建立档案管理制度9篇

有哪些

建立档案管理制度是企业管理中不可或缺的一环，旨在规范档案管理流程，确保信息的安全与有效利用。档案管理制度应包括以下几个核心组成部分：

1. 档案分类与编码：明确各类文件的归档类别，制定统一的编码规则，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理：规定文件的收集标准，以及整理、装订、归档的具体流程。

3. 档案存储与保护：确定档案的存储环境和保护措施，防止档案损坏或丢失。

4. 档案借阅与使用：设定借阅权限，规定借阅流程，确保档案安全使用。

5. 档案销毁与备份：明确过期档案的销毁程序，同时制定定期备份策略，以防数据丢失。

6. 档案信息化管理：推行电子化存档，实现档案管理的数字化和智能化。

7. 档案安全与保密：设立严格的保密制度，保护敏感信息不被泄露。

实施细则

1. 档案分类与编码：各部门需指定专人负责文件分类，按照预设的分类标准（如业务性质、时间、项目等）进行编码。编码应简明易懂，便于快速定位。

2. 档案收集与整理：所有正式文件自生成之日起3个工作日内应送交档案管理部门，由专业人员进行整理、装订，并录入管理系统。

3. 档案存储：档案应存放于防潮、防火、防盗设施完备的专用库房，保持适宜的温湿度。纸质档案应竖立存放，避免挤压。

4. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门负责人审批后，由档案管理员办理借阅手续。借阅期限不超过一周，逾期未还须续批。

5. 档案销毁：对于不再需要的档案，需由档案管理部门提出销毁清单，经管理层审批后，由两人以上共同监督销毁。

6. 信息化管理：推行电子文档管理系统，新生成的文件优先电子化存档，已有的纸质档案逐步扫描入库，确保线上线下同步。

7. 安全保密：对涉密档案实行分级管理，访问权限受限，且所有操作记录在案，以备核查。

上墙内容

1. 档案管理制度概要：简洁阐述档案管理的重要性，列出主要管理制度内容，提醒员工遵守。

2. 档案分类与编码示例：展示几个典型的档案分类和编码，方便员工理解和执行。

3. 借阅与归还流程图：以流程图形式展示借阅和归还步骤，清晰直观。

4. 档案安全保密规定：列出保密要点，强调违规处理措施，提高员工保密意识。

5. 联系方式：公布档案管理部门的联系人和电话，方便员工咨询和反馈问题。

通过以上管理制度的实施，企业能够建立起有序、高效、安全的档案管理体系，促进信息资源的有效利用，为日常运营和决策提供有力支持。

建立档案管理制度范文

第1篇 新清洁管理规章制度及档案资料建立管理制度

新项目清洁管理规章制度及档案资料的建立管理

(一)拟设立的清洁管理规章制度

1.设立完善的清洁工作组织架构和规章制度

(1)行政架构完善:保洁/服务员-班长-主管(主办)-经理

(2)完善的规章制度:上下班制度,纪律制度,统一的考核标准。

2.建立完善的监控监督机制和流程

(1)清洁工作岗位责任明确:

a、主管的职责

-负责部门因清洁而引起的不合格服务、紧急事件、各类投诉的纠正预防措施的审核,评估其有效性。

-负责清洁技术、蚊虫消杀技术与环保技术的运用。

-负责引进在清洁方面的新技术、新方法、新材料,并推广运用,不断提高绿化专业水准。

-负责清洁工作的管理,审核各部门的清洁工作细则。

-负责审核拟外包的清洁方案及监控程序。

b、班长的职责

-负责制订完善清洁工作作业细则,合理调配保洁员。

-负责每日对清洁各岗位进行巡查和班员的月工作情况的考核。

-负责保洁员的日常技能培训、岗前培训,不断提高员工工作能力。

-负责及时收集顾客意见并汇报。

-负责对保洁设备具维修保养及操作指导。

c、保洁/服务员

-熟悉楼宇结构、人行道及公共配套设施、设备,办公室内家私布局、材质,服务要求等情况,以便于顺利开展各项工作。

-严格按照保洁程序文件、作业指导书,对责任区域内的物业进行清扫、保洁、整理,并不断巡视,保持整洁。

-维护责任区域卫生,有效制止各种违章、违规现象,劝阻、制止不卫生、不文明的行为,直接向上级报告。

-爱护保洁工具、用品,每次使用后应清洗干净,并统一存放于指定地点。

-对公共配套设施、设备等的损坏情况,及时报告相关主管人员或控制中心进行处理。

-发现可疑人员或可疑情况,及时与当值安全管理员或控制中心取得联系进行处理。

-发现火情时,必须及时通知控制中心或本部门工作人员并按照消防作战图履行相应职责。

(2)工作区域责任明确

a、工作区域责任明确:各种区域保洁;

b、工作区域界限明确:分区管理;

