电算化制度5篇

体系如何搭建

构建一个有效的电算化制度，首要任务是明确目标。[1]我们需要确定制度要解决的问题，比如财务管理、人力资源或是生产流程优化。[2]接着，分析现有业务流程，识别出哪些环节可以借助电算化提升效率。[3]随后，选择合适的软件系统，确保其能无缝对接公司业务，并具有良好的可扩展性。[4]制定详细的实施计划，包括培训员工、数据迁移和系统测试等步骤。

体系框架

电算化制度的框架应包含四个核心部分：[5]一是政策声明，明确电算化的指导原则和目标；二是程序规定，详细描述操作流程；三是责任分配，定义各角色的权限和义务；四是监控与评估机制，定期检查制度执行情况，确保其有效性。[6]每个部分都应简洁明了，便于理解和执行。

重要性和意义

电算化制度的建立，不仅提升了工作效率，也降低了人为错误。[7]它强化了数据的安全性，提供了决策支持，同时也有助于合规性管理。[8]通过自动化流程，企业能更好地集中资源，应对市场变化，实现可持续发展。[9]然而，要注意的是，制度的执行力度和员工接受程度同样关键，否则再完善的制度也会流于形式。

制度格式

电算化制度的格式应清晰、规范。[10]每项规定应有编号，如1.1, 1.2等，方便查找和引用。[11]使用专业术语，但避免过于复杂，确保所有员工都能理解。[12]条款应具体明确，避免模糊不清，必要时辅以图表说明。[13]定期更新制度，反映业务和技术的最新进展。[14]

通过上述步骤，我们可以建立起一套适应企业发展需求的电算化制度，推动公司的数字化转型。

电算化制度范文

第1篇 公司财会电算化管理制度

公司财会电算化管理制度

1.目的:为加强财会电算化管理管理,特制定本办法。

2.适用范围:本规定适用于公司及分子公司。

3.财会电算化软、硬件的购置

3.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等,由公司财务部统一负责组织实施,并须符合下列条件:

3.1.1购入软件应进行可行性论证和方案设计,在充分考察适合公司情况的基础上,经财务主管领导批准方可添购;

3.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件;

3.1.3未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件);不准对购入软件进行随意修改,对外拷贝;

3.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施,且仅限于对原始数据的利用和深加工,不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。

3.2电算化硬件的购置

首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请,再由公司信息部进行选型和市场价格调查的工作,选择性价比好,商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同,经公司领导批准后购置。

4.计算机上岗要求

4.1专职计算机操作人员经专门培训并取得合格证后才能上岗操作,兼职操作人员可逐渐达到这一要求。

4.2各财务部使用的计算机只能用于本公司,未经公司财务部批准不得对外使用。

4.3为保证系统的正常、安全运行,杜绝各种非法舞弊行为,防止造成系统内数据的破坏,保证数据正确性和运行效率,对上机操作人员规定:

4.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务负责人根据业务需要确定;

4.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务负责人批准的有关财会人员,有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统;

4.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。

4.4严格操作规则

4.4.1原始凭证需经有关领导审核,并按有关财经法规填制记帐凭证,凭此进行账务处理;

4.4.2记帐凭证必须经专职审核员审核后才能录入微机。数据录入人员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改凭证数据,如发现差错,应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据,在登帐前发现有错,可按凭证数据进行修正。如在登帐之后发现有错,必须另做凭证,以红字冲销,录入计算机。最后由复核员调正,并在机内签字,记帐才能进行;

4.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕,方可由指定人员进行结帐;

4.4.4除了系统维护员之外,其他人员一律不得直接打开库进行操作,不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构;

4.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作,更不允许进行系统性操作;

4.4.6系统软件、二次开发的文档资料,均由财务负责人指定专人保管,未经许可不得擅自复制、修改和出借;

4.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等,由档案管理员按规定进行复制、核对、保管;机内数据必须每天双备份;月未根据需要将明细帐打印归档(如现金、银行存款、结算中心往来帐等),年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档;

4.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作;

4.4.9各操作人员在上机时,应认真登记姓名、系统时间、业务时间等。操作员必须对自己的登机口令保密,以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记,财务部负责人定期检查此上机记录,以作为责任划分的依据;操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作;必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息,保证会计信息的全面完整;

4.4.10每次上机完毕,应做好所需的各项备份工作,以防止发生意外事故;

