文件资料管理规程3篇

有哪些

文件资料管理规程

一、管理目标 文件资料管理旨在确保公司信息的准确、完整、安全和有效利用，提高工作效率，降低运营风险。

二、管理范围 本规程适用于公司内部所有部门，包括但不限于文档创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程。

三、职责分配

1. 各部门负责人：负责本部门文件资料的管理工作，确保符合本规程要求。

2. 信息管理部门：负责制定和维护文件资料管理政策，提供技术支持和监督执行。

3. 员工：负责个人工作相关的文件资料创建、保存和使用，遵守规程规定。

四、文件分类

1. 工作文件：日常业务活动产生的报告、计划、会议记录等。

2. 法规文件：与公司运营相关的法律法规、合同协议等。

3. 内部政策：公司制定的规章制度、流程手册等。

4. 档案资料：具有历史价值或长期保存需求的文件。

模板

文件资料管理模板

1. 文件命名：采用“部门-编号-文件名-版本号”的格式，如“销售-sl-年度销售计划-v1.0”。

2. 文件审批：使用电子签批系统，确保每个版本的变更均有审批记录。

3. 存储结构：按照部门-子类别-文件名的层次结构，统一存储在公司服务器或云盘。

4. 版本控制：每次修改后自动更新版本号，保留旧版以供追溯。

5. 访问权限：设定不同级别的访问权限，防止未经授权的访问和修改。

标准

文件资料管理标准

1. 创建与审批：文件应明确作者、审阅人和批准人，内容准确无误，格式规范。

2. 存储与备份：定期进行数据备份，确保文件安全；重要文件需物理备份。

3. 更新与废弃：文件更新应及时，过期或无效文件应按规定程序废弃。

4. 检索与查阅：建立有效的检索系统，确保员工能快速找到所需文件。

5. 审计与合规：定期进行文件管理审计，确保符合法规要求和公司政策。

六、执行与监督

1. 公司应定期进行文件资料管理培训，确保员工了解并遵守规程。

2. 信息管理部门应定期检查文件管理执行情况，发现问题及时纠正。

3. 对违反规程的行为，公司将依据相关规定进行处理。

七、持续改进 文件资料管理规程将根据业务发展、法规变化和技术进步适时调整，以保持其有效性。

通过以上规范的实施，我们期望实现文件资料的有效管理，促进公司信息流通，提升整体运营效率。

文件资料管理规程范文

第1篇 保洁中心文件资料管理规程

保洁中心文件资料管理规程

1.目的

完善资料留存及合同管理

2.范围

适用于公司各类行文及合同

3.职责

由保洁中心文员负责执行

4.操作规程

工作流程图说明记录

1、由保洁中心文员负责收、发文工作。

2、所有文件分类留存。

3、所有合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。

4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。

《合同统计表》

yz-zg/bbj-f01-01

第2篇 某购物中心部门文件资料管理规程

营运管理类标准指引

制定部门:营运部

购物中心部门文件资料管理规程

1.目的

为规范资料(包括电子版资料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部门资料。

2.范围

适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。

3.职责

3.1部门员工负责自己板块的工作资料,保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料管理工作由部门经理统一领导。

3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作,其主要职责是对板块内产生的资料及时进行整理。定期对所有已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导,并提出合理化建议。

3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管,其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息(包括电子版)负有全部责任。

4.作业内容

4.1整理方法

装订:归档资料应按件装订,每份资料作为一件。

分类:归档资料采用“保管期限/年度”进行分类。

排列:归档资料应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

4.2保管期限:分为永久、长期、短期。

4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续,直接提档。

4.4部门负责人以下员工借阅资料时,需经部门负责人批准,填写《资料使用申请表》,并办理借阅手续。

4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续,不得擅自扩大查阅范围,未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制,须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料,须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料,须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料,须经总经理审批。外借资料必须在规定时间内及时归还。

4.6借阅、使用资料必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。如有资料遗失,按照资料的重要轻重程度进行处罚。

4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。

4.8针对保管期限已满的资料,通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必须填写《资料销毁清单》,经资料管理负责人、部门经理审批后,由二人以上对照《资料销毁清单》检查资料,确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。

4.9资料管理人员要认真填写、编制销毁清单,资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁,尚需保存,则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销,对已批准销毁的资料除特殊情况外,一般均应“暂缓执行”,待保存半年以后,确认已无利用价值时再行销毁。

4.10若按规定需要销毁时,凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁,一般内部资料,须经部门负责人批准后方可销毁。

4.11因个人原因导致资料遗失,根据资料等级进行相应处罚

4.11.1普通级资料:

记过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,部门内部通报批评。

4.11.2重要级资料:

记重大过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金处罚,在绩效考核中建议hr扣除相应绩效分值并上报公司,公司内部通报批评。

