工程管理制度--工程档案管理办法16篇

有哪些

工程管理制度的核心部分是工程档案管理办法，它主要包括以下几个关键要素：

1. 档案分类与编码：确保所有文件能准确归类，便于查找和管理。

2. 文件收集与整理：规定文件的收集范围、时间及整理标准。

3. 档案保管与借阅：明确档案的存储条件、借阅流程及权限设定。

4. 档案更新与销毁：规定档案的更新周期和废弃处理程序。

5. 安全保密制度：确保敏感信息的安全，防止泄露。

6. 电子化管理：推行电子档案系统，提高效率。

实施细则

1. 档案分类与编码：所有工程项目文件应依据项目阶段、文件类型进行分类，如设计图纸、施工日志、验收报告等。每类文件应有统一的编码规则，如项目编号-类别编号-文件顺序号。

2. 文件收集与整理：项目启动后，指定专人负责文件收集，确保文件的完整性和准确性。文件整理需遵循“一事一档”原则，按时间顺序排列，并附有目录。

3. 档案保管与借阅：档案应存放在防火、防潮、防盗设施完善的档案室。借阅需填写申请表，经部门负责人审批后方可领取，借阅期限不超过一周。

4. 档案更新与销毁：对于过期或无保留价值的档案，每年进行一次清理，由档案管理人员提出销毁清单，经主管领导审批后按规定程序销毁。

5. 安全保密制度：涉及项目机密的文件，需标注“保密”字样，仅限授权人员查阅。违反保密规定的，将依公司规定进行处罚。

6. 电子化管理：推行电子档案管理系统，实现文件的数字化存储、检索和分享。所有纸质文件应同步扫描存档，确保信息的快速获取。

上墙内容

1. 档案管理流程图：清晰展示文件从收集到销毁的全过程，包括每个步骤的责任人和标准操作步骤。

2. 档案借阅须知：列出借阅流程、审批权限和借阅期限，以及违规处理办法。

3. 档案分类与编码示例：展示各类文件的样例编码，便于员工理解和操作。

4. 保密协议：公开张贴保密协议，提醒员工遵守保密义务。

5. 档案安全提示：提醒员工注意档案的安全保管，防止丢失和损坏。

通过上述工程档案管理办法，我们旨在建立一套高效、安全、规范的档案管理体系，保障工程项目的顺利进行，同时也为公司的长期发展提供有力的信息支持。

工程管理制度--工程档案管理办法范文

第1篇 工程管理制度--工程档案管理办法

工程建设管理制度:工程档案管理办法

为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的控制,特制定本办法。本办法由公司工程部负责实施。

一、工程技术档案资料的内容

1、施工单位竣工资料:(1)质量保证资料;(2)施工技术资料;(3)施工管理资料;(4)竣工图;(5)竣工验收报告。

2、工程监理单位监理资料:(1)监理规划;(2)监理实施细则;(3)监理月报(包括各阶段性检查记录);(4)工程开、停、复工令;(5)工程总进度计划、月进度计划审批文件;(6)施工组织设计审核意见;(7)工作联系单;(8)监理日志;(9)项目竣工验收报告:a)工程竣工验收质量评估报告及评定表;b)工程项目施工例会纪要;c)工程质量检测记录;d)材料、设备进场质量检测报告;e)监理工程进度付款审核报表:f)应业主要求提供的其它专题报告;

3、工程管理资料:(1)施工图纸等设计文件;(2)设计变更;(3)初步设计图纸等设计文件;(4)工程概算、预算;(5)工程勘察报告;(6)文物普探及问题坑处理报告;(7)深基坑支护设计文件;(8)地基(桩基)检测报告;(9)设计合同、施工合同、监理合同;(10)工程招、投标文件;(11)工程综合验收资料;(12)工程竣工验收资料;(13)工程报建报审资料;(14)工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单;(15)工程技术资料发文记录;(16)向公司提交的专题报告;(17)结构试验、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像资料等。

二、工程技术资料编制要求

1、原则工程技术资料严格按照《建设工程技术整编评定统一规定》进行编制并及时归档。

2、要求(1)施工单位资料由施工单位按以上《规定》编制,监理单位定期检查施工资料的质量,按标准验收。(2)监理资料严格按监理规范的要求编制。(3)工程管理资料由工程部按相关规范、规定的要求编制。

三、工程竣工资料的审查

1.监理单位负责审查施工单位竣工资料的完整性、真实性。

2.工程部负责复核施工单位资料并审查监理单位的竣工资料。

3.经监理单位、工程部审查的施工单位竣工资料由施工单位送至质检站。

四、竣工资料的报送

1、工程竣工验收后一个月内,施工单位将竣工资料报送市城建档案馆一套,建设单位两套存档。

2、施工单位凭政府主管部门开具的竣工资料收据,方可与建设办理竣工结算付款手续。

第2篇 路桥工程学院团学会档案管理制度

路桥工程学院团学会档案管理制度

1、团学会档案由团学会负责老师专人负责管理。

2、团学会档案工作需要各部门的大力协作。工作或活动结束，负责人应整理文字材料，认真总结，将有关活动详细材料交由负责老师存档。有关材料应包括活动计划，经费预算，活动实施计划、结果、活动总结、经费使用详细情况等。

