文件管理制度范例汇编【16篇】

文件管理制度是企业管理的核心组成部分，其主要作用在于规范企业内部的信息流转，确保文件的安全、完整和有效利用。它旨在提高工作效率，防止信息混乱，保护企业知识产权，以及满足法律法规的要求。文件管理制度能够帮助企业保持运营的连续性和一致性，同时也是企业决策、责任追溯和审计的重要依据。

包括哪些方面

一个完善的文件管理制度通常涵盖以下几个关键方面：

1. 文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，制定统一的编码规则，便于检索和管理。

2. 文件生命周期管理：规定文件的创建、审批、存储、使用、更新、废弃等全过程管理。

3. 权限控制：设定不同级别的文件访问权限，确保敏感信息的安全。

4. 文件安全：包括物理安全（如防火、防盗）和电子安全（如加密、备份）措施。

5. 文件归档与销毁：明确归档条件和期限，规定合理的销毁流程，防止信息泄露。

6. 文件版本控制：确保文件更新及时，旧版文件的有效处理。

7. 培训与执行：定期培训员工，确保他们了解并遵守文件管理制度。

重要性

文件管理制度的重要性不言而喻，主要体现在以下几个方面：

1. 保障信息准确：清晰的文件管理能避免信息错乱，减少误解和纠纷。

2. 提升效率：通过规范流程，减少查找文件的时间，提高工作效率。

3. 法规合规：符合相关法规要求，避免因文件管理不当引发的法律风险。

4. 知识产权保护：防止企业核心信息外泄，保护企业的竞争优势。

5. 决策支持：为管理层提供准确、完整的资料，支持决策的科学性。

方案

建立有效的文件管理制度，企业应采取以下策略：

1. 制定详细制度：结合企业实际，制定全面、细致的文件管理制度，明确各环节的责任人。

2. 技术支持：利用现代信息技术，如云存储、文档管理系统，提升文件管理的智能化水平。

3. 定期审查：定期评估制度执行情况，及时调整和完善。

4. 员工参与：鼓励员工参与制度建设，确保制度的实用性和接受度。

5. 培训与考核：定期培训员工，将制度执行情况纳入绩效考核，增强员工执行力。

文件管理制度的建立并非一蹴而就，需要企业持续投入和改进，以适应不断变化的内外部环境。只有这样，企业才能在信息时代中游刃有余，实现稳健发展。

文件管理制度范例范文

【第1篇】文件管理制度范例

1、文件管理人员收到文件后,要立即登记,填写文件处理单,及时送分管主任批办。

2、批办后的文件,要根据批办意见及时办理或传阅,保证在尽可能短的时间内传阅完毕,并将文件处理结果填写在文件处理单上,及时送交领导阅知。

3、密级文件不准在个人手里过夜,不得带到家中或公共场所,借阅文件要严格完备手续。

4、对上级文件(包括领导人讲话)未经批准不得复印,经批准复印的要搞好登记、编号,将复印件及时收回,不得遗失。

5、中央、某某某委文件、领导人讲话,每年清退一次,按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料,要及时搞好立档工作。

