档案管理制度汇编【16篇】

有哪些

档案管理制度主要包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：建立统一的档案分类体系，确保每个文件能够被准确归类；同时，为便于检索，需要制定一套完整的编码规则。

2. 收集与整理：明确档案的收集范围，规定档案的整理流程，确保所有重要文件及时归档。

3. 存储与保护：规定档案的存储条件和期限，采取必要措施保护档案的安全，防止损坏和丢失。

4. 利用与借阅：设立借阅制度，规范档案的利用流程，同时确保档案的保密性。

5. 销毁与备份：规定档案的销毁标准和程序，同时制定定期备份策略，以防数据丢失。

6. 档案信息化管理：引入现代信息技术，实现档案的电子化管理，提高工作效率。

实施细则

1. 档案分类与编码：各部门需根据业务性质制定详细的分类标准，编码应简洁明了，便于识别。新产生的文件应在一周内完成分类编码并归档。

2. 收集与整理：各部门指定专人负责档案收集，每月进行一次全面整理，确保无遗漏。整理后的档案需按分类编码顺序排列。

3. 存储与保护：档案应存放在防火、防潮、防虫设施完善的库房内，定期进行环境检查。重要档案应加密保存，并进行物理备份。

4. 利用与借阅：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后方可借阅。借阅期限不超过两周，到期未归还须重新申请。涉及敏感信息的档案仅限内部查阅。

5. 销毁与备份：过期且无保留价值的档案，每年进行一次集中销毁，由档案管理部门和审计部门共同监督。电子档案每周自动备份至云服务器，确保数据安全。

6. 档案信息化管理：实施档案管理系统，实现档案的在线检索、借阅、审批等功能。所有员工需接受系统操作培训，确保熟练使用。

上墙内容

1. 档案管理制度概览：简明扼要地列出上述六个核心部分，以海报形式挂在档案室显眼位置。

2. 借阅流程图：清晰展示从申请到归还的步骤，方便员工参照。

3. 档案保密协议：强调档案的机密性，提醒员工遵守保密义务。

4. 应急处理流程：列出档案损坏、丢失等情况的应对措施，确保快速响应。

5. 联系方式：注明档案管理部门的联系人及电话，以便于咨询和报告问题。

通过严格执行这些规章制度，我们的档案管理工作将更加规范、高效，为公司的日常运营提供有力支持。

档案管理制度范文

第1篇 档案管理制度

本文目录

档案管理制度

学校安全档案管理制度

小学教育科研档案管理制度

档案室安全管理制度

1.档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所

，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事

档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

6.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

7.门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，

确保安全。

学校安全档案管理制度档案管理制度（2）

1、学校安全工作建立安全档案，并设专人管理，由李媛媛老师负责。

2、上级主管部门关于学校安全工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。

3、学校制定的安全管理计划各种安全管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。

4、学校自查安全隐患、整改措施、落实情况等材料必须及时归档。

5、对于突发安全事故，应同步介入收集相关材料归档备查。

6、学校和各部门及每一个教职员工层层签订的责任书，学校和家长签订的安全责任书都要装订归档管理。

7、学校每周的安全值班记录要装订好后归档管理。

8、学校安全工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。

9、管理人员随时搞好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗火。

10、管理人员随时注意收集整理安全管理材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。

11、管理人员有权向安全事故处理小组提供有关方面的材料依据和被认可的证明材料。

小学教育科研档案管理制度档案管理制度（3）

威海市码头小学教育科研档案管理制度

为促进教育科研档案工作规范化、科学化、制度化，不断提高学校管理水平，使教育科研档案更好地为教师服务，为提高教育质量服务，根据《中华人民共和国档案法》和我校教育科研档案工作实际，特制订本制度。

一、立卷归档学校、区、市、省、全国级教育科研立项课题均要立卷归档。各级的立项课题结题二个月后由学校教科室负责人将所有材料（立项文件、课题申报表、实施方案、实验报告或结题论文，以及调查材料等）立为一卷。

