公司档案管理规程5篇

有哪些

公司档案管理要素

1. 档案分类与编码：建立科学的档案分类体系，确保各类文件有序存放，通过编码系统方便检索。

2. 档案收集：及时、完整地收集公司运营过程中产生的各种文件，包括纸质和电子文档。

3. 档案整理：对收集的档案进行整理，确保其准确无误，便于后续利用。

4. 档案保管：采取适宜的物理和数字保护措施，保证档案的安全与完整。

5. 档案利用：制定合理的查阅制度，满足公司内部和外部合法用户的需求。

6. 档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定其保存价值，对无保留必要的档案进行安全销毁。

7. 档案信息化：推动档案数字化，提高档案管理效率和利用便捷性。

8. 档案法规遵从：遵守国家和地方关于档案管理的法律法规，确保档案工作的合法性。

模板

档案管理流程

1. 接收与登记：收到新文件后，立即进行登记，注明文件来源、日期、主要内容等信息。

2. 初步整理：根据档案分类体系，将文件归入相应类别，并给予唯一编码。

3. 详细描述：为每个档案编写详细的描述，包括文件标题、作者、日期、密级等。

4. 存储与备份：将档案妥善存放在指定地点，同时进行电子备份，以防丢失。

5. 权限设置：设定查阅权限，确保敏感信息的安全。

6. 借阅与归还：记录档案的借阅情况，确保按时归还。

7. 定期审查：每年进行一次档案审查，评估其保存价值。

8. 档案销毁：对于不再需要的档案，按照规定程序进行销毁。

标准

档案管理质量指标

1. 准确性：档案信息应与原始文件一致，无遗漏或错误。

2. 完整性：所有重要文件均被收集并妥善保管，无缺失。

3. 安全性：档案在物理和数字层面均受到有效保护，防止未经授权的访问和损坏。

4. 时效性：档案查阅、借阅流程高效，满足用户需求。

5. 合规性：符合国家和行业标准，通过定期审计验证。

6. 可追溯性：每一步操作都有清晰记录，方便追踪和审计。

7. 持续改进：定期评估档案管理效果，根据反馈进行优化。

通过以上规范，公司档案管理旨在实现高效、安全、合规的信息管理，为公司的运营决策提供有力支持。每个环节的实施都需要全体员工的配合与执行，共同维护公司档案的秩序与价值。

公司档案管理规程范文

第1篇 物业管理公司档案管理标准作业规程(5)

物业管理公司档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3.0职责

3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3.2行政部主管监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编号。

4.1.1公司编号为:cshy

4.1.2部门编号:

a)行政部编号为:_z

b)人力资源部编号为:rl

b)财务部编号为:cw;

c)管理部编号为:gl;

d)工程维修部编号为:gc;

e)市场拓展部编号为:sc

f)品质督察部编号为:pz;

4.1.3年份编号:引用年份序号2000、2001、2002……

4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取三位有效数字-001、002、003……

4.2档案的分类。

4.2.1区分全宗,按问题分类法划分,全宗可分为以下八类。

a)业主档案,包括:

--经业主签署后的《业主公约》;

--经业主签署后的《消防安全责任书》;

--《业主家庭情况登记表》;

--《钥匙领用登记表》;

--《业主证领用登记表》;

--《业主入住验房表》;

--《装修申请表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料;

--《违章处理通知单》及处理结果资料;

--业主的有关证件复印件;

--业主产权确认登记(产权证书);

--其他应保存的业主资料。

b)工程档案,包括:

--物业产权资料(项目开发批准报告;规划许可证;投资许可证;土地使用合同;建设工程开工许可证;用地红线图等);

--综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;

建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);

--施工设计资料(地质报告书;全套设计图纸;图纸会审记录;设计变更通知单;工程预决算报告书;重要的施工会议纪要;隐蔽工程验收记录;沉降观测记录;其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

--其他应保存的工程资料。

c)设备档案,包括:

--设备台账;

--设备出厂合格证;

--设备使用说明书(要求中文);

--设备安装、调试报告;

--保修卡、保修协议;

--设备运行记录;

--设备维修、保养记录;

--设备更新改造记录;

--设备管理制度;

d)物业管理运作档案,包括:

--公司管理运作档案(物业接管记录;对外经营记录;质量体系文件;行政人事日常管理文件;其他相关运作记录);

--管理处运作档案(各部门运作相关记录;业主违章、投诉、报修处理记录;回访记录;有偿服务记录;社区文化活动记录;达标创优记录;其他相关运作记录)。

e)来往文书档案,包括:,管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。

f)合同档案,包括:采购合同;多种经营合同;物业接管类各种合同;保险类合同等。

g)员工人事档案,包括:员工人职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。

h)财务档案,包括:固定资产类资料;会计报表及账册;审计报表及账册等记录。

4.2.2全宗内档案的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

b)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

--物业管理有限公司员工人事档案:cshy-rl-员工档案;

--物业管理有限公司财务部报表:cshy-cw-报表;

