学生档案管理制度7篇

有哪些

学生档案管理制度是学校管理中的一项核心工作，旨在确保学生个人信息的安全、准确和完整。主要包括以下几个方面：

1. 档案建立：新生入学时，收集并整理学生的个人信息，包括但不限于姓名、出生日期、家庭住址、联系方式、学业成绩等。

2. 档案更新：定期对学生档案进行更新，记录学生的学习进步、行为表现、奖惩情况及健康状况等。

3. 档案保管：妥善存储学生档案，确保其安全，防止遗失或损坏。

4. 档案查阅：设定严格的查阅权限，只有经过授权的教职员工才能访问。

5. 档案转移：学生毕业或转学时，档案应完整地转移至新的教育机构。

6. 信息保密：遵守相关法律法规，保护学生的隐私权，不得随意泄露学生信息。

实施细则

1. 档案建立与更新 - 新生入学一周内完成个人档案建立，由班主任负责收集并核实信息。 - 学期末进行一次全面更新，记录学生的学习成绩和行为表现，由任课教师和班主任共同参与。 - 学生若有重大事件（如疾病、奖惩等），应在事件发生后24小时内录入档案。

2. 档案保管 - 学生档案统一存放在学校档案室，由专人负责管理。 - 档案室需保持干燥、防火、防盗，并定期进行清洁维护。 - 档案应按年级、班级分类存放，便于查找。

3. 档案查阅 - 教职员工因教学或管理工作需要查阅学生档案，须填写申请表，经主管校长审批。 - 非教职员工如需查阅，需提供合法证明，并经学生家长书面同意，方可由档案管理员陪同查阅。

4. 档案转移 - 学生毕业或转学，由档案管理员整理齐全档案，密封后交予学生或家长，同时通知接收学校做好接收准备。 - 转学档案应在学生离校前一周完成转移手续。

5. 信息保密 - 所有接触学生档案的人员均需签署保密协议，违反者将面临纪律处分。 - 学生档案不得用于非教育目的，严禁私自拍照、复制或传播。

上墙内容

1. "学生档案管理规定"

2. "档案查阅申请流程图"

3. "学生档案保密承诺书"

4. "档案管理人员职责"

5. "学生档案更新与转移流程"

通过这些规章制度的实施，我们将确保每一位学生的信息得到妥善管理和尊重，为他们的成长提供有力保障。我们期待每位教职员工严格遵守，共同维护良好的教育环境。

学生档案管理制度范文

第1篇 ##大学学生会档案管理制度

大学学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

3， 校学生会档案包括人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

5. 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带，cd，vcd等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

6. 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

7. 档案上交时由办公室签收。

二，档案内容要求：

（一）人事档案 包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料，由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

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nbsp； 3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

（四）活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿，照片等各种文字与图像资料。

2、 活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1，查阅要求：

1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

2) 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

3) 查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

4) 认真填写索档单，并由部长以上签名。

5) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

6) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续：

（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

（4）复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，

秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

第2篇 某学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件资料,它起着凭证、依据和史料的作用,并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。

一.工作部门

1.学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组成员负责统一管理;

2.各部门应设管理本部门档案的副部长,负责日常档案的收集、整理以及保管工作;

3.各部门负责档案的副部长应与办公室加强联系,沟通思想,交流经验,以便于档案管理制度的顺利推行。

二.学生会档案的分类及内容

1、学生会档案分类为:各类文件类(上级文件、申报表、申请表)、会议记录类、人事档案类(包括各部门及其干部档案类奖惩记录类)、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

有关档案都将据此分类:

(1)文件类:

文件(包括上级文件、申请表、申报表)一律按a4纸一份归类存档;

(2)会议记录类:

各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况于学期末把本学期部门会议;

(3)人事档案类:

学生会人事档案包括院学生会人事任免、调动、奖惩等情况。主要由办公室配合收集资料的完善;

(4)工作计划类:

学生会各部门每学期工作开始(开学第一、二周)都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划,做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;

(5)活动内容类:

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书(策划书),并于活动结束后及时做出活动总结,并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室,此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现,必须交给办公室妥善处理,任何人不得私自占有。

(6)工作内容类:

各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长和副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告,报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训,并存入档案;

2、学生会成员档案管理:

学生会办公室档案组成员把各届学生会成员的档案设宗,主要含以下材料:

(1)学生会干部个人档案;

(2)学生会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定;

(3)与学生会干部本人有关的各类文字材料;

(4)各类材料均一式两份。

三.档案管理原则

1. 当有办公室档案管理员在场时,直接由管理员负责归档;

