物业辖区回复回访操作规程-5

有哪些

物业辖区回复回访操作规程

一、前期准备

1. 设立回访小组：组建专门的回访团队，负责处理业主的反馈和投诉。

2. 制定回访计划：确定回访的时间、方式（电话、邮件、面对面）和频率。

3. 编制回访清单：列出需要询问的问题，涵盖服务满意度、设施状况、改进意见等。

二、实施回访

4. 确保礼貌沟通：回访人员需保持专业、友好，尊重业主的观点。

5. 记录详细信息：记录业主的反馈，包括具体问题、满意度评分和建议。

6. 及时反馈：将回访信息录入系统，并向相关部门报告，以便及时处理。

三、后续处理

7. 分析回访结果：对收集的反馈进行分析，找出常见问题和改进点。

8. 制定改进措施：针对问题制定解决方案，并设定完成时间。

9. 通知业主：对于已解决的问题，告知业主处理结果，增强业主的信任感。

目的和意义

物业辖区回复回访旨在提升服务质量，通过了解业主的需求和满意度，及时发现并解决问题，增强业主对物业管理的认同感，从而提高物业公司的口碑和业主满意度，促进物业与业主的和谐共生。

注意事项

1. 保护业主隐私：在回访过程中，不得泄露业主的个人信息。

2. 反馈真实性：确保记录的业主反馈真实无误，避免误解或误导。

3. 回访时间：选择业主方便的时间进行回访，避免打扰其日常生活。

4. 持续改进：回访并非一次性的任务，而是持续的过程，要定期评估和调整回访策略。

5. 培训回访人员：提供必要的沟通技巧培训，提升回访效果。

6. 反馈跟踪：对业主提出的建议或问题，必须有始有终，确保每个反馈都有回应。

以上规程旨在为物业辖区的回访工作提供清晰的指导，通过系统的操作流程，实现高效、专业的客户服务，以业主满意度为核心，推动物业管理的持续优化。

物业辖区回复回访操作规程-5范文

物业辖区回复、回访操作规程(五)

1.0目的

了解客户对工程维修质量、环卫清洁、安全护卫、投诉处理等多项管理服务事项的满意程度和通报上述事宜的进展情况,及时通过恰当的沟通、交流方式促进管理服务水平不断提高。

2.0适用范围

适用于所辖物业范围内的包括工程维修质量、环卫清洁、安全护卫、投诉处理等多项管理服务效果调查。

3.0职责

3.1综合管理部负责重要回复的审批。

3.2客服中心负责组织开展对客户的回复、回访工作和征询意见表的发放、回收和统计。

3.3公司其他各部门人员接到客户对所提供的服务工作效果的意见,均应及时反馈到客服

中心。

4.0程序

4.1回访

4.1.1客服中心根据《客户投诉处理记录表》,对投诉进行100%的回复,回复时间根据投诉处理情况及时通告客户。

4.1.1.1 一般投诉要求在二个工作日内予以客户初步回复。

4.1.1.2 严重投诉要求在一个工作日内予以客户初步回复。

4.1.1.3 特殊投诉情况如处理持续时间较长,应随时与客户通报情况,促进沟通。

4.1.1.4 投诉处理完毕后要在一个工作日内回复并关闭。

4.1.2客服中心根据《分类处理记录(沟通类)》对客户意见、建议进行100%的回复,回复时间视具体内容情况确定。

4.1.3客服中心根据每日《服务工作单》份数进行100%的处理结果回访。

4.1.4回访方式可采用电话回访、与客户面谈、现场查看等方式综合进行,回访结果应在《服务工作单》填写。

4.1.5客服中心安排人员对回访结果进行统计分析,发现存在的不合格项应及时向上级主管人员汇报,安排人员限期解决,并进行跟踪回访,直至客户满意。

4.2征询意见表的发放、回收和统计

4.2.1《管理工作征询意见表》每半年发放一次。客服中心在收到综合管理部设计的征询意见表后七个工作日之内发放给客户,下发后十五个工作日内收回。

4.2.2发放范围按入住三年以下的小区发放率不得低于入客户数的20%,入住三年以上的小区发放率不得低于15%。回收率不低于发放数量的90%。

4.2.3客服中心在收回意见表的十日内进行统计、分析,并将满意率数据准确无误地填写在《客户满意率统计表》上。对调查过程中接收到的客户反馈信息应逐一分类登记并拟定调查统计报告分发至各部门,各部门相应改进事项向管理处作出书面答复,并由客户服务中心向客户统一回复或在小区内公示。

5.0相关记录

《客户回访登记表》

《服务工作单》

第2篇 物业辖区回复回访操作规程

1.0目的了解客户对工程维修质量、环卫清洁、安全护卫、投诉处理等多项管理服务事项的满意程度和通报上述事宜的进展情况,及时通过恰当的沟通、交流方式促进管理服务水平不断提高。

2. 0适用范围适用于所辖物业范围内的包括工程维修质量、环卫清洁、安全护卫、投诉处理等多项管理服务效果调查。

3. 0职责3.1综合管理部负责重要回复的审批。

3. 2客服中心负责组织开展对客户的回复、回访工作和征询意见表的发放、回收和统计。

3. 3公司其他各部门人员接到客户对所提供的服务工作效果的意见,均应及时反馈到客服中心。

4.0程序

4.1回访

4.1.1客服中心根据《客户投诉处理记录表》,对投诉进行100%的回复,回复时间根据投诉处理情况及时通告客户。

4.1.1.1 一般投诉要求在二个工作日内予以客户初步回复。

4.1.1.2 严重投诉要求在一个工作日内予以客户初步回复。

4.1.1.3 特殊投诉情况如处理持续时间较长,应随时与客户通报情况,促进沟通。

4.1.1.4 投诉处理完毕后要在一个工作日内回复并 。

4.1.2客服中心根据《分类处理记录(沟通类)》对客户意见、建议进行100%的回复,回复时间视具体内容情况确定。

4.1.3客服中心根据每日《服务工作单》份数进行100%的处理结果回访。

4.1.4回访方式可采用电话回访、与客户面谈、现场查看等方式综合进行,回访结果应在《服务工作单》填写。

4.1.5客服中心安排人员对回访结果进行统计分析,发现存在的不合格项应及时向上级主管人员汇报,安排人员限期解决,并进行跟踪回访,直至客户满意。

4.2征询意见表的发放、回收和统计

4.2.1 《管理工作征询意见表》每半年发放一次。

客服中心在收到综合管理部设计的征询意见表后七个工作日之内发放给客户,下发后十五个工作日内收回。

4.2.2 发放范围按入住三年以下的小区发放率不得低于入客户数的20%,入住三年以上的小区发放率不得低于15%。

回收率不低于发放数量的90%。

4.2.3 客服中心在收回意见表的十日内进行统计、分析,并将满意率数据准确无误地填写在《客户满意率统计表》上。

对调查过程中接收到的客户反馈信息应逐一分类登记并拟定调查统计报告分发至各部门,各部门相应改进事项向管理处作出书面答复,并由客户服务中心向客户统一回复或在小区内公示。

5.0相关记录《客户回访登记表》《服务工作单》