一律不能盖章;

--盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

--须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

--对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

b)发放。发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:

--发文登记:由行政部将要发放的文件进行登记后,依据范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

--采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

--将发放情况登记在《文件发放登记表》中;

--次年二月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;--重要文件接收方需签收。

4.3收文办理。一般包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等工作

4.3.1收拆。指文书的收进和拆封。

a)公司行政部或管理处公共事务部为收拆工作的主要部门。

b)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由行政部拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,信部门/人拆封,拆封时应注意:

--检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

--取净封内的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

4.3.2登记。

a)凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、期限长的公文,都要登记。

b)以下文件无须进行登记:

--各种无机密性的出版物;

--一般性的简报、资料;

--告之性的广告;

--事务性的便函等。

c)文书管理人员(一般为行政部文员或公共事务部相关人员)将文件登记在《收文登记簿》内,内容包括:总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文字号、发文日期、份数、处理情况、备注等,登记时应注意:

--要将收到的文件编列总流水号,每年编一次;此编号应与《收文登记簿》上的总流水号相同;

--需要办复的文件,还要填写《公文处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理;

--字迹要清晰整洁;

--及时登记,不错登、漏登、积压。

4.3.3拟办与批办。

a)拟办是对收文如何处理提出初步意见,供领导或业务部门主管审核裁决:

--拟办工作一般由行政部门主管;如果来文内容专业性很强,也可以直接由相关部门主管拟办;

--拟办时要仔细阅读来文,同时要掌握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作情况;

--拟办意见要准确恰当,明确具体,切实可行,简明扼要;

--拟办意见要填写在《公文处理单》的拟办栏内,并签署姓名,写明日期。

b)批办是总经理或管理处经理针对拟办意见做出的批示意见:

--属公司文件的,由总经理批办;属管理处文件的,由管理处经理批办;

--批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定;

--对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方,应加以补充和修改;

--要求几个部门合办的,应指明由哪个部门牵头主办;

--需要传阅的,应当写出传阅的对象和范围;

--需要传达贯彻的,应写出由谁传达和传达范围;

--如果拟办意见有两种以上方案,批办时应有所裁决;

--批办意见应写在《公文处理单》的批办栏内,并签署姓名、日期。

4.3.4承办和传阅。

a)承办是有关部门根据批办意见对收文的处理。包括办文与办事两种情况。办文是整理文字材料、制发文件;办事是以实际行动落实收文内容,如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等:

--承办时应认真阅读来文和批办意见,有时还要提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理;

--属本部门独立承办的,要及时认真办理,不能推诿、拖拉;

--由本部门牵头主办的,应准备好有关文件和办理意见,主动与有关部门协商,整理、综合协商意见,报送有关领导审批;

--承办完毕,把承办情况填写在《公文处理单》的处理结果栏内,并签署--姓名及日期。

b)传阅工作一般由公司行政部办理:

--安排传阅应先主后次,对主要领导、主管应优先安排阅读;

--传阅范围要适当,不能随意扩大或缩小;

--各阅读人收退文件均应直接与行政部或公共事务部联系,切不可在阅读人之间传递和交接;

--阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

4.3.5催办包括对内催办和对外催办两种情况:

a)催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办、用催办单催办等;

b)催办时应注意催办的时机和方式,讲究礼貌,表示对对方的信任和尊重。

4.3.6归档:

文件办理完毕后,由行政部文员或公共事务部文员将文件报档案室按《档案管理标准作业规程》办理归档工作。

5.0记录

6.0相关支持文件

6.1《印章管理标准作业规程》。

第11篇 某物业管理公司文书工作管理规定

物业管理公司文书工作管理规定

为了使公司的文书管理工作更加制度化、标准化、规范化,保证档文件和资料的完整齐全,防止遗失泄密,特制定本规定。

一、主题内容与适用范围:

1、本规定明确了文书的收发、用印、传递、催办、立卷、档和查阅等管理办法。

2、本规定适用于公司的日常文书档案处理工作,也适用于公司各部门兼职文书员的工作。

二、收文:

1、凡属公司种类收文,统一由行政人事部指定文书员签收、拆封,并及时、准确做好收文登记。凡属公司领导亲收的公文,公司领导应将来文编号及到文日期通知行政人事部指定文书员予以登记。

2、收文登记时,必须填写收文一式二份(见附件一、附件二),第一联与来文联在一起,第二联作签收及行政人事部留底。

3、凡收文登记的文件,必须经有关领导批示方可发阅。做到当天收文当天登记,当天送主管领导批阅,并按批示处理。

4、凡属急件必须及时送主管领导批阅,并按批示迅速处理。

5、凡外出开会或托人带回的文件,为防止文件耽搁、遗失或泄密,必须立即交行政人事部做好登记手续后方可阅办。

7、文件办妥后,应按部门案卷档。

三、发文:

1、凡以公司名义发出的正式文件(内部或外发),必须到行政人事部办理发文手,并分别按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三、附件四),经登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。

2、凡公司报送上级的报告、汇报、计划、总结等文件,必须到行政人事部办理发文手,并按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三),经统一登记、编号后方可发出,底稿与发文副本放在一起档。

3、文件拟稿要按发文稿(见附件五)的拟制程序进行:一般应由主要经办部门拟稿,由拟稿人署名、该主办部门负责人核稿签字、行政人事部审稿,然后由行政人事部送公司领导签发。需经几个部门协办或认可的文稿,在主办部门负责人签字后,应由主办部门送协办部门会签,然后由主办部门送行政人事部审稿,再由行政人事部送公司领导签发。

4、凡以一般函发文,须经发文部门主管领导同意或授权,并按照公司标准函文本的格式打印(文本格式见附件六),由行政人事部登记、编号后发出。函文必须留底备查,留底稿上应有发文部门负责人的签字。

5、对来信、来函应作好登记,经领导阅批后转递有关部门办理。复信、复函与来信、来函放在一起,办妥后档。

6、凡以公司名义张贴、通告通知、规章制度等均需拟稿,经公司领导同意或签发后方可张贴,并作好登记、编号,底稿与张贴件放在一起档。

7、凡在公司内部印发资料,必须经部门负责人在底稿上签字同意,到行政人事部填写文函打印申请(见附件七),办理文印委托手,经核准后方可印发,并在行政人事部留底档一份(底稿加打印件)。

8、一切应属档的文件,文稿若是书写件,应用钢笔或毛笔书写,不可用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。文稿须清晰整洁,标点符号准确。若文稿修改较多,造成稿面不清,抄出清稿,以审稿、校对和档。

四、用印:

1、凡公司发文用印,必须与原稿核对,如有错漏,需更正后方可盖章。

2、凡属业务常规报表之外的上报材料、报表等需盖部门公章或公司公章时,必须经部门负责人或(分管)公司领导的同意后,方可盖章。

3、公司行政介绍信由行政人事部统一签发,介绍信及印章由专人保管、开具、监印。签发介绍信应符合国家有关政策及上级有关规定,并在职权范围内。

4、开具介绍信须经部门或公司领导同意,介绍信上必须写明办理的具体事项,不得以“联系工作”、“购物”等含糊笼统的字名表示。

5、禁止在空白纸张或空白介绍信上盖章。

6、介绍信有效期市内一般为三天,市外一般为七至十天。介绍信存根记载和正文要一致,在介绍信存根上必须标明签发人。介绍信存根由行政人事部档备查。

7、员工需公司证明其私人事由,如确有需要,应经部门负责人审核同意,并在申请证明的原稿上签字,行政人事部方可按有关政策及规定予以证明。证明的内容由行政人事部用公司标准函文本签发,原稿留底备查。如要求证明的内容不符合国家有关政策及上级有关规定,或本公司无法证明的,行政人事部有权拒绝证明或盖章。