二、装订成册档案按文件内容进行分类并装订成册，标题简明确切，书写整齐，编好明码。

三、分类存放按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠等设施。

四、保管期限省、国家级立项课题保管期限为永久，区、市级立项课题保管期限为长期，学校立项课题保管期限为短期。

五、借阅利用因工作需要借阅教育科研档案，应履行借阅登记手续，用后及时归还。查阅时不得污损、卷折，不得在卷内划线、打圈、批注和涂改。若需要复印，请示有关领导批准后方可复印。

第2篇 房地产企业档案管理制度

房地产企业档案管理制度

档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料,对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案资源,特制定本办法。

云鼎房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。

1、文书立卷

(1)、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求:文件收集完整,文件制成材料、书写材料符合要求,组卷合理,案卷标题、封面、卷内目录、备考表填写规范,装订结实美观,案卷排列有序。

(2)、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件,收集整理后移交给档案管理人员,移交的文件必须完整规范,符合归档质量要求。

(3)、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则;组卷以问题为主,一个问题的请示、批复及联系密切的文件组成一卷。

(4)、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列:印本在前,签发稿在后;本单位的批复在前,下级单位的请示在后;本单位的请示在前,上级单位的批复在后;复制件在前,原件在后。

2、档案管理

(1)、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等;各职能部门负责收集整理本部门的相关文件,年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度,维护档案完整与安全。

(2)、办公室接收归档文件时,要填写档案移交单,详细清点,并由双方经手人在单上签字,各执一份。

(3)、档案人员调离工作时,离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清楚,并办理书面交接手续。

(4)、文书材料每年立卷归档一次,办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册,于第二年第一季度末向档案部门移交。

(5)、档案管理员将文书档案按年代、组织机构整理,保持文件的历史联系,卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列并装订成册。

(6)、卷内文件按时间、重要程度、问题分类顺序排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里;某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。

(7)、文件保管年限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要职能活动,对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管;反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管;在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。

(8)、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册,经公司主管领导批准后方可处理。

(9)、办公适应建立档案等绩、统计制度,对收进、移出、销毁案卷必须在专设的账簿上登记,对保管、利用情况进行统计。

3、档案借阅

(1)、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料,需经总经理或分管副总批准。

(2)、档案室档案原则上不借出室外,因工作需要,须借出档案,经档案部门主管领导批准后,可办理借出手续。借阅人应妥善保管档案资料,不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失,发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。

(3)、借阅档案文件需认真、逐项填写借阅登记表,写明借阅用途,用后及时归还。

(4)、外单位人员利用档案资料,除遵守公司内部借阅制度外,只限在档案室内阅览,不得借出,特殊情况须经公司领导批准。

(5)、本办法由办公室负责解释。

第3篇 工程现场档案管理制度2

工程施工现场档案管理制度(二)

1、工程秘书应严格城建档案管理要求,做好资料档案工作。

2、做好施工现场每日例会记录、每周例会记录。临时现场会议记录。

3、现场工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。

4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。

5、工程中其它文件、资料、文书往来整理归档。

6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。

7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归还。

第4篇 小学安全工作档案管理制度

实行学校安全工作档案管理记录制度是安全管理工作中重要的组成部分，为更好的完善和规范档案管理，特制定本制度。

1、健全和完善安全工作的档案管理，实行档案管理记录制。

2、安全工作计划、专项制度、措施、安全工作会议记录、检查记录、各岗位操作记录、安全教育、法制教育及各种活动记录等档案都要分层次、分项目存档。

3、各种档案要规范齐全。

4、各种活动、检查记录要有时间、人员、地点、结果、整改措施等

第5篇 公司档案管理规章制度

公司档案管理规章制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第6篇 实小会计档案管理制度

市实小会计档案管理制度

1、在各项经济工作中财务活动完成过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计移交清册、档案销毁清册和其它资料是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