4.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作,严禁非法拷贝工作,外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查。

5.软件升级的审批程序

5.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。

5.2公司财务部经理审查申请报告、信息部论证其可行性、公司分管领导审批。

5.3原程序清单存档。

5.4手续完备后,实施软件升级。

5.5软件升级后使用变更通知。

5.6进行软件升级后的试运行。

5.7根据运行的情况总结并升级文档资料。

5.8发出软件升级后正式运行通知。

5.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名,维护时间,修改时间,修改的原因,修改的内容,修改后的现状等。

6.财会电算化档案管理

财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证,存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容:

6.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据,财务部必须加强会计档案管理工作的领导,建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

6.2记帐凭证由人工统一登记编号,经审核人员审查后录入微机。定期汇总,按类装订成册,专人保管,帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

6.3每月形成的帐簿、报表都应按月打印,按科目、类别立卷,装订成册,年底送财务部档案室集中管理。

6.4会计档案一律以纸质形式保存,同时以磁质形式保存会计档案,磁质档案一般应保存2到3份,保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续,应按《会计档案管理方法》的规定保管期限进行保管。

6.5会计档案必须做到妥善保管,存放有序,方便查找,备份软盘应贴上保护标签,标签信息完整,字迹信息完整,字迹清楚,必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场;同时,严格执行保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

6.6会计档案为本单位积极提供利用;向外单位提供利用时,档案原则上不得借出,如有特殊,需经公司财务部经理批准,并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等,并按期归还,且不得拆散原册。

6.7对于违反上述档案 管理或保密规定,以及

任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等的行为将进行严肃处理。

7.财务部会计电算化岗位设置及工作职责

7.1会计人员

会计人员应孰悉分工负责的核算业务,既能进行手工核算的会计处理,又能适应会计电算化工作要求。其职责范围除会计法、财政部有关规定外还包括:编制会计凭证应符合财务制度的要求,做到经济业务处理合法完整、数据正确,摘要简明规范,编码完整,符合会计电算化有关细则的规则等。

7.2系统管理员

系统管理员应精通本单位的财务和会计业务,具备一定的计算机知识,熟悉本单位在用系统,由财务部负责人担任。主要对系统总的运行情况负责,协调财务部内外有关电算化的工作关系,处理临时出现的问题。主要职责有:

7.2.1负责电算化系统日常管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行,在系统发生保障时,应及时监督、组织有关人员恢复其正常工作;

7.2.2负责组织系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新的计划;提出更新软件或修改软件的需求报告。

7.3系统操作员

操作员有权进入本公司电算化系统并调用系统全部或部分功能。操作员应熟悉单位财会业务,同时有较熟悉的计算机操作及数据库知识,熟悉在用系统的使用,操作员一般由经过计算机和会计两类培训的专业人员担任,对整个系统安全正常进行负责。其主要职责包括:

7.3.1严格按照系统操作说明进行操作;

7.3.2负责系统维护操作,包括各种环境库的修改和更新操作;

7.3.3负责各类数据的备份和存档;

7.3.4系统操作过程中发现故障,应及时报告财务负责人和信息部,并做好故障记录及上机记录等;

7.3.5当天的日记帐数据,当天登录,登录后打印出当天的帐表,做到日日清;

7.3.6月底打印系统所有的明细帐、总分类帐和会计报表,以及自动转帐凭证;

7.3.7负责领导交办的其他工作;

7.3.8系统操作员是系统运行中的关健人员,不能由系统开发人员担任,不准调用自己权限内的功能。

7.4数据录入员

数据录入员负责录入已审核的手工凭证或其他原始数据。数据录入员应对会计业务知识。有一定的了解,有简单的计算机操作知识,能熟练地录入有关数据。其一般由经过打字训练的会计人员担任,对录入数据的正确性负责。职责一般包括:

7.4.1检查专职会计人员提供的数据的审批手续,对非法数据不得录入;

7.4.2严格按照专职会计人员提供的数据进行录入,录入完毕进行自检核对,核对无误后交数据审核员复核;

7.4.3在输入过程中,如发现输入凭证有疑问或错误时,应及时向系统管理员或有关专职会计人员反映,不得擅自作废或修改;

7.4.4发现输入数据与凭证数据不符时,应按凭证数据予以修正;

7.4.5每次数据录入结束后,应及时做好数据备份;