(3)等级检查机制的建立和落实

a、建立行政等级的检查机制

公司的管理:品质部是环境质量管理的总负责部门,将定期和不定期的检查其服务质量,不断策划新的管理流程和方法,协助和监督物业服务中心持续提高服务质量。

物业服务中心经理:环境管理第一负责人,负责绿化、保洁、消杀工作定期和不定期的全面的检查和监督。

环境主管:负责保洁、绿化和消杀工作的组织、安排、实施专业知识的培训,制定合理的工作流程,并定期检查各项工作效果,同时不断寻找或探索新的绿化养护和环境消杀的方法。

保洁班长:协助环境主管制定清洁工作流程,合理调配保洁/服务员,并不断改进工作方法。并对保洁、服务员培训各种专业知识。

保洁/服务员:负责所辖区域内的保洁卫生及办公室内物品清洁及整理工作。

b、建立科学的时间分级管理

日检:保洁及班长负责每日多次巡查(根据工作内容或特点来具体决定巡查次数),环境主管进行抽查。

周检:环境主管每周至少组织一次全面的检查,对各岗位人员的工作质量进行初步的评估。

季检:公司品质部每季度至少对环境各岗位进行全面检查一次,进行总体服务质量评估。

月检:部门经理或助理每月至少对行政办事中心及会议大厦清洁管理质量进行一次全面的检查,同时组织日常多次不定期的抽查。

半年检:公司每半年会进行一次大型的各项服务质量检查活动,对半年的工作进行总结:并根据质量运作体系进行内部质量审核,检查所有服务的操作状态,督促物业服务中心按照规范的体系进行运作,最大限度的提升工作效率,规范各项流程。

(4)建立合理的整改机制

-分析原因

-整改

-复查

-评分考核

3.建立环境服务质量的自检和保障体系

月度顾客回访调查:

物业服务中心片区客户服务理及部门经理、助理组织每个月至少一次对顾客满意程度的回访,回访对象一般为服务需求人或各单位负责办公室后勤的主要人员,了解顾客对保洁保养情况和消杀服务情况的认同程度或可能存在的看法,及时制定整改措施,不断提高我们的服务质量。

半年顾客满意度调查:

公司组织每半年至少一次对顾客的满意程度的调查,及时对物业服务中心半年的消杀服务和保洁保养工作进行总结,及时发现问题,经过不断的整改,并把调查的结果纳入部门的年终考核,以加强管理的力度,督促相关部门不断的提高服务质量。

(二)、物业清洁管理服务档案料的建立与管理

1.物业清洁管理服务档案料的建立

日计划和记录:

计划:班长每天执行班前点名,班后点评制度,确定日工作重点及注意事项。

记录:保洁的洗手间记录、消杀记录、办公室清洁工作记录表等所有保洁保养工作计划记录:物业服务中心和公司的巡查记录。

周计划和记录:

计划:主管每周召开周例会,对上周工作进行总结,对下周工作进行计划。

记录:环境主管和班长每周的巡查记录,物业服务中心和公司和抽查记录。

月计划和记录:

计划:经理每月召开月度例会.确定月工作计划。

记录:环境主管、物业服务中心经理(分管助理)、品质部的月度评估,以及日常抽检记录.

季计划和记录:

计划:每季度写工作计划。

记录:物业服务中心、品质部季度评估.以及抽查记录。

年计划和记录:

计划:下一年度保洁、绿化和消杀工作计划、定期作业计划。

记录:上一年度工作总结和抽查记录。

2.清洁管理服务档案资料的管理

(1)定期收集

(2)定期检查

(3)检查结果与考核挂钩

(五)清洁设备、工具装备配置方案

1.物质装各的原则

(1)确保质量与控制成本的原则

(2)设备先进性与实用性结合的原则

2.拟投入物资装备

(1)清洁物资装备一览表

第2篇 建立设备档案管理制度

电生理中心属于仪检科室，设备管理的好坏，直接影响本科室乃至全院的经济效益，因此，建立完善的设备档案，加强设备的专管专用，保持设备的完好状态，是电诊科今后重点抓的一件非常必要的日常工作。