3、团学会档案的分类及内容

档案按团学会委员档案和团学会工作档案分类、编号归档，作到学院统化、科学化。

A类：团学会成员档案管理：把各届团学会成员的档案设宗，主要含以下材料：

①团学会干部个人登记表。

②团学会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定。

③与团学会干部本人有关的各类文字材料。

④各类材料均一式两份。

B类：团学会工作文件档案，主要有以下几种：

①上级有关部门的文件、材料，包括各社团组织的有关文件，团代会、学代会的有关资料等。

②团学会各部门的有关文件材料(按材料编号设卷宗)主要含：

a、各部门在各学期的工作计划及总结。

b、各门部举办的活动详细计划、经费预算、活动总结、最终经费使用情况等。

c、团学会的物品登记册、请示报告、会议记录文字材料的底稿和样本。

d、与兄弟学院部、院校相互交流的各种资料。

4、每学期要对以上档案分别保管、编目、装订，做到不失不漏，有据可查;

5、查阅档案须经负责老师同意，查阅前登记，查阅后必须及时归还;

6、团学会全体成员有责任提供完整、详实的档案材料，并维护档案的完整性和严肃性。

第3篇 工程技术档案管理制度7

工程技术档案管理制度(七)

1技术档案的作用

工程技术档案是具有长期保存价值的重要文件,工程竣工验收后需移交给建设单位、城建档案馆和施工单位自存。它是对该项工程进行使用管理、维修、事故处理、鉴定、改建、扩建、重建或改变用途等工作必不可少的依据。因此工程技术档案必须做到及时、齐全、正确、可靠。

2技术档案管理职责

1) 项目部主管工程师对工程技术资料的生成、汇集、积累、整理全面负责,项目部可设专(兼)职资料员全面负责整理工作。当地对资料员有其它要求时(如要求有资料员证等),应执行当地的规定。

2) 工程技术资料的收集与整理应与工程进度同步,主管工程师随时检查资料完整性、真实性和准确性。

3) 项目经理应重视资料管理工作,施工员、材料员、试验员、质检员等应及时向资料员提供各类资料,如材料合格证、检验报告、质量检查记录等。

3技术档案资料的内容与要求

1) 资料目录册(总目录、分目录、卷内目录)

目录详细,便于查找。各项资料要有资料汇总表(见附表)

2) 图纸会审记录

有具体的会审时间,并经建设(监理)单位、设计单位和施工单位三方签字盖章,手续齐全。

3) 设计变更记录

有具体的变更时间,并有建设(监理)单位、设计单位和施工单位三方签字盖章,手续齐全。设计单位如委托建设单位签证,应有书面委托手续。

4) 施工组织设计

施工组织设计应在施工前编制,要求编制依据充分、可靠,各项目标明确,施工方法可行,技术准备充分,质量、环境、安全保证体系健全、保证措施得力,层次清楚,内容严谨全面,符合规范要求,内外部审核、审批手续齐全。

5) 开工报告

写明实际开工日期和施工现场准备情况,签字盖章等手续齐全。

6) 技术交底

主要分部分项工程施工技术交底。交底双方签字手续齐全,并有审核人员签字,且签字符合要求。

7) 施工日记

每个单位工程从开工到竣工,应由施工员记录施工日记,一天一记。要求记录内容真实齐全、文字简练清楚、连续记录不间断。

8) 建筑与结构

(1) 原材料出厂合格证书及进场试/检验报告

原材料、半成品、成品应有出厂质量合格证明或试验单,新材料、新产品、新工艺、新技术应有鉴定,产品质量标准、使用说明书和工艺要求,相应现行规范、标准中规定须进行复验的原材料、半成品、成品,必须复验合格后方可使用。进口材料应有商检报告。