【第2篇】变电所文件管理制度

1.目   的: 为加强文件管理工作, 使文件在生产过程中有效实施，确保生产过程可控和文件的充分、适宜、有效性，特制定本制度。

2.适用范围：适用于与供电车间有关的所有文件的控制。

3.职    责：

3.1车间文件管理员负责管理车间所有文件，对文件的版本、发放、变更、作废等管理活动负责。

3.2各班段工程师（技术员）根据生产过程负责编制本班段三级文件，对文件的正确性、全面性负责。

3.3各班段段长负责评审、监督、考核本班段三级文件的执行。

3.4车间分管主任负责检查分管班段文件的充分性、适宜性、有效性。

4．文件的编制、审核、批准：

4.1文件编制

4．1．1各班段工程师（技术员）负责本班段所有相关文件的编制工作，做到每个生产过程有文件支持。段长组织本段工作负责人、有经验的工人评审制定的文件。

4．1．2安检员负责安全管理文件的编制工作。

4．1．3工会主席负责办公类文件的编制工作。

4．2文件的审核：

车间主任负责生产、技术、安全方面文件的审核签字。

4．3文件的批准：

4．3．1编制审核完的文件上报公司主管副经理或副总工程师批准后执行。

4．3．2车间制定的四级文件由各段工程师（技术员）编制，分管主任审核，上报车间主任批准后执行。

5．文件的标识：

5．1车间级文件编号：sdrl-jcgd-[文件批准发布年号]-文件序号

5．2班组级文件编号：

sdrl-jcgd-хх（本班段拼音开头字母代码）-[文件批准发布年号]- 文件序号

6．文件的发放、使用及保管

6．1车间及各班段（所）的文件管理严格按公司《管理手册》、《文件控制程序》及车间制定的《文件管理制度》执行。

6．1．1车间及班段（所）受控文件清单填写规范、无空项，并经责任人签字。

6．1．2车间及班段（所）纸版文件资料柜统一管理，电子版文件保存在车间及班段（所）oa网指定位置，落实责任人。

6．1．3车间及班段（所）修改文件：文件作局部文字更改及需大幅修订时，应按新文件重新报批，报批后一周内工程技术人员组织段（所）学习，段（所）长考核并有考核记录。

6．1．4车间及班段（所）新增加文件报批后一周内工程技术人员组织段（所）学习，段（所）长考核并有考核记录。

6．1．5车间及班段（所）应是最新版本的受控文件清单。

6．2车间的党政文件及外来文件的接收与传阅由工会主席填写《收文登记簿》，车间内部文件由文件管理员负责发放、回收。文本形式的文件发放要填写《发文登记表》，记录发放人员名单；电子版形式的文件在上传公司oa办公网时，先填写《发文登记表》，记录发放人员名单，再通过电话确认、记录收文人姓名。电子版文件由文件管理员加密上传到oa网，不能随意改动。收到文件的班组填写《收文登记簿》，有宣贯记录。

6．3各类外来文件（包括法律、法规及其他要求），都须加盖红色“受控”印章，填写《发文登记簿》和《收文登记簿》并保存。

6．4上述文件如需打印，可由文件管理员填写《文件打印、复印、速印审批单》，经部门(单位)负责人批准打印后发放，做好发放记录，由领取人签字。

6．5公司内部使用的体系文件都属受控文件，在发放受控文件时应加盖“受控”印章，

纸版文件发放应注明分发号。

6．6受控文件不得随意自行复印。如需要时，使用者经车间主任批准后，向车间技术组文件管理员领用。

6．7文件因破损严重而影响使用时，使用者应到车间办理文件更换手续，换发的文件可使用原文件的分发号。

6．8各段工程师（技术员）每半年识别法律、法规和其他要求，并对其适用性进行评审，填评审记录。新增、更换的法规和其他要求上报车间技术主任、文件管理员，文件管理员变更车间法律法规清单。

7．文件的更改：

7.1文件需要更改时，由各段工程师（技术员）说明更改原因后报车间文件管理员，由文件管理员填写《文件更改通知单》方可执行。

7.2文件作局部文字更改时，应将被修改文字或数据用双线划去；并在临近适当的位置标明修改内容，修改者、批准人及批准年、月、日。

7.3当文件需大幅修订时，应予以换页或换版。原页或原版文件作废，换发新页或新版本。

7.4文件更改的审批及发放管理，按原文件的管理程序办理，当采用换页或换版方式时，应在发放新页或新版的同时，收回旧页或旧版文件。

8文件的作废

8.1文件作废时,文件管理员应按原《发文登记薄》名录逐一收回,电子版文件由文件管理员统一删除,更新后的电子版文件由车间文件管理员上传至oa网,做发文登记,,班组做好收文 记录，以防止误用。

8.2作废纸版文件销毁时应经系统领导批准并填写《文件回收、销毁记录》后方可销毁。

作废保留文件由文件管理员在《作废文件留用记录》中注明，系统领导批准后，由文件管理员加盖 “作废保留”印章后归档。

8．3作业现场不准保存“作废”的文件。

9文件的借阅：

各类文件的借阅应由借阅人填写《文件借阅记录》由文件管理员签字付出，归还时需经双方签字确认。文件的借阅时间最多为7天，如因需要延长应再叙借。

10文件定期评审：

10.1文件管理员负责每年11月1日—12月30日期间，督促车间对车间级三级文件评审一次，(各班段负责评审本班段使用的各类三级文件)，必要时进行修订。文件评审的记录由文件管理员负责保存。