2、对每年的会计档案,由财务经办人按归档要求,负责立卷装订成册,并按会计档案名称规定,划出明确的保管期限。

3、对本单位的会计档案,必须科学管理、妥善保管,设立专人、专室、专柜存放,做到存放有序,查找方便,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放、严禁毁失、散失或泄密。

4、本单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用,查阅时,应经分管负责人同意,查阅后及时归还,向外单位提供利用时,要有正式介绍信经领导同意后,方能查阅,档案原则上不得借出,如有特殊需要,需经上级主管单位批准,但不得拆散原卷册、并应限期归还。

5、建立健全档案借阅簿,凡本单位或外单位查阅,借出必须登记。

6、档案管理人员变动时,应输交接手续、并经单位领导同意后方能变动。

第7篇 天然气用户合同档案及信息管理制度

第一条 为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

第二条 本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条 用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

第四条 符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批;供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字;照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

第五条 合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确;分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

第六条 天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

第七条 业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

第八条 用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

第九条 照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上(含)的工业用户、大型商业用户(集中采暖锅炉、大型中央空调)等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

第十条 业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料(包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等)按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

第十一条 各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。

第十二条 计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三条 本制度从二o一一年十月一日起执行。

第8篇 周南中学学生学籍档案管理制度

一、学生学籍档由班主任负责填写，学籍栏目必须按要求填写，书写工整，无墨迹。

二、学校操行评语要全面、具体、明确，富有教育和鼓励性。

三、学生操行的评定由班主任在期末进行，用书面形式写出评语，报教务处审批后方可填入学籍档案。

四、学生操行评定要依照《中学生守则》、《中学生日常行为规范》，对学生的思想品德、学习、劳动、文体、社会等方面的表现概括地反映实际表现及特点，不可千篇一律没有特色。