合格证、试/检验单的抄件(复印件)应注明原件存放单位,并有抄件人、抄件(复印件)单位的签字、盖章。

质量合格证、试验单应按类别、规格、品种、型号分别整理。

(2) 施工试验报告及见证检测报告

① 土壤试验

包括素土、灰土、回填土或砂、石等。检验内容主要为干容重试验。

干容重试验按规定数量分层取样试验,并有分层取点平面示意图及编号,试验单编号与平面图对应。

② 砂浆试验

砌筑砂浆应有经试验室试配后签发的重量配比通知单。并按规定做抗压试验,按验评标准进行强度统计评定。

③ 混凝土试验

结构用混凝土应有试验室签发的配合比通知单。按标准要求进行抗压强度试验并有试验报告。施工条件或材料发生变化时,应重新试配。

试块应按验评标准进行强度统计评定。

商品混凝土应逐车进行塌落度检查,以现场取样试验结果作为评定混凝土强度的依据。

冬期施工的混凝土和有特殊要求的混凝土应有专项试验报告。

④ 焊接试验

焊工必须有考试合格证书。钢筋焊接,应按规定进行现场条件下同批量、同品种、同焊工的焊接性能试验,合格后方可正式施焊,集中加工的钢筋还应提供焊接试验报告。

钢结构焊接,应按要求进行外观检查、超声波探伤和*射线检验,检查部位、抽样方法和数量应符合设计和规范要求。

⑤ 幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告

⑥ 节能、保温测试记录

⑦ 室内环境检测报告

⑧ 地基、基础、主体结构检验及抽样检测资料

(3) 施工记录

① 地基处理

重锤夯实地基:应有试夯报告及最后下沉量记录。

强夯地基:对锤重、落距、夯击点布置及夯击次数做好记录。

② 地基钎探

应有钎探记录,编制探点布置图,附有钎探成果评价。

地基需做处理时,应将处理部位尺寸、标高等情况标入钎探平面图中,并有复验记录。

③ 桩基施工记录

桩基包括预制桩、灌注桩等,应按规定做好试桩记录和桩的施工记录、试验记录,绘制桩竣工图和补桩平面图。

④ 结构吊装、预制混凝土楼板(屋面板)安装记录

混凝土构件、钢结构、木结构等均应有吊装记录,内容应有构件型号、部位、搁置长度、固定方法等。框架结构吊装应分层分段,并附平面图。预制楼板安装记录应注明安装位置、搁置长度、支座找平、座浆及灌缝情况等。

⑤ 现场预应力施工记录

有张拉记录和施加预应力记录。

⑥ 沉降观测记录

⑦ 施工测温记录

施工测温包括混凝土冬期测温和大体积混凝土测温。测温记录内容包括大气温度、原材料温度、出机温度、入模温度和养护温度,并附测温点、部位、深度布置图等。大体积混凝土施工还应有裂缝检查记录。

⑧ 施工放线测量记录

测量主要内容有工程定位放线、基槽放线、模板放线、楼层放线和各类控制线的实测记录,必要时应附图示。

⑨ 抽气(风)道、垃圾道畅通记录。

○10应全数检查并做好记录。

○11屋面淋水试验记录

○12地下室防水效果检查记录

○13 有防水要求的地面蓄水试验记录

○14 建筑物垂直度、标高、全高测量记录

○15 工程质量事故及事故调查处理资料

○16 新材料、新工艺施工记录

(4) 隐蔽工程验收表

需进行隐蔽验收的项目完工后应立即组织验收,各项记录和

图示必须经建设单位、监理单位、施工单位等有关单位签字盖章,并有结论性意见。必要时,还应有勘察单位、设计单位参加并签字盖章。

① 地基验槽

地基验槽包括土质情况、基槽几何尺寸、槽底标高、地基障碍物与隐患处理,并附有土方开挖示意图或地基处理详图及处理后的结论。

② 钢筋工程

应按施工顺序,分层分项对钢筋的规格、数量、位置、形状、接头形式及变更、代用等情况进行记录,并注明图纸编号、验收意见。表格文字表达不清时,可附图。

③ 防护工程及楼地面做法

防护工程包括:防水、防火、保温、防腐吊顶工程等。

主要内容应按设计要求检查材料试验报告、施工质量检验资料,验收各项具体作法、构造、几何尺寸,进行蓄水、泼水及防护性能试验。不便做水试验的工程,要经过一个雨季考验,做好观察记录。

楼地面验收垫层、防水、保温等的做法、遍数、厚度。

需要吊顶的工程,吊顶龙骨架的几何尺寸、连接形式、绑箍方法等。

(5) 分项、分部工程质量验收记录

9) 给排水与采暖

(1) 主要设备、配件、产品应有出厂质量合格证。材质和性能应符合国家有关标准和设计要求。进场后应进行验收。

① 产品质量合格证

材料包括管材、管件、衬垫等原材料以及焊接、防腐、保温、粘结、隔热等辅料。

设备器具包括:散热器、暖风机、辐射板、热水器、风机盘管、卫生器具及配件、水箱水罐(自动压力给水)、热交换器、锅炉和水泵、鼓(引)风机、软化水罐、除尘器及附属设备等。

