公司档案管理制度-范本2023（20篇范文）

体系如何搭建

构建一个完善的公司档案管理制度，首要任务是明确制度目标。我们需要依据公司的业务性质、规模及发展阶段，制定符合实际需求的档案管理政策。步骤如下：

1. 确定档案分类：根据公司业务领域，将档案划分为财务、人力资源、项目、市场营销等多个类别。

2. 制定管理流程：从档案的收集、整理、存储、检索到销毁，每个环节都应有明确的操作指南。

3. 设立职责分工：明确各部门在档案管理中的角色和责任，确保制度执行的连贯性。

4. 建立电子化系统：利用现代信息技术，建立档案管理系统，提高管理效率。

体系框架

公司档案管理制度的框架应包含以下几个核心部分：

1. 总则：阐明制度的目的、适用范围及基本原则。

2. 档案管理规定：详细规定各类档案的管理标准和程序。

3. 责任与权限：明确各级管理人员和员工在档案管理中的职责和权限。

4. 档案安全与保密：规定档案的安全保管措施和保密制度。

5. 法规遵从：确保制度符合国家和地方关于档案管理的法律法规。

6. 制度修订与更新：设定制度定期审查和更新的机制。

重要性和意义

良好的档案管理制度不仅有助于提升工作效率，也是保障公司信息安全、历史记录和法律合规的关键。它能：

1. 提供决策依据：准确、完整的档案为管理层的决策提供数据支持。

2. 保护公司资产：防止重要信息丢失，维护公司的知识产权。

3. 遵守法规：确保公司在法律纠纷中能提供有力证据，降低风险。

制度格式

公司档案管理制度的格式应清晰、规范，包括以下元素：

1. 封面：标明制度名称、发布日期和修订版本。

2. 目录：列出各章节标题，方便查找。

3. 正文：详细阐述各项规定，用简洁明了的语言描述。

4. 附件：包含相关的表格、流程图等辅助材料。

5. 签署页：由负责人签名，表示同意并承诺执行。

以上内容旨在提供一个基本的公司档案管理制度框架，具体实施时需结合公司的实际情况进行调整和完善。通过持续优化，我们可以建立一个高效、安全的档案管理体系，支撑公司的长远发展。

公司档案管理制度-范本2023范文

第1篇 公司档案管理制度-范本2023

【公司档案管理制度范本2015】

一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过 4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到:

① 爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

② 注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第2篇 造价咨询公司技术档案管理制度

造价咨询公司技术档案管理制度

1、总则：

1.1为建立、健全事务所技术档案工作，完整地保存和科学地管理事务所的技术档案，充分发挥技术档案在事务所发展中的作用，更好地为事务所各技术部门服务。特制订本管理制度。

1.2本事务所技术档案是指各技术部门在工程审核、招投标代理、预(决)算等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、电子文档等技术资料以及外来、外购资料、图书等。

1.3事务所相关部门要把技术档案工作放在重要位置，保证其技术文件材料的积累，做到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证事务所技术档案公所的顺利开展。

1.4按照集中统一管理技术档案的基本原则，事务所设立档案室，并配备专职资料员管理。综合档案室在总工程师的直接领导下，集中统一管理事务所的技术档案。建立、健全技术档案工作，达到事务所技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2、技术文件资料的归档：

2.1每个执业项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按事务所形成的、技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，有总工程师审查后及时向事务所综合档案室移交归档。

2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

2.3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整。

2.4 凡各部门形成的成果类文件，应复制电子文档一份，并经总工程师签字后，向档案室移交归档。

2.5 凡外来、外购回事务所的资料、标准图集、计价规则等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得具为私有或拿走。

3、综合档案室的任务和管理人员的职责：

3.1 综合档案室的任务：

3.1.1 集中、统一、科学地管理好技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。

3.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

3.1.3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为事务所有关单位和技术人员服务。

3.2 技术档案管理人员的职责：

3.2.1 认真贯彻事务所技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动的为执业项目提供技术资料。

3.2.2 科学地管理事务所技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。

3.2.3 遵守事务所保密制度。

3.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

3.2.5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

4、技术档案的鉴定和销毁：

4.1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为一年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为三年。

4.2 凡要销毁的技术档案，必须造册登记，经事务所领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5、技术档案的保管和借阅：

