文书档案管理制度8篇

更新时间：2024-11-20

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文书档案管理制度

有哪些

文书档案管理制度

文书档案管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保文件的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下几个方面：

1. 文件分类与编码：根据文件性质和内容，制定统一的分类标准，为每份文件赋予唯一的编码，便于检索和管理。

2. 文件的收发管理：明确文件的接收、登记、分发和归档流程，确保文件及时传递和妥善保管。

3. 文件的保存期限：设定各类文件的保存期限，符合法律法规要求，并考虑到企业运营的实际需要。

4. 电子文档管理：建立电子文档管理系统，实现文档的数字化存储和在线共享，提高工作效率。

5. 文件的安全保密：设定访问权限，保护敏感信息，防止非法获取和泄露。

6. 文件的销毁规定：对达到保存期限的文件进行定期审查，符合条件的进行安全销毁。

实施细则

1. 文件分类与编码：由行政管理部门负责制定文件分类指南，包括业务文件、财务文件、人事文件等类别，并编制详细的编码规则。各部门在创建新文件时，需按指南进行分类和编码。

2. 文件收发：所有外来文件应由前台或指定人员统一接收，登记后转交相关人员。内部文件的发送则通过电子邮件或企业内部系统进行，确保文件流转的可追溯性。

3. 保存期限：由法律部门和档案管理部门共同确定各类文件的保存期限，定期更新并通知各部门执行。

4. 电子文档：采用企业级的文档管理系统，对电子文件进行版本控制、权限管理，确保数据安全。员工需接受相关培训，了解系统使用方法。

5. 安全保密：设立文件保密等级，敏感文件仅限授权人员访问。定期进行安全检查，确保防火、防盗、防病毒措施到位。

6. 文件销毁：每年进行一次文件销毁审查，由档案管理部门提出销毁清单，经部门负责人确认后，由专业机构进行销毁。

上墙内容

1. 文书档案管理原则：清晰、有序、安全、高效。

2. 文件分类与编码示例：业务文件-01，财务文件-02，人事文件-03。

3. 文件收发流程图：接收→登记→分发→归档。

4. 保密提醒：保护企业信息，严禁泄露。

5. 文件保存期限提示：查看企业文件保存期限表，遵守相关规定。

6. 电子文档使用提示：请正确使用企业文档系统，勿私存工作文件。

以上制度旨在规范企业文书档案管理工作，提高办公效率，保障信息安全。各部门需严格遵守，确保制度的有效实施。

文书档案管理制度范文

第1篇 p粮食局文书档案管理制度

粮食局文书档案管理制度

一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高业务水平和工作能力。

二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。

三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。

四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱护档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和安全。

五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的安全、有效。

六、档案的鉴定销毁工作,必须按照有关规定和程序组织实施。

七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。

第2篇文书档案管理制度

1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。

2、建立收发文登记薄,对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理,严格借阅登记手续。

3、起草、印发各种文件、资料,必须符合办文程序和质量要求。

4、加强密级文件、资料的保管,不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。

5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录,任何个人不得据为己有,丢失或者擅自销毁。

6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。

7、档案人员要加强对档案库房的管理,保持整洁卫生,定期检查,做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等,对破损变质的档案材料要及时采取补救措施,确保档案的完整与安全。

8、建立健全档案借阅登记制度,档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计,任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。

9、档案人员在岗位发生变动时,应按规定办理档案交接手续。

第3篇 d单位文书档案管理制度

为了贯彻执行《档案法》,适应办公自动化及档案管理规范化的要求,加强本局文书档案管理,制定本制度。

一、文件材料归档范围

(一)上级机关的文件材料。

1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;

2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件,以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;

3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本,上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);

4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;

5、其他应当归档的文件材料。

(二)本级的文件材料。

1、局党组、行政领导会议文件材料,召开的工作会议、专题会议材料;

2、颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本级的请示与上级机关的批复文件,下级单位的请示与本级的批复文件;

4、内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

5、检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;

6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;

7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;

9、内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;

10、征用土地及基本建设工程施工文件材料;

11、制定的规章制度等文件材料;

12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩,党员、团员、干部、工人名册、报表,转移关系存根等文件材料;

14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;

15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;

16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;

17、其他应当归档的文件材料。

(三)同级单位和非隶属单位的文件材料。

1、同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;

2、相关单位对本局工作检查形成的重要文件;

3、同级单位和非隶属单位与本局联系、协商工作的重要来往文件等。

(四)下级单位的文件材料。

1、下级单位报送的重要工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

2、下级单位报送的重要工作、重大活动等文件材料;

3、下级单位报送的备案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)办公室是本局文件材料的“出入口”,指定专人负责收发文登记、送阅、收集、整理归档工作。

(二)各部门工作人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料要收集齐全,及时转交本部门负责内勤工作的人员保管。

(三)各部门负责内勤工作的人员对本部门工作人员移交的属于归档范围的文件材料,要及时接收、清理、建档,如有缺少应立即采取补救措施,确保每件档案材料完整齐全。

(四)办公室每月或每季度将各部门保管的属于归档范围的文件材料进行收集、整理和补充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月终了后3日内,将本局机关生成在局域网上的收、发文件刻录到电子光盘上(一式三份),交办公室保存。