五、评语要有利于发展学生的个性和创造精神，不得单纯以分数的高低、听话的程度来论优劣，决不能在评价学生时掺杂个人的私念。

六、评定要中肯，宽严恰当，实事求是，以肯定成绩为主，缺点中指出主要的，并指出努力方向。

七、学籍档由教务处统一负责管理，如实填写，按时上交，不得拖拉。

第9篇 设备技术台帐、档案管理制度一

1.生产技术处技术管理具有的资料

1.1以生产车间为单位的设备清册（计算机建档管理）；

1.2全厂设备分类汇总表；

1.3全厂静密封点汇总表；

1.4全厂设备技术状况季报、年报；

1.5关键机组特护管理台帐；

1.6设备维护检修规程；

1.7锅、容、管、特设备台帐及检验报告；

1.8设备非计划停车台帐；

1.9设备事故及故障台帐；

1.10全厂润滑手册；

1.11全厂主6kv系统一次图；

1.12全厂主6kv系统继电保护配置图，全厂继电保护装置动作记录，全厂6kv电气设备继电保护定值台帐；

1.13全厂过程控制计算机系统技术档案；

1.14全厂a、b级仪表联锁明细表，全厂a级仪表联锁管理台帐。

2.生产车间技术管理具有的资料

2.1建立全车间设备明细表及分类汇总表；

2.2全车间静密封点汇总表；

2.3车间设备技术状况季报表；

2.4建立与第3条第5项至第9项同内容的各类技术档案；

2.5建立车间所辖范围内的全部转动设备及锅炉、压力容器、压力管道等特种设备、加热炉、常压储罐、主要静止设备及防腐蚀设备技术档案，内容包括：

（1）设备技术特性、附属设备明细表等，

（2）安装使用说明书，安装试车记录，

（3）设备运转时间累计，

（4）历年设备重大缺陷及事故记录、事故报告，

（5）设备结构及易损件图纸，

（6）润滑油（脂）种类、用量记录等设备润滑资料，

（7）设备防腐档案，

（8）设备检修、试验与技术鉴定记录，

（9）主要配件更换记录，

（10）设备及设备管路静密封点网络和静密封点泄漏记录，

（11）设备技改技措记录；

2.6 现场设备巡检记录，含润滑内容；

2.7 润滑手册；

2.8 车间a、b级仪表联锁明细表，车间a、b级仪表联锁管理台帐；

2.9 发电车间电气技术管理需具有的资料：

（1）资产管理范围内主要电气设备技术档案、一般电气设备登记卡片，

（2）资产管理范围内电气系统一次图、配电设备二次原理图、电缆及架空线路走向图，

（3）资产管理范围内电气系统继电保护配置图、继电保护装置动作记录、继电保护定值台帐，

（4）资产管理范围内电气运行规程、试验规程、特殊设备检修规程、事故处理规程，

（5）资产管理范围内电气设备运行记录、电气设备检修记录、电气设备试验记录、电气设备缺陷记录、电气设备故障及处理记录、电气设备事故记录、第一种工作票登记册、第二种工作票登记册、电气设备绝缘电阻登记薄，

（6）资产管理范围内电气设备倒闸操作票、第一种工作票、第二种工作票、临时用电票（至少保存最近一年），资产所属范围内电气设备检修项目、备品备件和改造项目计划（至少保存最近一年）。

第10篇 x酒店工程部设备档案管理制度

酒店工程部设备档案管理制度

建立设备档案是为了更好地了解设备,掌握设备的技术性能,提高维修和管理水平,达到管理好、用好设备,设备档案应收以下档案资料:

1、酒店各种大型动力设备、电力设备、机械设备、关键性设备、技术性较复杂的设备档案资料,具体内容是:

(1)设备的名称、型号、编号。

(2)设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期。

(3)设备的借应商、设备价格。

(4)设备原始技术数据和运行技术数据,维修保养要求等

2、设备的定期维护保养记录,它包括:

(1)设备维修部位、更换的零部件。

(2)维修保养后设备的运行与技术状况。

(3)设备维修保养的日期及维修者

3、设备在使用过程中发生的故障,故障前的先兆和现象,修理的部位,所更换的零部件,修理日期和维修者等。

4、设备技术档案其它管理资料:

(1)酒店施工竣工验收的整套档案资料。

(2)设备的规范、标准、各项制度。

(3)设备新技术信息及资料。

(4)职工技术考核标准及燃料。

政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective

5、设备事故分析档案资料:

设备因非常原因造成损坏,易影响酒店的正常营业,在对设备事故三不放过的同时(原因没查清不放过,肇事者和员工没受到教育不放过,没有防范措施不放过)还必须建立设备事故档案资料,主要资料为:

(1)发生经过及损坏情况:

a、事故报告人、设备事故当事人。

b、事故性质与类别、设备停机时间、设备损坏程度。

(2)设备事故原因分析:

a、设备操作是否违反操作规则、有无擅离职守。

b、设备是否未近期检修,有无忽视安全措施,检修质量是否有问题。

c、设备是否先天不足。

(3)防止设备事故措施及处理意见。

政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective

第11篇 翰院管理处制度和档案管理

翰岭院管理处制度和档案管理

(一)管理规章制度

规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障,又是实施物业管理的准则,一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。

我公司在长期物业管理实践中,制订了一系列的规章制度,形成了一套涵盖物业管理运行和行政各要素的制度体系,为全面开展翰岭院物业管理工作,实现我们的顾问管理目标,我公司顾问管理人员将组织嘉铭物业有关人员根据我公司制度体系,结合翰岭院的实际,制订翰岭院管理制度和管理体系。