8、公司各级公章由行政人事部集中管理,逐一备案。凡领用新章、还旧章,一律由使用部门负责人亲自到行政人事部办理。部门应将印章保管人名报行政人事部备案,办理保管人签字手续;保管人若有变动应向行政人事部办理移交签字手。

9、刻制公司各级公章统一由行政人事部指定专人办理,未经行政人事部负责人签字,不予报销刻制费用,并追究擅自外发刻制责任。

五、文书的传递:

1、凡公司内部印发的文件资料,应由行政人事部指定文书员统一编号、登记,重要的盖上定期回收章定期收回,不得擅自销毁。

2、凡上级下达的机要文件,按指定范围阅读,一律不准带回家或带到公共场所,不准私借,阅后即还行政人事部指定文书员保存。

3、上级或公司的文件,凡属绝密或注明不准翻印的一律不得复制。其他文件如确需复制,必须经行政人事部主任或地产常务副总经理室签字批准,并在行政人事部办理登记手续后,由行政人事部指定复制;其中有密级的,复制件应编号,在密级可阅范围人员中签收使用,并在行政人事部规定的期限内,由使用人本人退还行政人事部予以销毁,并在登记册上作注销和销毁证明签字。

4、凡只需公司领导阅办的上级文件,阅办后即退还行政人事部档;凡转至部门阅办的文件,阅办后即退还行政人事部档;凡转由几个部门阅办的,由行政人事部依次传递,各阅办部门留文一般不超过三天即应退还行政人事部,急件留文期限由行政人事部传递时另定。

5、行政人事部指定文书员应在收文的留底联(见附件二)上写明传阅路线及实际传到日期,以按留文期及时回收、传递或催办。

六、文书的催办:

1、行政人事部指定文书员每月清对一次收发文情况,对超过留文期限的或公司需调回的文件,开具催文通知(见附件八)。

2、收到催文通知的部门或,个人,应即将文件退还行政人事部,如确实遗失应报告行政人事部备案查失。

七、文书的立卷和归档:

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2、行政人事部指定文书员和部门兼职文书员负责公司和部门文件的收发、保管。根据档要求,认真做好有保存价值文书材料的催办、整理、立卷和档工作。

3、根据平时立卷和年终组卷相结合的要求,文书员平时应注意收集有关文件和资料档,应根据文件或资料的内容,及时收入有关案卷夹内;按平时成的一项工作或一次会议,及时清理,立即装订成卷;年终按保管期限的规定,分个度、分级别、分问题分别立卷。

4、立卷时应按要求分装订,写明案卷标题,卷内文件以时间顺序排列,卷内目录一式三份。

5、案卷在次年一季度向行政人事部档,部门或个人不得继保存。部门或个人需要继使用的材料,应先档后借阅。

6、公司受上级部门奖惩的资料,包括奖状、证书、通知等,收到材料的部门或个人,应在收到资料的三天内即将原件向行政人事部档。档后原件一般不予借用;如确需使用原件,应办理借用手并有期限。

7、名部门收到未经登记的文件资料时,应及时向行政人事部补办登记手。办完的文件资料要有系统、完整,来文和复文要放在一起档。

8、各部门互送文件、材料时,由文件、材料制作部门立卷档。几个部门会办的文件、材料,由主办部门立卷档。收发的文件、材料属公司的,由行政人事部立卷档。

9、文书档案一般须将原件档,重要材料一般不准以复印件档。

八、文书档案的查阅:

1、凡查阅由本部门成档后的文书档案材料,需经本部门负责人签字同意方可查阅。

2、凡因工作需要查阅由非本部门成档后的文书档案材料,需经行政人事部主任批准方可查阅。属密级档案材料,需经公司领导批准方可查阅。

3、查阅文书档案一般应在行政人事部内进行;如确需借出行政人事部,应经行政人事部主任同意并办理借离手,一般应在一周内还。借离的文书档案不得带出公司,例外情况需经行政人事部主任或公司领导批准。