5.1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底前面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交总工程师审查。总工程师根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

5.3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、放火、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

5.4 技术档案的保密制度

5.4.1 事务所职工必须严守机密，维护技术档案安全。凡借阅重要的档案，要有总工程师批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

5.4.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施做妥善处理。

5.4.3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术资料。

5.5 技术档案的借阅：

5.5.1 凡本事务所技术人员、工作人员，因需要都可借阅技术档案。有管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

5.5.2 技术档案和各种图书等，均在事务所内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。

5.5.3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到后期需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其期限归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值(各类书籍按标价、资料按制作价格)报技术主管审查，所长批准后，送公司财务部综合部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额退回。

5.5.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方用共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，所长批准后，送事务所财务部，对档案借阅人进行处罚。

6、技术档案的复制和技术资料的发放：

6.1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

6.2 因工作原因，需要发放各自使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》，发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。其他需要文件单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》，经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。

6.3 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重新发放文件的资料费用，其金额按复制资料的实际价格核算，由档案管理员报总工审查，所长审批后，送交公司财务部综合部。

7、技术档案和受控技术文件的更改：

7.1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应由更改通知单。对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

7.2技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。

7.3 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。

附件一：工程审核项目归档内容要求 附件二：工程招标代理项目归档内容要求

附件一：工程审核项目归档内容要求

工程审核执业项目结束后，项目负责人应及时对工作进行总结，并组织执业人员对审核资料检查归档，档案内容要求如下：

1、工程审核业务约定书(咨询合同、委托书等)2、基本建设工程审核报告(包括附件中的结算书、定案表原件、审核明细表等)3、项目审核计划书

4、基本建设工程审核原始资料，依次为：

工程施工合同、协议

工程前期招投标资料(包括技术经济资料)施工单位报审施工结算书 工程变更资料 工程签证资料

工程施工期间材料认价资料

5、工程审核过程中的会议纪要、询证工作底稿

6、工程审核工程量计算原始底稿 7、客户回访意见书 8、工程师承诺函 9、其他相关资料

附件二：工程招标代理项目归档内容要求

工程招标代理执业项目结束后，项目负责人应当及时对工作进行总结，并组织执业人员对审核资料检查归档，要求如下：

1、发布的招标公告

2、投标报名及资格预审文件领取表

3、资格预审文件

4、资格预审文件送签表

5、资格预审报告

6、建设工程项目报建表

7、银行资金证明

8、计划批准文件

9、资格预审合格通知书领取表

10、施工招标申请书

11、建设工程投标申请书

12、发标会签到表

13、发标会招标文件、图纸领取签收表

14、答疑会签到表

15、答疑文件签收表

16、图纸答疑纪要

17、开标程序

18、开标会签到表

19、投标文件送交及签收确认表

20、开标会议投标文件密封确认表

21、专家通知结果记录表

22、开标记录表

23、投标报价评分表

24、措施费评分表

25、评标结果汇总表

26、拟评分清单项表

27、主要清单项目综合单价评分表

28、技术标评分表

29、技术标评分汇总表

30、评标委员会评标报告书

31、拦标价

32、中标通知书

33、招标人对代理机构的意见

34、施工招标工作总结

第3篇 物业公司档案管理制度怎么写

一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。

二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

b.普通文件:除a级外的文件均属b级。

四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

五、归档资料必须准确做好文件索引。

建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;

卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。

六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;

纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;

用钢笔书写,字迹端正。

七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。

十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;

b级档案由副总经理批准借阅。

十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。

做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则,将追究当事人责任;

如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。

十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。

对摘抄的材料应进行审查、签章。

第4篇 石油公司劳动者职业健康监护档案管理制度

石油销售公司劳动者职业健康监护及档案管理制度

第一章 总则

第一条为了保护职工健康和维护企业权益,根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定,石油销售公司(以下简称hb公司或公司)为劳动者建立职业健康监护档案,并妥善保存,特制订本制度。

第二条本制度适用于hb公司各部室以及所有从事劳动的员工。

第二章 管理

第三条公司综合办公室负责为每一位职工建立职业健康监护档案,并妥善保管。

第四条职业健康监护档案包括:

(一)劳动者职业史、既往史和职业病危害接触史;

(二)相应工作场所职业病危害因素监测结果;