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

a)财务部保管财务档案;

b)行政部保管物业管理运作档案、公司设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案;人事部保管员工人事档案、员工绩效考评档案;品质部督察部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录。

c)客户服务中心保管业主档案;

d)各职能

部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.5.3档案的保管程序:

a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

b)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

c)档案管理员定期将《档案目录》输人电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级。

4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

a)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

b)机密档案包括:员工人事档案、is09000质量体系文件、重要的会议记录要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

c)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限。

4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理。

b)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅l复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;

财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报行政部主管审核。

4.11.2行政部部主管审核无误后报总经理审批。

4.11.3总经理审批同意后由行政部部指定三名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0记录

5.1《档案查阅/借阅/复制审批表》。

5.2《档案查阅/借阅/复制登记表》。

5.3《档案销毁清单》。

6.0相关支持文件

6.1《文书管理标准作业规程》。

第2篇 物业公司档案管理标准作业规程

物业公司档案管理标准作业规程

(五)

1.0目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2. 0适用范围适用于物业管理公司各类档案的管理。

3. 0职责3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3. 2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

3. 3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编码。

4.1.1公司、人事行政部编码:

(1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写);

(2)人事行政部编码为:r(人事行政部名称拼音缩写)。

4.1.2部门编码:

(1)人事行政部名称编码为:r

(2)财务部编码为:cw;

(3)客户服务中心编码为:kh;

(4)环境景观部编码为:jj;

(5)工程部编码为:gc;

(6)秩序维护部编码为:h;

(7)品质拓展部编码为:p;

(8)经营部编码为:jy;

4.2档案的分类

4.2.1 档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:

(1)业主档案,包括:a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;

b、经业主签署后的《消防安全责任书》;

c、《业主家庭情况登记表》;

d、《业主物品领用登记表》;

e、《业主入住验房表》;

f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;

g、《违章处理通知单》及处理结果资料;

h、业主的有关证件复印件;

i、业主产权确认登记(产权证书);

j、其他应保存的业主资料。

(2)工程技术档案,包括:a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);

b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;

建设工程竣工验收证书;

建设消防验收合格证;

公共配套设施综合验收合格证书;

供水合同;

供电协议书、许可证;

供气协议书、许可证;

有线电视合格证;

通信设施合格证;

电梯准用证等);

c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

d、设备出厂合格证;

e、设备使用说明书(要求中文);

f、设备安装、调试报告;

g、保修卡、保修协议;

h、物业接管记录。

i、其他应保存的工程资料。

(3)服务档案,包括:a、设备台账;

b、设备运行记录;

c、设备维修、保养记录;

d、设备更新改造记录;

e、对外经营记录;

f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。

(4)行政档案,包括:a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。

b、管理指导文件:质量体系文件。

c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。

4.2.2 档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。

档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:物业管理有限公司员工人事档案:※※※―r―员工档案;

物业管理有限公司财务部报表:※※※―cw―报表;

物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―kh―运作档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2 制目录:

(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1 档案保管的工作任务是:

(1)便于查阅;

(2)保证档案的安全;

(3)防止档案的损坏;

(4)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2 档案保管的责任部门:

(1)财务部保管财务档案;

(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;

(3)品质拓展部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;

(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;

(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;

4.5.3 档案的保管程序:

(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

(4)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1 档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

(2)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;

工程档案,如工程图纸;

计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限

4.7.1 总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2 副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格。

(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;

属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;

属公司的档案,由总经理审批;

财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;

机密档案由分管该项工作的副总经理审批;

普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.1

1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。

4.1

1.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

4.1

1.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.1

1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关记录表格

5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:

5.3《文件销毁申请单》文件编码:

5.4《外来文件台账》文件编码:

5.5《合同台账》文件编码:6.0

第3篇 物业管理公司档案管理作业规程怎么写

。

4.1.5档案编号举例:a)物业管理有限公司编号:※※※-※※-※※※-※※※档案序号类别编号部门编号物业管理公司编号b)管理处编号:※※※一※※※一※※一※※※一※※※档案序号类别编号部门编号管理处编号物业管理有限公司编号

4.2档案的分类

4.2.1 区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:a)行政、人事类;

b)财务类;

c)物业管理类;

d)保洁类;

e)工程维修类;

f)保安类

4.2.2 全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。

根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:收文类发文类合同类a)综合部员工人事档案图纸类后勤类收文类报表类b)财务部 帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类c)管理部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类……

4.3立卷与编制目录

4.3.1 立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。

档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:--物业管理有限公司综合部收文:※※※--收文;

--物业管理有限公司财务部报表:※※※-cw-报表;

--管理部业主档案:※※※一※※※-gw--业主档案。

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2 编制目录:a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管

4.5.1 档案保管的工作任务是:a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2 档案保管的责任部门:a)财务部保管财务档案;

b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;

c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;

e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.5.3 档案的保管程序:a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;

c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1 档案的密 为三级:绝密、机密、普通:a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7档案的查阅权限

4.7.1 物业总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2 物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3 部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4 其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制

4.8.1 查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。

4.8.2 档案管理员审核其查(借)阅资格:a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;

属管理处的档案,由管理处负责人审批;

属公司的档案,由物业总经理审批;

财务类的档案也应由物业总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;

机密档案由综合部负责人审批;