2. 管理员不在时,应及时通知管理员,由管理员整理归档;

3. 管理员归档时,应详细填写档案管理纪录;

4. 未经过主席或者办公室主任同意,任何人不得以私人借口借阅档案;

5. 调档时,必须持有主席的签字证明;

6. 调档时,必须有档案管理人员在场做详细记录,并填写档案借阅表;

7. 档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档;

8. 档案管理员不得私自翻看档案;

9. 未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报主席团严肃处理;

10. 档案管理人员必须定期整理核查档案。

四.档案内容要求:

1. 活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训;

2. 活动新闻稿。(对于比赛类活动,必注明各轮次的战况及获胜方)

五.档案查阅办法:

为了加强档案管理工作,办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料,以备查询、参考、交流,特制订本细则。

1. 查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称详细资料;

2. 认真填写档案借阅登记表,并由审批人(部长)同意;

3. 各部门在指定时间办理查档手续,并确认归还日期;

4. 档案查阅完毕后请及时归还,过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理;

5. 本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的,对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六.档案的要求:

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性,使学生会工作形成一定的历史资料,特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理,利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1. 学生会办公室每年换任之前整理本学年档案资料分类入库,每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案;

2. 学期初,由办公室负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式;学期末,干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档;

3. 遇有学生会干部工作调动或辞职离任时,要及时报于办公室备案;

4. 对符合规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向档案组或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有;

5. 院学生会的其它文件及文字资料是否列入院学生会档案,由院学生会办公室决定;

6. 属于学生会所有的档案,由委员会决定公布:未经上述机构同意,任何组织和个人无权公布。办公室有权查询并作相应处理。

七.档案资料范围:

本制度所称“档案”包括以下内容:

1、各级文件;学生会成员名单及主要学生干部档案;学生会各部门的工作计划、总结活动照片,dv记录等;学生会财务记录、值班记录和会议记录;历届学生会的考核表;学生会的工作简报及上报的其它资料;以及各系学生会、各班委通讯录;以及委员认为要保存的其它资料;

2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚,手写的应用碳素墨水工整书写。a4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、本制度要求全体学生会全体干部认真遵守执行。

八、本制度由院学生会办公室负责监督执

行。

九、本制度最终解释权归德化陶瓷职业技术学院学生委员会。

第3篇 学生档案管理制度办法

为了加强学生档案管理,提高学生档案质量,使学生档案科学化、制度化,制定本规定。

一、学生的档案资料

考生原始档案材料;录取通知书 ;新生体检表;新生登记表;学生成绩表;毕业生登记表,毕业论文(设计)综合评语,毕业生体检表,有关奖惩材料,毕业证书复印件等。

二、学生档案的收集与整理

(一)学生档案日常管理和保管,由就业指导办公室负责,将各种档案材料及时整理归档,统一保管。

(二)学生毕业时,由就业指导办公室负责将每名学生的档案整理完毕后,分别寄送学生所在单位或户口所在地的人事部门。

三、学生档案的借阅

学生档案一般不得借阅和调用,确因工作需要借阅和调用,须经就业指导办公室主任批准。

第4篇 学生社团档案管理制度

第一条 社团联合会档案是社团联合会历史延革、工作开展情况的真实记录,是社团联合会决策、开展工作的重要参考。

第二条 社团联合会档案由相应部门管理,实施档案登记管理制度,定期进行整理、归档和编目。

第三条 对于上级文件、外校来函及相关图文资料等有保存价值的材料均作为档案保存。

第四条 社团联各部的部门工作计划、工作总结、活动情况及时以书面形式上交办公室,并由办公室(社团资料档案由秘书处管理,下同)整理后存档。办公室作好每一次会议记录,整理后存档作为社团联合会会议记录。

第五条 加强与各社团及其管理机构的联系,并对他们的工作计划、活动开展情况、任务执行情况等建立专门档案。

第六条 加强对各社团的档案管理,各社团的工作计划、工作总结、活动开展情况,以书面或表格形式及时上交各分管常任理事,并由各类别社团工作委员会整理后交秘书处档案人员存档。

第七条 社团联合会各部人事、各社团人事及社团负责人推荐表,社团负责人任命表,社团负责人档案表,社团干部考查表,社团干部考查考核表,社团干事考核表,社团理事会登记表,社团会员登记表等一并整理,单独存档作为社团联合会系统人事档案档。