一.建立完善的设备挡案

设备档案是鉴定、评价仪器设备技术状态的可靠依据；是启动设备发挥功能的钥匙以及维修寻找故障的指南。搞好设备档案的管理工作，人机结合是现代医疗设备管理必不可少的手段。电生理中心从2006年11月份开始着手逐步完善落实设备挡案管理工作。

二.坚强医疗设备专管专用责任制的落实

医疗仪器设备的专管专用，是保证仪器设备处于良好工作状态的一项重要措施。一台设备使用期限的长短，性能稳定的好坏、工作效率和测试精度的高低，除了取决于设备本身质量的好坏外，在很大程序上取决于使用过程中的维护和保养。同样一台设备，如果维护和保养工作到位，操作正确就可以减少磨损，降低故障率，延长使用寿命，反之，将加速部件老化，故障频出，过早地丧失原有工作性能或降低诊疗测试准确度。因此，建立设备使用责任制是提高设备效率的保证，具体应做到以下2点：

1.专人专管，专人使用 要求各检查室配备有责任心的兼职设备仪器管理员，要求熟悉设备性能、操作方法、维保规程，以便正确操作和维持，并做好使用和维护记录；在工作中发现异常及时与工程技术人员联系进行修理，或采取紧急措施关机断电、断水以防意外事故发生。

2.定期培训 对新上岗的人员重点培训，避免因操作不当给诊疗工作带来的负面影响和对仪器设备造成的损害，降低故障率提高使用率。

三.预防为主，保持仪器设备的完好状态 医疗仪器设备的使用跟踪管理，除了正确合理使用，专人专管外，建立必要的保养制度是保持设备完好状态的关键，具体应做以下工作：

1.日常保养：也称例行保养，由仪器设备责任人或使用人员所进行的保养工作。其主要内容是定期对仪器设备进行除尘保养、紧固松动的螺丝和零部件及电源电压等方面的监护，发现问题及时处理，保养范围大多在仪器设备的外部，每月进行一次并填写保养记录。

2.一级保养：由仪器设备责任人或使用人员按计划与维修工程技术人员配合对仪器设备的各项技术指标进行检查和测试，主要是对内部的保养、检查有无异常情况（如声音、温度、被测数据、标准值偏差、指示灯等）并填写保养记录单。

3.二级保养：是以工程技术人员为主，仪器设备使用人员参与的一种预防性检修，主要是检查仪器设备的主体部分或主要部件，调整精度，必要时更换易损部件，并进行磨损的测试和鉴定，为编制修理计划提供依据。

第3篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范

某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理

提要:

档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。

以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。

档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。

完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。

本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:没有规矩,不成方圆,必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。

一、规章制度的建立与管理

1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。

2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。

3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。

4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。

5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。

6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。

(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。

二、档案的建立与管理

规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。

三、物业管理档案的分类

1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。

2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:

(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。

(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。

(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。

3、__区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。

第4篇 物业管理规章制度档案建立管理规范

物业管理规章制度和档案建立与管理

一、管理规章制度

科学管理、合理量化、健全制度是我们取得成功的重要保障,为了达到高标准的管理目的,我公司已成功导入iso9000质量管理标准模式。在接管物业以后,将严格按照质量管理体系的标准,实行专业化、规范化管理。制定出管理规章制度共计74条,其中公众制度12条,内部岗位制度20条,运作管理制度32条,员工培训考核制度10条。

