日常档案管理制度4篇

有哪些

日常档案管理制度是企业管理中不可或缺的一环，它涵盖了文件的创建、收集、整理、存储、检索和销毁等全过程。主要包括以下几个方面：

1. 档案分类与编码：确保所有文件有明确的分类标准和编码体系，便于快速定位和查找。

2. 文件管理流程：从文件的起草、审批、归档到废弃的全程管理，确保每个环节都有清晰的操作指南。

3. 电子文档管理：包括数字化转换、存储安全、权限管理等，适应信息化办公的需求。

4. 物理档案管理：涉及纸质文件的保存环境、防潮防火措施、定期检查等。

5. 档案利用与借阅：设定借阅规则，确保档案的安全性和保密性。

6. 档案审计与评估：定期进行档案完整性、准确性的审核，以确保其有效性。

实施细则

1. 档案分类与编码：依据企业业务性质和工作流程，制定详细的档案分类标准，并为每个类别分配唯一的编码。编码应简洁易懂，便于记忆和输入。

2. 文件管理流程： - 起草：文件需注明起草人、日期，内容清晰、完整。 - 审批：设置严格的审批流程，确保文件内容的合规性。 - 归档：文件批准后，及时归入相应类别，更新编码。 - 废弃：定期清理过期、无保留价值的文件，遵循相关法律法规。

3. 电子文档管理： - 数字化：新产生的纸质文件应及时扫描存档，已有的纸质文件逐步进行数字化。 - 存储安全：使用加密技术保护电子文件，防止非法访问和篡改。 - 权限管理：设定不同级别的访问权限，限制无关人员接触敏感信息。

4. 物理档案管理： - 保存环境：档案室应保持适宜的温湿度，定期清洁，避免虫害和霉变。 - 防护措施：配备消防设备，确保防火、防盗。 - 检查维护：每季度进行一次全面检查，及时修复破损文件。

5. 档案利用与借阅： - 借阅申请：员工需填写借阅申请表，说明借阅目的。 - 借阅审批：管理人员审核后决定是否批准，记录借阅信息。 - 归还与检查：借阅期限内归还，核对文件完整性。

6. 档案审计与评估： - 定期审计：每年至少进行一次全面的档案审计，确保档案的完整性和准确性。 - 评估反馈：针对审计结果，调整和完善档案管理制度。

上墙内容

1. 档案分类图示：清晰展示各类档案的分类结构和对应的编码。

2. 文件管理流程图：直观呈现文件从起草到废弃的完整流程。

3. 档案借阅规定：简明列出借阅流程、条件和责任。

4. 档案安全提示：强调档案的保密性和防护措施的重要性。

5. 档案管理人员联系方式：方便员工在需要时寻求帮助。

通过以上细则，我们期望能建立起一套科学、高效、安全的日常档案管理体系，为企业运营提供有力支持。

日常档案管理制度范文

第1篇 a物业管理公司日常档案资料管理制度

物业管理公司日常档案资料管理制度

1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。

第2篇 _别墅园区工程部日常管理-资料档案管理制度

别墅园区工程部日常管理-资料档案管理

目的:确保园区原始资料的完整

政策:设备及资料的建档工作,是小区搞好工程管理的一项十分重要的工作。

程序:

(1) 建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。

(2) 档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来源。

(3) 研究分析资料可探索管理和检修的规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平。

(4) 档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的重要依据。

(5) 设备档案,应填写设备名称、编号、型号、安装地点、制造厂,供应商、联系电话、地址、设备的主要数据,其他数据、备件存放地点、维护保养要点,检修时间及内容、事故分析等项。认真详细做好工作,将对今后的故障维修、制定设备的预防性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。

(6) 为使档案成为活的资料,要不断丰富档案的内容,使之成为小区的重要财富,档案管理作业程序可依如下10个步骤:①点数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防护、⑨应用、⑩定期清理。

第3篇 别墅园区工程部日常管理资料档案管理制度

别墅园区工程部日常管理-资料档案管理目的:确保园区原始资料的完整政策:设备及资料的建档工作,是小区搞好工程管理的一项十分重要的工作。

程序:

(1) 建档是汇集和积累设备运行状态的最基本工作。

(2) 档案是提供分析研究设备在使用期的改进措施的资料来源。

(3) 研究分析资料可探索管理和检修的规律,增加对设备的认识和了解,提高维修和管理水平。

(4) 档案是反馈设备制造质量和管理质量信息的重要依据。

(5) 设备档案,应填写设备名称、编号、型号、安装地点、制造厂,供应商、联系电话、地址、设备的主要数据,其他数据、备件存放地点、维护保养要点,检修时间及内容、事故分析等项。

认真详细做好工作,将对今后的故障维修、制定设备的预防性维修计划及制定巡回检查带来许多方便。

(6) 为使档案成为活的资料,要不断丰富档案的内容,使之成为小区的重要财富,档案管理作业程序可依如下10个步骤:

①点数、②登记、③整理、④分类、⑤立案、⑥编目、⑦典藏、⑧防护、⑨应用、⑩定期清理。

第4篇 物业管理公司日常档案资料管理制度

物业管理公司日常档案资料管理制度1文档管理人员专职负责管理处所有文件(通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要)及资料(技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等)的存档、收集和保管。

2任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3属秘密文件的要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室。

4职员、员工个人档案材料属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5文件资料等要朝廷合归档,归档要注意整齐,归档前要先把资料分类,无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类,其目的都是为了查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料,要及时清理,无保存必要的材料,经领导批准可做销毁处理。