阀门、仪表及调压装置。

② 锅炉及附属设备、给水设备、水箱及设备的主控制阀和调压装置等检查记录。

③ 煤气专用设备及器具应有法定检测单位按规定分不同规格的检测记录。

④ 对设计规范有规定或对材质有怀疑的材料和设备,必须有按规定进行试验的试验记录。

(2) 隐蔽工程验收记录

① 主要项目:直埋下地下或结构中,暗敷设于沟槽、管井、吊顶及不进人的设备内的,以及有保温、隔热要求的管道和设备。

② 检查内容:管材、管件安装的位置、标高、坡度;各种管道间的水平、垂直净距;管道安排和套管尺寸;管道与相邻电缆间距;接头做法及质量;管径及变径位置;附件使用、支架固定、基底处理;防腐做法;保温的质量以及试水方式结果等。

③ 隐蔽工程应按系统、工序进行。

(3) 施工试验记录

包括:管道、设备强度试验、严密性试验记录;系统清洗、灌水、通水、通球试验记录;暖气管道、散热器压力试验记录;卫生器具满水试验记录;消防管道、燃气管道压力试验记录。

(4) 施工记录

(5) 分项、分部工程质量验收记录

10) 建筑电气

(1) 电气设备、材料合格证与产品检验

① 主要的电气设备和材料必须有生产单位提供的材质性能出厂质量合格证书。主要设备包括:电力变压器、高低压成套配电柜、电力照明配电箱、高压开关、低压型开关、电机、蓄电池应急电源等;主要材料包括:硬母线、电线、电缆及大型灯具、水泥电杆、变压器油和蓄电池用硫酸、低压设备及附件等。

② 设备在安装前必须开箱检验及试验。

(2) 隐蔽工程验收记录

① 主要检查项目:埋在结构内的管路;利用结构钢筋做的避雷引下线;接地极埋设与接地带连接处焊接;不能进入吊顶内的管路敷设;直埋电缆。

② 检查内容:品种、规格、位置、标高、弯度、接头、焊接、跨接地线、防腐、管盒固定、管口处理、敷设情况、保护层及其它管线的位置关系等。

③ 绝缘电阻、接地电阻测试记录:应有测试记录,接地电阻测试记录还应附示意图说明。

④ 电气设备安装和调试试验、试运转记录:照明全负荷试验记录;大型灯具牢固性试验记录;线路、插座、开关接地检验记录应符合国家规定的项目和内容。

(3) 施工记录

(4) 分项、分部工程质量验收记录

11) 通风与空调

(1) 材料、产品、设备应有出厂质量合格证。

材料包括:风管及部件制作和安装所使用的各种板材;制冷管道系统的管材、防腐保温材料。产品主要指:成套设备以外的购置成品。设备包括:空调处理设备、通风设备、制冷管道设备及各种系统中的专用设备。

(2) 进场检验、验收和试验

材料、成品和设备在进场后要有严格的检查、验收和必要的试验记录。

(3) 制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录。

(4) 隐蔽工程验收记录

凡敷设于暗井道、不通行吊顶或被其它工程所掩盖的项目空气洁净系统、制冷管道系统及重要部件均应有隐蔽工程验收记录。

检查内容包括:接头(缝)有无开脱;附件设置位置是否正确;活动件是否灵活可靠、方向正确;有坡度要求项目的坡度情况;支、脱、吊架的位置、固定情况;设备的位置、方向、节点处理、保温及防结露处理、防渗漏功能、互相连接情况、防腐处理的情况及效果。

(5) 制冷设备运行调试记录

系统调试前,应有各项设备的单机试运转记录。无生产负荷联合试元转的测定和调试内容应齐全,对其调试效果应有过程及终了记录。

(6) 通风、空调系统调试记录

(7) 通风、空调系统试运行记录

(8) 风量、温度测试记录

(9) 洁净室洁净度测试记录

(10) 制冷机组试运行调试记录

(11) 施工记录

(12) 分项、分部工程质量验收记录

12) 电梯

(1) 电梯设备的随机文件必须齐全。

(2) 设备开箱检查记录符合要求。

(3) 有变更设计证明文件及变更部分实际施工图。

(4) 安装过程中每道工序的自检、互检和专业检查记录。

(5) 绝缘电阻、接地电阻测试记录。

(6) 控载、半载、满载和超载试运转记录。

(7) 负荷试验、安全装置检查记录。

(8) 施工记录

(9) 电梯运行记录

(10) 电梯安全装置检测报告

(11) 隐蔽验收表

(12) 分项、分部工程质量验收记录

13) 智能建筑

(1) 材料、设备出厂合格证及技术文件及进场检(试)验报告。

(2) 隐蔽验收表

(3) 系统功能测定及设备调试记录

(4) 系统技术、操作和维护手册

(5) 系统管理、操作人员培训记录

(6) 系统检测报告

(7) 系统试运行记录

(8) 系统电源及接地检测报告

(9) 分项、分部工程质量验收记录

14) 竣工验收资料

单位(子单位)工程质量竣工验收记录

单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能核查记录

单位(子单位)工程观感质量检查记录

地方主管部门的备案记录

15) 竣工图

原施工图中无变动的,在原图上加盖竣工图标志章;变更较简单的可在原图上标注变更情况和变更单编号,加盖竣工章;凡结构形式、平面布置、工艺等改变,不宜在原图上修改与说明的,由变更方负责重新绘制竣工图,施工单位加盖竣工章,并由项目主管工程师签字。

