物业档案管理规程3篇

更新时间：2024-11-20

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物业档案管理规程

有哪些

物业档案管理是物业管理中不可或缺的一环，它涵盖了物业运营的各个方面，包括业主信息、物业合同、设施设备资料、维修记录、财务报表等。以下是物业档案管理的主要组成部分：

1. 业主档案：包含业主的基本信息、产权证明、购房合同、租赁协议等。

2. 物业合同：包括物业管理合同、服务协议、委托管理合同等。

3. 设施设备档案：涵盖建筑物图纸、设备维护记录、保修单等。

4. 工程维修档案：记录日常维修、改造工程的进度和结果。

5. 财务文件：包括收费记录、预算报告、审计报告等。

6. 公共事务文档：如业主大会记录、规章制度、公告通知等。

模板

1. 档案收集：定期更新业主信息，确保合同、设备资料等及时录入系统。

2. 档案分类：依据内容性质进行分类，如业主类、合同类、设备类等，便于查找。

3. 档案编码：为每个档案分配唯一的编码，便于检索和管理。

4. 档案存储：选择适宜的物理存储环境，确保文件安全，同时建立电子备份。

5. 档案借阅：制定借阅流程，记录借阅人、借阅时间及归还情况。

6. 档案更新：定期审核档案，及时更新过期或失效的信息。

7. 档案销毁：对于不再需要的档案，按照规定程序进行销毁。

标准

1. 完整性：所有档案应完整无缺，确保信息的全面性。

2. 准确性：档案内容应准确无误，避免误导决策。

3. 可访问性：快速定位和获取所需档案，提高工作效率。

4. 安全性：物理和电子档案均需采取保密措施，防止信息泄露。

5. 法规遵从性：遵守相关法律法规，如业主隐私保护、档案保存期限等。

6. 系统化：通过标准化流程和管理系统，实现档案管理的规范化。

7. 持续改进：定期评估档案管理效果，适时调整策略，提升管理水平。

物业档案管理规程旨在确保物业运营的高效有序，通过科学的管理和严谨的执行，为业主提供专业、安全的服务。在实际操作中，需结合物业公司的具体情况进行调整，以满足不同环境和需求。

物业档案管理规程范文

第1篇办公大楼物业档案管理规程

办公大楼项目档案管理规程

目的

规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。

职责

a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。

b.管理处每月一次进行检查。

c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。

工作规程

【档案收集与归档】

a.范围

凡《文书档案归档范围》中所规定的内容均属收集和归档范围。

b.时间

各部门需归档材料必须于每月底收齐并交到资料档案管理员处。

c.要求

-上交文件必须完整、无空缺,不得使用铅笔填写。

-资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥善保管,以备年底一并装订归档。

【档案接收】

a.上交档案要确保案卷质量方能接收。

b.接收的案卷,经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。

【档案查阅、借阅】

a.调卷查阅者,应说明理由、要求及内容。

b.查阅档案前,必须于查阅、借阅登记簿上签字登记。

c.查阅的档案不得离开管理处,如有离开管理处的必要,须经管理处经理同意,方可实施。

d.非管理处人员借阅,凭单位介绍信,经管理处经理批准并办理借阅手续后,于管理处内借阅,不得外借。

e.借阅的档案不得转借他人。

f.阅后及时归还,确有必要可借阅一星期。如继续借阅则另办续借手续。

g.借阅的档案不得涂划或拆卷。

h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。

第2篇住宅物业档案资料建立管理规程

住宅物业档案资料的建立与管理

(一)资料的收集

我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。

(二)资料的整理和分类

在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于查找。

(三)资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

(四)档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。

(五)档案的销毁

根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。

(六)档案资料的分类管理

1、工程技术资料

(1)项目规划图纸、项目批文、用地批文

(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证

(3)拆迁安置资料

(4)红线图、竣工总平面图

(5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

(6)工程合同、工程预决算

(7)工程设计变更通知

(8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图

(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书

(10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

(11)浆、混凝土块试压报告

(12)绿化工程竣工图

(13)其他工程技术档案

2、业主居住档案

(1)业主详细资料登记表

(2)业主的维修档案

(3)业主装修巡视记录

3、维修资料

(1)维修申请记录、回访记录

(2)维修派工单

(3)设备、设施巡检记录

4、公共秩序维护资料

(1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线

(2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

(3)搬入/出记录、突发事件处理记录

(4)车辆进出记录、车辆详细资料

5、设备设施管理资料(包括消防)

(1)设备设施使用计划

(2)设备使用申请、使用情况记录

(3)设备、设施维修保养计划

(4)设备、设施维修保养记录

(5)机电设备运行、巡查记录

(6)设备分承包档案

(7)设备、设施台帐及更新记录

6、绿化清洁资料

(1)清洁班检记录、清洁周检记录

(2)绿化工作记录、绿化周检记录

(3)消杀记录、绿化病虫害检查记录

(4)水体巡检记录

(5)水体养护记录

(6)水体注水记录

7、社区文化资料

(1)文化活动计划及实施情况记录

(2)文化活动图片及录像记录

(3)传媒报导资料

(4)文化活动场所、设施台帐及使用记录

8、员工管理资料

(1)员工个人资料、聘用记录

(2)员工考核及奖罚记录

(3)员工培训计划、培训档案、考核记录

(4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录

9、反馈资料

(1)服务质量回访记录

(2)业主意见调查、统计记录

(3)业主投诉及处理记录

10、行政文件资料

(1)项目值班及检查记录

(2)有关财务记录(由财务人员专职保管)

(3)公司下发文件

(4)内部管理规章制度、通知、通报等文件

第3篇某物业档案管理规程

f物业档案管理规程

1.0目的

确保客户服务中心业主档案和本部门的档案得到有效控制。

2.0资料档案

2.1归档范围

文件、资料包括业主资料、质量体系文件、外来文件、各种合同等;

2.2建立

2.2.1随时收集各种办理完毕的文件(含会议文件),资料按相关类别分别存放,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.2.2组卷

2.2.2.1每月3日前将上月相关资料归档,归档要注意整洁,归档前要把资料进行分类,可把材料按类别分组装入待办卷宗,以便要归档时,所有材料都能随手可得,避免盲目查找。

2.2.2.2按年度、题目分类,查找迅速方便,在档案目录里清楚的标明并与档案保存好,对每一份文件都要清楚的注明其归入的档案类目。

2.2.2.3立卷按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内编号一律在右上角。

2.2.3装订

2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分为度,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料应当进行修补和复制,装订线位过窄或有字迹的材料,需用纸加衬边,纸面过大的材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件,卷宗标题要标明作者,问题或名称,文字要简练,确切,用毛笔或铅笔,字迹端正。

2.2.3.2根据卷内文件之间的联系,进行系列排列、编号、拟订案宗标题,确定保管期限,装订,编制案卷目录。

2.3管理

2.3.1档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;

2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防尘、防盗、防高温、防强光等措施。

2.3.3每年年初对上年度档案材料的数量,保管等情况进行一定检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2.4更新

2.4.1需更新资料时,须经部门经理批准后,方可执行,做更新记录;

2.4.2业主资料发生变动时,及时更新业主档案。

2.5调阅

2.5.1因工作需要调阅有关文件资料须提出书面申请,经部门主管批准后方可调阅,调阅重要密件需经管理处经理批准;

2.5.2本部门档案资料原则上不外借,如有借出发生时,须经部门主管书面批准;

2.5.3档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料及时返还;