文件管理办法怎么写（精选6篇）

【第1篇】文件管理办法怎么写4300字

第一章 总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章 文件的类别

第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。

第8条体系文件。

1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。

第9条制度文件。

1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。

3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章 文件的管理

第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。

第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。

第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。

第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。

第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。

第四章 文件的编制与审批

第19条文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚，标示明确。

第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。

第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。

第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。

第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。

第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章 文件的编号

第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条制度文件的编号。

1.编号规则：

wyjs-□□□□-x□□-□□□□

部门代号 顺序号 发布年号

2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。

3.文种代号：x表示文种代号，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作业文件”、e代表“表图文件”。

4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01，02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。

5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2025，视情况可省略。

第六章 文件的发放与签收

第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。

第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。

第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。

第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。

第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。

第七章 文件的保存

第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。

第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。

第38条文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章 文件的更改

第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

第42条文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。

第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条文件的更改/修订方式。

1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。

3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。

4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。

第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按iso9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“a/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“a/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“b/0”。

第九章 文件的废弃与销毁

第46条作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。

第十章 附则

第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。

第50条附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。

【第2篇】公司文件资料账号密码管理办法怎么写1000字

账号密码管理办法

为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管理，特制订此制度。

一、账号、密码设置对象

1．服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）账号密码等；

2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；

3．公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；

4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；

5.需加密的文件资料；

6.上述未列出的其他与工作有关的账号密码。

二、密码的设置

1．公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任人设定，并报部门负责人知晓及备案。

2．密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少于8个字符；机密级对象，设置的密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽量避开有规律、易破译的数字或字符组合。

三、密码的修改

1．公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到部门负责人同意才允许更改密码。

2．所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部门负责人通知相关人员及时修改相应密码。

3．定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。

四、账号和密码的保存

1．公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。

2．公司的各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案管理员备份。档案管理员按月进行核查。

3．各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责人亦将承担部门管理连带责任。

4．如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详细情况以书面形式及时上报上一级领导。

五、处罚

针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严重者将移送司法机关。

附表：

密码信息表

序号

名称/用途

管理部门

责任人

账号/用户名

密码

备注

**********

**********

网址、地址等

【第3篇】物业危险品管理办法作业指导文件怎么写1350字

物业公司作业指导文件

危险品管理办法

1.目的

加强管理区域内危险品的管理。

2.范围

适用于公司各管理处对危险品的管理

3.定义

危险品是指对人身、自然环境和财产有直接危害的物品，具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蚀、放射性等危险性质。

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处经理是各部门危险品管理的第一责任人，负责对本管理处的危险品管理工作进行监督检查

主管(办)负责危险品管理工作的具体落实

危险品管理员负责危险品管理的具体操作

5.方法及过程控制定:

5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化气罐等。

带毒性药物:敌敌畏、农药等。

5.2管理处应根据部门的实际情况列出具体的危险品清单进行控制。

5.2.1危险品的采购需由部门经理指定专人进行。参见《采购管理程序》。

5.2.2对于没有设定供应商的危险品，采购需遵照国家相关规定购买。

5.3危险品的运输、搬运

5.3.1对辖区内使用的危险品由安全员监督搬运、存放和使用，并记录在《安全部巡视记录表》中。

5.3.2 对外包方使用的危险品原则上要求其每天使用后带离辖区，不允许其存放在辖区内。

5.3.3对业主装修使用的危险品，要求其妥善保管，具体执行《装修现场监控办法》。

5.3.4公司工程施工涉及使用危险品时，应严格按相关作业指导书施工。

5.3.5对现阶段节日业主有燃放烟花、炮竹的习俗，安全部应划定区域，要求业主指定地点燃放，当法规、法令明确规定禁止燃放烟花、炮竹时，按法规、法令执行。

5.3.6轻拿轻放，防止碰击、拖拉和倾倒。

5.3.7碰撞、互相接触容易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的危险品，以及化学性质或防护灭火方法互相抵触的危险品，不得混合装运。

