住宅物业档案资料建立管理规程

更新时间：2024-11-20

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住宅物业档案资料建立管理规程

有哪些

1. 基础资料：包括业主信息、房屋产权证明、购房合同、装修许可等。

2. 日常运营文件：如物业服务合同、收费记录、维修保养报告、投诉处理记录等。

3. 设施设备资料：涵盖小区公共设施、设备的购置、维护、更新记录。

4. 法规政策文件：涉及物业管理相关的法律法规、政府文件、行业标准等。

5. 应急预案与安全资料：如消防演练记录、应急预案、安全检查报告等。

模板

1. 业主档案模板：包括业主姓名、联系方式、房屋位置、产权信息等。

2. 物业服务合同模板：应明确双方权利义务、服务内容、收费标准、违约责任等。

3. 维修保养记录表：记录设备名称、保养日期、保养内容、下次保养时间等。

4. 投诉处理单：记录投诉人、投诉内容、处理结果、跟进情况等。

5. 应急预案模板：需详细列出各类突发事件的应对措施、责任人及联系方式。

标准

1. 完整性：所有档案资料必须完整，不得缺失重要信息。

2. 准确性：资料内容须真实无误，与实际情况保持一致。

3. 及时性：及时更新资料，确保信息的时效性。

4. 保密性：对涉及业主隐私和公司机密的资料进行严格保管，遵守相关法规。

5. 标准化：使用统一格式和模板，便于检索和管理。

6. 可追溯性：每一项操作应有记录，以便追踪查询。

7. 系统性：资料分类清晰，系统组织，便于查阅和利用。

8. 持续改进：定期评估档案管理效果，持续优化流程和制度。

在实际操作中，物业管理人员应根据这些标准建立和完善档案管理体系，确保档案的安全、有效管理和利用，为提升服务质量、保障业主权益提供有力支持。应结合行业发展趋势和技术进步，适时调整管理策略，以适应不断变化的环境和需求。

住宅物业档案资料建立管理规程范文

住宅物业档案资料的建立与管理

(一)资料的收集

我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。

(二)资料的整理和分类

在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于查找。

(三)资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

(四)档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。

(五)档案的销毁

根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。

(六)档案资料的分类管理

1、工程技术资料

(1)项目规划图纸、项目批文、用地批文

(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证

(3)拆迁安置资料

(4)红线图、竣工总平面图

(5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

(6)工程合同、工程预决算

(7)工程设计变更通知

(8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图

(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书

(10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

(11)浆、混凝土块试压报告

(12)绿化工程竣工图

(13)其他工程技术档案

2、业主居住档案

(1)业主详细资料登记表

(2)业主的维修档案

(3)业主装修巡视记录

3、维修资料

(1)维修申请记录、回访记录

(2)维修派工单

(3)设备、设施巡检记录

4、公共秩序维护资料

(1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线

(2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

(3)搬入/出记录、突发事件处理记录

(4)车辆进出记录、车辆详细资料

5、设备设施管理资料(包括消防)

(1)设备设施使用计划

(2)设备使用申请、使用情况记录

(3)设备、设施维修保养计划

(4)设备、设施维修保养记录

(5)机电设备运行、巡查记录

(6)设备分承包档案

(7)设备、设施台帐及更新记录

6、绿化清洁资料

(1)清洁班检记录、清洁周检记录

(2)绿化工作记录、绿化周检记录

(3)消杀记录、绿化病虫害检查记录

(4)水体巡检记录

(5)水体养护记录

(6)水体注水记录

7、社区文化资料

(1)文化活动计划及实施情况记录

(2)文化活动图片及录像记录

(3)传媒报导资料

(4)文化活动场所、设施台帐及使用记录

8、员工管理资料

(1)员工个人资料、聘用记录

(2)员工考核及奖罚记录

(3)员工培训计划、培训档案、考核记录

(4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录

9、反馈资料

(1)服务质量回访记录

(2)业主意见调查、统计记录

(3)业主投诉及处理记录

10、行政文件资料

(1)项目值班及检查记录

(2)有关财务记录(由财务人员专职保管)