(三)职业健康检查结果及处理情况;

(四)职业病诊疗等健康资料。

第五条公司综合办公室档案管理人员必须维护劳动者的职业健康隐私权、保密权。相关的卫生监督检查人员、劳动者或其近亲属、劳动者委托代理人有权查阅、复印劳动者的职业健康监护档案,其他人员不得私自查阅职业健康监护档案。

第六条劳动者离开公司时,本人有权索取健康监护档案复印件,档案管理人员应如实、无偿提供,并在所提供的复印件上签章。

第七条对已离职人员的职业健康监护档案,应在离职后三个月后进行封存,并保存10年以上,以备上级部门查阅。

第八条劳资部档案管理人员应将职业健康监护档案妥善保管,保证档案安全。

第九条其他依照公司档案管理制度执行。

第三章 附则

第十条本制度自发布之日起执行。

第5篇 项目物业公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度

第一条管理原则:

一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。

二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。

三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。

第二条 归集整理:

一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第三条 分类编号

一、档案分类

(一)档案范围

1、各部门制定的管理规定。

2、工程维修保养合同。

3、小区社区文化。

4、人事调动。

5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。

7、重大采购合同。

(二)各部门档案范围

1、行政人事部行政

(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。

(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。

(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。

(4)公司重大事投诉报告、处理决定。

(5)通报表扬。

(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。

(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。

(9)公司大事记。

(10)公司固定资产说明书。

2、行政人事部人事

(1)中级职称、员工技工职称资料。

(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。

(5)员工的奖励、处分的决定和通报。

(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。

(7)员工花名册。

(8)采购合同。

3、安护部

(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。

(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。

4、财务部

(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。

(2)小区管理费调整的请示、通知。

(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。

5、工程部

(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。

(2)工程重大技改项目、图纸。

(3)工程重大事故报告。

(4)工程重大投诉诉处理资料。

(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。

(6)小区维修资料。

6、客户服务

(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。

(2)写字楼、商场等管理规定。

(3)重大投诉、重大事故处理意见。

(4)用户资料。

(5)装修指南。

(6)用户手册。

二、档案编号:

(一)按照分类大小级别按次序编号。

(二)按照年度时间按顺序编号。

(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。

第四条 立卷目录

一、立卷:

就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。

(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。

(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。

(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;

(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。

二、编制目录:

(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

第五条 档案保管:

一、保管期限

(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注

(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。

(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。

(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。

(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。

(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

二、保管要求

(一)便于查阅。

(二)保证档案的安全。

(三)防止档案的损坏。

(四)采取修复技术,延长档案寿命。

三、保管职责:

(一)财务部保管财务档案。

(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。

(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。

(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。

(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。

(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。

(八、)档案原则上保管原件。

第六条 档案保密:

一、档案密级

分为三级:绝密、机密、普通;

(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

二、档案查阅

(一)查阅权限

1、总经理可查阅公司所有档案。

2、总经理助理可查阅分管工作的档案。

3、部门负责人可查阅该部门所有档案。

4、其他人员根据审批查阅有关档案。

(二)档案的查阅/借阅/复制

1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

2、档案管理员审核其查(借)阅资格:

3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:

5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。

6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

三、档案的销毁

(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。

(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。

(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。

(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

第七条 库房管理:

一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。

二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。

三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。

四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。

五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。

六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。

七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。

第6篇 公司档案统计制度

为了有效管理公司的全部档案,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,做到家底清、情况明、数据准确,更好地掌握和研究档案工作开展的状况、变化规律,从而总结经验,改进工作,不断地提高档案工作水平,特制订本制度。

第一条 综合档案室对接收的文件资料,要办理交接手续,列出文件资料清单,一式两份,双方签字,各存一份,以备检查和统计。

第二条 对接收的文件材料,应整理归档,编制档案目录,以案卷(件)为单位统计档案现存总数量。

第三条 档案保管状况的统计,对遗失损坏的档案要记录数量和原因。

第四条 每月进行一次档案提供利用的统计,内容包括借阅档案人次、卷(件)数,复印档案的数量,利用目的和效果。

第五条 每年统 度档案的归档情况,内容包括各类档案的归档情况,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。

第六条 每年对归档档案进行综合汇总统计,主要有档案总数量,各类档案的数量,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。