7.4.6日记帐输入应做好日清月结;

7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管;

7.4.8、操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告;数据录入员不能由系统开发人员担任。

7.5数据审核员

数据审核员负责录入数据和输出数据的正确性审核工作。数据审核员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务,一般应由符合条件的会计人员担任,其职责主要包括;

7.5.1负责输入数据凭证的审核工作,包括审核各类代码合法性、摘要规范性和数据的正确性等;

7.5.2负责输出数据正确性的审核工作;

7.5.3对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员更正、补齐,再行审核;

7.5.4对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据,不予签章确认。

7.6系统维护员

系统维护员是指负责系统运行管理与维护的工作人员。系统维护员应有一定的计算机知识、会计业务知识,应能熟练地编制程序,应了解所用软件的结构。系统维护员可由软件开发人员或相应的合格人员担任。其主要职责包括:

7.6.1定期检查软件、硬件设备的运行情况;

7.6.2负责系统的安装和调试工作;

7.6.3按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。系统维护员由于熟悉所用的软件数据结构和安全性防范措施,所以不能从事数据录入、复核等系统的任何操作权限使用工作。

7.7档案管理员

档案管理员负责保管各类数据和帐表,一般应由具备一定计算机常识,如软盘的使用与保护等,具有较强的责任心的会计人员担任。其主要职责包括:

7.7.1负责系统的各种开发文档、各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证资料的备份和存档保密工作;

7.7.2做好各类数据、资料、帐表、凭证的装订存档和安全保密工作,不得擅自出借;

7.7.3按规定期限,向各类有关人员催交备份数据、存档数据、手工凭证和原始凭证。

8.硬件管理制度

8.1计算机局域网由公司信息部统一管理,财务系统归财务部专用。其他公司查询数据须经财务部主管批准后由财务人员根据要求提供。财务部计算机分别由专人负责,主要职责为上、下班及停电时开机、关机、防尘、清洁等日常保养,软硬件出故障及时向系统管理员汇报。如因事外出必须委托他人代管。

8.2计算机未经批准不得搬离或任意挪位,各种资料、软件一律不得带离单位。

8.3未经许可严禁修改硬盘储存内容,不准备擅自拆开计算机及修改计算机有关软硬件参数设置。

8.4不准擅自改变上机内容或运行未经批准的软件。

8.5计算机配置专门的动力电源,每台终端配置不间断电源。停电后必须3一5分钟内存盘正常退出并关闭ups电源,人员离开时必须关闭计算机、打印机、ups和总电源。

8.6 ups电源不得插接除主机以外的设备,如打印机、电风扇、电热瓶等。

8.7计算机硬件故障请保持现场,并向系统管理员汇报,由系统管理员安排人员进行排除,不得自行拆开处理。

8.8开机顺序:总电源一ups 电源一外围设备(打印机、显示器)一主机。关机顺序和开机相反。

8.9系统管理员必须在全部终端都正常退网才关闭服务器。

8.10严禁在计算机上打电子游戏。

8.11外

来及新购磁盘、光盘必须先进行防病毒检查方可上机。

8.12未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件),不准对机内软件或系统配置随意修改。

8.13注意数据的定期备份,所有软盘都加上写保护,并有规范的标签。

8.14经常对计算机和软盘进行病毒检测,并不定期作好杀病毒软件的升级工作。

8.15各操作员每次对更新数据必须及时备份,月末结帐后磁质、纸双备份。

8.16财务部各种资料、磁盘、软件一律不得带离办公室,对外(包括公司其他公司)提供数据必须经财务部经理审批。

8.17计算机开机口令和财务操作员口令需不定期更改,各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密,不得对外泄露。

8.18各操作应严格权限操作,不得泄露、打听他人有关操作口令,不得以他人名义上机登录,更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据。系统管理员根据上机记录核对,作为工作检查依据。

8.19硬件的购置、维护、维修等按公司规定执行,违反上述规定造成设备损坏,由责任者照价赔偿;造成数据毁损或泄密者,财务部将视情况对责任者予以处理。

9.附则:

9.1本制度由公司财务部负责解释。

9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

第2篇 （公司）企业会计电算化管理制度

企业(公司)会计电算化管理制度

第一章 总则

第一条 为了指导和规范公司会计电算化工作,保证会计电算化工作的顺利开展,根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》,结合公司财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。

