工程档案管理制度通知汇编(14篇)

有哪些

工程档案管理制度是项目管理的重要组成部分，旨在确保工程信息的完整、准确和有效利用。主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：依据工程性质和工作流程，制定统一的档案分类标准和编码规则。

2. 档案收集：明确各类工程文件的收集范围，确保所有重要资料的完整记录。

3. 档案整理：规定档案的整理程序，包括文件的排序、装订、编目等。

4. 档案保管：设定档案的保管期限，提供安全的存储环境和设施。

5. 档案利用：规定档案的查阅、借阅和复制流程，保障档案的有效利用。

6. 档案移交与归档：明确档案在项目结束后的移交和永久保存程序。

7. 档案信息化：推动档案的数字化，提高检索和管理效率。

8. 档案安全：制定应急预案，防止档案丢失、损坏或泄露。

实施细则

1. 档案分类与编码：根据项目阶段（设计、施工、验收），将档案分为技术文件、管理文件、合同文件等类别，每个类别下设置详细编码，便于查找。

2. 档案收集：由项目负责人指定专人负责，定期收集各部门产生的工程文件，确保及时性。

3. 档案整理：文件整理应在文件产生后一周内完成，包括文件整理、编制目录、填写备考表等。

4. 档案保管：档案应存放在防潮、防火、防盗的专用档案室，定期进行温湿度监测。

5. 档案利用：员工需填写借阅申请表，经部门主管批准后方可查阅档案，借阅期间需妥善保管，不得涂改、损毁。

6. 档案移交与归档：项目结束后，所有档案应在一个月内完成归档，永久性档案移交给公司档案管理部门。

7. 档案信息化：优先选择关键文件进行扫描录入，建立电子档案系统，方便检索。

8. 档案安全：定期备份电子档案，设立访问权限，防止非法访问；对于纸质档案，应有防火、防水措施。

上墙内容

1. 工程档案管理流程图：清晰展示从文件收集到归档的整个流程。

2. 档案分类及编码示例：展示各类档案的分类和编码实例，便于员工参考。

3. 档案借阅规定：列出借阅、查阅档案的步骤和注意事项。

4. 安全警示标语：强调档案的安全防护，如“保密为先，保护档案”。

5. 应急处理流程：在发生档案丢失或损坏时，应如何迅速响应的简要流程图。

以上制度旨在规范工程档案管理工作，提高项目执行效率，保障公司利益。全体员工需严格遵守，共同维护档案管理的秩序。

工程档案管理制度通知范文

第1篇 工程管理制度--工程档案管理办法

工程建设管理制度:工程档案管理办法

为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的控制,特制定本办法。本办法由公司工程部负责实施。

一、工程技术档案资料的内容

1、施工单位竣工资料:(1)质量保证资料;(2)施工技术资料;(3)施工管理资料;(4)竣工图;(5)竣工验收报告。

2、工程监理单位监理资料:(1)监理规划;(2)监理实施细则;(3)监理月报(包括各阶段性检查记录);(4)工程开、停、复工令;(5)工程总进度计划、月进度计划审批文件;(6)施工组织设计审核意见;(7)工作联系单;(8)监理日志;(9)项目竣工验收报告:a)工程竣工验收质量评估报告及评定表;b)工程项目施工例会纪要;c)工程质量检测记录;d)材料、设备进场质量检测报告;e)监理工程进度付款审核报表:f)应业主要求提供的其它专题报告;

3、工程管理资料:(1)施工图纸等设计文件;(2)设计变更;(3)初步设计图纸等设计文件;(4)工程概算、预算;(5)工程勘察报告;(6)文物普探及问题坑处理报告;(7)深基坑支护设计文件;(8)地基(桩基)检测报告;(9)设计合同、施工合同、监理合同;(10)工程招、投标文件;(11)工程综合验收资料;(12)工程竣工验收资料;(13)工程报建报审资料;(14)工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单;(15)工程技术资料发文记录;(16)向公司提交的专题报告;(17)结构试验、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像资料等。

二、工程技术资料编制要求

1、原则工程技术资料严格按照《建设工程技术整编评定统一规定》进行编制并及时归档。

2、要求(1)施工单位资料由施工单位按以上《规定》编制,监理单位定期检查施工资料的质量,按标准验收。(2)监理资料严格按监理规范的要求编制。(3)工程管理资料由工程部按相关规范、规定的要求编制。