4技术档案的特殊要求

建筑安装工程技术档案资料内容及要求应严格遵守国家标准和当地政府主管部门规定办理。质量控制资料、有关安全和功能的检测资料必须完整。

5技术档案资料组卷方法和要求

1) 组卷

(1) 组卷要求:

a册(工程质量保证资料):主要原材料、半成品、成品构件出厂合格证及复试记录(如:钢材、焊接及连接材料、砌体、防水材料、建筑采暖卫生与煤气工程的材料及设备、建筑电器工程的主要电气设备及材料、通风与空调工程的设备及材料、电梯工程的主要电气设备及材料)

施工试验及检测资料:(如:焊接试验、测量定位记录、地质勘探资料、地基沉降观测记录、混凝土试块、砂浆试块、垫层、单桩及群桩载荷、管道及设备强度焊口检查和严密性试验、接地电阻测试、制冷管道试验、空调调试报告、系统试验清洗记录、系统联动试运转记录、电梯运行记录、电梯调试报告等)

施工记录(如:钢结构焊缝外观检查、打桩记录、地基验槽记录、隐蔽工程验收、中间检查验收、结构吊装及验收记录、试运转记录、电气设备试验调整记录等)

b册(施工技术管理资料)

施工日志及混凝土工程施工记录、开竣工报告及交工验收单、施工技术及安全交底记录、质量及事故处理报告单、企业中间验收记录、竣工图及其附件、图纸会审纪要、设计施工联席会议纪要、设计变更通知单、技术核定单等

c册(工程质量验评资料)

分项工程质量检验评定表、分部工程质量检验评定表、单位工程观感质量评定表、单位工程资料核查表、单位工程质量综合评定表

(2) 工程技术资料的数量不多时可以不分卷,规模大的工程应分别组卷。

(3) 卷内文件材料排列顺序为封面、目录、文件材料。

2) 案卷规格及图纸折叠方式

(1) 案卷规格

案卷采用统一的装具和规格,采用硬壳卷盒,尺寸为310(高)×220(宽)毫米;卷内软皮为16开,卷皮材料应坚固耐用。

(2) 图纸折叠

图框裁剪整齐,采用手风琴风箱式,图标、竣工图章应露在外面,图标外露右下角。

(3) 装订

文字材料应加白软封面和封底,用棉线左侧装订。订结打在背面。

图纸在盒内散装,将案卷封面、目录、备考表三件用棉线在左上角斜面装订,放在案卷之首。

案卷封面应具有案卷名称(工程名称),编制单位、单位负责人、技术主管(总工程师或主管工程师)、编制日期、保管期限、密级、档案号、案卷卷次。

6) 验收与移交

(1) 施工技术资料在竣工验收,从地方建设行政主管部门返回后,由项目主管工程师按国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知的规定,整理好归档资料报局有关人员审核资料合格齐全后一个月内移交企业档案室备案,由档案管理人员验收,出具验收证明。

第4篇 管理处工程档案管理规程制度

管理处工程档案管理规程

1目的

明确管理处工程设备设施档案的管理。

2设备档案范围

2.1房屋本体资料(包括房屋建筑竣工图等)

2.2电梯资料(包括:电梯系统图纸,电梯安装资料,电梯使用维护说明书等,对电梯资料实行一梯一档)

2.3消防设备设施资料(包括消防设备设施相关图纸等)

2.4供配电设备设施资料(包括供配电设备设施相关图纸等)

2.5给排水设备设施资料(包括给排水设备设施相关图纸资料)

2.6暖通设备设施资料(包括暖通设备设施相关图纸资料)

2.7弱电设备设施资料(包括弱电设备设施相关图纸资料)

3职责

3.1管理处工程主管(领班)负责设备档案的归集工作。

3.2管理处文员(客服)负责设备档案的汇总管理工作。

4工作程序

4.1管理处工程主管(领班)在新物业接管时,负责房屋设备设施资料的归集工作。

4.2管理处工程主管(领班)及相关工程人员负责日常产生的工程资料的归集工作。

4.3管理处工程主管(领班)及相关工程人员将归集到的资料上交管理处,管理处主任指定文员(客服)专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。

4.4不经管理处主任同意,文员(客服)不得将工程设备设施资料外借和复制;如相关工作人员需要借阅和复制,必须经管理处主任同意,并且填写《文件借阅、复制记录表》。

相关质量记录:

1.《文件借阅、复制记录表》

第5篇 工程项目技术档案管理制度十

工程项目技术档案管理制度(十)