5.3.8遇热、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学危险物品，在装运时应当采取隔热防潮设施。

5.4危险品的储存、保管

5.4.1危险品应与其它物品隔离分开、分类、分项进行保管，对有居毒的危险物品，必须用带锁柜放置并上锁，有条件时应设立单独的危险仓库，钥匙由专人保管。

5.4.2存放危险品的地点应符合有关的安全规定，并根据物品的种类性质，设置相应的通风。防爆、泄压、防火、防雷、防晒、报警、灭火等安全措施，确保危险品的存放。

5.4.3危险品入库前，必须进行检查登记，入库后应定期检查。

5.4.4危险品的领用必须严格由专人负责，仓管员需妥善保管好钥匙。避免危险品的丢失。

5.4.5部门可根据本部门实际情况制定相应的危险品储存、保管细则。

5.4.6对服务供方存放在部门内范围内的危险品也应参照上述规定进行。

5.5危险品的使用

5.5.1危险品的使用者要有相关的专业操作技能，资质证明。

5.5.2使用危险品时必须有安全防护措施和用具。如用有毒性或腐蚀性的药物时必须戴上防护手套。对有挥发性的药品还应戴上口罩。使用完后及时用肥皂洗手。

5.5.3盛装危险品的容器，在使用前后，必须进行检查，消除隐患，防止火灾，爆炸、中毒等事故发生。

5.5.4销毁处理有燃烧、爆炸、中毒和其它危险的废弃危险品。应当采取安全措施，并应按环境保护的规定进行处理。

5.6外来危险品的管理

5.6.1出入口值班员需对出入人员严格检查，对外来危险品进行严格把关。

5.6.2如发现有携带危险品进入管理区域需问清原因，视情况进行制止或报部门指派专人监控。

5.6.3每日巡视人员要认真巡视及检查，一旦发现不安全隐患要立即向主管部门汇报。

5.6.4 如危险品发生事故要立即通知上级主管及相关部门，由主管着情况而定是否请求外援协助。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

无

【第4篇】部门文件管理规定办法怎么写3250字

部门文件管理规定

(一)总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。

在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上'文件处理传阅单'，作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导'批示'、'拟办意见'办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各 群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。

党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。

群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。

其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围:

1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档:

(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复;

(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录;

(4)支部党代表大会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等;

(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品;

(9)单位日志和大事记;

(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

第十七条 实施及修改 本办法经决策会通过后实施，修改时亦同。

【第5篇】技术类文件资料的编码与标识管理办法怎么写1550字

编号：QI/02-06

版本：V1.0

一、目的

对技术类文件/资料的编码标识，更改等进行控制。使质量管理体系运行的各个场所都执行有效版本；对质量记录进行管理和控制，提供产品质量管理，符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用对本公司与技术文件/资料（表单、文件、图纸等所有与技术生产有关的文件和记录的控制。

三、术语及定义

技术类文件/资料：所有我司内部技术标准、设计图纸及客户的技术资料、图纸，以及所有支持性文件（作业指导书、工艺卡片、设备维护保养规程等文件）；

四、内容及要求

1.专用技术文件“文件编码”的标识

格式如下：

例如：*

*-*

*-*.*

①

②

③

“①”代表产品编码：

由普什铸造有限公司技术部负责建立公司产品明细台帐（台帐中必须包含产品的基本信息，如产品名称、图号、型号、材质、客户、产品编码、产品重量等），并对各种产品进行编号，编号以阿拉伯数字“001”开始作为第一编码，顺序编号。产品编码一旦定下就永远不得改变。

