文书档案管理制度

有哪些

文书档案管理制度

文书档案管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保文件的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下几个方面：

1. 文件分类与编码：根据文件性质和内容，制定统一的分类标准，为每份文件赋予唯一的编码，便于检索和管理。

2. 文件的收发管理：明确文件的接收、登记、分发和归档流程，确保文件及时传递和妥善保管。

3. 文件的保存期限：设定各类文件的保存期限，符合法律法规要求，并考虑到企业运营的实际需要。

4. 电子文档管理：建立电子文档管理系统，实现文档的数字化存储和在线共享，提高工作效率。

5. 文件的安全保密：设定访问权限，保护敏感信息，防止非法获取和泄露。

6. 文件的销毁规定：对达到保存期限的文件进行定期审查，符合条件的进行安全销毁。

实施细则

1. 文件分类与编码：由行政管理部门负责制定文件分类指南，包括业务文件、财务文件、人事文件等类别，并编制详细的编码规则。各部门在创建新文件时，需按指南进行分类和编码。

2. 文件收发：所有外来文件应由前台或指定人员统一接收，登记后转交相关人员。内部文件的发送则通过电子邮件或企业内部系统进行，确保文件流转的可追溯性。

3. 保存期限：由法律部门和档案管理部门共同确定各类文件的保存期限，定期更新并通知各部门执行。

4. 电子文档：采用企业级的文档管理系统，对电子文件进行版本控制、权限管理，确保数据安全。员工需接受相关培训，了解系统使用方法。

5. 安全保密：设立文件保密等级，敏感文件仅限授权人员访问。定期进行安全检查，确保防火、防盗、防病毒措施到位。

6. 文件销毁：每年进行一次文件销毁审查，由档案管理部门提出销毁清单，经部门负责人确认后，由专业机构进行销毁。

上墙内容

1. 文书档案管理原则：清晰、有序、安全、高效。

2. 文件分类与编码示例：业务文件-01，财务文件-02，人事文件-03。

3. 文件收发流程图：接收→登记→分发→归档。

4. 保密提醒：保护企业信息，严禁泄露。

5. 文件保存期限提示：查看企业文件保存期限表，遵守相关规定。

6. 电子文档使用提示：请正确使用企业文档系统，勿私存工作文件。

以上制度旨在规范企业文书档案管理工作，提高办公效率，保障信息安全。各部门需严格遵守，确保制度的有效实施。

文书档案管理制度范文

文书档案管理制度
文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度
1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度
（一）归档范围
1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7、公司及各部门的年度工作计划、总结。
8、本公司的各种统计报表。
9、信访工作材料。
10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
13、专业技术职称评审材料。
（二）归档时间
1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。
2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。
（三）归档要求
1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。
2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。
（四）档案管理
1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
（五）档案利用
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。
2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。
3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。
4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。