第七条 按上级主管部门(档案行政部门)的要求填好统计报表并及时上报。

第7篇 物业管理公司人事档案管理制度

物业管理公司人事档案管理制度

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

第8篇 正大房地产公司档案管理制度

河口房地产公司档案管理制度

一、总则

第一条根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

(一)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

(二)本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。

第七条各部门兼职文书的职责:

(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

(二)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

(三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

三、归档范围

第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。

四、平时归档

第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

五、立卷(案卷质量要求)

第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十条永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五

第9篇 房地产公司档案管理制度-2

房地产开发公司档案管理制度范本2

一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必须符合下列要求:

①文件材料齐全完整;

②根据档案内容合并整理、立卷;

③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

第10篇 z公司档案管理制度

公司档案管理制度:

一、 文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1. 各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2. 兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3. 兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4. 严格执行各项档案管理制度。

5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2. 各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

五、档案保管制度

1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2. 按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4. 库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6. 库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1. 档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2. 凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3. 查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

5. 对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2. 凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3. 借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

4. 借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。

6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

八、 其他

解释权归公司行政人事部。

第11篇 公司文秘档案工作制度

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素,公司文秘档案有哪些管理制度呢大家可以阅读企业管理网整理的公司文秘档案管理制度,仅供参考。

1.目的作用:为了加强对文秘档案的管理,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门,负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查,加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料,应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构,在行政管理部的领导下,其管理的主要职责为:

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘档案资料能够充分得到利用,为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标,如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录,以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。3.7汇报性材料包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

3.8劳资人事资料包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.11证件性文书资料包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料,均应归档统一管理,各部门应做好资料的分类立卷,至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后,由财务部门编造清册,每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁,只财务部立卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后,即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料,并及时汇总到各部门档案管理员,员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后,应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的文秘档案资料,递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式两份,双方签字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,然后还要填写备考表,注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后,发现还有需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。

4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件,并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人需须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案得部门领导批准,方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好,不得私自影印、复印、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语,不得转借,如有违纪,酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制件不会有误。

5.5必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

6.6外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。

7.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

行政管理制度范本

第12篇 房地产公司档案管理制度格式怎样的

房地产开发公司档案管理制度

1.0 主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

2. 0 档案的管理机构

2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。

2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。

2.3 档案室主要职责:

2.3 .1 制定或参与制定档案工作的规章制度;

2.3 .2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;

2.3 .3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3 .4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

2.3 .5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3．0 档案的种类

3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。

3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3.1 0 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3.1 1 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3.1 2 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

4. 0档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

5. 0 档案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

5.1 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。

5.2 立卷归档的时间

5.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。

5.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

5.3 立卷归档的要求

5.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。

5.3.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

5.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

5.3.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。

5.3.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

5.3.6 立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5.3.7 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。

5.3.8 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

5.3.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

5.3.1 0 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。

5.3.1 1 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。

5.3.1 2 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

6. 0 档案的借阅

6.1 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。

6.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。

6.3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。

6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。

6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

7. 0档案保密要求

7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

7.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

7.3 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

7.6 外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7.7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。

7.8 企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

8. 0 超期档案的销毁

8.1 对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。

8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

9. 0 档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。

第13篇 房地产股份公司会计档案管理制度

房地产股份有限公司会计档案管理制度

为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,符合会计基础规范化的要求,公司根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,特制定本制度。

一、会计档案立卷管理办法

1、会计凭证:每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点,检查凭证是否都符合规定,然后按每本50号装订成册,凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号,再将装订成册的凭证按顺序立案存档,使查找凭证方便、快速、一目了然。

2、会计报表:每月做好的会计报表必须依次编定页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当注明:单位名称、单位地址,财务报告所属年度、季度、月度,送出日期,并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放,立案归档,以便查找。

3、会计帐本:每月结帐后,将打印出来的会计帐簿加具封面,装订成册,标明帐户名称、顺序号、标上标签,将会计帐簿按年份顺序存放,立案归档,以便查找。

4、财务文件:财务文件、审计报告等按文件内容进行分类,按立案时间打出文件清单,标上标签、编上编号,便于查阅。

二、会计档案调阅管理办法

借阅档案必须按正常手续进行,财务部查阅档案资料,要求当天查阅当天归放原处;审计人员查阅档案要有借阅手续;外调档案,必须经财务部主管批准,并付上借阅档案借据,写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等,方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定,到期及时催收归还档案,确保档案完整无缺。

