业主档案管理工作规程-2

有哪些

业主档案管理工作规程

1. 档案收集

- 收集业主的基本信息，包括身份证明、购房合同、联系方式等。

- 记录业主的物业使用情况，如装修审批、设施使用记录等。

- 管理业主的缴费记录，如物业费、水电费等。

2. 档案整理

- 对收集到的资料进行分类，如基本信息、交易记录、服务记录等。

- 建立业主档案编号系统，便于检索。

- 定期更新档案，确保信息的时效性。

3. 档案存储

- 选择安全可靠的存储设施，如防火、防水、防磁。

- 实施电子化存储，备份重要文件，防止数据丢失。

- 设定访问权限，保护业主隐私。

4. 档案查询与利用

- 提供便捷的查询机制，快速响应业主或内部员工的需求。

- 控制档案外借，确保档案安全。

- 为业主服务提供依据，如维修历史、投诉处理等。

5. 档案更新与维护

- 定期审核档案，剔除过时信息，添加新内容。

- 遵守相关法规，及时处理业主信息变更。

6. 档案销毁

- 根据档案保存期限，制定合理的销毁政策。

- 销毁过程需有记录，确保符合法律法规要求。

模板

业主档案管理表格

1. 业主基本信息表

- 姓名

- 身份证号

- 购房日期

- 房产地址

- 联系方式

2. 物业使用记录表

- 装修申请日期

- 装修完成日期

- 设施使用情况

3. 缴费记录表

- 缴费日期

- 缴费类型

- 缴费金额

- 收款凭证号

4. 服务请求与处理表

- 问题描述

- 请求日期

- 处理结果

- 处理人员

标准

业主档案管理质量标准

1. 准确性：确保所有档案信息真实无误，定期核对更新。

2. 完整性：涵盖业主从购房到使用物业的所有关键信息。

3. 及时性：及时更新档案，确保信息反映当前状态。

4. 保密性：严格控制档案访问，保护业主隐私。

5. 法规合规：遵守相关数据保护法规，合法处理业主信息。

6. 可追溯性：所有档案操作应有记录，方便查询与审计。

7. 效率：提供高效查询服务，满足业主及内部需求。

通过以上规程，我们将确保业主档案管理工作的专业性和规范性，为业主提供高质量的服务，同时保障公司的运营效率和合规性。

业主档案管理工作规程-2范文

业主档案管理工作规程(二)

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点

1、业主档案内容

(1)经业主签署后的《业主公约》。

(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

(3)《业主家庭情况登记表》。

(4)《钥匙领用登记表》。

(5)《业主证领用登记表》。

(6)《业主入住验房表》。

(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

(9)业主的有关证件复印件。

(10)其他应保存的资料。

2、档案盒(夹)的制作

(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

5、业主档案的跟踪:

(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

a、通讯电话联络方式发生变化时;

b、业主发生更替时。

(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

7、业主档案应永久保存。

8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件

《档案管理标准作业规程》