普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁

4.1

1.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。

4.1

1.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。

4.1

1.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.1

1.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

序号文件编号文件标题页数发文单位发文日期接收日期归档编号备注档案目录文件查阅/借阅/复制登记表序号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注档案查阅/借阅审批表部门姓名职务借档文件名借档理由是否复制□是 □否借还时间年 月 日至 日审批人签名档案销毁清单序号文件编号文件标题页数所属部门归档日期保管日期销毁日期备注审批人: 审批人: 制表:

第4篇 物业公司档案管理标准作业规程（5）

物业公司档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3.0职责

3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。

3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的编码。

4.1.1公司、人事行政部编码:

(1)物业管理有限公司编码为:cd(公司名称拼音缩写);

(2)人事行政部编码为:rz(人事行政部名称拼音缩写)。

4.1.2部门编码:

(1)人事行政部名称编码为:rz

(2)财务部编码为:cw;

(3)客户服务中心编码为:kh;

(4)环境景观部编码为:jj;

(5)工程部编码为:gc;

(6)秩序维护部编码为:zh;

(7)品质拓展部编码为:pz;

(8)经营部编码为:jy;

4.2档案的分类

4.2.1档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:

(1)业主档案,包括:

a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;

b、经业主签署后的《消防安全责任书》;

c、《业主家庭情况登记表》;

d、《业主物品领用登记表》;

e、《业主入住验房表》;

f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;

g、《违章处理通知单》及处理结果资料;

h、业主的有关证件复印件;

i、业主产权确认登记(产权证书);

j、其他应保存的业主资料。

(2)工程技术档案,包括:

a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);

b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格证书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);

c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。

d、设备出厂合格证;

e、设备使用说明书(要求中文);

f、设备安装、调试报告;

g、保修卡、保修协议;

h、物业接管记录。

i、其他应保存的工程资料。

(3)服务档案,包括:

a、设备台账;

b、设备运行记录;

c、设备维修、保养记录;

d、设备更新改造记录;

e、对外经营记录;

f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。

(4)行政档案,包括:

a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。

b、管理指导文件:质量体系文件。

c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。

4.2.2档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。

4.3立卷与编制目录。

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

物业管理有限公司员工人事档案:※※※―rz―员工档案;

物业管理有限公司财务部报表:※※※―cw―报表;

物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―kh―运作档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2制目录:

(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限。

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管。

4.5.1档案保管的工作任务是:

(1)便于查阅;

(2)保证档案的安全;

(3)防止档案的损坏;

(4)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

(1)财务部保管财务档案;

(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;

(3)品质拓展部保管iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效

考评档案;

(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;

(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;

4.5.3档案的保管程序:

(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;

(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

(4)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。

(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。

(2)机密档案包括:员工人事档案、iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。

(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。

4.7档案的查阅权限

4.7.1总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制。

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。

(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。

(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁。

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。

4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。

4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关记录表格

5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:

5.3《文件销毁申请单》文件编码:

5.4《外来文件台账》文件编码:

5.5《合同台账》文件编码:

第5篇 物业管理公司档案管理作业规程

物业管理公司档案管理标准作业规程

1目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3职责

3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。

3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4程序要点

4.1档案的编号

4.1.1公司、管理处编号:

a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);

b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。

4.1.2部门编号:

a)综合部编号为: zh;

b)财务部编号为: cw;

c)管理部编号为: gw

d)项目部编号为: _m

e)工程部编号为: gc;

4.1.3年份编号:引用年份序号-2002、2003、2004……。

4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、...。

4.1.5档案编号举例:

a)物业管理有限公司编号:

※※※-※※-※※※-※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业管理公司编号

b)管理处编号:

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

档案序号

类别编号

部门编号

管理处编号

物业管理有限公司编号

4.2档案的分类

4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:

a)行政、人事类;

b)财务类;

c)物业管理类;

d)保洁类;

e)工程维修类;

f)保安类

4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:

收文类

发文类

合同类

a)综合部员工人事档案

图纸类

后勤类

收文类

报表类

b)财务部 帐册类

凭证类

合同类

工程图纸类

合同类

收文类

发文类

业主档案类

c)管理部员工档案类

维修类

投诉类

回访类

有偿服务与多种经营类

计划总结类

……

4.3立卷与编制目录

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

--物业管理有限公司综合部收文:※※※-_z-收文;

--物业管理有限公司财务部报表:※※※-cw-报表;

--管理部业主档案:※※※一※※※-gw--业主档案。

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管

4.5.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

a)财务部保管财务档案;

b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;

c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:

d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;

e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.5.3档案的保管程序:

a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,

移交给档案管理员;

b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;

c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7档案的查阅权限

4.7.1物业总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:

属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。

4.11.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。

4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

序号文件编号文件标题页数发文

单位发文

日期接收

日期归档编号备注

档案目录

文件查阅/借阅/复制登记表

序

号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注

档案查阅/借阅审批表

部门姓名职务

借档文件名

借档理由

是否复制□是 □否

借还时间年 月 日至 年月 日审批人签名

档案销毁清单

序号文件编号文件标题页

数所属部门归档日期保管日期销毁

日期备注