(六)领导和机关各部门工作人员外出参加重要会议、重大活动后,应将与会议和活动有关的各种文件材料(包括音像、照片等)送交办公室登记、建档保存。

三、文书档案管理使用

(一)各种文书档案实行定人专管、入柜保存制度,任何个人都不得长期占用和私存文书档案。

(二)内部查、借阅文书档案,原则在文书档案存放场所进行,否则要履行查、借阅登记手续,并按期归还。外单位查阅文书档案,必须报经局分管领导批准,并履行登记手续。对需要复印档案、出具证明材料的,必须报分管局长批准,经认真审查后方可出具有关证明。否则一切后果由经办人负责。

(三)查、借阅文书档案人员不得剪裁、涂改、拆散、抽换文书档案材料,也不得在文书档案上作任何标记,更不得擅自将文书档案转借他人。

(四)销毁过期无效文件材料统一由办公室按规定办理,其他部门和个人不得擅自销毁文件材料。

(五)收发、传阅、保存和查、借阅“秘密”以上等级以及有限定收阅范围的文书档案,严格按《保密法》执行。

第4篇装饰公司文书档案管理制度

装饰工程公司文书档案管理制度

一、建档依据

根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。

二、建档原则

1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。

2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、档案的装订

1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。

2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。

4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。

第5篇投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章文书档案管理职责

第四条综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章文书档案归档整理

第七条归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章文书档案保管

第十二条档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章档案借阅制度

第十七条档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章其他

第二十二条本制度自签发之日起执行。

第6篇 z县机关事务管理局文书档案制度

制度是个社会的游戏规则,更规范的讲,它们是为人们的相互关系而人为设定的一些制约。为此,我们一般要求大家共同遵守办事规程或行动准则来提高办事效率,才设定一些制度。下面是我们应届毕业生制度职责大全提供的制度文章供您参考:

(一)严格文书档案室管理制度,无关人员不得入内查阅、翻阅文件,随手关门,切忌将钥匙挂在抽屉或门上。

(二)切实做好保密工作,各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回,随时入柜,不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎,不得另行处理。

(三)负责各类发文的编号、登记、印发,做到准确、无误。

(四)及时做好各种来文的登记,按规定程序分别送局领导、中层干部传阅,做到当日收文,当日传阅,及时收回。

(五)按月做好各类文件、资料的收集整理工作,做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱,文件资料完整,查找方便。

(六)做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成,按规定编写序号、目录、页码,装订成册,及时归档;因工作需要调阅档案,须经局领导同意,阅后及时归还。

文件收发、传阅、立卷归档管理制度

(一)发文:因工作需要应由局名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等),先由有关科(室)提出要求,对于需要协调和解决的事项,事先进行协调,取得一致意见。然后有关科(室)拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目),送办公室审核认可,并在核稿上签字后,报局领导签发。再由办公室登记编定发文号,打印的稿件经有关科(室)校对无误后,交办公室司印、装订、留存、分送。

(二)收文:收文办理包括签收,登记、申核,拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后,送办公室领导审核来文是否受理,对应转办的文件要及时转交,在此基础上提出拟办意见,分送领导及有关科(室)阅读或对应办的事项作出批示。

(三)传阅:根据领导的意见需传阅的文件,由办公室负责收发的同志依次送有关科(室)和有关人员传阅,传阅文件一般做到当天送达,当天阅毕,签名交回,以提高传阅时效。因需要而暂留的文件,要打好招呼。

(四)承办:需要承办的文件根据领导批示,由办公室及时转交给有关科(室)或有关同志,按照要求及时办理;超过时限的,由办公室催促办理。办理结束后,将办理结果书面交办公室,需要答复对方的,拟写成初稿,由办公室报请领导审定后行文。由县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件,办公室应及时报送局领导,签署意见后,直接送交转给有关部门。

(五)立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次,对缺少或残缺的文件,及时追查、弥补。次年五月底前分门别类,附上目录,立成卷宗,保证文件、资料的整齐、完整。

(六)归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作,档案要摆放整齐,便于查找,同时落实防潮、防火.防蛀、防鼠等措施,保证档案安全。调阅档案须经局领导同意,并由工作人员具体操作,档案一般不外借。

(七)保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。

督查反馈制度

(一)为认真落实局长办公会议决定,局领导批示和上级交办的任务,及时反馈有关信息,特制定本制度。

(二)督查反馈的具体工作由办公室负责。根据局领导意见对应办未办的事项,由办公室发出督查通知单,有关科(室)根据要求,立即办理。做到急事不过日,一般不过周,一些比较复杂、工作过程较长的任务,无法按时办理的事项要及时向局领导汇报。

(三)各科(室)对督查通知单办理的情况,在规定时间内,应向办公室作出反馈,并根据需要答复对方当事单位或当事人,办公室应及时将督查事项的办理情况向局领导汇报。

(四)各科(室)书面通过办公室向局领导提出要求或请示的,由办公室在三个工作日内将领导批复或不能批复的原因及时作出反馈。

(五)督查通知单及办理结果的反馈意见,必须言简意明,内容准确。

(六)建立督查反馈登记簿,做好督查反馈登记,每月梳理,核对一次,做到件件有着落,事事有回音。

第7篇 _畜牧水产局文书档案管理制度

一、认真贯彻执行党和国家的档案工作制度和保密制度,坚持集中统一管理的原则,确保文书档案完整齐全和绝对安全。