4.11.3以上情况在一年中出现两次以上,按以上条例并处双倍及以上处罚。

5.支持性文件

6.相关记录

第3篇 a管理处文件资料管理工作规程

1 工作目标

1.1确保文件、资料得到妥善保管,及时传递各类信息,满足信息沟通的需要;确保管理处日常事务性工作的正常开展。

1.2适用于__康城管理处文件资料的管理,包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。

2 工作职责

2.1管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人,负责实施文件资料管理工作规程。

2.2管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。

2.3管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。

3 工作指引

3.1管理处发文

3.1.1按公司统一格式打印文件,填写《发文拟稿纸》,经管理处经理签发后盖章。

3.1.2填写《文件发放登记表》,按文件发放范围发放,并要求收文人在《文件发放登记表》上签名。《文件发放登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。

3.1.3将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档,《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。

3.2管理处收文

3.2.1外来文件收到后,首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》,交经理批阅。《收文登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。

3.2.2根据经理阅办意见,将文件送相关人员传阅、处理并签名。

3.2.3将传阅、处理后的文件及时收回并连同《收文处理专用纸》存档,《收文处理专用纸》与所附文件保存同样期限。

3.3档案管理

3.3.1档案分系统进行管理,用档案局统一印制的档案盒保存,每个档案盒应清楚标明所存

档案的名称。

3.3.2每个档案盒内应有一份卷内目录,并随时根据存档情况变化予以调整。

3.3.3查阅档案应详细填写《档案借阅登记表》,文件资料管业助理应认真检查所归还的档案,在确认无任何损坏后方可接收,对有损坏现象的,需进行修补。如无法补救的文件,上报管理处经理。《档案借阅登记表》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.4质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》,写明复印原因、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印,必须加盖受控文件章后下发。同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》,并将《文件复印申请表》存档。《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》均为保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.5作业指导书由文件资料管业助理根据使用范围复印下发,并加盖受控文件章,同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》。

3.3.6往来受控文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》,写明复印原因、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印和下发,并将《文件复印申请表》存档。《文件复印申请表》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.7文件在实施中,管理处根据需要修改或更新的文件,应有有效的《文件更改申请单》,文件资料管业助理应统一标号,妥善保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发放范围发放,在《文件发放登记表》中做好记录,按《文件更改通知单》的要求实施更改。《文件更改通知单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.8按照各类文件的保存期限,对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理及时进行销毁,并根据销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。《文件销毁申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.9作废版本的文件应予以销毁,同时根据销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。确需保留的,应填写《文件留用申请单》并在明显位置予以作废标识,防止作废文件的非预期使用。《文件留用申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。

3.3.10创优文件由管理处经理负责建立后交由文件资料管业助理保存归档。

3.3.11管理处日常来往的受控文件每月底检查清理一次,并将变动、销毁、丢失的情况小结一次,填入管理处《受控文件清单》。每年6月和12月各上报人事行政部一次。《受控文件清单》应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。

3.3.12所有合同即收即交文件资料管业助理归档。

3.4质量记录

3.4.1文件资料管业助理根据各模块执行人上报的质量记录表格名称汇总一份《质量记清单》。《质量记录清单》应于每月底进行更新,保持最新的有效版本。

3.4.2各模块执行人负责收集形成的质量记录,进行分类编目、归档,并及时报给文件资料管业助理备案。

3.4.3公司员工因工作需要,需查阅存档的质量记录时,填写《质量记录查阅申请单》,经管理处经理同意,可以查阅存档的质量记录。

3.4.4合同要求时,在商定期内质量记录可以提供给顾客或其代表查阅,须填写《质量记录查阅申请单》,并经管理处经理同意。《质量记录查阅申请单》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。封面内空包括表格名称、日期、保管期限。

3.4.5在质量记录引出的文件中应规定各质量记录的保存期限和保存要求。

3.4.6按照质量记录的保存期限,对超过保存期的质量记录应统一由文件资料管业助理及时进行销毁,并根据质量记录销毁情况登记《文件销毁申请单》,销毁时需有一名监销人员在场。

4.质量记录

4.1《发文拟稿纸》

4.2《文件发放登记表》

4.3《收文处理专用纸》

4.4《收文登记表》

4.5《受控文件清单》

4.6《文件销毁申请表》

4.7《文件留用申请表》

4.8《文件更改申请表》

4.9《文件复印申请表》

4.10《档案借阅登记表》

4.11《质量记录清单》

4.12《质量记录查阅申请单》

4.13《质量文件发放范围清单》

4.14《质量记录表格发放范围清单》

5 参阅文件资料

5.1《质量手册》

5.2《程序文件》

5.3《文件和资料管理程序》

5.4《质量记录管理程序》

5.5《不合格控制程序》

5.6《纠正措施管理程序》