档案室管理制度范本

档案室管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节，确保档案的安全、完整和有效利用。它能够提高企业的信息管理水平，为决策提供准确依据，保障企业的合法权益，并促进知识资产的积累和传承。

包括哪些方面

1. 档案分类与编码：建立科学的档案分类体系，制定统一的编码规则，便于档案的检索和管理。

2. 档案收集与整理：明确档案收集的范围和标准，规定档案整理的流程和方法。

3. 档案保管：设定适宜的保管条件，如温度、湿度控制，防止档案损坏。

4. 档案利用：制定借阅、复制和信息公开的政策，保证档案的有效利用。

5. 档案安全：设立安全措施，包括防火、防盗、防潮、防虫等，防止档案丢失或损毁。

6. 档案信息化：推进档案电子化，实现数字化管理和远程访问。

7. 档案销毁：规定过期或无保存价值档案的销毁程序，确保合法合规。

重要性

档案是企业历史的见证，是业务活动的记录，也是法律纠纷的证据。有效的档案管理制度能：

1. 保护企业知识产权，避免因档案泄露导致的商业秘密外泄。

2. 提升工作效率，快速获取所需信息，支持决策制定。

3. 保障企业合规经营，防止因档案管理不当引发的法律责任。

4. 传承企业文化，通过历史档案了解企业发展历程，激发员工归属感。

方案

1. 建立档案管理团队，负责制度的执行和监督，定期进行专业培训。

2. 制定详细的档案操作手册，明确各环节的具体操作步骤和责任人。

3. 投入必要的硬件设施，如恒温恒湿库房、安全存储设备等，确保档案物理安全。

4. 引入先进的档案管理系统，实现信息化管理，提高检索效率。

5. 定期审计档案管理情况，发现问题及时整改，确保制度执行到位。

6. 加强员工档案意识教育，让每个人都认识到档案管理的重要性，积极参与其中。

7. 设立档案利用反馈机制，了解档案利用效果，优化管理制度。

通过上述措施，我们的档案室管理制度将更加完善，既能保护企业利益，又能提升整体运营效能，成为企业发展的有力支撑。

档案室管理制度范本

第一篇：档案室管理制度

档案室管理制度

为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

档案工作管理体制

1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。

2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。

3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。

4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

档案工作基本任务

1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

3、制订档案工作计划和管理规定。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案收集制度

应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。

2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。

4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。

5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。

档案整理制度

档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。

1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。

2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。

4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。

5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。

7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。

8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

档案保管制度

1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。

3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。

4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。

5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，，室内无蛛网，橱柜架排列有序。

6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

档案保密制度

1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。

3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。

4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

5、不得让无关人员随意进入档案库房。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。

7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案利用制度

1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。

3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。

4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。

7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。

8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。

档案统计制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。

5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。

3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

第二篇：档案室管理制度

一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。

五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

第三篇：档案室管理制度

__中心小学

档案室管理制度

档案室是学校档案存放的重要场所,因此必须采取必要的措施,以保证档案资料的储存和安全,为强化对档案资料的科学管理,特制定以下制度：

1.档案室钥匙要专橱保管,不准随身携带,门窗要及时关闭上锁。

2.档案室柜具要编制顺序号,排列整齐,便于工作。

3.非本室工作人员不得擅自进入,因工作需要进入时,要由本室工作人员陪同。

4.注意档案室内外的温、湿度,定期分析、积累资料,要根据室内外的温、湿度情况,随时通风,除湿降温。

5.档案室要有数量充足的消防器械, 工作人员要熟练地掌握使用方法。室内严禁吸烟,严禁存放易燃品及其它物品。

6.室内要经常打扫,柜具要定期擦拭,随时放置防虫、防鼠药品,保持室内外清洁卫生。

7.对档案资料的借出归还,要有严格的检查登记制度。

第四篇：档案室管理制度

沭阳中等专业学校

档案室管理制度

1.学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

2.学校建立档案室，存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

3.档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

4.建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化

5.档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

6.档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

7.校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

8.健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

9.加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

第五篇：档案室管理制度

档案室管理制度

一、 村档案工作是村管理工作的重要组成部分。建立健全村种类档案，目的主要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度村工作和对村工作做出决策，提供准确、可靠的依据。村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好村的档案建设。

二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特殊载体等。

三、档案室要制定档案文件资料收集细目，档案员要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。

四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉村各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

七、档案员要按时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经村主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密