(3)公司下发文件

(4)内部管理规章制度、通知、通报等文件

第2篇住宅区新物业接管验收管理规程

新物业(住宅区)的接管验收管理规程

1.0目的

规范公司物业接管验收程序,确保新建物业验收、接管工作得到有效控制,保证入伙工作的顺利进行。

2.0范围

适用于湛江zz物业服务有限公司新接管物业(住宅区)的接管验收工作。

3.0职责

3.1副总经理负责成立接管验收小组。

3.2接管验收小组负责全面组织、协调、落实房屋移交验收工作,签发与发展商的验收往来文件;负责新建物业相关资料及实物的移交验收,并指定专人负责建立档案,编目管理。

3.3接管验收小组成员按照各验收标准严格验收,确保验收工作顺利完成。

4.0工作程序

4.1接管验收应具备的条件

4.1.1建设工程已施工完毕并已通过竣工验收。

4.1.2供水、供电、消防、排水、卫生、道路等附属及公用设施设备使用功能正常。

4.2资料移交、接管验收

4.2.1验收小组根据《新建物业接管时需移交的资料清单》核对所接收的资料,对于完整的资料可以办理资料移交接管手续,填写《资料移交/接管验收表》,双方签字后交资料室编目存档。

4.2.2对部分不全、缺页或缺少的资料在知会开发商或承建商并督促其补齐的同时,在《工程遗留问题登记、处理表》中登记、备案、跟踪处理。

4.3实物移交、接管验收

4.3.1预验收:验收小组根据相关设计图纸、施工/订货合同、施工验收规范等,并参照《公用设施、设备施工跟进及接管验收要点》、《户内设施、设备施工跟进及接管验收要点》,首先组织对拟接管物业进行一次预验收,全面检查其工程质量情况,并将所发现的问题进行统计、汇总(对于较严重的和可能有争议的质量问题需拍照记录),填写《公共设施(设备)接管验收问题统计表》或《住户房屋接管验收问题统计表》,送交开发商或承建商落实、督促整改。整改完毕后组织复查、复验,符合验收标准的进行消项,仍不合格的则继续跟踪处理。

4.3.2公用设施、设备的接管:首先需逐项核对其规格型号、数量、质量、品牌等是否符合要求,并填写《公共设施(设备)接管核对表》,发现问题及时和开发商联系。其次,详细检查其安装质量。对在责任移交前需要物业公司代为管理的设施、设备或截至入伙前还不具备责任移交条件的项目,可以先办理岗位移交手续,待存在问题处理完毕、验收合格后,再行办理责任移交手续。对具备接管条件、已验收合格的设施、设备填写《公共设施、设备移交接管验收表》,一并办理岗位和责任移交手续;对在接管验收过程中发现的问题大部分已得到解决的项目,也可以办理岗位、责任移交手续,对其存在的小部分问题在《工程遗留问题登记、处理表》中登记、备案、跟踪处理。

4.3.3住户房屋的接管:首先根据设计及订货合同,做出每种户型内要装的设备(设施)清单,其次按照《住户房屋接管验收表》中的内容,依据接管验收标准和要求,逐套、逐项核对安装的设备(设施)数量、规格等,检查其安装质量。对符合接管条件的住户房屋,待接管其全部钥匙后办理相关移交手续,填写《住户房屋接管验收表》,双方签字后交资料室编目存档。对暂不符合接管要求的住户房屋,督促相关方立即整改,整改完毕,验收合格后,再行办理移交手续。

4.4物业整体移交、接管验收

在新建物业资料和实物均移交、接管完成后,可以办理整体移交、接管手续,填写《住宅区整体移交接管验收表》。

5.0相关表格

5.1《物业整体移交接管验收表》------(qp-05-001-f001)

5.2《公共设施(设备)接管核对表》----(qp-05-001-f002)

5.3《公共设施(设备)移交/接管验收表》--(qp-05-001-f003)

5.4《住户房屋移交/接管验收表》------(qp-05-001-f004)

5.5《公共设施(设备)接管验收问题统计表》-(qp-05-001-f005)

5.6《住户房屋接管验收问题统计表》-----(qp-05-001-f006)

5.7《资料移交/接管验收表》--------(qp-05-001-f007)

5.8《工程遗留问题登记、处理表》------(qp-05-001-f008)

6.0附件