销售档案管理制度4篇

有哪些

销售档案管理制度

销售档案是公司业务活动的重要记录，包含客户信息、交易记录、合同文件等关键数据，是销售策略制定、业绩评估和纠纷处理的基础。一个有效的销售档案管理制度应包括以下几个核心部分：

1. 档案分类与编码：对销售档案进行系统分类，如按客户类型、产品线、交易阶段等，同时建立清晰的编码体系，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定销售团队在完成交易后应及时提交相关文件，确保档案的完整性。

3. 存储与保管：明确档案的存储方式（物理或电子），设定保管期限，以及备份和防灾措施。

4. 访问与借阅：设定访问权限，规范借阅流程，防止信息泄露。

5. 更新与销毁：规定档案更新的频率和条件，以及过期档案的销毁程序。

6. 安全与保密：强化信息安全意识，执行严格的保密协议，保护公司及客户隐私。

实施细则

1. 档案分类与编码：采用字母-数字混合编码，如"c01"代表主要客户，"p02"代表第二类产品，"t03"表示交易阶段。各部门需按照统一标准进行归档。

2. 收集与整理：销售员在交易完成后一周内提交所有相关文件，由销售秘书进行整理并录入系统。未按时提交者将影响其绩效考核。

3. 存储与保管：销售档案以电子形式为主，存储在公司内部服务器，并定期备份至云存储。物理文件存放在防火、防盗设施完备的档案室。

4. 访问与借阅：员工需通过内部系统申请查阅档案，审批后由档案管理员协助获取。严禁私自复制或拍照。

5. 更新与销毁：每年进行一次档案审查，过期或无保留价值的档案经审批后销毁。重要档案更新需由销售经理签字确认。

6. 安全与保密：所有员工签订保密协议，违反者将面临法律追责。系统设置访问日志，异常行为将被追踪调查。

上墙内容

1. "销售档案，企业之魂，妥善保管，人人有责。"

2. "档案分类编码，清晰易找，提高效率，从我做起。"

3. "保密协议，铭记在心，尊重客户，守护公司利益。"

4. "档案安全，人人关注，不泄露，不丢失，我们的承诺。"

以上销售档案管理制度旨在确保公司信息的安全与有效利用，每位员工都应熟知并严格遵守，共同维护良好的档案管理环境。

销售档案管理制度范文

第1篇 地产公司销售部档案管理制度

地产公司销售部档案管理制度6

为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

一、档案归档范围

1、销售合同

(1)预定书(认购书)原件;

(2)买卖合同原件;

(3)换、退房申请;

(4)房型修改申请;

(5)其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

(2)签约客户档案

基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

(2)销售管理档案

(3)各日、周、月统计表及报表;

(4)早晚会会议记录。

4、内部往来文件

(1)发往各部门间的日常函件;

(2)收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;

(3)户外灯箱、路牌的样稿;

(4)各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

(2)各楼盘楼书;

(3)房地产相关信息剪报;

(4)各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

(1)户外宣传制作合同复印件;

(2)媒体制作合同;

(3)其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理;

2、档案资料分类应清晰、全面;

3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅

档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行:

1、本部门档案仅限本部门员工借阅;外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;

2、本部门员借阅,借期不超过两天。如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;

2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;

3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。

第2篇 地产公司销售部档案管理制度怎么写

地产公司销售部档案管理制度6为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特别制定以下管理办法;

一、档案归档范围

1、销售合同

(1)预定书(认购书)原件;

(2)买卖合同原件;

(3)换、退房申请;

(4)房型修改申请;

(5)其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

(1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

(2)签约客户档案基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等;

办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料;

其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

(1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件

(2)销售管理档案

(3)各日、周、月统计表及报表;

(4)早晚会会议记录。

4、内部往来文件

(1)发往各部门间的日常函件;

(2)收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

(1)各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本;

(2)电视宣传资料:各种宣传用vcd、录音带、录像带;

(3)户外灯箱、路牌的样稿;

(4)各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

(1)房地产相关法律、法规、政策、资料;

(2)各楼盘楼书;

(3)房地产相关信息剪报;

(4)各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

(1)户外宣传制作合同复印件;

(2)媒体制作合同;

(3)其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理;2、档案资料分类应清晰、全面;3、档案接收时要认真点、验收,并办理交接手续后入档;

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒;

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅档案的借阅应有严格的借阅制度,必须填写借阅登记表方能借阅。

档案借阅办法按以下制度执行:

1、本部门档案仅限本部门员工借阅;

外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;2、本部门员借阅,借期不超过两天。

如因需要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开;

4、按期归还,爱护所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任;

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的,办理交接手续方可入档;2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;3、档案存放必须使用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找;

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中,对档案材料要仔细甄别,对无保存价值的资料及时剔除,必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示;2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。

第3篇 地产代理销售现场档案管理制度

地产代理公司销售现场档案管理制度

(一)目的

为了使各销售现场档案管理更加规范化及减少结案工作的工作量。

(二)适用范围

公司所有在售项目及开盘新项目。

(三)档案分类

1.人事类:包括排班、考勤、培训、考核

2.行政类:包括办公设备、办公用品、预算、发文、申请、交接记录

3.营销管理类:包括项目筹备期策划类、项目营销过程中策划类

4.销售管理类:包括制度、资料、价格、任务、数据类、合同协议等

(四)管理方法及要求

1.文档版

1)文档版文件分类要清晰,并按类别进行建档、存档。

2)档案分类各级名称经确定后,应编制档案分类编号表,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

3)文件夹内文件要有目录并统一进行编号。文件夹内文件摆放顺序要与文件编号保持一致。

4)每年非常用管理性文档必须在次年年初归档,装盒;每个档案盒要有统一的档案标签格式,档案盒内附文件清单;常用文档在项目结案后归档。

5)项目结案根据公司规定将整理资料销售管理部项目负责人。

2.电子版

1)电子版文件要分类清晰,编号、排序要与文档版文件保持一致,以便于查找方便。

2)项目电子文档应定期刻盘,以保证资料的安全性;由销售管理部项目负责人保管。

3)项目结案后电子版文件应经过一定的整理和编辑;并根据公司规定,所有的文本文件必须为最终定稿刻盘,一式两份;并附文件清单移交销售管理部项目负责人。

(五)执行日期

在售项目从即日起执行,新项目从正式入场开始执行。

第4篇 公司销售客户档案管理制度

销售客户档案管理制度

1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立,交直接上级审核,专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善,填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管,分类整理。

4、档案的保管应严格执行档案借阅制度,不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产,任何人不得据为己有。