1.公众制度

(1)《业户手册》。

(2)《业主公约》。

(3)《精神文明公约》。

(4)《楼宇使用维护管理规定》。

(5)《二次装修管理规定》。

(6)《二次装修管理协议》。

(7)《装修人员管理规定》。

(8)《出入物品管理规定》。

(9)《安全管理规定》。

(10)《消防管理规定》。

(11)《清洁卫生管理规定》。

(12)《园林绿化管理规定》。

2.岗位职责

(1)物业经理岗位职责。

(2)经理助理岗位职责。

(3)物业管理部经理岗位职责。

(4)物业管理文员岗位职责。

(5)物业管理员岗位职责。

(6)物业商务管理员岗位职责。

(7)物业清洁员岗位职责。

(8)工程管理部经理岗位职责。

(9)工程技术员岗位职责。

(10)强电技工岗位职责。

(11)弱电技工岗位职责。

(12)暖通工岗位职责。

(13)维修工岗位职责。

(14)工程文员、资料员、仓管员岗位职责。

(15)安全经理岗位职责。

(16)安全管理员岗位职责。

(17)财务经理岗位职责。

(18)财务会计岗位职责。

(19)财务出纳岗位职责。

(20)财务收费员岗位职责。

3.运作管理制度

(1)《员工手册》。

(2)《管理人员文明服务准则》。

(3)《员工办公制度》。

(4)《各部门月工作计划及总结制度》。

(5)《物业管理工作廉洁制度》。

(6)《员工培训制度》。

(7)《内部财务管理制度》。

(8)《档案资料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申请、购买、领用制度》。

(11)《员工宿舍管理评比制度》。

(12)《接待投诉处理及回访制度》。

(13)《维修回访制度》。

(14)《机电设备的编号方法》。

(15)《机电设备的统计制度》。

(16)《配电房管理制度》。

(17)《物业防火安全检查制度》。

(18)《大厦应急灭火抢救方案》。

(19)《物业管理运作流程》。

(20)《业户投诉处理程序》。

(21)《业户入住工作程序》。

(22)《业户入住装修管理工作程序》。

(23)《物业管理档案建立工作程序》。

(24)《物业管理档案监督工作程序》。

(25)《物业资料控制工作程序》。

(26)《公共设施维修、养护工作程序》。

(27)《机电设备维修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防应急处理工作程序》。

(30)《园林绿化管理工作程序》。

(31)《清洁管理工作程序》。

(32)《社区文化开展工作程序》。

4.员工培训考核制度

(1)《新员工入职培训制度》。

(2)《在岗员工循环培训制度》。

(3)《员工工作考核及奖罚制度》。

(4)《员工岗位责任月考核成绩汇总表》。

(5)《经理助理岗位月工作考核表》。

(6)《部门经理岗位月工作考核表》。

(7)《部门员工岗位月工作考核表》。

(8)《业户意见月_统计表》。

(9)《员工违章违纪处理意见申报表》。

(10)《物业管理工作情况一览表》。

二、物业档案建立与管理

1.资料收集

资料的收集坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要和服务的角度出发,扩大信息的收集来源,从时间上来讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的全部,大到房屋本体公共设施,小到花草苗木都应有详细的资料。

2.资料分类整理

(1)分辨真伪。

(2)分类排序。

(3)组编档号。

(4)装订精美。

3.档案资料管理

(1)采用原始档案和电脑档案双轨管理制。

(2)采用多种形式的文档储存方法,便于原始档案的管理(如:采用录像、刻盘、胶卷、照片、图景等方法)。

(3)建议尽可能的采用电脑储存,便于查找调用,以便更好地保护原始档案的资料免受翻动的磨损和损坏。

(4)建立健全的档案外借管理规定,档案管理必须专人负责,应做到保管、保密,工作细致;如有破损,应及时修补。

(5)档案管理室必须达到防火、防潮、防变质的三防标准。

第5篇 小区物业规章制度建立档案管理格式怎样的

小区物业规章制度的建立与档案管理第一章拟建立的规章制度

一、拟建立的公众管理制度包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。

根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。

注:《____.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

二、拟建立的内部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。

详细内容此处略。

三、拟建立的质量手册及程序文件包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。

详细内容此处略。

四、拟建立的工作手册包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。

详细内容此处略。

五、拟建立的质量记录文件因数量达几百份,此处省略第二章档案的建立与管理

一、物业档案建立的内容档案建立的内容包括:业主入伙资料;

客户家庭资料;

客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;

客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;

客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;

客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

二、物业档案管理的具体措施客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

1、客户档案的收集设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。

资料收集坚持内容丰富的原则。

在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

2、客户权籍资料管理从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。

管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

3、客户档案的整理各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

4、客户档案的归档____.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。

物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

5、档案的利用为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

6、客户档案的管理客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。

客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第6篇 美术馆物业管理制度档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料,依照采取的管理方式中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准__.00.01