[注释:制订该制度的目的、意义和法令依据]

第二条 本制度适用于公司各财务核算单位。 [注释:适用范围]

第三条 本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。 [注释:制度的内容]

第四条 本制度所指的计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备,计算机软件是指用友财务软件及其他相关软件。

第五条 公司应指定专人对财务软件系统进行日常维护及对数据库的管理。各分支机构财务系统技术服务由本单位系统管理员负责。

[注释:以上是总则部分;接下来是分则部分。]

第二章 会计电算化岗位责任制

第六条 公司各财务核算单位必须使用公司指定的财务软件进行本单位的财务核算,并建立本单位的会计电算化岗位责任制,明确各电算化岗位的职责范围。

第七条 电算化会计岗位和工作职责划分如下:

(一)电算主管岗

由财务管理总部设立,负责公司会计电算化的规划和管理,协调公司财务用计算机的使用及财务软件的运行;对电算化操作人员的权限进行分配及管理;负责开、关服务器,管理服务器数据库及数据备份工作;协调、督促财会人员的电算化工作,完善公司的电算化制度。

(二)电算维护岗

由信息技术中心指派专人兼任,负责计算机硬件、软件系统管理及维护;维护财务网络的安全、正常运行;协助电算主管规划和推进公司会计电算化工作;会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。

(三)软件操作岗

由各财务核算单位设立,负责对本单位的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作;负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作。

(四)审核记账岗

负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)的真实性、合法性、完整性进行审核;操作会计软件登记机内账簿,没有审核的凭证不能记账;对打印输出的账簿、报表进行确认审核。

此岗位人员应具备会计和计算机知识。各财务核算单位均应设立专职或兼职岗。

第三章 会计电算化操作管理制度

第八条 本章所称会计电算化操作人员,是指按照会计电算化岗位设置,行使岗位职责的会计电算化人员或经财务负责人(总部为财务管理总部负责人,分支机构为财务负责人)批准赋予临时操作、查询权的其他人员。

[注释:会计电算化人员是依照会计电算化岗位进行设置的。]

第九条 操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统,操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密,泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。

财务软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码,并通知会计电算化操作人员,再由会计电算化操作人员在客户端自行更改。

第十条 会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记,并由电算主管根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。

财务软件系统的集团用户由电算主管及财务管理总部指定人员管理与使用,其他人员未经授权不得擅自使用。

[注释:第八条至第十条是针对电算主管岗、电算维护岗、软件操作岗、审核记账岗。]

第十一条 日常操作程序

(一)电算维护员每天到岗后,首先检查服务器是否正常开启,检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行,为其他工作做好准备;[电算维护岗]

(二)会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证,并打印机制记账凭证,同时签名或盖章确认;[软件操作人员]

(三)审核人员审核记账凭证及所附原始凭证,审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认,并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证,应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后,才能对机内记账凭证执行“审核”操作。 [审核记账岗]

(四)每天工作结束后,电算维护员可依据工作情况选择是否关闭服务器,如要关机应提前通知电算主管,由电算主管通知各在线操作人员,各在线操作人员退出后方能关闭服务器。[电算维护岗]

(五)操作人员离开操作使用计算机的工作现场,应立即退出财务软件系统,否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。[电算维护岗]

第四章 计算机硬件、软件和会计数据管理制度

第十二条 各核算单位应为开展会计电算化配备必要的计算机,硬件设备和软件。

第十三条 计算机硬件设备的维护主要包括以下内容:

(一)电算维护员应经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;

(二)电算维护员应定期对计算机存放场所的安全措施进行检查,包括对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查,保证这些措施的有效性;

(三)电算维护员应对硬件运行过程中出现的故障及时排除,由于本身条件没有能力解决的或不能解决的应及时与硬件生产或销售商联系解决,并对故障情况和处理措施及结果等予以记录;

第十四条 计算机软件的维护分为系统软件维护和财务软件维护,包括以下内容:

(一)系统软件维护包括检查系统文件的完整性,系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件的正常运行。

(二)财务软件维护包括操作维护与程序维护:

对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题,电算维护员应及时解决。如不能排除,应立即报告电算主管并联系财务软件供应商予以指导或现场处理。

对财务软件的修改、版本升级等程序维护由财务软件供应商负责,电算主管及电算维护员应与软件供应商进行联系,及时得到新版财务软件。

对正在使用的财务软件进行升级,应报经财务管理总部和信息技术中心负责人审批后进行,并记录升级时间及模块。[电算维护岗和电算主管岗]

