文件管理制度审核部分(15篇)

文件管理制度审核部分主要涉及以下几个核心领域：

1. 文件分类与编码：明确各类文件的定义、分类标准及编码规则。

2. 文件审批流程：规定文件从起草、审核、批准到发布的整个流程。

3. 文件存储与检索：设定文件的存储方式、期限、权限管理和检索机制。

4. 文件变更管理：规定文件修订、更新、废止的程序和责任。

5. 文件安全与保密：确保文件的安全性，防止未经授权的访问和泄露。

6. 文件审计与评估：定期对文件管理系统进行审查，以保证其有效运行。

包括哪些方面

1. 法规遵从性：确保文件管理制度符合相关法律法规的要求。

2. 内部控制：强化内部流程控制，降低业务风险。

3. 员工培训：提供必要的文件管理培训，提升员工操作能力。

4. 技术支持：利用信息技术实现文件电子化管理，提高效率。

5. 文档版本管理：控制文件的不同版本，防止使用过期或错误的信息。

6. 外部协作：确保与合作伙伴、供应商等外部机构的文件交换有序进行。

重要性

文件管理制度的审核至关重要，原因如下：

1. 提升效率：标准化的文件管理流程能减少查找和处理文件的时间，提高工作效率。

2. 维护一致性：确保各部门遵循统一的文件标准，减少误解和冲突。

3. 保障合规：防止因文件管理不当导致的法律纠纷和监管处罚。

4. 保护知识资产：有效管理企业的重要信息，防止知识产权流失。

5. 支持决策：及时准确的文件信息有助于管理层做出明智的决策。

方案

1. 设立专门的文件管理部门，负责制度的制定、执行和监督。

2. 制定详细的文件操作手册，明确各环节职责和操作步骤。

3. 引入文件管理系统软件，自动化处理文件的创建、审批、存储和检索。

4. 定期开展文件管理审计，发现并解决潜在问题。

5. 实施全员培训，强调文件管理制度的重要性，提升员工遵守意识。

6. 建立反馈机制，鼓励员工提出改进建议，持续优化文件管理制度。

通过上述方案，我们将构建一个高效、安全、合规的文件管理体系，为企业运营提供有力支撑。

文件管理制度审核部分范文

第1篇 电脑u盘文件管理规定

为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:

1、各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。

2、公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。

3、公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。

4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在文件打印登录本中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。

5、公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。

_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。

6、各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写密码设置申请单向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。

7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。

8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。

9、未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。

10、各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。

11、对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。

12、因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。

13、电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。

14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。

15、与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。

16、设备使用范围

(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。

(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。

(3) 下班时应切断电源,套上防静电电脑保护套。

(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。

(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。

(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。

(7) 禁止带电时插、拔插头。

(8) 共享打印机时,应按规定填制打印登记表

(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。

17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。

18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。

管理部将不定期的进行检查,凡违反第1、16、17条规定者,将被处以50-200元的罚款。

第2篇 公司文件及档案管理制度（7）

公司文件及档案管理制度(七)

第一章总则

第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。

第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条本制度适用于公司各部门。

第二章基本原则及管理范围

第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。

第三章管理机构及主要职责

第六条管理模式

公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条重要档案基本管理要求

合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;

三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;

五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。

第四章档案的归档、立卷和移交

第十条档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。

第十一条归档要求

一、归档专业技术要求

(一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、相关工作要求

(一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;

(二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条档案立卷

一、立卷原则

综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;

二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。

第十三条档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。

二、公司内部移交要求:

(一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。

三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。

四、电子档案管理(略)

第五章档案的利用

第十四条档案借阅基本程序

仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;

三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;

五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批

,各档案室即可办理;

六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;

七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;

八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;

九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;

十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条档案密级确定与管理

公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;

二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;

三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;

六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;

七、档案属下列情况之一者,不与开放利用:

(一)涉及公司商业机密;

(二)涉及公司专利或技术秘密;

(三)涉及公司员工个人隐私;

(四)档案形成部门规定限制使用。

第十八条档案统计

公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)

第六章档案的保管和鉴定

第十九条档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;

二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;

三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;

四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。

第二十条档案鉴定与销毁流程

档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;

(二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;

(三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、档案销毁规定

(一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;

(二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;

(三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条档案保管期限

档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

第七章奖惩规定

第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。

第二十三条罚则

一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;

(二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;

(三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;

(五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;