1、项目设兼职资料员,负责文件的接收、发放、登记、回收等工作。由资料员负责建立项目的收文、发文登记。

2、部门使用的资料由各部门专人发放并负责保管;长期保存的文件应需交由资料员统一保管。

3、所有文件必须按照档案管理及项目有关规定进行收集、发放、整理、编目和保存。

4、档案、资料要保持整洁,不允许在档案和文件上乱涂乱写。

5、存档资料必须为原件。

6、涉及到经济方面的设计变更其它形式的文件,必须向经营部门提供一份原件进行保存。

7、合同文件由经营部门控制、保存和发放。

8、不得私自借阅或让他人随意查看,不得随意携带外出。对档案文件内容不得随意向外泄露。

9、对已归档的文件借阅时,必须办借阅手续,限期归还。如超过借阅时间,须重新办理手续。

10、作废文件不统一收回,但应在替换文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人员因工作调动或其他原因不在项目工作时,应有职能部门资料员收回其持有的所有文件。

12、工程竣工验收后,项目应及时将工程交工资料整理、汇总,交由武汉项目工程部归档。

第6篇 某百货公司工程部档案管理制度

百货公司工程部档案管理制度

1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统:土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管,按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等,进行分类管理。

3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物,如图纸无误则由文员按系统归档;图纸有误,则联系交图单位更正。

5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据,应妥善保存,用途不明的资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存,其他各种记录保存期限一般为二年以上,过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准,确定归还日期,需续借的要重新登记。

7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。

第7篇 电气工程技术内业档案管理制度

电气工程技术内业档案管理制度

1、工程技术内业必须与工程进度同步进行。技术员每月清查一次,及时掌握技术内业资料完成情况,清查出所缺项目,应在3日内补充完成,违者负激励100元/次。

2、工程所用材料、构配件的出厂质量证明文件,进场检验记录,试样委托单及试验报告等必须齐全、完整归档。发现材料应做二次试验未做材料二次试验负激励l00元/组。

3、技术内业中的施工过程质量控制记录、施工质量检测记录必须及时、完整、准确。

4、检验批的划分应按照地标划分原则,结合工程实际情况综合考虑,既要便于施工划分,也要便于记录。其具体划分应在施工组织设计中明确。

5、技术员必须按时做好监理内业报验工作,并及时收回监理审批完的技术内业资料,以便整理保存。

6、技术内业资料必须有完整的目录索引,如果分册装订,既要有总目录,也要有分册目录,并注明各种资料所在册数及页码。

7、技术内业装订顺序应按要求装订,既要符合施工工序,又要便于编制、查阅。

8、竣工图上必须标明图纸会审、设计变更、技术联系通知单中更改的内容,对更改变动少的,可在施工图中标明,并盖竣工图章,签字手续齐全。

9、、竣工图和技术内业资料均按210mm*、297mm尺寸要求装订成册,每册厚度不得超过50ram,如超厚可分册装订。

10、工程竣工验收后15日内,将竣工技术资料和竣工图报送公司有关人员审核并归档,并办理交接手续,违者负激励50元/天。

11、管理体系运行资料必须及时、准确编制完成。

第8篇 地产集团建设工程档案管理制度

某地产集团建设工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合我司的特点,制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。

(详附件一)

(二)归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、

索引、保管、统计

(一)工程档案的收集

文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

(二)工程档案的整理

按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

(四)工程档案的编目

1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录:“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的,每项扣罚部门资料员5元。

(五)工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

(六)工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员5元。

(七)工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员5元。

(八)工程档案的索引

工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如:第1卷1.1.1-1

专业号如:基建类1为1.1.1

工程代号如zz花园首期为1.1

楼盘代号如zz花园代号为1

(九)工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(十)工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)

1、永久:是指工程档案需永久保存。

2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期:是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执行

第9篇 塔吊工程拆装档案管理制度

1.由内业员负责,对每一台塔吊的合格证、备案证等资料进行收集、分类、保管、归存至单机档案。

2.拆装资料的填写应保证真实可靠,对拆装过程中建立的各类安全、技术以及施工资料,统一交由物机部收存保管。

3.机械设备管理员对塔吊的拆装资料的管理,应做到如下几点:

①按单机收集、整理、保管每次安拆的各种资料;

②做好拆装档案的编目工作,需要时及时提供各种安拆资料,切实对塔吊的拆装作业提供帮助;

③保证资料完好不遗失;

④告知各类原始资料和拆装资料的借阅单位和借阅人员,不得在档案资料上涂改、抽换,并保证及时归还。

第10篇 工程档案管理制度9

工程档案管理制度(九)

1、工程设备档案由资料管理员管理。资料管理员者应严守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统分类:强、弱电;给排水;暖通、空调;消防报警;房屋结构;资料管理员存放于档案盒内并贴上标签。