10.2各班段技术员负责每年11月1日—12月30日期间，评审本班段使用的各类三级文件，必要时进行修订。文件评审的记录由本班段负责保存。

11考核办法

11．1  主任、分管主任每季对车间及各班段（所）进行一次文件管理检查。（注：标准化检查中进行）。

11．2 《收文记录簿》中少记、漏记、错记一处各扣1分。

11．3 在次月复检中仍未按管理制度整改的一处扣5分。

11．4 各班段段长在实际工作中和年末对职工掌握的三级文件情况进行考核，有考核记录。

【第3篇】化工企业安全生产文件档案管理制度

1、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合 理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本 制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

2、职责

2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头，生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度，公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。

文件的使用：安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放，并做好发放登记工作；技术性文件由生产部门负责发放，并做好发放登记工作；其他部门的专业文件由主管部门负责发放，并做好发放登记工作。

2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理， 并负责监督检查和考核。

2.3、 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

3、内容

3.1、 文件资料收集

安全生产文件档案内容如下：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

3.2、 立卷归档

3.2.1、 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档 案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。 3.2.2 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理，分类归档。

3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档， 统 一保存。

3.2.4、 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化， 应层次分明， 编写页码，填写卷内文件资料目录。

3.2.5、 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

3.3、 档案保管

3.3.1、 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2、 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

3.4、 档案借阅

3.4.1、 文件资料档案借阅， 必须借阅手续， 借阅当案要注意保护， 不得丢失、 损坏、 涂改， 要如期归还， 到期不能归还者， 要说明情况， 并办理续借手续。

3.4.2、 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表 或转借他人。

3.4.3、 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定 期销毁，必要时做好销毁记录。

6、 本制度由行政部制定并负责解释，自发布之日起实施。

【第4篇】安全社区创建文件资料管理档案制度

安全社区创建文件与资料管理档案制度

1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作,保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管,专人负责。

2、创建办公室负责文件与资料的归档,督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷,各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。

3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

4、归档范围:重要的会议资料,包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理。

【第5篇】安全生产文件管理制度

为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

安全文件管理目标及内容：

1、 安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

2、 要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

3、 应及时送交领导，不要挤压。

4、 应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

5、 保存时，要保持文件的完整性。

6、 需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

7、 存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

8、 存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

9、 传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

10、 借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

11、 对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

【第6篇】公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理

第三条 公文的签收

1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

第五条 文件的传阅与催办

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

三、文件借阅和清退

第六条 各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

第七条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

第八条 各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

四、文件的立卷与归档

第九条 文件的归档范围

凡下列文件统一由行政秘书归档：

1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；

2、各种专业例会记录；

3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

4、有保存价值的客户资料及处理结果；

5、企业日志和大事记。

第十条 立卷要求

1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

五、文件的销毁

第十一条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

六、附则

第十二条 本制度解释权归行政部。

第十三条 本制度自公布之日起执行。

公司文件管理制度（二）

（一）总则

第一条 减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

（二）收文的管理

第四条 公文的签收

1、凡来厂公文件（除厂领导订的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲文件，厂领导封後，也应分别交两办办理正常手续。

2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

3、加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文的管理

第八条 发文的规定

1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群团体文件由党委批转。

3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

第九条 发文的范围：

1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党委、厂部下发文件主要用於：

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4、在工厂日常生、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

（四）发文程式与要求

第十条 发文程式规定：

1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、业务科室，各群团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件的销毁

第十七条 对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度（三）

第一章 总则

第一条 为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条 负责档案资料的归档督促和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文书档案立卷归档方法

第一节 文件资料的收集管理

第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条 一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。

第七条 各系统、部门档案员的职责：

（一） 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二） 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

（三） 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节 归档范围

第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十三条 信访工作资料。

第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料。

第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料。

第三节 平时归卷

第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。

第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。

第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料，按照案卷类目条款，放入平时保存文件卷夹内对号入座，并在文件处理登记薄上注明。