(六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。

二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。

第八章附则

第二十四条本制度自印发之日起执行。

附表:一、《档案移交登记表》

二、《档案查询审批表》

三、《档案借阅审批表》

四、《公司密级事项划分表》

第3篇 a学院机要文件管理工作规定

学院机要文件管理工作规定

为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。

1、凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。

2、机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。

3、院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。

4、对院领导批示要求职能部门办理的文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。

5、对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。

6、文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。

7、上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。

8、凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。

9、凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。

第4篇 投资公司文件收发和轮阅管理制度

投资开发公司文件收发和轮阅管理制度

一、编制目的

为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

三、相关职责

1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

四、文件收发程序

1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的文件,则由承办部门按规定办理。

5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

五、文件轮阅程序

1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

六、其他

1.本制度自签发之日起执行。

2.本制度最终解释权归综合办公室。

第5篇 肿瘤医院送阅传阅文件保密管理制度

肿瘤医院送阅、传阅文件保密管理制度

1、呈送领导人指示的文件,应进行登记,领导人批示后,应退还办文部门,领导人之间不得横向传批文件,不应把批文直接交承办单位。

2、传阅文件一律采取直传方式,经管文件的人员应逐件登记送阅文人,阅后退回,要清点份数,阅文人之间不得横向传阅。

3、传阅文件一般每次不得超过两天,急件阅后即退,不得任意积压与延长时间。

4、传阅夹内的文件,不许随意抽取。若因工作需要,必须经收发人员同意,并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。

5、文件阅毕后,必须签注姓名(全称)及时间。

6、传阅文件必须注意保存与爱护,不得污损或丢失。

7、凡发给领导干部私人圈阅的各类文件,在年终必须按规定清退。

第6篇 建设集团公司公文事务性文件管理制度

建设集团公司公文及事务性文件管理制度

1.目的

为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道,特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司全体员工。

3.术语和定义

3.1.公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

3.2.公文的种类中要有:

3.2.1.决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:

3.2.2.公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

3.2.3.通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.2.4.通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

3.2.5.通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况。

3.2.6.报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。

3.2.7.请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.8.批复:适用于答复下级单位的请示事项。

3.2.9.会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

3.3.事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

4.制度内容

4.1.公文相关工作要求

4.1.1.拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签;

4.1.2.编号:编号由发文代字、年份和序号组成。

代字:发文单位,由浙中建表示;

年份应标全称,用小括号[]括入;

序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加第字;

编号示例:浙中建[2022]第1号;(即浙江__建设集团有限公司2022年所发的第一份公文);

公文编号由行政人事部指定专人进行记录;

4.1.3.公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;

4.1.4.签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案;

4.1.5.盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记;

4.1.6.分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;

4.1.7.归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

4.2.事务性文件工作要求

4.2.1.文件编制格式

4.2.1.1.正式发布的文件必须编制文件编号、文件主题(或文件名称)和页码,以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用第 页 共 页的形式标识;

4.2.1.2.一般文件按公司统一模版编制,详见附件《公司事务性文件模板》,同一类文件的编制格式应保持一致;

4.2.2.文件编号规则一般采用字母和数字混合,连续编号:

?一般性事务文件编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;

?公司制度、流程、指引编号为:zjzq-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;

?部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改;

?文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用qt表示其他类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设,文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;

?年度编号以4位阿拉伯数字表示;

?每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字1、2、3、4……表示,第一次发布时用1表示,当有修改第二次发布时用2表示,版本标识时数字要连续,不得断开使用);

编号举例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月财务部发出的通知,且该通知为财务部今年发出的第2份通知;

4.2.3.本规则发布之前已经发布的各类文件其文件编号保持原来的编号不变,本规则发布之后,如果要修改以前已经发布的文件内容,按本规则重新编定文件编号。

5.文件种类及代码

文件种类代码文件种类代码文件种类代码文件种类代码

章程zc决议jy方案fa计划jh

议案ya制度zd批复pf申请sq

流程lc合同ht通告tg报表bb

工作联系单l_d通知tz总结zj日报rb

备忘录bwl会议纪要hyjy信函_h周报zb1

传真cz报告bg决定jd月报yb

指示zs请示qs招标zb其他qt

说明:不在上述范畴的文件统一归入qt其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,需要增设时由行政人事部制定。

6. 公司目前以表单式管理为主,简单、明了、易懂,增设的表单详见附件。

附件1:表22 对外传真表

附件2:表23 公司事务性文件模板表

附件3:表24工作联系表

附件4:表25市场营销人员工作月报表

浙江__建设集团有限公司

二零一五年二月十二日

第7篇 某某城建投资公司文件管理制度

某城建投资公司文件管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、 文件收发及文档管理

1、 文件阅读管理规范

(一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范

(一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。

第8篇 华闽酒店文件管理制度

闽华酒店文件管理制度

1、公文办理一般包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;

2、凡酒店的收文(信、函)包括领导的亲收件,由总经理室秘书处签收、登记,转交董事长或总经理;

3、公文登记后,根据总经理的批示,由总经理办公室转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由总办秘书送交,并经登记、签收后方可送交;

4、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到总经理办公室阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;

5、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有着落,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;

7、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第二季度移交完毕;

8、各级干部调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送总办秘书处登记保管;