第十五条 会计数据的备份

会计数据的备份由电算维护员负责,包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统,对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,会计年度结束后及时进行刻录备份。

第十六条

各核算单位应健全必要的防治计算机病毒的措施,确保财务系统的正常运行。

各单位财务用计算机应配备优良的正版杀毒软件,以预防、检测、清除计算机病毒,并定期进行病毒库的升级及版本的更新。

第五章 电算化会计档案管理制度

第十七条 电算化会计档案管理是公司重要的会计基础工作,要严格按照财政部《会计档案管理办法》及相关要求,对电算化会计档案进行管理。

第十八条 电算化会计档案管理的内容和范围:

电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

第十九条 电算化会计档案的日常管理

(一)各核算单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表,由本单位财务负责人或会计主管负责保管。

(二)会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出,打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。

(三)现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册,应每天登记并打印,做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的,也可按旬打印。一般账簿按年打印,遇税务、审计等管理部门检查时,应按其要求,及时打印有关账簿、报表等。

(四)各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印,装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时,必须补充打印。

(五)每月结束后10日内、年度结束后30日内,财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册,由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章,存档妥善保管。

(六)每月结束后15日内、年度结束后45日内,财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册,并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章,存档妥善保管。

(七)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算维护员保管。

第二十条 电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

各种会计资料(包括纸质和用存贮介质保存的会计数据),未经单位领导同意,不得外借和带出单位。经单位领导同意借阅会计资料,应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查其安全性和完整性,防止感染病毒和数据丢失。

第二十一条 电算化会计档案保管期满后,按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。

第六章 附则

第二十二条 本制度由财务管理总部会同信息技术中心负责解释。[解释权限]

第二十三条 本制度自发布之日起实施。[生效日期]

第3篇 食品公司会计电算化内部管理制度

食品股份公司会计电算化内部管理制度

第一章 总 则

一、会计电算化管理是会计电算化工作的重要内容,为推动公司会计电算化工作的健康发展,保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、可靠,特制定本管理办法。

二、开展会计电算化工作,是促进会计基础工作规范化和加强财务管理水平,高经济效益的重要手段和有效措施。各单位要把会计电算化作为提高会计工作质量和建立现代企业制度的一项要工作来抓。

三、逐步提高会计人员的电算化操作水平,使一部分会计人员能够负责会计软件的维护,并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化数据分析工作。

四、讲求效益,处理好及时更新技术设备与勤俭节约的关系,既不盲目追求最新技术和先进设备,也不忽视技术的发展趋势,造成设备过快陈旧过时。

五、统一应用财务管理软件。为适应财务管理网络化,提高企业管理水平的要,我公司所属单位统一采用“金蝶k3系统”作为财务管理软件。并为以后与其他信息系统的联网做好准备工作,逐步建立以会计电算化为核心的公司信息管理系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计电算化在经营管理中的作。

第二章 替代手工记账验收条件

一、 采用电子计算机替代手工记账,是指应用会计软件输入会计数据,由电子计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计资料。替代手工记账是会计电算化的基本目标。

二、公司获得省财政厅授权成立会计电算化验收小组,自行验收公司所属单位的会计电算化工作并报省财厅会计处批准。

三、替代手工记账的单位,应具备以下条件;

1、 配备了“金蝶k3系统”财务软件、相应的计算机硬件及机房空调设备;

2、 配备了相应的会计电算化工作人员。所有会计从业人员必须具备会计电算化初级培训资格,使用网络财务软件单位必须至少具备一名以上会计电算化中级维护员;

3、 执行公司内部管理制度;

4、“金蝶k3系统”(下称k3系统)与原总公司自行开发的会计核算软件(以下称旧软件)或手工帐表(未电算化单位)并行3个月以上,且新旧核算软件的结果数据相一致;如果新旧软件核算结果不一致,并且不一致原因不属人为错误,可由专人查明原因,并向验收小组提供书面报告;

5、 新旧软件并行期间,新旧软件所有核算结果会计资料都必须装订成册,作为会计档案保存,并作为验收的主要依据。

6、 记账凭证类别使用统一记账凭证,以适应会计电算化工作的需要;