2职业安全健康职责__.00.02

3物料管理办法__.00.03

4停电停水应急预案__.00.04

5水浸应急预案__.00.05

6治安应急预案__.00.06

7文件质量记录管理办法__.00.07

8犬类管理办法__.00.08

9保安岗位架构图__.01.01

10保安运作规程__.01.02

11人员出入管理办法__.01.03

12监控中心管理办法__.01.04

13车辆管理办法__.01.05

14保安岗位操作规程__.01.06

15安保岗位标准__.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定__.01.08

17保洁岗位监管规程__.02.01

18绿化(地)养护监管规程__.03.01

19消防安全管理办法__.04.01

20火警应急预案__.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法__.04.03

22消防设备(设施)操作规程__.04.04

23消防管理制度__.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程__.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定__.04.07

26弱电设备(设施)操作规程__.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程__.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度__.04.10

29电梯设备监管办法__.05.01

30电梯故障紧急预案__.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度__.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程__.06.02

33供配电设备(设施)操作规程__.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程__.06.04

35电工安全操作守则__.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度__.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程__.07.02

38给排水设备(设施)操作规程__.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程__.07.04

40管道维修工作规程__.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度__.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程__.09.02

43房屋设备(设施)操作规程__.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程__.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求__.09.05

46设备完好率标准__.09.06

47房屋、设施维修保养规程__.09.07

48服务供方质量监管规程__.10.01

49雨

天防滑管理办法__.10.02

50业户管理办法__.11.01

第7篇 小区物业规章制度建立档案管理

小区物业规章制度的建立与档案管理

第一章拟建立的规章制度

一、拟建立的公众管理制度

包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。

注:《__.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。

二、拟建立的内部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。

三、拟建立的质量手册及程序文件

包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。

四、拟建立的工作手册

包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。

五、拟建立的质量记录文件

因数量达几百份,此处省略

第二章档案的建立与管理

一、物业档案建立的内容

档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。

二、物业档案管理的具体措施

客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

1、客户档案的收集

设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。

2、客户权籍资料管理

从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。

3、客户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

4、客户档案的归档

__.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

5、档案的利用

为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

6、客户档案的管理

客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

第8篇 物业管理制度与档案建立管理规范

物业管理制度与档案的建立与管理

(一)管理内容:

1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;

3、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;

4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施:

1、制定档案制度,并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;

3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;

4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。

第9篇 公寓项目物业制度档案建立管理规程

公寓项目物业制度和档案的建立与管理

第一节管理规章制度

一、规章制度的建立

健全规范的管理规章制度是我们实施科学管理、提供优质服务的依据。我公司在不断总结经验的基础上,全面导入iso9001质量保证体系,已建立起了一套在许多物业得到成功应用的物业管理规章制度和一套完整科学的质量保证体系文件,结合希格玛公寓的实际情况,我们将按照本物业的运作要求和业务流程,进一步修改和完善。归纳为以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是为了保证本物业得到有效的配合而制定的,也是确保物业管理水平的一个非常重要的因素,我们将与业主委员会一起拟订:

物业服务合同

业主文明守则

物业使用引导手册

(二)内部运作制度

根据本项目人员配备、岗位设置的情况,按公司要求制定规章制度,规范管理行为,并按照公司iso9001质量保证体系,结合项目实际情况,建立健全相关的作业程序和操作规程。此部分为项目内部管理的依据。