4、外位来本公司查阅或抄录文书档案材料时,必须持介绍信,根据材料性质经公司领导或行政人事部主任批准,到行政人事部办理查阅或抄录登记手续后,方可查阅。

5、查阅或借阅文书档案者应注意对文书档案的保密和保护,不得私自转借、复印,不得向无关人员扩散文书档案的内容,不得遗失、抽换、涂改、圈点、拆散,阅后应及时还;行政人事部指定文书员必须按页核对,发现有上述情况,查阅或借阅者应负完全责任。

九、文书档案的交接、统计、保管:

1、行政人事部指定文书员或部门兼职文书员调动,均需办移交手。

2、行政人事部指定文书员应做好档案的统计工作,包括档案的收进、移出、销毁、结存、整理、保管、鉴定、利用等内容。

3、文书档案的保管要做到防潮、防光、防尘、防虫、防火、防盗,保持清洁,以保护档案的完整无损,延长档案的使用寿命。

十、附则:

第12篇 物业公司文书管理标准作业规程（4）

物业公司文书管理标准作业规程(四)

1.0目的

规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2.0适用范围

适用于物业公司及下属项目、部门的文书管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责所有发文审批。

3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

3.3人事行政部负责公司文件格式及内容的审核打印、文号管理、用印管理、。收发及归档工作。

4.0程序要点

4.1公文格式。

4.1.1公文种类。

(1)按《国家行政公文管理与处理办法》有关规定要求,常用行政文书包括:命令、指令;决定(决议);指示;公告、通告(布告);通知;通报;请示;批复;函;会议纪要;计划;总结。

(2)根据物业管理特点,可引入以下文件类别:

上行文:请示、报告、计划、总结;

下行文:批复、决定、通知、通告、通报;

平行文:函、会议纪要。

4.1.2文件标题:

(1)行政发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;

(2)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。

4.1.3发文字号:简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:

(1)根据发文顺序及发文时间对文件编号。

(2)物业管理公司文号作为以下统一规定。

物业公司文号:如:昌达物发[2000]15号,是指物业管理公司2000年所发的公司第15个文件。

(3)文号统一使用5号宋体字,放在文件标题下一行的偏右位置。

(4)公司文号由人事行政部统一管理。

(5)其他部门发文部门需到人事行政部登记领取文号后,方可发文。

4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度:

(1)普通文件不加注明;

(2)秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样;

(3)急件必须在文件的左上角位置注明“急件”字样;

(4)为示区别,一般用红色字体进行标注,统一使用2号宋体字。

4.1.5主送机关:是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关;

4.1.6应放在文号下方,正文之上,专行顶格,结尾用“冒号”;

4.1.7主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间用“顿号”隔开;

4.1.8根据文件内容量,一般选择使用4号或小4号宋体字。

4.1.9正文:是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:

(1)正文文字一律自左而右横排;

(2)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开头空两个字;

(3)正文字体与主送保持一致。

4.1.9附件:通常指随正文发出的补充说明

(1)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明“附件:×××”字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的无须注明;

(2)要写明附件的全称;

(3)附件字体与正文相同。

4.1.10落款:指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:

(1)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;

(2)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,并在其上面加注一行“(此页无正文)”字样;

(3)落款字体与正文相同。

4.1.11日期:

(1)一般应写发文日期;

(2)会议通过的文件应写会议通过的日期;

(3)重要的文件应写签发的日期;

(4)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.12盖章:是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效的标志,一般情况下文件都应加盖印章(单位经理署名除外):

(1)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手并登记;

(2)印章应盖在落款和年月日中间,即“骑年盖月”位置。

4.1.13公文文尾:指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷时间和印刷份数等内容:

(1)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一直线分割以示区别;

(2)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;

(3)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关,再写抄送机关;

(4)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头遥相呼应;

(5)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右侧位置。

4.2发文办理:包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

4.2.1交拟和拟议

(1)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员。

(2)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:

深入领会意图,掌握其精神实质;

注意提炼观点,选择材料;

安排文稿的结构、搭好文件的骨架;