7、 提前一周填写广州市财政局会计处规定的标准格式申请表向集团公司会计电算化验收小组提出书面申请。

第三章 会计电算化岗位责任制

一、 建立会计电算化岗位责任制,要明确每个工作岗位的职责范围,切实做到“事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查”。

二、会计电算化岗位可设电算主管、软件操作员、审核员、电算维护员、电算审查员、数据分析员和出纳岗位、档案管理员。

1、 电算主管:全面负责集团公司会计电算化工作,制订电算化发展规划、总体方案及操作人员的权限控制;

2、 软件录入员:编制记账凭证,并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作,要求达到会计电算化初级知识培训的水平;

3、 审核员:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认;

4、 电算维护员:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络;对财务部门无法解决的硬件问题负责同计算机中心联系;

5、 电算审查员:负责监督计算机及财务软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊,此岗位由计算机中心和审计室有关人员兼任;

6、 数据分析员:负责对计算机的会计数据进行分析,提供有关分析资料供领导决策参考。

7、 出纳:只能使用“现金管理”模块。

8、 档案管理员:负责财务软件和会计资料档案的管理。

三、各单位可根据实际情况,在不违反内部牵制制度的前提下,交叉设置各岗位,但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块,录入员和审核员必须分设。

第四章 会计电算化操作管理制度

一、 明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,杜绝未经授权人员操作财务软件;

二、操作人员离开机房前,应执行相应命令退出财务软件;

三、凡需要修改财务软件,必须书面提出修改理由、修改内容,报公司财务管理部,由财务管理部统一向金蝶公司协商;

四、一切修改操作必须在界面菜单下操作,严禁擅自打开数据库强行修改。

五、审核通过或已登帐的机内凭证,系统不提供修改功能。发现已经录入并审核通过或已登帐的记账凭证有误时,只能采用留有痕迹的修改。

第五章 计算机硬件管理制度

一、 计算机硬件及机房网络设备由具有电脑硬件基础知识的程序员负责管理,公司电脑室设兼职计算机病毒监察员对整个集团公司的计算机病毒进行监测。

二、 计算机房工作时必须自觉保持清洁,不得将与工作无关的其他物品(尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入电脑机房。严禁在电脑机房内吸烟。严禁随意拔插电脑机房的电源设备。

三、 电脑机房必须配备空调设备,保持适当的温度、湿度环境。

四、 上机前应首先检查电源和设备运行是否正常,如发现问题应及时报告,经过电算维护员检查认可、才能使用。尤其是在计算机设备发生严重故障时,不得随意自行检修,应及时报告电脑室,等候检修。

五、 限定服务器操作权,不得随意改变服务器的设置。

六、 遇到突发性停电时,应立即退出系统、关机、关电源;

七、 下班前,必须检查机器设备是否已关好,关切断所有电源。

第六章 软件和数据管理制度

一、会计核算软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置;

二、计算机硬件和软件出现故障时,电算维护员在确认有关数据已作备份后,可进行排除障碍的有关措施;如无法解决,可根据情况通知计算机中心或金蝶公司有关人员,寻求解决办法;

三、软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印,附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管,以备装订存档;

四、每次输入的会计凭证都必须备份存盘,月底结账后

即应把当月会计数据备份入磁盘或光盘中储存管理;

五、科目汇总可以分期或按月进行,其中,八栏式本期科目汇总表可替代总账账簿使用;

六、现金、银行存款日记账按月打印;其他账簿每年打印两次:第一次在上半年结束后30天内打印;第二次在年度结束后45天内打印。根据实际情况,发生业务少的,可满页打印,但应保证每年至少打印一次。

七、会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定设置公式编制。各种报表需经软件操作员、审核员、电算主管签章确认后方为正式报表。报表必须通过设定取数公式编制,不得用非正常手段进行填制;报表的数据必须与结账结果相符,表内表间数据的勾稽关系必须正确无误,取数公式一经设定,必须保持不变,如需修改,需保存书面报告。

八、输出数据未经本单位财务主管许可,严禁擅自携带外出和外借。

九、确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的修改;对磁性介质存放的数据要保存双备份:一份存放档案室,一份存放财务部;

十、对正在使用的应用会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件设备进行更换等工作,必须保证实际会计数据的连续和安全;由电算维护员办理审批手续,经过电算主管和计算机中心有关负责人同意后,由电算主管、电算维护员、计算机有关人员进行监督,并要求软件供应商协同操作;