3、编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。

4、外单位交来图纸由资料管理员统一签收,并将有关图纸交各相关专业的管理员核对实物,如图纸无误则由资料管理员按系统归档;图纸有误,则由资料管理员联系交图单位更正。

5、档案及图纸是工程维修保养的重要依据,应妥善保存。

6、借阅档案须经相应系统的管理员以上人员批准,资料管理员登记并指定归还日期,由资料管理员按期追还,需续借的要重新登记。

第11篇 工程档案管理制度

工程档案管理制度

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

（一）工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（详附件一）

（二）归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用 a4 规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

（一）工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人（经手人）必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

（二）工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

（三）工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

（四）工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从1开始，案卷不宜超过 30mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录：序号以一份文件为单位，责任者填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用等代替。文件编号填写工程文件原 有的文号或图号；文件题名填写文件标题的名称。日期填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员 5 元。

（五）工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

（六）工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后 30 日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员 5 元。

（七）工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后 60 日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员 5元。

（八）工程档案的索引（待讨论工程代号、档号）

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号 如：第 1 卷 1.1.1-1

专业号 如：基建类 1 为 1.1.1

工程代号 如xx花园首期为 1.1

楼盘代号 如xx花园代号为 1

（九）工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

（十）工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

四、工程档案保管期限

保管期限分为永久、长期、短期（具体详附件一）

1、永久：是指工程档案需永久保存。

2、长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

3、短期：是指工程档案保存 20 年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

五、工程档案密级

密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

六、工程档案的借阅及销毁

按照集团公司档案管理制度执行。

本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

七、本制度自发布之日起执

第12篇 工程安全技术档案管理制度

第一条:为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为安全生产服务,特制定本管理制度。

第二条:本制度所称的档案,是指过去的和现在的安全工程技术相关的对安全生产有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条:本企业的所有人员都有保护档案的义务。

第四条:负责安全及工程技术的领导,应把档案管理列入每年的工作计划。

第五条:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全。

第六条:工程科主管工程技术档案工作,对分公司的档案工作实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导。

第七条:工程科档案室及档案保管人员,负责保管本公司的工程安全技术档案。

第八条:档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律,具备专业知识。

第九条:对按规定应当立卷归档的相关资料,必须按照规定定期向工程技术科或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

第十条:档案室应当建立科学的管理制度,便于档案的利用,配置必要的设施,确保档案的安全,采用先进管理技术,实现档案管理的现代化。

第十一条:保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第十二条:坚定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法。

第13篇 x别墅园区工程部日常管理-资料档案管理制度

别墅园区工程部日常管理-资料档案管理

目的:确保园区原始资料的完整

政策:设备及资料的建档工作,是小区搞好工程管理的一项十分重要的工作。

程序:

(1) 建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。

(2) 档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来源。

(3) 研究分析资料可探索管理和检修的规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平。

(4) 档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的重要依据。

(5) 设备档案,应填写设备名称、编号、型号、安装地点、制造厂,供应商、联系电话、地址、设备的主要数据,其他数据、备件存放地点、维护保养要点,检修时间及内容、事故分析等项。认真详细做好工作,将对今后的故障维修、制定设备的预防性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。

(6) 为使档案成为活的资料,要不断丰富档案的内容,使之成为小区的重要财富,档案管理作业程序可依如下10个步骤:①点数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防护、⑨应用、⑩定期清理。

第14篇 z物业工程设备技术档案管理制度

物业工程设备技术档案管理制度

1、技术档案管理

各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。技术档案一般可分成四类:

物业施工竣工验收的整套档案资料;

设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

设备新技术信息及资料;

职工技术考核标准及资料。

1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。除图书外,档案资料严禁带出大厦。重要资料只限在资料室内阅读。

1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。借期为一个月,到期应办理续借手续。图书不得在个人手中长期持有。

1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

2、设备登记卡

设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。

设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。

设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

3用户设备档案卡

物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

4质量记录

《设备档案卡》ed-tb-0309-113

《设备编号法则》ed-tb-0309-129

第15篇 x酒店工程部设备档案管理制度

酒店工程部设备档案管理制度

建立设备档案是为了更好地了解设备,掌握设备的技术性能,提高维修和管理水平,达到管理好、用好设备,设备档案应收以下档案资料:

1、酒店各种大型动力设备、电力设备、机械设备、关键性设备、技术性较复杂的设备档案资料,具体内容是:

(1)设备的名称、型号、编号。

(2)设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期。

(3)设备的借应商、设备价格。

(4)设备原始技术数据和运行技术数据,维修保养要求等

2、设备的定期维护保养记录,它包括:

(1)设备维修部位、更换的零部件。

(2)维修保养后设备的运行与技术状况。

(3)设备维修保养的日期及维修者

3、设备在使用过程中发生的故障,故障前的先兆和现象,修理的部位,所更换的零部件,修理日期和维修者等。

4、设备技术档案其它管理资料:

(1)酒店施工竣工验收的整套档案资料。

(2)设备的规范、标准、各项制度。

(3)设备新技术信息及资料。

(4)职工技术考核标准及燃料。

政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective

5、设备事故分析档案资料:

设备因非常原因造成损坏,易影响酒店的正常营业,在对设备事故三不放过的同时(原因没查清不放过,肇事者和员工没受到教育不放过,没有防范措施不放过)还必须建立设备事故档案资料,主要资料为:

(1)发生经过及损坏情况:

a、事故报告人、设备事故当事人。

b、事故性质与类别、设备停机时间、设备损坏程度。

(2)设备事故原因分析:

a、设备操作是否违反操作规则、有无擅离职守。

b、设备是否未近期检修,有无忽视安全措施,检修质量是否有问题。

c、设备是否先天不足。

(3)防止设备事故措施及处理意见。

政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective

第16篇 工程公司档案管理制度

************工程有限公司档案管理制度

汇编：

行政人事部

二零一四年十二月四日

档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责1二、档案分类及归档范围、要求2三、档案移交、整理、编号3四、档案的利用4五、档案的保管5六、档案的销毁5七、档案保密制度6附件：

档案管理相关表格

公司档案管理明细表

总则

(一)为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。

(二)本规定适用于公司总部及项目部。

一、管理责任部门及相关人员职责

(一)人事行政部负责制度的推进以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。

(二)总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

(三)部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

(四)各部门资料员/资料管理员

1、制度在部门的执行;

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作;

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。

二、档案分类及归档范围、要求

(一)文书档案

1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

公司章程

集团公司发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文

1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

1.1.4、会议资料

会议纪要利用明源流程存档

专题会会议讲义

1.1.5、法律文件

合同、协议审核;

诉讼材料

1.1.6、物资采购合同

1.1.7、车辆资料

公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料

1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照及时更新，做好使用登记以及复制登记。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部;车辆资料直接移交车辆管理员。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

(二)人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议;

2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件;

2.1.3职称评定材料;

2.1.4面试表;

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料;

2.1.6员工培训计划、总结、方案

2.2、归档要求

2.2.1由人事专员保存于部门档案柜;

(三)建设类档案

3.1、归档范围(附件：详细列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。

3.1.2预算、结算文件：

3.1.3项目核准(立项)阶段

3.1.4方案审查阶段

3.1.5初设审查阶段

3.1.6施工许可证阶段

3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段

3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后及时将资料整理归类造册，合理保存。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。

(四)会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

4.1.2、会计账簿类：

(1)总账;

(2)现金日记账，

(3)银行存款账、银行明细账;

(4)辅助账簿;

4.1.3财务报告类：

(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);

(2)月度、季度财务报表;

(3)不定期重要一次性报表;

(4)审计报告;

(5)验资报告;

(6)资产评估报告。

4.1.4其他类：

(1)会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册;

(2)银行存款余额调节表、银行对账单;

4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。;

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥善保管。

(五)实物档案

5.1、归档范围：

5.1.1、照片、音像类

(1)反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

(2)党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。

(3)公司组织或参与的重大外事活动。

(4)记录公司重大事件。

(5)与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。

(6)其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放;数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

(一)移交

1.1、各部门档案管理人员在留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。

(二)整理

鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜

(三)编号

(公司)简称+(业务部门)简称-档案类别代码(一级+二级)-年度+顺序号;

四、档案的利用

(一)查阅

1.1、查阅的授权范围

(1)总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。

(2)部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。

(3)普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。

(4)跨部门档案查阅需由主管领导批准，并填写借阅单。

(5)由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

1.2、档案查阅程序要求

(1)权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。

(2)权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

(二)借阅

2.1、借阅程序要求

(1)员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料;

(2)各部门档案管理人员员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案查阅登记表》上签字，备查。

2.2、档案的归还

(1)借出的档案原件，档案管理人员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

(2)档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。

2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

(三)档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由档案管理人员调取档案原件进行复制提供给查阅者。

五、档案的保管

(一)档案的保管期限

各部门的档案管理人员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

(二)专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案(含会计档案)：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.2、电子版档案的传递和保存

(1)原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。

(2)人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

(3)每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

(三)档案的正式装盒、造册

3.1、装订要求：参照统一标准进行。

3.2、装盒：人事行政专员于每年固定时间进行上年档案的正式装盒造册及调整工作。

(四)档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录(分目录)及备考表。

装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，档案管理人员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报部门经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

(一)目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

(二)程序及要求

2.1、档案管理人员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交部门经理及总经理审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前档案管理人员应再次进行核对;销毁时应有档案管理员和监销人同时在场;销毁后监销员在销毁登记表上签字确认。

2.3、档案销毁情况应做到及时登记。

(三)会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

3.3、销毁会计档案时，应当由至少两人共同销毁并签字确认。

3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容;

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁;

3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容;

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理;

5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作;

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地;

7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露;

8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励;对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚;对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。

本办法自颁布之日起执行。