会议服务工作规程办法

是什么

会议服务工作规程办法是为确保各类会议的顺利进行，提升会议效率，维护良好会务秩序而制定的一套详细操作指南。它涵盖了从会议筹备到结束的全过程，包括但不限于会前准备、会议组织、会中服务、会后跟进等环节，旨在通过规范化的流程管理和专业化的服务，确保会议的质量和效果。

模板

1. 会前准备

- 确定会议主题和目标：明确会议的目的和预期结果，以便有针对性地安排议程。

- 制作会议通知：包含会议时间、地点、参会人员、议程等内容，并提前发送给参与者。

- 准备场地与设施：确保会议室的设备（如投影仪、音响等）正常运行，布置符合会议主题的环境。

- 准备会议材料：打印或电子版的报告、文件、议程单等，确保每位参会者人手一份。

2. 会议组织

- 签到与座位安排：设立签到台，根据职位或角色分配座位。

- 指导与接待：确保参会人员顺利找到会议室，解答相关问题。

- 时间管理：严格控制议程时间，保证每个议题的讨论充分但不超时。

3. 会中服务

- 技术支持：随时解决会议过程中可能出现的技术问题。

- 记录与纪要：准确记录会议讨论内容，必要时整理会议纪要。

- 提供茶水点心：适时提供茶水、点心，保持会场环境舒适。

4. 会后跟进

- 发布会议纪要：将会议讨论结果、决定事项整理成纪要，发给所有参会者。

- 跟进行动项：督促落实会议决定的行动计划，确保会议成果得以实施。

- 反馈与改进：收集参会者对会议的反馈，对服务进行评估和改进。

标准

1. 专业性：会议服务人员应具备良好的沟通技巧和专业知识，能够快速响应各种需求。

2. 效率：每个环节都应以提高会议效率为目标，避免不必要的延误。

3. 保密性：对于涉及敏感信息的会议，确保信息安全，防止泄露。

4. 灵活性：面对突发情况，能够灵活调整计划，保证会议正常进行。

5. 服务质量：以客户满意度为导向，提供高质量、贴心的服务。

6. 持续优化：定期评估和更新规程，以适应不断变化的会议需求。

会议服务工作规程办法的执行，不仅需要明确的操作步骤，更需要团队的协作和对细节的关注。通过遵循这一规程，我们将能够为各类会议提供专业、高效、周到的服务，助力会议取得圆满成功。

会议服务工作规程办法范文

会议服务工作程序:

领受任务 会前准备 会前检查 引领登记 会场服务

休会服务会后清理注意事项汇报总结

1、领受任务

(1) 会议名称(2)会议性质(3)与会人数(4)会议期限(5)会议休息时间表 (6)会议活动范围(7)准备内容(8)注意事项

2、会前准备

(1)会标(2)音响(3)主席台(4)茶具饮品(5)登记台(6)签到薄(7)休息安排(8)服务员配备(9)会场清洁(10)接手纪念品、礼品(发放)(11)会场指示牌 (12)礼仪演习彩排

3、会前检查

根据表格列项检查、设备设施、会议物品

4、引领登记

(1)准备大厅指示牌、引领员、电梯引领员、会场引领员、指示牌

(2)登记根据请柬、门票等发放纪念品

5、会场服务

1)主席台香巾、饮品服务、果盘、会场贵宾饮品、香槟服务

2)会场秩序维持服务(清理闲杂人员)

3)清洁服务

4)委托代办服务

5)出会场的引领服务(先生,请问需要帮助吗)

6)应急情况处理(火灾疏散、禁坐电梯、失窃、当事人询问笔录、相关人询问笔录、停电、溢水、电梯停机、急症救护)

6、会后清理

1)撤会议物品,桌椅、餐具

2)清理与会人员遗留物并登记

3)清洁会场

4)撤出带入会场物品

5)查对清理纪念品、礼品

6)检查清理情况

7)关闭动力电器设备

8)服务人员撤出,锁闭会议厅

7、汇报总结

1)向主办方主办人员汇报会议情况,遗留物品,剩余礼品,征求意见,说明情况

2)会后总结专题会(部门经理,会议服务人员参加)

二、会议接待服务标准:

1、服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;

2、会前三十分钟准时到达会场;

3、迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑;

4、会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观;

5、来宾到达时要热情迎候,依次接待;

6、给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确;

7、给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾;

8、会议进行中,每隔10――15分钟,及时增添茶水;

9、会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况;

10、送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”;

11、会后清理工作要及时、仔细。`

第2篇 酒店会议室会议服务工作规程

酒店会议室管理及会议服务工作规程

1目的

规范公司会议服务操作,确保树立公司良好形象。

2适用范围

适用于会议室控制管理及对内、对外会议服务工作的管理工作。

3职责

3.1办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理。

3.2办公室负责会议室全面管理和受理会议使用部门及顾客的各类会议要求,并负责会场布置,安排会议服务人员。

3.3设备部负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作。

3.4业务部负责会议室开、关门、供水、茶叶、茶杯的供应,协助办公室布置会场和会议室保洁工作。

3.5工程部负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。

4工作程序

4.1会议室管理

4.1.1使用会议室业务受理

a办公室人员接到用户的《会议申报单》后,根据《会议申报单》的要求(申报部门、申报时间、会议名称、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数、会议安排意见等)填写《会议受理服务单》。

b根据《会议申报单》内容,办公室人员应立即电话联系会议申报部门及顾客,详细了解会议使用情况及其他要求。

c办公室以《会议申报单》和电话联系的会议使用情况为准,填写《会议受理服务单》,详细写明会议使用部门、联系人、电话、会议事由、注意事项、是否需要会议服务、受理部门、受理时间、经办人、送会议服务单时间、执行部门音响、设备的运行是否需要监护等内容后,立即将《会议受理服务单》送至业务部、设备部。

d业务部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好供水、茶叶、茶杯、桌椅等准备工作。

e设备部针对《会议受理服务单》的内容在会议召开前做好照明、空调、音响等准备工作。

4.1.2会场布置及安排

a接用户会议室会场布置要求后,办公室立即联系相关单位、部门,按顾客要求布置会议桌椅;检查会议室清洁、供水是否完备;照明、空调、音响是否能正常运行;及顾客所需的准备会标、座次牌、签到台、花卉、水果、观叶植物、茶叶、纸杯等会议所需物品。

b办公室负责在会议召开前将会场布置完毕,并通知使用会议室的顾客查看会场,按用户要求对会场作出调整以便满足用户要求。

4.2会议室服务工作

4.2.1会议服务

大会议室应提前开门,会议开始前20分钟再次确认;小会议室提前30分钟开门,会议开始前10分钟再次确认。

4.2.2设备部人员必须提前30分钟到达大会议室,开启音响、空调、并保证其正常运行。

4.2.3会议服务人员必须着装整齐、在会议召开前20分钟到达现场;在会议使用中,必须每15分钟倒1次茶水,大会议室召开会议,会务人员不能擅自离开,对会议室出现的紧急情况能做好相应处理,并及时向办公室负责人汇报。

4.2.4会议使用完毕后,会议服务人员应电话通知业务部、设备部负责人对会议室进行清理,并向办公室汇报会议室使用情况,重要会议应向总经理室通报。

4.3办公室负责随时做好会议服务回单的收集、整理工作,检查会议室使用是否正常,如有异常,及时更改、整顿,以利于为业主提供更加完善的服务。

5相关文件及记录

5.1《会议室使用登记表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司会议受理服务单》(lywg/qr―007)