十一、为防止外来病毒感染,在未进行有效病毒检测前,任何人不得使用外来磁盘在会计核算用电脑上进行任何操作。不得随意将会计用磁盘在其他电脑上操作。

十二、会计档案包括会计资料和会计软件。存档的会计档案,要每年进行检查、复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失;

第七章 附则

一、本“管理制度”适用于公司正式实行会计电算化的单位。由财务管理部负责解释。

二、本制度在执行时如与上级有关财务制度和会计电算化规定有出入,则以上级规定为准。

第4篇 _地产公司会计电算化管理制度

地产公司会计电算化管理制度

为规范会计电算化的管理,使会计电算系统正常、安全地运行,根据财政部《会计电算化管理办法》 及有关规章制度要求,结合本公司情况,特制定本制度。

第一条 会计电算电脑的使用与维护

1. 会计电算电脑是财务部门处理会计事务的专用工具,一律不得作为他用或外借。

2. 会计电算软件应有专人保管负责,不得外借,因人为损坏或感染病毒而造成不良后果,将追究有关人员责任。

3. 会计电算电脑应指定专人负责管理,上机操作员应持有《会计电算上岗证》。

4. 严禁随意使用外来软件,尤其是游戏软件,以免感染病毒。

5. 各操作员的权限设定与口令设定应符合会计核算有关制度。

6. 上机操作必须严格按会计电算软件的有关操作流程进行,严禁非正常关机或启动。

第二条 计算机会计核算工作流程

一. 初始工作:

1. 根据会计核算需要,确定所需功能模块;

2. 建立单位名称,取用汇率方式;

3. 确定各操作员的权限及口令;

4. 建立会计科目及编码;

5. 建立报表格式及数据调用公式;

6. 输入各科目初始数据。

二. 凭证输入及审核:

1. 由各日常核算人员根据原始编好号码的单证,在计算机上填制凭证,用计算机打印凭证的要按号对应装订;

2. 审核人员不仅要用计算机审核凭证。而且要对编好号的单证或打印出的凭证进行审核,审核与录入人员不能同为一人。

三. 凭证输入完毕,并经审核之后,进行登帐处理并结帐;

四. 结帐处理完毕后,打印出所需各种报表,按时报送有关部门;

五. 明细帐及总分类帐等有关资料,每年年终必须打印一次并装订成册。

第三条 会计电算档案的管理

1. 会计电算档案的管理应遵守《会计档案管理办法》;

2. 对文本资料应进行严格登记,应由专人设专柜管理;

3. 对磁盘资料每月结帐前应备份,在进行数据变动前也必须备份数据;备份数据软盘应写好标签,贴上保护归档;

4. 操作员因要作变动时,在交接前应打印出会计档案所需文本资料,办好交接手续。

第5篇 建设股份公司会计电算化管理制度

某建设股份有限公司会计电算化管理制度

一、会计电算化岗位责任制

(一)会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

(二)电算化会计岗位和工作职责划分如下:

1.电算主管:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备会计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验,可由会计部经理兼任。

2.软件操作:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,和进行部分会计数据处理工作,要求具备会计软件操作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平;可由基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

3.审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认;此岗要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化初级知识培训的水平,可由主管会计兼任。

4.电算维护:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;此岗要求具备计算机和会计知识,经过会计电算化中级知识培训,应由专职人员担任。

5.数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,要求具备计算机和会计知识,达到会计电算化中级知识培训的水平,可由会计部经理兼任。

二、会计电算化操作管理制度

1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件。

2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

3.操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件。

4.根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作日志,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

三、计算机硬件、软件和数据管理制度

1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生。

2.确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,建立如口令、只读等措施;对磁性介质存放的数据要保存双备份。

3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督。

4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性,如安装不间断电源,保证停电时,能有时间保存资料。

5.健全必要的防治计算机病毒的措施:如安装杀毒软件,且每星期更新杀毒软件,每星期扫描内存;严禁外来人员的软盘在本公司计算机上使用等。

6.建立系统风险评价体系,由电算主管及电算维护人员定期分析。

四、电算化会计档案管理制度

1.电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理,由会计档案管理人员负责。

3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。

4.采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

五、本制度是公司《会计制度》的重要部分,由公司财务总监制定,解释权、修改权归公司财务总监。

六、本规范自20__年1月1日起实施。