其内容主要有以下诸方面(但不限以下内容)组成。

1、公众制度

(1)翰岭院业主管理委员会章程

(2)翰岭院业主公约

(3)翰岭院居民精神文明公约

(4)装修管理规定

(5)用水管理规定

(6)用电管理规定

(7)煤气使用管理规定

(8)出租房管理规定

(9)环境管理规定

(10)治安管理规定

(11)防火防风管理规定

(12)商铺管理规定

(13)业主(住户)停车管理规定

(14)摩托车、自行车管理规定

2、岗位职责

(1)管理处经理岗位职责

(2)财务会计岗位职责

(3)财务出纳岗位职责

(4)综合服务客服主管岗位职责

(5)综合服务环境主管岗位职责

(6)综合服务行政主管岗位职责

(7)工程主管岗位职责

(8)保安队长岗位职责巡逻岗

(9)治安管理员岗位职责

(10)车场管理员岗位职责

(11)监控室保安员岗位职责

(12)设备运行管理员岗位职责

(13)维修管理员岗位职责

(14)后勤管理员岗位职责

(15)档案管理员岗位职责

(16)行政人事管理员岗位职责

(17)保洁管理员岗位职责

(18)绿化管理员岗位职责

(19)客户服务管理员岗位职责

备注:各岗位人员可根据具体情况设置,可一人兼职数岗。

3、管理运作制度

(1)员工行为规范

(2)物业交付程序

(3)物业交用程序

(4)供电管理程序

(5)供水管理程序

(6)装修控制程序

(7)收费运作程序

(8)便民服务工作程序

(9)绿化管理程序

(10)道路管理程序

(11)清洁卫生管理程序

(12)治安管理程序

(13)停车管理程序

(14)值班管理程序

(15)消防管理程序

(16)公用设施改造及维护维修工作程序

(17)社区文化管理程序

(18)业主违例事件处理程序

(19)访问客户工作程序

(20)财务核算程序

(21)业主请求处理程序

(22)出租房屋控制程序

(23)商铺管理程序

4、公司考核管理制度及标准

(1)员工月度考核办法

(2)员工年终考核办法

(3)公司其它各项规章制度

(一)物业资料管理

科学的、规范化的档案管理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。翰岭院作为高层住宅项目,其档案资料是十分繁杂的,我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段,明确指定档案管理人员,抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节,对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理,达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

1.物业资料管理流程:

2.档案资料的分类检索

(1)开发建设单位移交档案资料

1) 产权资料

a.项目批准文件

b.用地批准文件

c.建筑执照

d.拆迁安置资料

2) 技术资料

a.翰岭院规划图

b.建筑施工图

c.竣工图

a. 总平面图

b. 单体建筑、结构、设备竣工图

c. 消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同

f.开、竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n.新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水试压报告

3) 物业资料

a.翰岭院基本资料

b.翰岭院分项资料

c.商业配套资料

d.娱乐设施资料

(2)管理处自建档案资料

1) 业户资料

a. 业户基本情况

b. 产权证书复印件

c. 各项签约文件

2) 日常管理资料

a. 环境管理记录

a. 日常巡查记录

b. 垃圾清运记录

c. 消杀记录

d. 噪音检测记录

b. 保安管理记录

a. 日常巡查记录

b. 交接班记录

c. 值班记录

d. 物资搬

运放行记录

e. 紧急事件处理记录

f. 车辆进出记录

g. 夜间查岗记录

c.车辆档案

a. 车辆详细资料

b. 车位使用协议

d.装修管理资料档案

e. 维修服务档案

a. 维修委托单

b. 维修服务回访记录

f 收费管理档案

a. 管理费收支公布表

b. 管理处与外单位签订的各类合同

c. 其它

g.设备管理档案

a. 公用设施保养维修记录

b. 机电设备保养维修及运行记录

c. 设备分承包方维修保养记录

d. 设备设施巡视检查记录

e. 设备台帐

h. 业户意见调查、统计记录

i. 业户访问记录

j. 业户投诉及处理记录

k. 员工管理档案

a. 员工个人详细资料

b. 员工培训考核记录

c. 员工业绩考核记录

d. 员工内务管理检查记录

l.培训档案

a. 培训计划及实施记录

b. 培训考核及跟查记录

c. 军事训练及消防演习记录

m. 行政文件

a. 政府部门文件

b. 公司规章制度、通知、通报等文件

c. 公司荣誉资料

n. 其它

3、档案、资料使用流程:

4、档案资料收、发管理程序

(1)公司重要资料(如开发建设单位提供的资料)接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收,完善交接手续后方能分卷归档。

(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收,并分卷归档。

5、翰岭院档案资料管理要求

(1)采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

(2)尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存,便于查找和利用。

(3)电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理,并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

(4)原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关内容,以保证查阅者及时找到有效的文件。

(5)档案的鉴定必须由管理处指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

(6)档案按不同业务性质分块,以内容分类,统一编号,登记造册,编辑目录,分类保存。

(7)档案保管必须有专人负责,以达到文档管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

第12篇 hd地产档案管理规章制度

恒大地产档案管理规章制度

档案借阅基本程序:仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈相关领导签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。

档案借阅注意事项:

1、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的,扣罚借用人50元/天,扣罚相关部门负责人30元/天;借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过20天以上,须上报主管领导审批;借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。

2、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报副总裁级以上领导签字同意;节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向档案管理部门报备,按公司规定失职问责处理。

3、集团公司绝密类的档案一律不得复制。

4、档案复印完毕须注明用途,根据情况加盖再复印无效印章。

5、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向本公司档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己、拒绝移交。

6、原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。

印章管理:

1、员工因个人事情要求盖公章的,必须由所在部门负责人签署意见,然后根据事情性质送有关职能部门审核,并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况,必须上报有关董事局领导同意后方可用印。

2、用印申请人须认真、详细填写《印章使用申请表》里的各项内容,字迹工整,而且每栏只能填写一个用印事项,禁止把多项工作混填在同一栏内。

3、同一用印资料在不同时间里重复用印,或者同一批用印资料有部分内容漏报审批,都必须再次履行用印审批手续,杜绝一次审批,重复使用的投机行为。

4、出现急需用印的文书,但该文书的审批权人未及时签字的情况,须由印章管理员和用印申请人共同在场,电话请示审批权人,经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。

5、不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印,如有特殊情况,集团本部和下属公司须报集团总裁或者董事局主席批准,地区公司须报本公司董事长批准。

6、公章的使用必须在印章室内进行,如因工作需要将印章带出印章室外使用的,应事先填写《印章借用审批表》,经董事局领导或地区公司董事长批准后由至少两人共同携带使用,原则上档案管理部门须安排专人亲自至现场监印。

7、所有印章用印,都必须严格执行集团印章管理规定,按照公司规定的审批权限和审批流程进行报批。

第13篇 酒店设施设备管理制度：设备台账、档案资料管理制度

酒店设施设备管理制度:设备台账、档案资料管理制度

1.设备建立台账范围

凡价值在2000元以上,连续使用一年以上,安全寿命周期内都需要技术管理的固定资产,都应列入设备台账;

2.设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类;采用五级号码制:

生活服务设备-s 信息设备-*

文娱保健设备-w 环境美化设备-h

保安设备-b 交通运载设备-j

其他设备-q

设备编号说明:

(1)设备的统一编号即为各部门固定资产编号,为了统一方便,号码顺序从1开始(不从0开始);

(2)如有报废和调拨出部门,其编号应永久保留,并说明调出原因,不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号;

(3)设备的附件或附属设备不必另外单独编号,而可以在主机编号之后编附机号;

(4)每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编号;

3.设备管理类别划分原则及代号

(1)重点设备:用a表示;凡具备下列条件之一者,为重点设备:

a.负荷高、耗能大、连续性运行的设备;

b.对经营质量影响大的设备;

c.停机后,对经营及酒店声誉有严重影响的设备;

d.修理复杂程度高的设备;

e.备品、配件供应困难的设备;

f.出现故障或事故严重影响人身安全的设备;

g.对环境保护及作业有严重影响的设备;

h.单台(套)设备原值在五万元以上的设备;

例:锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷机组、大型空调设备、电梯等;

(2)重要设备:用b表示;凡具备下列条件之一者,为重要设备:

a.多班运行或开机时间长的设备;

b.需要经常或定期调整的设备;

c.故障停机对酒店经营有影响的设备;

d.故障频次多或停机时间长的设备;

e.有一定修理复杂程度的设备;

f. 配件供应周期长的设备;

g.对操业人员安全及环境污染有影响的设备;

h.单台(套)原值在一万元以上的设备;

例:各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输车辆等;

(3)一般设备:用c表示;凡属下列情况之一的设备,为一般设备:

a.负荷低、开机时间短;

b.对生产、经营质量影响不大的设备;

c.修理复杂程度低或不维修设备;

d.故障停机不影响经营的设备;

e.不构成重点、重要设备的其他设备;

例:彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等;

4.设备台账内容

(1)使用单位:填写单位名称及酒店编号;

(2)管理类别:按上面的规定填写;

(3)设备名称:按设备铭牌填写;

(4)设备编号:按上面的规定填写;

(5)相关设备编号:填写与本设备相关设备的编号;

(6)固定资产编号:按固定资产账上填写;

(7)规格型号:按设备铭牌填写;

(8)总电功率:填写本设备需要的总电功率;

(9)制造单位:按设备铭牌填写;

(10)出厂编号:按设备铭牌填写;

(11)出厂日期:按设备铭牌填写;

(12)启用日期:填写实际投入使用的日期;

(13)安装地点:填写设备安装的具体地点;

(14)设备原值:按固定资产账填写;

(15)预计残值:按固定资产账填写;

(16)计提折旧:填写累提的折旧额;

(17)使用年限:填写预计使用的年限;

(18)设备现状:填写在用或封存、闲置、报废等;

(19)备注:填写其他需要说明的内容。

5.设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制,总监秘书负责保管存档。

6.设备情况发生变化,及时修正台账记录。

7.根据台账,定期对的所有设备进行盘查,做到账物相符。

8.设备技术档案管理

(1)所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备,都应建立技术档案;特种设备技术档案的建立,应符合劳动管理部门的要求,按劳动局要求的格式建立,其他设备按和管理公司要求建立;

(2)设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整理立卷、归档和借阅;做到技术档案能及时、准确地反映设备的运行状况;

(3)应根据设备技术档案所记载的设备信息,及时分析、研究指导设备维护、检修及改造、更新。

9.设备技术资料管理

(1)酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核实、登记和保管,坚决杜绝资料散落个人手中的现象;

(2)设备技术资料应包括的主要内容:

a.设备选型及技术经济论证材料;

b.上级及领导批准购置的文件;

c.设备购置合同;

a.设备出厂合格证;

e.设备装箱单及开箱验收记录;

f.设备安装、调试记录及竣工图;

g.设备使用说明书及进口设备说明书中文译本;

h.设备图纸和备件图册

10.使用设备技术资料,使用部门一般使用复印件,如不便复印,可将资料归档后,经工程总监/经理批准,指定负责人,由使用者办理长期原件借用手续,存放于使用部门。

11.设备技术资料一般不送档案室归档(或将复印件送档案室归档),存放于工程部技术档案柜。

12.资料档案的管理

(1)维护档案室的清洁环境和资料的保管环境;

(2)借还资料档案的手续清楚,送阅、交办的文件要及时,并有责任催办;

(3)文件、资料归档要及时,做到每月整理一次,每年清理一次,分门别类做好归档并做好记录;

(4)遵守保密规定,未经有关领导授权或批准,一切文件资料不得外传外借

13.资料档案的使用规定

(1)查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行,未履行借阅登记手续,任何人不得擅自将资料带离档案室;

(2)在使用资料档案时,使用人不得吸烟、喝水、吃食物,以免造成损坏;