三、工程竣工资料的审查

1.监理单位负责审查施工单位竣工资料的完整性、真实性。

2.工程部负责复核施工单位资料并审查监理单位的竣工资料。

3.经监理单位、工程部审查的施工单位竣工资料由施工单位送至质检站。

四、竣工资料的报送

1、工程竣工验收后一个月内,施工单位将竣工资料报送市城建档案馆一套,建设单位两套存档。

2、施工单位凭政府主管部门开具的竣工资料收据,方可与建设办理竣工结算付款手续。

第2篇 大型公司工程档案管理员岗位职责

大型公司工程档案管理员岗位职责

岗位职责

1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料,并负责办理移交手续。

3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

6、准确、快捷提供工程档案资料,满足各方面对工程档案资料的利用需求。

7、工程竣工验收前,联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后,将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

9、上级交办的其他工作。

任职条件:

1、专业知识与技能:建筑、土建专业,有2年以上专业工作经验。

2、教育水平:大学本科及以上

3、年龄要求:不限

4、个人素质:有一定分析能力和创新能力,具有较强的职业素养和敬业奉献精神。

5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力,能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。

第3篇 地产集团建设工程档案管理制度

某地产集团建设工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合我司的特点,制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

(详附件一)

(二)归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、

索引、保管、统计

(一)工程档案的收集

文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

(二)工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

(四)工程档案的编目

1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录:“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的,每项扣罚部门资料员5元。

(五)工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

(六)工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员5元。

(七)工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员5元。

(八)工程档案的索引

工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如:第1卷1.1.1-1

专业号如:基建类1为1.1.1

工程代号如zz花园首期为1.1

楼盘代号如zz花园代号为1

(九)工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(十)工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)

1、永久:是指工程档案需永久保存。

2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期:是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执行

第4篇 项目工程档案管理工作程序

某项目工程档案管理程序

1、目的:实现“城”工程建设档案的标准化管理,提高城建档案管理工作的正确性与效率。确保第一时间正确解决问题。

2、范围:根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神,完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。

3、 职责

3.1收集和保管“城”项目的城建档案,参加每个工程的竣工验收工作。

3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。

3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。

3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。

4、 程序

4.1项目城建档案工作程序:

登记

目录见〈〈立项阶段和设计阶段文件情况表(一)、(二)〉〉

施工

在 登记 工程部所订

甲供材料

《 小区领用图纸登记表》 监理

《加盖公章审批表》

《单位工程资料检查一览表》

《万科验收壹拾柒张 表单》

《 工程a、b、c册资料一览表》

《 工程竣工资料鉴定流转单》

与施工单位按合同办理

与物业公司按有关规定办理

存“城”工程部档案室

(壹套)

《城市建设档案卷内目录》

《备考表》

《城建档案》

按《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

4.2“城”零星工程资料归档程序:

工 登记 发放

参照《上海市建设工程竣工档案

编制及报送规定》中第一章节

4.3“城”档送缴区档案馆程序:

综合性文件 公司办公室

公司业务部

产项依据性文件 工程部

由设计部产生和收集

工程部

产生和收集

预算部

不合格 由工程部档案室组织施工单位资料员及施工负责人进行施工技术文件、

竣工验收文件、竣工图进行整改,再送审。

公司办公室、设计部、业务部、预算部

合格 (分别依据《上海市建设工程竣工档案的编制及报

送规定》附件,《建设工程竣工档案归档内容》汇总)

《工程档案押金》收据

《竣工档案编制费》支票(见附件《上海市物价局》)

《“城”项目竣工档案》壹套 《移交单》

单位盖章为准

4.4“城”档利用程序:

检查是否完好、缺损 存放在原位置

发现缺损则由原借人

负责完整的交还!

5、相关文件

5.1《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

上海市城市规划管理局 一九九五年九月

5.2《上海市人民政府上沪府发[1987]30号上海市城市建设档案管理暂行办法》(一九八七年五月五日,上海市人民政府发布)

5.3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

国家档案局、国家计委,国档发[1988]4号

5.4《基本建设项目档案的验收》

主讲:上海正路房地产开发有限公司总工程师张学亮

6、相关表单:

6.1立项阶段和设计阶段文件材料归档情况表(一)―(六)。

6.2 小区领用图纸登记表。

6.3加盖公章审批表。

6.4单位工程资料检查一览表。

6.5万科验收壹拾柒张表单。

6.6 工程a、b、c册资料一览表。

6.7 工程竣工资料鉴定流转单。

6.8城市建设档案卷内目录。

6.9备考表。

6.10城建档案。

6.11文件领用登记表。

第5篇 地产公司工程档案资料管理规定

地产公司工程档案资料管理规定

为了规范工程档案资料的管理,确保工程资料的保护和利用,依据档案管理 规范,结合公司工程档案管理实际情况,特对工程档案资料管理制度做修订如下 :