1、岗位职责

项目部经理职责值班经理岗位职责

客服主管岗位客服人员岗位职责

工程主管岗位职责电工岗位职责

保安经理岗位职责中控值班人员岗位职责

交换站值班岗位职责保安员岗位职责

综合维修工岗位职责保洁主管岗位职责

保洁员岗位职责绿化工岗位职责

2、内部运作制度

员工守则 交接班管理制度

员工行为规范 材料采购、入库、出库管理规定

员工培训管理规定 文件档案资料管理制度

绩效考评办法 例会制度

日检、月检、周检管理规定 库房管理制度

3、部门规章制度

客服服务中心

客户接待操作规程客户服务查询程序

客户申请服务项目的操作规程客户档案管理规章制度

保修处理操作规程

工程工作标准和操作规程

《维修通知单》工作规程 水管爆裂的应急处理方法

电工维修安全操作规程生活水消毒设备操作规程

电机日常运行和维护工作规程生活水箱设备定期保养方法

故障停电的处理规程弱电专业运行保养规程

照明系统故障处理规程弱电专业紧急故障处理规程

综合布线系统的维修规程消防报警系统的维修规程

综合维修巡视规程电梯应急处理规程

综合维修操作方法天然气设备巡视保养规程

电梯运行维护操作规程天然气设备紧急事故处理规程

特约服务管理细则

工程规章制度/管理制度

共用设施设备维护管理规定 事故处理制度

交接班制度工程设备设施安全防火制度

钥匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 电梯机房管理制度

工程档案管理制度 综合维修专业巡视检查制度

设备设施标识的管理制度 电梯维修保养安全制度

日检、巡视制度 电动工具安全操作制度

保安工作标准和操作规程

门岗交接班操作规程物品出入小区管理规程

巡逻岗操作规程证件管理操作规程

紧急突发事件处置规定钥匙管理操作规定

客户失窃、受扰的处理规程

保安规定制度/管理制度

档案管理制度 晚间值班规定

保安器材管理制度 重点防范部位安全保卫制度

保安部巡查制度保安员着装规定

消防安全工作标准和操作规程

中控室运行规程消防设施巡检规程

监控系统操作规程 消防报警及联动系统保养规程

火灾紧急行动操作规程消火栓保养规程

楼宇消防规章管理规定

消防中控室管理制度机房防火规定

消防设备、设施、器材的管理规定 电气设备防火规定

公共场所防火规定办公室防火规定

库房防火规定

保洁工作标准和操作规程

公共区域走廊清洁操作规程 卫生间清洁操作规程

电梯轿厢清洁操作规程异常事故的处理操作规程

日常用工具使用操作规程保洁设备的使用及保养操作规程

行政管理

部门及员工考核与奖惩 员工工作考核及奖惩制度

部门工作考评办法

第二节 物业管理档案的建立

物业档案资料既是一个物业不可缺少的组成部分,也是物业信息的重要来源。在物业管理工作中,物业档案资料也是物业管理的基础,起着重要的凭证和参考作用。

(一)物业管理信息的内容

在本物业管理中,我们拟按资料性质分为原始资料、常规管理资料两大类:

1、原始资料

_土地使用证等权属证书

_规划许可证、建筑许可证等各类项目批准证书

_建筑图、施工图、施工预算、施工组织设计等图纸文件

_竣工图

_设备技术清单(名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具及备件等)

_设备技术手册、使用说明及质量保证书

_设备安装调试记录(各设备系统的试压、试漏检查记录,电梯、电气、通风、供水、

消防等系统)

_土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录、预应力构件施工记录等)

_建(构)筑监测记录构(建)筑的沉降、变形、防震、结构焊_缝探伤检查记录

_隐蔽工程的验收记录

_工程事故发生及处理记录

_图纸会审记录、设计变更洽商和技术核定单

_项目的重要技术决定和文件

_验收计划和验收会议纪要、验收记录、返修记录、验收总结报告

2、常规处理资料

_各部门工作(操作)规范,管理制度

_各部门工作记录

_大、中、小修记录

_项目分包合同等资料

_与客户方来往信函、投诉及处理资料

_物业管理委托合同

_法律法规及政府有关文件

(二)物业管理档案的建立

根据物业管理信息的内容,考虑到在实际工作中工作的连贯性和特殊性,便于各查阅、参考。拟按档案资料的类型进行对档案资料进行建立、分类、排列:

1、事务管理类

可以分成上级来文、外来文、计划总结、各班组工作记录、项目分包合同等资料、与客户方来往信函、投诉及处理资料、物业管理委托合同、内部管理制度、项目主要活动记录等。管理合同作为永久档案给予保留,其余按年度进行排列。

2、工程管理类

建立工程图纸档案、设备档案、设备保养维修记录、设备运行记录等。工程图纸档案、设备档案等物业原始资料作为永久档案给予保留。设备保养维修记录、设备运行记录等按年度排列。

三、物业档案资料的管理

(一)档案资料的收集

档案资料的收集工作尽可能及时、完善、不遗漏。达到下列要求:

1、物业接管时全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况。

2、维修更新时将维修更新后的物业变动情况注记在案。

(二)建立标准化的图、档、卡、册、表

建立标准化的图、档、卡、册、表,分类妥善保管。

1、图包括房屋平面图、主线路图、管道走向图、排污管道图等。

2、档在管理活动中形成的各类文字材料。包括:业主档案、重要设备档案等,其中业主档案需要重点保存,绝密管理。

3、卡是指根据管理工作需要而制作的设备保养卡、维修记录卡等。

4、册是指为了提高管理效率而建立的工作手册等。

5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括:房屋接管验收记录、客户投诉记录、服务洽商记录,以及各类统计表格等。

(三)建立动态管理机制