如对原交拟意图不清或需有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自做主。

4.2.2撰写和审核(正规文件须打印,一般情况下,人事行政部负责打印,拟稿人进行校对)。

(1)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意:

不与国家法律、法规相违背;

把握各种文书的特点、规律和写作方法;

坚持观点与材料相统一。

(2)交拟人对拟稿人的文件进行审核:

审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟原意,是否违法;

所提的任务、措施或方法是否切实可行;

所规定的步骤和期限是否恰当;

主送和抄送单位规定的是否恰当;

文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

(3)公司主管经理或人事行政部经理审核文件以下内容:

文稿体式和格式是否完备、规范;

所用文种和名义是否恰当;

文字表达是否通顺、清晰、严密,符合标准的,附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批;不符合的退回拟稿部门。

4.2.3签发:总经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语。同意签发的,注明“同意发文”字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还人事行政部重新撰写。

4.2.4盖章和发放:

(1)盖章部门管理人员依据总经理签准的意见加印:

总经理未签准的公文一律不能盖章;

盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;

须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);

对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

(2)发放:发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:

发文登记:由人事行政部将要发放的文件进行登记后,依据发送范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;

采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;

将发放情况登记在《文件发放登记表》中;

次年二月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;

重要文件接收方需签收。

4.3收文办理:

包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等工作。

4.3.1收拆:指文书的收到和拆封。

(1)公司或人事行政部为收拆工作的主要部门。

(2)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由人事行政部拆封;写明由人事行政部收启的人事行政部拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封,拆封时应注意:

检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;

取净封内的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。

4.3.2归档:

文件办理完毕后,由人事行政部按有关规定办理归档工作。

5.0相关记录表格

5.1《文件审批笺》 文件编码: cd/rz/qr/018

5.1《文件更改申请单》 文件编码: cd/rz/qr/019

5.1《文件发放登记表》 文件编码: cd/rz/qr/020

5.2《文件借阅/复制登记表》文件编码: cd/pz/qr/021

6.0相关支持性文件

第13篇 物业公司文书档案资料管理办法

物业公司文书、档案、资料管理办法

1.0目的:

方便资料查阅,完善记录档案。是事件有源可查。

2.0 适用范围

物业公司的各种资料、档案。

3.0 管理内容

3.1 文件和资料的分类

--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)

--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

3.2 文书档案管理

--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。

--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3.3 其他资料管理

--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。

--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。

--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。

--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。

--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。

4.0 各职能部门的资料管理

各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。

5.0相关文件

5.1 《业主档案的管理办法》

6.0相关记录

6.1 《收文薄》

6.2 《发文簿》

6.3 《信函收存登记表》

6.4 《信函寄发登记表》

7.0 附录

7.1 《电脑资料存贮说明》

编写:zz审批:zz

第14篇 某公司文书管理办法

l公司文书管理办法

第一章总则

第一条为制度化,规范化文书管理体系,特制定本办法。

第二章文件流传细则

第二条分类

_须登记的文书范围:结合《档案管理规定》的要求

外来文件:公文(命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要)、电报、传真等等

本部制发文件:本公司内部文件和对外业务文件

第三条收文

1.本公司与外界往来的文件,由办公室统一登记、收文。

2.内部制发文件流转,由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第四条发文

1.以公司名义撰写的文件,可由各部门自行拟稿,统一由公司办公室登记签发。

2.以各部门名义撰写的文件,由各部门自行登记、签发。

第五条分文

1.外来文件由办公室登记收文后,根据业务性质分送各有关部门处理。

2.内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

第六条会签

1.需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。

2.各部门收到需参与会签的文件时,须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3.文件收文后,再依收文处理单内所指定的会签顺序,转送其他会签部门或某人,若某部门或某人为最后一个会签单位,则处理后将本文件转送办公室。

第三章重要文件的审核、执行

第七条审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

第八条执行

经总经理或有关人员的批示后,正本留办公室归档存查,由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

第四章撰写文书格式

第九条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。

第十条对已经统一的文书类(以附件形式下发),要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。