第四节 立卷

第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条 在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

第三十一条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十二条 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二） 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

【第7篇】质量手册程序文件管理制度

1、目的与适用范围

为了确保在质量体系运行中的各个场所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

本制度适用于《质量手册》、《程序文件》的更改,发放和回收的管理。

2、管理要求

2.1全质办是《质量手册》、《程序文件》的归口管理部门。

2.2《质量手册》、《程序文件》在贯彻实施过程中若发现差距或不符合实际情况时,各职能部门要以书面形式反馈全质办, 全质办向管理者代表提出更改报告,填写文件更改通知单,经管理者代表报准后进行更改、控版和回收。

2.3全质办指定专人负责《质量手册》、《程序文件》按规定范围进行发放、更改和因收,对其使用和保管进行监控。

2.4全质办受管理者代表委托解释《质量手册》和《程序文件》的有关内容。

2.5技术科负责对《质量手册》、《程序文件》进行标准化审查。

2.6《质量手册》、《程序文件》持有者要保证其有固定的存放位置,以便在任何情况下都能对其进行更改、回收等。

2.7《质量手册》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丢失,不准外借,更

不准私自提供他人转抄或复印,若发现类似问题,应予以追究责任。

【第8篇】企业文件管理制度

企业文件管理制度

(一)总则

第一条

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条

按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

(二)收文的管理

第四条

公文的签收

1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条

公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条

公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条

文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

(三)发文的管理

第八条

发文的规定

1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条

发文的范围：

1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

(1)公布全厂规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;

(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关全厂的重大事项。

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

(四)发文程序与要求

第十条

发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请;

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级;

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚;

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

(五)文件的借阅和清退

第十一条

各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

第十二条

借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条

两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条

各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

(六)文件的立卷与归档

第十五条

文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复;

(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等;

(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

(5)有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果;

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等;

(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料;

(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

(9)工厂日志和大事记;

(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条

立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

(七)文件的销毁

第十七条

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条

经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

【第9篇】安全生产文件和档案管理制度

为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。

一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。

二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。

三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：

1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。

2、制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。

3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。

6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。

8、安全技术交底资料。

9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料（如有则建立）。

10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。

四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

五、每年年终台帐装订成册保存。

六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。

河北盛联矿山工程建设有限公司

年 月 日

【第10篇】安全文件管理制度

一、编制目的

通过对项目部制定的、与安全生产、安全标准化有关的管理文件、技术文件的控制,保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。

二、适用范围

本制度适用于对项目部安全标准化实施、安全生产管理制度、岗位安全技术规程、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的管理。

三、工作职责

1.项目经理负责本项目安全生产方针、安全生产目标、安全标准化文件、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的批准和发布。

2.分管安全副经理负责管理制度和岗位安全操作规程的审核。

3.安全科负责组织编写安全标准化文件。

4.各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度、岗位安全操作规程的编写与审核。

5.安全科负责组织标准化文件、安全生产管理制度的修改、修订。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,结合本项目实际,组织制定项目的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件,经分管安全副经理审核、项目经理批准后发布、实施。

2.各职能部门根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,根据本公司实际,制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度,经部门负责人审核、分管安全副经理审批后发布、实施。

(二)发放管理

1.文件在发放前,安全科确定发放范围。

2.安全科按确定的发放范围进行发放,填写《文件发放(回收)登记表》,领取人签字。

3.当文件破损或字迹不清影响使用时,领取科室、施工队应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审批后,到安全科办理更换手续,交旧领新,文件使用原发放号。

4.文件丢失,当事人应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审核批准后,到安全科办理补发手续,新文件给予新发放号,并注明原号作废。必要时,安全科将作废文件发放号通知各相关部门,防止误用。

(三)文件的修改与修订

1.文件出现下列情况时,需进行修改或修订:

1.1文件编制本身重大失误;

1.2安全标准化运行过程中出现变动;

1.3与上级有关规定、法令、法规相悖;