第一条 总则

为了加强我司工程技术档案归档管理工作,统一工程技术档案资料的归档要 求及标准,遵照国家相关技术档案管理的规定,特制定《工程技术档案归档管理 细则》(以下简称细则)。

第二条 工程技术档案的范围

工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的 各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。

第三条 工程技术档案管理责任人

1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。

2、各相关部门(指工程部和设计部)要指定专职人员负责本部门的工程技术 档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求,切实履行各自职责,对工程技 术档案进行规范化管理和合理化利用,按期将归档内容移交给总经理办公室。此 项工作应纳入各相关部门的工作日程,作为工程项目管理的重要内容和依据。

第四条 归档范围

1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价 值的各种载体文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录a。

3、竣工图分为三类,第一类为单体竣工图(包括建筑、结构、水电、暖通等 个相关专业),一式两套,分别由工程部提交档案馆及物业;第二类为零星的竣 工图(如:装修、幕墙等),由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档;第三 类为室外管网竣工图,一式四套,由工程部提交物业及公司档案室各一份。

第五条 归档方法和内容

1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档,每个项目的 档案内容包括三部分:

a、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸, 主要范围详附录a。

b、工程部移交城建档案馆的竣工资料,主要范围详附录b。

c、工程部移交物业的竣工资料,主要范围详附录c。

2、为了便于统一管理,工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原 件,扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。

3、工程部移交城建档案馆的竣工资料,必须备份一套交公司存档。

第六条 归档要求

1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处,并加盖部门红 图章。

2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚,图样清晰,图 表整洁,签字盖章手续完备。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为a4幅面。

5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章(50mm×80mm),示例如下:

竣工图

施工单位

编制人 审核人

技术负责人 编制日期

监理单位

总监 现场监理

6、竣工图章应使用不易退色的红印泥,应盖在图标栏上方的空白处。

7、利用施工图改绘的竣工图,要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围,并 标明变更修改依据;凡有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制 竣工图。

第七条 单体工程档案移交

各单体工程竣工后,所有需要移交物业备案的资料,应统一交给项目部档案 管理员登记,由项目部负责组织移交物业,并做好移交登记手续。移交登记手续 应包括移交内容的目录及交接人员签字,在移交物业同时将移交手续的登记备份 交由总经理办公室档案管理人员存档。

第八条 立卷要求

1、组卷

(1)各相关部门名称及代码,统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合 而成。例如:设计部为s,工程部为g,以此类推。

(2)各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷(以卷、册、盒为主要形式 ),可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录 及备考表。卷内所有文件需要装订成册。

(3)待工程阶段性竣工完成后,或达到一定时间后由各部门资料员填写好本 部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部 门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。

(4)案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称,由本部门资料员统一编写。

(5)总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理,形成系统完 整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编 制,并通知部门资料员校核。

2、编目

(1)编制卷内文件页号应符合下列规定:

卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷按年度单独编号,页号从“1”开 始;

页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角;

成套图纸自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合下列规定:

卷内目录式样宜符合本细则附录d的要求。

序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。

文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

文件题名:填写文件主体全称。

日期:填写文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

页数:每份文件有几页背面有文字的也算一页)。

页号:卷内每份文件第1页所在之页的编号。

卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(3)卷内备考表的编制应符合下列规定:

卷内备考表的式样宜符合本细则附录e的要求。

本卷情况说明:填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 ,案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时 间。没有需要说明的事项可不必填

写说明。

另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)。

卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

(4)案卷总目录中的编制应符合下列规定:

案卷总目录的式样宜符合下列要求。

案卷号:以一本案卷为单位,内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素, 如“g-翠竹园-2006-1”。

案卷名称:包括案卷主要内容,分卷序号等,如“工程联系单_建筑_第一分 册”。

责任人:提供档案的部门资料员。

编制人:总经理办公室档案管理人员。

(注:以上所有表格同行政《档案管理制度》表格)

第九条 归档时间和手续

1、归档时间

(1)每一工程项目的立卷归档,应在该阶段性项目全部竣工结束(移交物业 )后两个月内完成。

(2)具体的文件移交归档时间参照附录a。

2、归档手续

各相关部门的档案管理员在办理档案移交时,均需登记并签收。

附录10-1:工程技术文件归档范围及移交时间

附录10-2:工程技术文件归档范围及移交时间

附录11:报送南京市城建档案馆的竣工资料

第6篇 基建处工程档案资料管理实施规定

基建处工程档案资料管理实施办法

一.认真贯彻执行《中华人民共和国国档案法》,以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力做好基建档案归档工作。