“②”代表文件类别/名称编码：产品图纸类001-009（工装/模具除外）；生产控制资料011-050(产品先期策划设计资料、造型作业指导书、制芯作业指导书、制型作业指导书、组芯作业指导书、刷涂作业指导书、涂料作业指导书、合箱作业指导书、熔炼作业指导书、浇注作业指导书、粗磨作业指导书、涂漆作业指导书、抛丸作业指导书、喷砂作业指导书、热处理作业指导书等属于此编号范围)；检查卡片051-080(制芯检查卡片、制型检查卡片、组芯检查卡片、刷涂检查卡片、涂料检查卡片、合箱检查卡片、熔炼检查卡片、浇注检查卡片、粗磨检查卡片、涂漆检查卡片、抛丸检查卡片、喷砂检查卡片、热处理检查卡片、包装检查卡片、精磨检查卡片、产品磁粉检查工艺卡MT、产品超声波检查工艺卡UT、产品外观检查工艺卡VT是等属于此编码范围)

模具/工装/工具图081-099。

具体规定可参见附件1

“③”代表文件版本号：

初始版本号为“1.0”，修改一次，文件编码其他内容不变，版本号由“1.0”更换为“1.1”；修改两次，版本号由“1.1”更换为“1.2”，依次类推。换版时，文件编码其他内容不变，版本号由“1.3”更换为“2.0”。

2.通用技术文件“文件编码”的标识

格式如下：

000-***-*.*

①

②

③

④

①表示通用文件为“000”；

②表示类别；

③表示序号；

④表示版本号。

例如：000-033-1.0合箱作业指导书。

3.技术类文件的修改

当需要对技术文件进行修改时，必须要由修改人员先填写“工艺文件修改通知单”，通知单必须有唯一的文件号，填写“工艺文件修改通知单”时必须明确说明需要修改的文件名称，文件编码，修改原因，修改内容（由“***”改为“***”）等基本信息。经审批后，由技术部文件管理人员将“工艺文件修改通知单”发放给相关部门自行修改，并完善文件标题栏中的内容。

4.技术类文件的标题栏（具体见附件2）

5.技术类文件的编码登记

当有（更）新的文件需要下发时，首先由文件编制人员将审批完成后的文件原件及电子版一并交由技术部文件管理人员，并登记。文件管理人员将文件制定“文件编码”后，受控下发并记录文件“分放号”。

6.文件的下发

技术类文件下发前，必须由技术部文件管理人员填写“文件资料发放清单”，经主管领导签字审批，确定发放范围后方可发放（具体发放程序参见《技术文件管理细则》）。

文件下发至各部门文件管理人员处后，各部门的文件管理人员必须对文件进行登记并记录“分发号”，发放到指定人员手中。“分发号”格式如下：

技--*

技术部

各部门人员/岗位代码

各部门人员代码由各部门自行组织统一编制，一旦人员及人员代码确定后，报技术部及品质部文件管理人员备案后将永不再做更改。

各部门分发号代号具体见附件3

五、相关记录及附件

《技术文件更改单》QR0209

《文件资料发放清单》QR0205

附件1：

附件2：

附件3：

部门名称

行政部

财务部

制造部

治安防火部

储运部

成品车间

市场部

设备部

品质部

技术部

铸造车间

部门代号

行-财-制-安-储-成-营-设-质-技-生-/

【第6篇】某某物业分公司质量体系文件管理办法怎么写1900字

1 目的

运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

2 适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3 职责

3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4 实施程序

4.1 质量体系文件的建立

4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

4.1.2 管理处作业指导书

4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(***)-**-***

顺序号

文件类别号

上海分公司***管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。

4.1.3 物业管理方案

4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。

4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

4.2 质量体系文件的修改

4.2.1 在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。

4.2.3 文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

4.2.4 文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。

4.3 质量体系文件的使用

4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。

4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

4.4 质量体系文件的发放

4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。

4.4.3 除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

4.5 质量体系文件的借阅

4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。

4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。

4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。

4.6 质量体系文件的保存

4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。

4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。

4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。

4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，

但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。

5 质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

6监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

7改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。

8记录、标识

8.1 《作业指导书审批单》

8.2 《文件借阅登记表》

8.3 《受控文件发放记录表》

8.4 《作废文件保存清单》

8.5 《文件修改状态页》

8.6 《体系文件目录》

8.7 《体系文件修改申请单》