1.4其它情况。

2.安全生产管理文件需修改或修订时,必须向分管安全副经理提出书面申请,项目经理批准后,才能进行修改或修订。

3.安全生产管理文件的修改均采用换页的方式进行修改或修订。

4.安全科将需修改或修订的安全生产管理文件收回。

5.安全科对修改或修订后的文件进行文件状态登记。

(四)文件的评审

1.安全科每年组织一次文件的评审工作,对文件的符合性进行评价。

2.任何人不得在文件上乱涂乱画,确保文件的清晰、易于识别和检索。

(五)文件的借阅

1.文件属于保密级的,不可私自向外来单位提供、借阅。

2.外来人员需借阅时,必须经项目经理审批后方可向用户提供。

(六)废止和回收

新版本文件发布时,旧版本文件同时废止或失效,安全科文件按发放台账全部收回并销毁。

【第11篇】安全生产文件档案管理制度

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

【第12篇】安全生产文件及档案管理制度

为规范和加强站内的安全档案的管理，实行制度化管理，特制定本制度。安全生产档案必须由专人管理安全生产档案。

1、安全生产档案内容：

（1）安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

（2）从业人员档案（包括安全运行、培训教育、奖惩等信息）。

（3）特种作业人员资格证名单。

（4）特种设备清单及有关档案。

（5）危险源管理清单。

（6）监测资料（设备运行状况、巡检记录、交接班记录等）。

（7）职工健康档案及职业病档案资料。

（8）安全生产整改情况记录。

（9）安全例会及安全日、月活动记录。

（10）安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况；

（11）事故记录和统计资料。

（12）伤亡登记表存档情况。

（13）岗位作业操作规程。

（14）安全措施经费及使用情况。

（15）事故应急救援预案、演练、实施记录。

２、要编写详细的目录并分档存放，以形成标准化、规范化。

３、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理情况。

４、主要领导要检查检查档案管理情况，使之完善化、科学化。

【第13篇】物业管理公司文件管理制度怎么写

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第14篇】hse作业计划书编制举例—管理制度和文件控制4

应包括管理制度和文件控制。

基层组织应结合作业项目要求,收集整理应执行的相关hse管理的规章制度,并列出清单。对作业有特殊要求或根据风险管理要求,应写明需要制定完善的相关管理制度(包括相关岗位职责和操作规程)。如本项目或作业过程涉及的岗位职责、操作规程和工作许可已注明在《hse作业指导书》(有效文本)中,那么只提供《hse作业指导书》中的有关岗位目录即可。

应有本作业项目相关文件以及受控文件保管人清单,并建立控制文件程序或办法。对《hse作业计划书》的批准、呈报及发放范围,应按《hse作业计划书批准登记表》的格式登记,见附录4。

【第15篇】文件档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前,应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项,并收集相关素材,做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中,要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式,做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅,文件下发时要迅速、及时,并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件,还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件,要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中,应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还,借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行,同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查,借出的档案资料要在指定期限内归还,若发现丢失的要及时追查处理,并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对,必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导>批准,不得随意扩大阅读范围,否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄,必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时,应由指定人员负责,并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限,以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下,定期对退档资料进行销毁,并且及时在文档目录上做出更改,确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录,对有价值的文档要及时备份并做好保密工作,若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密,从而给公司带来损失的,视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放,同时做出相对应的文档目录清单,如果有新资料入档,必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时,须按文档目录清单做好工作交接,按照文档目录清单与现存文档核对,如果出现物单不符,给公司造成损失的,视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档,继续做好文档的保存、保密工作,并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

【第16篇】某某公司文件档案管理制度

某公司文件、档案管理制度

第一章 文件管理制度

第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。

第二条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。

第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。

第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。

第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。

第六条 公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。

第七条 发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。

第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。

第九条 制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。

第十条 综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。

第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。

第二章 档案管理制度

第十二条 公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。

第十三条 公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。

第十四条 归档资料包括:

1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;

2、公司会议记录、纪要、决定;

3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;

4、会议形成的领导讲话、文件;

5、公司对外交流的文件、协议、报告等;

6、公司各部门的发文;

7、其它具有保存价值的文件、材料。

8、外单位发给各部门的抄送信件;

9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;

10、要的科技文件、技术资料、方案。

第十五条 档案的借阅

1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。

2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。

3、文件复制需经综合管理部负责人批准。