三、会计档案保管期限

1、会计凭证:

①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年;

②银行存款余额调节表保管期限为3年;

2、会计帐簿:

①现金和银行存款日记帐保管期限为25年;

②明细帐保管期限为15年;

③总帐保管期限为15年;

④辅助帐簿保管期限为15年;

⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。

3、会计报表:

①月、季度会计报表保管期限为15年;

②年度会计报表保管期限为永久。

4、其他:

①会计移交清册保管期限为15年

②会计档案保管清册保管期为永久

③会计档案销毁清册保管期为永久

④银行存款对帐单保管期限为5年

四、会计档案销毁

根据会计档案保管期限,销毁会计档案时,到期限的档案必须列出详细的会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。

第14篇 中海物业公司档案管理制度

zh物业公司档案管理制度

为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。

一、档案资料的归档管理

1.归档范围

a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。

b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。

c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。

d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。

e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。

2.归档要求

a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。

b.归档的文件材料要完整齐全。

c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。

d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。

3.归档时间

a.文书档案在第二年上半年内归档。

b.员工档案及时归档。

c.财务档案按季度归档。

4.归档份数

a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。

b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。

5.不归档文件材料的范围

a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。

b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。

f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。

6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

二、档案资料的保管

1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。

2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。

3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。

4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。

5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。

6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。

三、档案资料借阅管理

1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。

3.在借阅档案时应做到以下几点:

a.办理登记手续,定期归还。

b.要爱护档案,不得丢失。

c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。

4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。

5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

四、档案鉴定和销毁

1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。

2.鉴定的主要项目有:

a.档案保管期限表。

b.对到期档案提出存、毁意见。

3.确定保管期限原则:

a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。

4.鉴定工作应该定期进行。

5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。

6.销毁档案的程序:

a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。

b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。

c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。

第15篇 建筑总公司会计档案管理制度

建筑工程总公司会计档案管理制度

第一条 会计应该以会计期间分期决算帐目和编制财务会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公历起讫日期确定,半年度、季度、月度为会计中期。

第二条 会计报表做到内容完整、数字真实、计算准确,不得漏报或任意取舍,会计报表之间、会计报表各项目之间,凡有对应关系的数字应当一致,会计报表中本期与上期的有关数字应当相互衔接。

第三条 凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其它有保存价值的资料均应该归档。

第四条 会计凭证按月、按照编号顺序每月装订成册,表明月份、季度、起止年、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),年内资料由子、分公司财务科长保管,一年后交集团公司档案室,归档前应加以装订。

第五条 会计报表应按照季度、年度按时归档,由财务管理部指派专人管理,并分类填制目录。

第六条 对上述五条中出现一处遗漏或错误,给予责任人30元罚款,由公司财务管理部负责处罚。

第七条 会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经总经理或其指派人员批准,如出现泄密现象对财务负责人与直接责任人轻则罚款500元,重则罚款10000元以上,造成严重后果者开除。

第16篇 公司档案管理制度范文

对于公司的员工档案,文书档案等如何管理,对于档案的管理有哪些制度及保密规则呢可参考以下的公司档案管理规章制度范文:

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用,充分发挥档案利用效果,认真总结经验,为领导决策和机关各项工作提供优质服务。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员,负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作,熟悉业务,工作认真负责,把好案卷质量关,按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前,将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识,不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员,负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度,按综合档案室提出的各项要求立卷,保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理,配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定,对各类档案应做到存放合理,排列有序,查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查,对已到借阅期限尚未归还的档案材料,要及时跟踪追还,防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生,温度要经常保持在14—24℃,相对湿度要保持在45—60%,防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

6.库房内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆危险品,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入,随时关好库房门窗,确保安全。

六、档案保密规则

1.档案工作人员要提高警惕性,遵守保密纪律,坚持原则,认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者,都要认真遵守安全保密制度,严格履行档案查阅手续,档案原则上不准带出档案室,确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时,不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所,不准带回家中,要及时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定,泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定,严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案,需经主管领导批准。外单位人员借阅档案,应持单位介绍信,经主管领导同意后,方可办理借阅手续,并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准,不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查,确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料,经认真核对,正确无误时,方能签字盖章。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