第八条 社团联合会各部、各社团每月必须及时上交每月帐目开支表,由经费审查部核实并存档作为社团联合会系统财务档案。

第九条 各部门须认真整理并妥善保管档案,借用相关档案的须经得相应部门同意,办理手续后方可借用。

第十条 其它各部、社团及个人必须妥善保管并及时归还所借档案资料,档案借阅期不得超过一周。

第十一条 主席团有权对档案管理工作不定期进行检查。

第十二条 本制度解释权归___学生社团联合会,自通过之日起生效。

第5篇 大学学生会档案管理制度

##大学学生会档案管理制度

大学学生会档案管理制度

档案工作是校学生会工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,特制定此项制度,以提高工作效率和工作质量。

一、日常档案工作办法

1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料,是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理,秘书处监督管理,每一学期各部门将进行一次档案清理,将有关资料归档备案。

3,校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料,必须一式两份办公室处存档,以备查找。

5.档案形式要求:对于各部文档案,应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,cd,vcd等介质,向办公室索取档案带,待总结完后一并上缴。

6.档案上缴日期:在该项活动结束后一周内。

7.档案上交时由办公室签收。

二,档案内容要求:

(一)人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定,以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案,由有关个人及部门填写。

2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定,一式三份,每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院,作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定,由学校有关部门存入该学生档案。

(二)工作档案包括校学生会工作目录,各部门工作档案,上级及外单位来文以及其它有关档案,由办公室整理保管。

l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码。

2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载,由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

(三)财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等,由主席团负责,定期检查,详见财务制度。

(四)活动档案

1、活动档案内容包括活动企划书;活动筹备情况;活动及进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时办公室归档。

三、档案查阅办法

1,查阅要求:

1)各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件,但不得将有关文件作非工作之用。

2)各部门借阅文件后,应保持文件的完整、清洁,不得在文件上乱涂乱写,并且应该及时归还,若有遗失应做出书面检讨,主席团会做出相应的警告、批评。

3)查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称及档案号。

4)认真填写索档单,并由部长以上签名。

5)各部在指定时间办理查档手续,并同时告知办公室归还日期。

6)档案阅毕后请及时归还,过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

2、借阅手续:

(1) 借阅档案必须有证明,由主席团授权后方可借阅,没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记,登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

(2)借阅档案应办理登记手续(包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人),做到责任落实到个人。

(3)借阅时间不得超过一周(主席团同意除外),延期归还由办公室给予口头警告、批评。

(4)复制文件必须征得主席团的同意。

8、外单位借阅校学生会工作档案的,需向团委提出书面申请,并经主席签字同意后方可,

秘书处的对外借档案应做好外借登记(包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员),外借期限为一周。

9、外借档案不得为档案原件。

第6篇 学生档案管理制度

为了加强学生档案管理，提高学生档案质量，使学生档案科学化、制度化，制定本规定。

一、学生的档案资料

考生原始档案材料;录取通知书 ;新生体检表;新生登记表;学生成绩表;毕业生登记表，毕业论文(设计)综合评语，毕业生体检表，有关奖惩材料，毕业证书复印件等。

二、学生档案的收集与整理

(一)学生档案日常管理和保管，由就业指导办公室负责，将各种档案材料及时整理归档，统一保管。

(二)学生毕业时，由就业指导办公室负责将每名学生的档案整理完毕后，分别寄送学生所在单位或户口所在地的人事部门。

三、学生档案的借阅

学生档案一般不得借阅和调用，确因工作需要借阅和调用，须经就业指导办公室主任批准。

第7篇 某大学生社区管理公司档案管理制度

大学生社区管理公司档案管理制度

1、目的:

规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。

2、适用范围:

适用于各部门各种档案的管理工作。

3、职责:

3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。

3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1档案管理的内容:

4.1.1公司各部门均需保存以下档案:

a)公司各种行政文件;

b)公司与质量有关的文件;

c)部门收发文记录;

d)本部门形成的质量记录;

e)其它本部门形成的或公司下发的文件。

4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:

a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。

b)各部门保管各部门的资料。

c)办公室保管人事档案和各种合同。

4.2档案的保管目的

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)延长档案寿命;

4.3档案的密级

档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 档案的保管方式

4.4.1档案的装盒与标识

各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。

4.4.2编制目录:

4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;

4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。

4.5档案的查阅权限

4.5.1总经理可查阅公司所有档案。

4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。

4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2部门档案管理员审核其资格:

a )权限内的按正常手续办理;

b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。

4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。

4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。

4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。

5相关文件

6记录

6.1《文件归档目录》

6.2《文件和资料销毁清单》

6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》