9、没有保存价值的文件,经过鉴别和主管领导批准,由总经理定期销毁。销毁秘密文件,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销,秘密级以上文件不准作废出售,一律集中销毁。

第9篇 某某山庄文件管理制度

某山庄文件管理制度

1.山庄公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。

2.山庄收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。

3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。

4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离酒店。

5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。

6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。

8.山庄的所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。

9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。

第10篇 公司行政管理制度-文件管理制度

公司行政管理制度:文件管理制度

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。答复请示事项用批复。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①___发、②___人发、③___客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

___发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;___人发、___客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以___发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《___某某网络有限公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《___某某网络有限公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第11篇 z公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用“通知”。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①“___发”、②“___人发”、③“___客发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

“___发”用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;“___人发”、“___客发”分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以“___发”的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《___有限公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《___有限公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第12篇 某某公司文件档案管理制度

某公司文件、档案管理制度

第一章 文件管理制度

第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。

第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。

第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。

第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。

第六条 公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。

第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。

第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。

第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。

第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。

第二章 档案管理制度

第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。

第十三条 公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。

第十四条 归档资料包括:

1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;

2、公司会议记录、纪要、决定;

3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;

4、会议形成的领导讲话、文件;

5、公司对外交流的文件、协议、报告等;

6、公司各部门的发文;

7、其它具有保存价值的文件、材料。

8、外单位发给各部门的抄送信件;

9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;

10、要的科技文件、技术资料、方案。

第十五条 档案的借阅

1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。

2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。

3、文件复制需经综合管理部负责人批准。

第13篇 附七医院医疗文件管理制度

第七医院医疗文件管理制度

一、病房护士长负责医疗文件的管理,护长不在时,由当班护士负责管理,各班人员均需按管理要求执行。

二、住院期间的医疗文件要求存放有序,病历中各种表格均应排列整齐,不得撕毁毁,涂改或丢失,病历用后必须归还原处。

三、病人不得自行携带病历出科室,外出会诊或转院时携带病历摘要。

四、病人出院或死亡后,病历次序按规定排列,一周内送病案室保留管理。

五、病房交接班记录,必须按要求书写,并妥善保管一年,以备查阅。

六、病房医嘱本的保存期限,按各医院规定,一般不少于一年。

七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。

第14篇 健升房地产资料文件管理办法

1.人员安排

指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。

2.文件收发基本要求

a、建立收发文登记簿,收发文时填写文件日期、文件编号、文件内容、收发文单位。

b、发文必须及时准确,并要求收文人签收。

c、发出文件必须留底,分类存档。

d、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。

e、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。

3.资料文件保管要求

做到资料齐全,便于查询。

a、文件的分类:

资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:

⑴公司内部:

①公司文件;

②地产部内部文件;

③公司各部门往来文件;

⑵往来文件:

①与物业公司往来文件;

②与业主或客户往来文件;

③其他往来文件。

⑶楼宇资料:

①基础数据文件;

②有关设计文件;

③报建批文文件;

④销售有关文件;

⑤市场调查文件;

⑥其他文件。

b、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。

c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。

4.资料查询

a、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。

b、查阅人仅限查阅许可的资料。

c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。

d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。

第15篇 物业企业管理体系文件之总说明

物业企业管理体系文件总说明

一、体系文件的构成及分类

生产、研发

一级文件

二级文件

三级文件

四级文件

对物业管理企业而言,公司的管理体系,基本可由以下四个子系统构成:质量、环境管理体系;营销管理体系;人事行政管理体系;财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发;营销;人事;财务五种基本职能。

文件体系分四个层次,管理手册为一级文件,程序文件为二级文件,工作手册为三级文件,企业标准为四级文件。

二、体系文件使用指南

质量、环境管理体系文件

我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证,符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

质量、环境手册:iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准,适用于各种行业、各种组织。因行业差别,企业、组织需根据自身特点,用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求,从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同,通过把iso14001条款映射到iso9001结构中,将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件,通过阅读《质量、环境手册》,可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品(服务)实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

程序文件:《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别,并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做,如何做,即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

接管入伙手册:本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件,基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h(比程序文件要详细得多),并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

工程管理手册:包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准(四级文件)。《房屋设备使用指南》描述主要(重要)房屋设备的操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容,《房屋设备保养标准》为我司企业标准,按三级保养详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

清洁绿化手册:实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

安全护卫手册:由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理,如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

应急手册:识别了物业管理活动中可能出现的紧急情况、灾害、事故,并制定了预防、反应措施及解决方案。

服务手册:广义上讲,物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务,可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动,客户指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

人事行政管理体系

行政管理手册:按照行政管理方法编制而成的,在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

人事手册:文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

财务管理体系

财务管理手册:财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册,包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

营销管理体系

市场拓展手册:是企业开拓市场的指导性文件。