第17篇 公司人事档案管理制度

公司人事档案管理制度（一）

第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。

第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条人事档案管理员的职责

（一）、保管员工档案；

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；

（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）、定期向档案室等部门移交档案；

（八）、办理其它有关事项。

第五条人事档案的内容及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

（五）、员工参入党、团材料；

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

（八）、处分、取消处分的材料；

（九）、任免、工资、职称等材料；

（十）、学历和评定的技能等材料；

（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的 “ 员工档案转递通知单 ” 的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。

公司人事档案管理制度（二）

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。(www.)在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

人力资源部

第18篇 公司档案统计制度-6

公司档案统计制度6

为了有效管理公司的全部档案,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,做到家底清、情况明、数据准确,更好地掌握和研究档案工作开展的状况、变化规律,从而总结经验,改进工作,不断地提高档案工作水平,特制订本制度。

第一条综合档案室对接收的文件资料,要办理交接手续,列出文件资料清单,一式两份,双方签字,各存一份,以备检查和统计。

第二条对接收的文件材料,应整理归档,编制档案目录,以案卷(件)为单位统计档案现存总数量。

第三条档案保管状况的统计,对遗失损坏的档案要记录数量和原因。

第四条每月进行一次档案提供利用的统计,内容包括借阅档案人次、卷(件)数,复印档案的数量,利用目的和效果。

第五条每年统计年度档案的归档情况,内容包括各类档案的归档情况,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。

第六条每年对归档档案进行综合汇总统计,主要有档案总数量,各类档案的数量,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。

第七条按上级主管部门(档案行政部门)的要求填好统计报表并及时上报。

第19篇 公司人事档案工作管理制度

各个类型的公司,都有人事部门,人事部门对于员工的档案如何来管理,就要以规范的档案管理制度来执行。以下整理了公司人事档案管理制度的范本,可供参考。

第一章基本原则

第一条为了提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为我公司各项工作服务,根据_中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字〔1991〕13号),特制定本办法。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分,也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能,知人善任,历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力资源管理与开发的重要依据,是反映个人成长历史的凭证和依据,应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中,必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度,严密保管,确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条人事档案是企业档案的一个组成部分,集中纳入人力资源处统一管理,业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度,负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、_思想,坚持四项基本原则,作风正派,责任心强,刻苦钻研业务,不断提高政治、业务素质,努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委(总支)、各厂、各处室(科室)要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由各单位党委(总支)的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料,属于归档范围的人事档案材料,在材料形成后,经有关部门审查签章后送交人事档案室归档,员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实准确,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记,并报请人力资源处负责人审查批准,由专人负责监销。

第十二条人事档案材料,须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理,并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管,并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度,建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案,做到档号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。严格执行保密制度,确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的,具有八防等安全设施和措施的专用档案库房,配置铁质档案柜。库房内应保持清洁,整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮,目录和档案袋的样式、规格按标准制作,干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作,编制检索工具,逐步实现人事档案的现代化管理,便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证,必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章,方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续,有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查(借)阅制度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取,必须持人事或组织部门出具的介绍信,一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案,必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室,由人事档案室统一转递。档案转出后,逾期一个月未见对方退回回执应写信催回,以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动,干部职务变动而及时调整,公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后,人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功,如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案,最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等,在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前,其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起,按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作,学生分配单位有变化时应及时通知档案室,以使档案能正确投递。

附件

人事档案材料收集归档范围

1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,_材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

16、学生学籍变动记录材料。

17、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

18、毕业学生体检表。

19、其他可供组织参考有保存价值的材料。

第20篇 物业管理公司档案管理制度9

物业管理公司档案管理制度(九)

第一条 总则

1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

3.公司对档案实行集中统一管理。

第二条 档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条 档案分类:

1.文书类档案

1)政府部门各类文件

2)公司对外、对内各类正式发文

3)法律公文

4)广告策划文案

2.工程技术类

1)设备设施档案

2)招投标档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

6.影音类文件

第四条 归档工作流程

1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。

3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条 归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。

3.档案编目

1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号

如:2004/市场/001

2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号

如:2004/百事可乐/项目/001

3)财务类档案:会计年度设置

4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):

1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条 档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。

3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。

第七条 保管和保密制度

1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。

4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。

第八条 附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。