二.档案资料的收集范围,凡属新建、改建、扩建的房屋,从设计资料,上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复,地质钻探资料,小区规划、土方平衡,室外标高、外水、外电、下水,道路驳岸,初步设计,扩大初步设计,施工预算,招投标工作文件,开工报告,测量定位记录,各类合同及附件,工程协议书,图纸会审记录,修改设计资料,设计变更与工程洽商资料,监理文件,施工日志,审计结论及相关财务资料,各种验收证件,检测报告,材料设备的合格证及说明书,竣工图,隐蔽工程图,室内设备安装资料和图纸,竣工结算,财产移交手续及其它需要存档的文件资料。

三.档案资料统一由资料管理员收集整理、归档,各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料,不论是内部还是外部人员来查阅时,均必须办理手续,随查随还,不得任意携出室外。特殊情况必需借出时,由处领导批准,限期交还。若有丢失,除须作出书面检讨外,还视其情节处以100-500元赔偿。

四.凡属订购、采购各类书籍资料,由基建处统一办理,所需数量由处领导审批决定。需借阅使用,或因工作需要长期使用者,统一由资料室编目登记,使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏,视其情节处以赔偿。

五.资料室管理人员,要认真做好基建档案资料的收集,整理鉴定、保管、统计和利用工作,为领导决策提供依据。

六.妥善保存好图片资料、建筑模型。对已竣工项目的基建档案资料,项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续,各种资料应及时归档。经资料员收集、整理并按规定装订成册后,送交档案馆内存档。

七.归档的文字材料必须用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图书写墨水,而不应用红色墨水、复写纸、铅笔、圆珠笔等。

八.档案管理工作人员应努力收集归档文件、资料,工作人员应积极协助,主动配合,做到基建档案完整、准确、无遗失。

第7篇 工程档案管理规定范文

工程档案管理规定(详本公司文件档案管理规定)

1 工程文件内部流程:

注:工程部设专人(资料信息员)对工程档案进行管理。

2 存档前需检查是否所有传阅的人都已签阅;需跟进的工作是否已经完成。

3 工程文件按照分类进行存档。每份文件存档前需登记,以方便查阅。

4 项目实行档案统一管理制度,除因保密性要求的档案外,所有工程档案都按照类别存档,供员工在有需要时查阅。

5 查阅档案过程中不得弄乱文件夹摆放顺序和文件存档顺序,亦不得随意将文件抽出后不还原。保密性档案(详档案管理的相关规定)原则不可借阅,如需借阅则必须按本公司档案管理相关规定执行。

6 工程档案只可调阅,如需复印档案文件,必须办理相关批准手续;抽出文件前需做出记号以便复印完毕后放回原处。

7 如果需要将档案夹/文件留在手中使用一段时间,请在空出位置上贴/放置签名标签,以便其他同事急需时知道文件下落。

8 工程档案属于公司所有,未经允许,任何人不得将档案文件给公司以外的其他人翻阅、复印。如有违反,将视其情节轻重给予警告或严重警告处分,直至追究法律责任。

第8篇 工程档案管理工作程序

1、目的:实现“城”工程建设档案的标准化管理,提高城建档案管理工作的正确性与效率。确保第一时间正确解决问题。

2、范围:根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定、国家档案局、国家计委、国档发》、《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》等文件精神,完成一个项目从开始建设到交付使用过程中形成的文件资料的积累、整理保管和利用工作。

3、职责

3.1收集和保管“城”项目的城建档案,参加每个工程的竣工验收工作。

3.2对收集和保管的城档进行整理、鉴定、汇编、归档。

3.3负责工程系统内城档的利用和有关城档的技术咨询服务工作。

3.4负责将工程竣工档案送缴闵行区规土局档案室存档。

4、程序(程序图略)

5、相关文件

5.1《上海市建设工程竣工档案的编制及报送规定》

上海市城市规划管理局 一九九五年九月

5.2《上海市人民政府上沪府发[1987]30号上海市城市建设档案管理暂行办法》(一九八七年五月五日,上海市人民政府发布)

5.3《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

国家档案局、国家计委,国档发[1988]4号

5.4《基本建设项目档案的验收》

主讲:上海正路房地产开发有限公司总工程师张学亮

6、相关表单:

6.1立项阶段和设计阶段文件材料归档情况表(一)―(六)。

6.2小区领用图纸登记表。

6.3加盖公章审批表。

6.4单位工程资料检查一览表。

6.5万科验收壹拾柒张表单。

6.6工程a、b、c册资料一览表。

6.7工程竣工资料鉴定流转单。

6.8城市建设档案卷内目录。

6.9备考表。

6.10城建档案。

6.11文件领用登记表

第9篇 _铁路公司工程档案管理办法

__铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)

第一章 总 则

第一条 为加强工程档案管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国国档案法》、《中华人民共和国国档案法实施办法》等有关法律法规,特制定工程档案管理办法(暂行)。

第二条 本办法所称的工程档案,是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。

第三条 工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

(一)工程准备阶段文件:工程建设开工之前,在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(二)监理文件:工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(三)施工文件:工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。

(四)竣工图:工程竣工验收后,真实反映工程项目施工结果的图样。

(五)竣工验收文件:建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。

第四条 工程档案的类型:

(一)纸质载体:以纸张为基础的载体形式。

(二)缩微品载体:以胶片为基础,利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。

(三)光盘载体:以光盘为基础,利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。

(四)磁性载体:以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础,对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。

第五条 工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源,确保工程档案的完整、安全、规范。

第二章 档案管理部门及其职责

第六条 公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。

(二)制定档案管理工作的规章制度,并组织实施、推行档案管理标准。

(三)对档案的日常管理进行监督和指导。

(四)集中管理档案,维护档案的完整和安全,开展档案的利用工作,做好档案的鉴定和编目。

(五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办,并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。

(六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。

第七条 各业务部门的档案管理职责:

(一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

(二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

(三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。

第八条 工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档,各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档

第三章 档案的管理

第八条 工程档案应按照国家档案的分类规则,所有的工程文件,由档案管理部门催办、各业务部门收集整理,按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下:

(一)工程准备阶段文件

1、工程立项及审批文件。

2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。

3、建设用地、征地、拆迁文件。

4、招投标文件及合同。

5、工程开工审批文件。

6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。

7、工程建设、施工、监理机构及负责人。

8、工程准备阶段形成的其他文件。

(二)监理文件

(三)施工文件

1、施工技术准备文件。

2、施工现场准备文件。

3、工程图纸变更记录。

4、施工材料质量证明文件及复验报告。

5、施工实验记录。

6、隐蔽工程检查记录。

7、施工纪录。

8、工程质量事故处理记录。

9、工程质量检查记录。

(四)竣工图

(五)竣工验收文件

1、工程竣工总结。

2、竣工验收记录。

3、财务文件。

4、声像、微缩、电子档案。

第九条 工程档案编制质量要求:

(一)归档的工程文件应为原件。

(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(三)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。

(四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。

(五)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为a4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。

(七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图,出图必须清晰,不得使用计算机所出图纸的复印件。

(八)所有竣工图均应加盖竣工图章。

(九)利用施工图改绘的竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

(十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称a4幅面,图标栏露在外面。

(十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。

第十条工程档案的组卷要求:

(一)组卷原则

1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。

2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

4、竣工图按单位工程、专业等组卷。

5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

(二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国国档案法》、《中华人民共和国国档案法实施办法》的有关规定执行。

第十一条 工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定,销毁失去保存价值的档案,必须依照《中华人民共和国国档案法》、《中华人民共和国国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。

第十二条 工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等),经公司分管领导签批,档案管理人员进行借阅登记后,方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的,由公司业务部门填写档案借阅审批单,按上述程序办理,但审批单必须经公司主要领导签批。

第十三条 借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。

第十四条 对违反本规定,在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为,一经查证属实,对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的,由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。

第10篇 施工工程档案管理制度

第一章 总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分,对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责,规范档案管理,结合施工企业的实际情况,制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则,由项目部统一管理,重要及常用的文件移交档案室保管,以确保工程档案的完整、准确和安全,并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章 工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者,负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门,受项目部的直接领导,在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料,并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案,并加以分类、整理、管理,并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章 项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据,是继承工程项目知识的重要手段,因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点,明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项,项目部制定工程项目档案负责人,工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料,从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性,对工程项目资料进行分类整理,对缺少的资料应及时收集,使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性,现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部,由项目部,由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序,分类保存,保存的资料应做好标识,方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后,重要的、日常使用的资料,项目部应及时归档,方便资料需要人的使用,项目部归档的工程资料应为原件,项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记,并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理,原件资料一般不允许借阅,借阅复印件供借阅人使用,因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明,备注原因。