(3)不得在资料档案上勾画、涂抹,不得对档案有撕损、剪切等破坏行为,必须保证资料档案的完好无损;

(4)资料档案在档案室外未被使用时,不得长时间摆放在桌面上,应及时放入专用档案柜中保存;

(5)未经许可不得擅自拍照、抄录、复印;

第14篇 驾驶员行车安全档案管理制度

第一条 为加快建立现代企业制度，规范驾驶人的档案管理，避免因档案遗失或隐私泄漏，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制定本规定。

第二条 作为客运企业，客运驾驶人档案是企业管理档案非常重要的组成部分，是公司劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关驾驶人个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。

第三条 客运驾驶员行车安全档案实行一人一档制度，档案记录其在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司人事档案范围内：

（一）驾驶员登记表、照片。

（二）户籍所在地公安机关无劣迹证明（或公安网查询记录）。

（三）单放鉴定表及培训记录。

（四）公安网驾驶员违章信息记录（查询记录）。

（五）驾驶员个人行车事故档案资料。

（六）驾驶员驾驶证、身份证、上岗证、从业资格证等复印件。

（七）驾驶员档案交接清单。

（八）驾驶员解聘审批证明。

（九）驾驶员违章、违纪处理情况，安全公里记录和安全奖惩记录。

（十）集团内部安全公里转入证明。

第四条 客运驾驶人信息档案管理要求

1. 分公司安全管理员负责驾驶人档案的建立及维护工作，自驾驶人入职第一天起为其建立档案，员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，以便查询。

2. 辞职、辞退驾驶人的档案从分公司提出，单独保管。

3. 信息档案要严格管理，不得随意转借、涂改，要建立存档、销毁记录，确保档案完整、准确。

第五条 档案查询权限：档案涉及个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容。

第六条 本制度自制定之日起实施。

第15篇 正大房地产公司档案管理制度格式怎样的

河口房地产公司档案管理制度

一、总则

第一条 根据《档案法》及其《实施办法》的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、 文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合管理部档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

(一) 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

(二) 本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。

第七条 各部门兼职文书的职责:

(一) 了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

(二) 认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

(三) 承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

三、 归档范围

第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 其它应该纳入档案管理的材料。

四、 平时归档

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。

五、 立卷(案卷质量要求)

第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按顺序排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期的短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度经总经理办公会核准后实施,修改亦然。

第16篇 矿山应急救援档案管理制度

一、总则

1、档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制定本制度。

2、归档的档案应字迹清晰、完整有效。

二、应急档案管理

1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入各部门科员的职责范围。

2、应急救援档案归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：

(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文、除文件的正件外，还应包括它的附件；

(2)本单位在应急救援活动中产生的与上级领导部门间的往来文件，包括请示、报告、项目立项、重要函件、应急救援合同等；

(3)本单位在应急救援活动中产生的各种文件材料(即内部文件)；如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；

3、应急救援档案归档要求

(1)已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存。

(2)归档的文件材料要收集齐全(包括附件，附图)，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

(3)存档文件必须为原件；

(4)文件归档时要有交接手续；

(5)每年六月份之前，各部门兼职档案员向矿档案室移交已归档完毕的上一年的文件材料并办理移交手续；

(6)各部门兼职档案员和具体办公人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作；

4、应急救援档案的借阅

(1)根据《拜城县峰峰煤焦化档案借阅利用制度》办理相关手续方可借阅，并填写利用效果反馈登记簿。

(2)借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天。

5、应急救援档案的保管及销毁

(1)专职档案员有责任对矿各部门文书档案的归档进行监督指导；

(2)矿综合档案室负责集中统一管理所有文书档案；

(3)专职档案员对各部门移交的文书档案按标准进行整理，分类，编目、统计、保管，并进行数据化管理，方便快捷提供利用。

(4)档案保管期限分为永久、长期、定期三种，定期开展档案鉴定工作，对保管期满的档案经相关手续后可以销毁，并建立文书档案销毁清册。