工程项目档案借阅后,档案管理人应及时通知借阅人,按期归还。

第四章 项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中,施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料,工程资料一律先收集、整理、归类,再移交项目部,由项目部统一整理、分类,在项目工程每环节完成后,根据项目特点,由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核,未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备,工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件,并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段,由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理,并移交现场工作组;项目监理单位负责收集,积累项目监理文件,并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段,承包单位负责项目完工资料的收集、整理,提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件,应收集齐全,归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合,在资料收集整理过程中,对形成的项目工程文件进行鉴别,包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类,要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中,同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次,类目要简明,不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律,保持项目档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,对项目档案进行分门别类的整理,便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质,内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业,阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料,外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号,要反映项目档案系统整理后的客观秩序,同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明,不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时,文件更改人或更改部门通知收集管理人,并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批,经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人,收集人交上级管理部门或档案室,并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件),经档案室相关人员同意后方可借阅,档案室借阅文件一般为复印件,借阅后必须及时归还,《工程借阅记录》(见附件),如果原件一般情况下不外借,如确需外借,说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定,在项目部将资料归档移交档案室时明确提出,由档案室人员在保管期满后,提出销毁申请,项目部决定其销毁与否。

4.13 工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料,作为项目实施及工程价款支付的依据,现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后,项目部组织相关人员收集,并移交档案室,通知做好留底工作。

工程项目发生变更后,修要更改合同或补充的,项目部应在合同修改或补充审批后,通知档案室,并将新的合同或协议归档。

第五章 附则

5.1 本制度由项目部负责解释。

5.2 本制度由项目部制定、修改,自总裁批准之日起生效实施。

第11篇 管理处工程档案管理规程制度

管理处工程档案管理规程

1目的

明确管理处工程设备设施档案的管理。

2设备档案范围

2.1房屋本体资料(包括房屋建筑竣工图等)

2.2电梯资料(包括:电梯系统图纸,电梯安装资料,电梯使用维护说明书等,对电梯资料实行一梯一档)

2.3消防设备设施资料(包括消防设备设施相关图纸等)

2.4供配电设备设施资料(包括供配电设备设施相关图纸等)

2.5给排水设备设施资料(包括给排水设备设施相关图纸资料)

2.6暖通设备设施资料(包括暖通设备设施相关图纸资料)

2.7弱电设备设施资料(包括弱电设备设施相关图纸资料)

3职责

3.1管理处工程主管(领班)负责设备档案的归集工作。

3.2管理处文员(客服)负责设备档案的汇总管理工作。

4工作程序

4.1管理处工程主管(领班)在新物业接管时,负责房屋设备设施资料的归集工作。

4.2管理处工程主管(领班)及相关工程人员负责日常产生的工程资料的归集工作。

4.3管理处工程主管(领班)及相关工程人员将归集到的资料上交管理处,管理处主任指定文员(客服)专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。

4.4不经管理处主任同意,文员(客服)不得将工程设备设施资料外借和复制;如相关工作人员需要借阅和复制,必须经管理处主任同意,并且填写《文件借阅、复制记录表》。

相关质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》

第12篇 工程档案管理制度(9)

工程档案管理制度(九)

1、工程设备档案由资料管理员管理。资料管理员者应严守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统分类:强、弱电;给排水;暖通、空调;消防报警;房屋结构;资料管理员存放于档案盒内并贴上标签。

3、编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

4、外单位交来图纸由资料管理员统一签收,并将有关图纸交各相关专业的管理员核对实物,如图纸无误则由资料管理员按系统归档;图纸有误,则由资料管理员联系交图单位更正。

5、档案及图纸是工程维修保养的重要依据,应妥善保存。

6、借阅档案须经相应系统的管理员以上人员批准,资料管理员登记并指定归还日期,由资料管理员按期追还,需续借的要重新登记。

第13篇 职位说明书：房地产公司工程档案管理员

房地产开发公司工程档案管理员职位说明书

岗位名称:工程档案管理员

岗位职责:

1、负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。

2、按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料,并负责办理移交手续。

3、收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。

4、科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。

5、工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。

6、准确、快捷提供工程档案资料,满足各方面对工程档案资料的利用需求。

7、工程竣工验收前,联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后,将所有工程档案、资料移交相关部门存档。

8、工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。

9、上级交办的其他工作

任职条件:

1、专业知识与技能:建筑、土建专业,有2年以上专业工作经验。

2、教育水平:大学本科及以上

3、年龄要求:不限

4、个人素质:有一定分析能力和创新能力,具有较强的职业素养和敬业奉献精神。

5、具有较强的语言表达能力和资料规整分类能力,能够熟练掌握和运用电脑完成日常工作。

第14篇 某学校基建处基建工程档案管理办法

学校基建处关于基建工程档案管理的办法(暂行)

基建工程档案管理是基建管理工作的重要内容。基建工程档案是学校综合档案的重要组成部分,是今后进行基建工作和学校管理工作的基础。

基建部门档案室业务上受学校综合档案室的指导,按规定向校档案室及__市城建档案馆移交完整的档案材料。

一、基建类档案是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

二、归档的基建材料,是国家的宝贵财富,是建设学校的历史记录,所有的工程技术人员,都有为建档、归档完善档案提供资料的义务。

三、各科室把档案资料的收集、整理、移交工作列进职责范围,有专人负责,作为年终业绩考核内容之一。

四、档案管理人员应严格遵守岗位责任制,忠于职守,刻苦钻研业务,掌握专业知识,充分利用微机管理,保证档案管理工作有序、高效进行。

五、归档的综合管理文件:

1)上级有关基建工作的文件。

2)基建工作规章制度。

3)基建工作计划、总结、简报、大事记。

4)基建工作总体规划。

5)基建工作年度、季度总结、统计报表。

6)基建工程财务预决算和上级批复。

7)全校性总体规划、设计总平面图。

8)水、电、气管道分布图。

9)地质勘察、地形测量材料。

10)综合性征地文件材料。

11)设计院所、室形成的文件材料。

六、归档的工程竣工档案的内容

(一) 工程前期及竣工文件材料

1)可行性研究:项目建议书及上级批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书。

2)计划任务书及批复。

3)工程项目申请、批准文件。

4)征地审批文件(包括拆迁、补偿等文件)。

5)规划定点文件(包括建筑红线图和道路红线图)。

6)工程文字审批(附方案图)文件。

7)设计文件:初步设计,技术设计,施工图设计,技术秘密材料,专利文件,设计计算书,关键技术实验,总体规划设计,设计评价,鉴定及审批。

8)建筑设计的环保、消防、防疫等审批文件。

9)规划许可证。

10)开工报告表。

11)准予开工通知书。

12)委托监督、工程质量监督员通知书。

13)承发包合同或施工合同、协议书、招标、投标、决标、租赁等到文件、合同会签单、水、电、气、暖供应协议书。

14)与工程有关的会议纪要(贯穿全过程)。

15)工程地质和水文地质勘察报告。

16)预决算书及审计文件。

17)竣工报告、及工程竣工验收证明书、质量评审材料、验收会议决议文件等。

(二) 各种建筑材料合格证、施工试验报告。

1)钢材出厂合格证及检验报告(钢筋及型钢)。

2)钢材焊接检验报告及焊条合格证、焊工操作证。

3)水泥出厂合格证及复验报告。

4)砖、砂、石出厂合格证及检验报告(含保温材料合格证)、 准用证。

5)防水材料合格证及试验报告。

6)构件出厂合格证及试验报告。

7)外加剂。

8)采暖卫生与煤气工程、设备出厂合格证、准用证。

9)电气工程材料、设备出厂合格证、准用证。

10)通风与空调工程材料、设备出厂合格证、准用证。

11)土壤试验。

12)砂浆配合比及抗压强度试验报告。

13)混凝土配合比及抗压强度试验报告。

14)现场预应力混凝土试验。

15)其他。

(三) 工程技术要求、技术交流、设计变更、图纸会审纪要、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺、定位放线、基础、结构验收、施工记录、隐蔽工程验收记录。

1)图纸会审。

2)设计变更。

3)定位放线。

4)基础验收。

5)结构验收。

6)地基钎探。

7)桩基施工记录。

8)结构吊装、预制混凝土、楼板安装记录。

9)现场预应力施工记录。

10)沉降观测记录。

11)施工测温记录。

12)施工放线测量记录。

13)通风道、垃圾道畅通记录。

14)质量事故处理记录。

15)地基隐蔽工程验收记录。

16)基础隐蔽工程验收记录。

17)主体隐蔽工程验收记录。

18)楼地面隐蔽工程验收记录。

19)屋面隐蔽工程验收记录。

20)采暖卫生与煤气隐蔽工程验收记录。

21)电气隐蔽工程验收记录。

22)通风与空调隐蔽工程验收记录。

23)电梯安装隐蔽工程验收记录。

24)工程分项使用功能检测记录 ,包括内容分四个方面共13项:

烟道、楼板堵孔情况检查记录。

地漏安装、厕所、卫生间、阳台地面坡向及渗漏情况检查记录。

卷材屋面防水施工检查记录。

给水(采暖)管道通水试验记录。

(排水)管道通水试验记录。

(排水)管道灌水(雨水)静压试验记录。

散热器组装后压力试验记录。

给水(采暖)管道系统压力试验记录。

照明线路绝缘电阻测试记录。

普通电气设备安装动态检查记录。

防雷及电器设备接地电阻测试验收记录。

防水工程渗漏试验记录表。

管道通球检验记录。

(四)单位工程分部、分项工程质量评定表

1)单位工程质量评定表(综合评定表)。

2)单位工程分部质量评定汇总表。

3)保

证项目技术资料核查表。

4)单位工程观感质量评定表。

5)地基与基础工程质量评定表(分部及分项)。

6)主体工程质量评定表(分部及分项)。

7)地面与楼面工程质量评定表(分部及分项)。

8)门窗工程质量评定表(分部及分项)。

9)装饰工程质量评定表(分部及分项)。

10)屋面工程质量评定表(分部及分项)。

11)采暖卫生与煤气工程质量评定表(分部及分项)。

12)电气工程质量评定表(分部及分项)。

13)通风与空调工程工程质量评定表(分部及分项)。

14)电梯安装工程质量评定表(分部及分项)

(五) 竣工图

1)建筑竣工图。

2)结构竣工图。

3)给排水竣工图。

4)采暖竣工图。

5)电气竣工图。

6)通风与空调竣工图

(六) 与工程有关的各种声像材料(注明文字说明、工程名称、地点、时间、施工部位等)及其他材料。

七、资料的移交工作必须建立健全手续,资料的名称、份数、页数登记造册,移交时填写移交表,一式两份,双方签字。重要材料移交表须经移交部门科长审核签字确认。各科室及档案室分别保管备查。

1、单项工程竣工验收后,三个月内由工地代表将该项工程的档案材料移交给档案室,由档案室按规定组卷,上交校档案室和上级档案馆。

2、其他应归档的资料,必须及时移交,全部资料要在下年度的一月十五日前移交给档案室。

3、归档资料必须是原件,使用复印件必须注明原件存放地点,一般工程前期及竣工图归档两份,其他一份,重要工程应在施工前确定归档份数,一般归档两份以上。

4、归档材料移交要全面及时,负责移交人员应对文件内容进行检查,做到内容真实、无遗漏,单项工程各工地代表负责对由施工单位移交的材料依照前归档内容进行检查。

5、竣工图必须使用新蓝图绘制,按规定加盖“竣工图”标志,并如实填写内容。

6、归档材料必须字迹清晰端正,图纸清楚,纸张优良,书写一律用碳素墨水,以利长久保存。

7、档案管理人员按规定对所收集的档案资料进行排列、组卷、编目、装订。向上级档案室部门移交的文件,如在日常工作中有查阅利用价值,档案室应复印存留,以提高利用率。

8、校内外单位或个人,查阅档案资料时,须经科长以上领导同意方可查阅相关资料,档案室作好查阅记录。

9、查阅利用档案,一般在档案室内进行,归档资料一般不外借。确须借出时,须经科以上领导批准方可办理借出手续,并规定三日内归还,档案室作好借阅登记(注明借阅人姓名、单位、联系电话等)。

10、对所借档案资料,要妥善保护,不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损,借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。

11、对借还的档案资料,档案管理人员要进行认真清点、检查和验收,无误后方可归档,如发现问题,及时查明原因,上报领导。

12、对过期不还者,档案室人员有责任催还,对故意不还者,应上报领导加以解决。

13、按有关规定确定档案资料密级及保管期限,经鉴定需销毁的档案资料,必须编造销毁清册,经有关领导批准后方可销毁。

14、档案室要作好防盗、防火、防虫、防晒、防鼠、防尘、防霉、防有害气体等“八防”工作,严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

15、存放档案橱俱排列合理整齐,并保持清洁卫生。

16、对保管的全部资料,每半年进行一次清点核对,发现破损档案应及时修复或复制。

17、档案室有关人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。

18、档案管理人员在调换工作时,对所管档案要办理交接手续,离职后对需保密材料内容不得泄露。

19、档案管理人员应对在册档案资料按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资料,提高档案工作管理水平。