文件管理办法【16篇】

第1篇 文件管理办法

第一章  总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章  文件的类别

第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。

第8条体系文件。

1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。

第9条制度文件。

1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。

3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章  文件的管理

第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。

第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。

第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。

第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。

第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。

第四章  文件的编制与审批

第19条文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚，标示明确。

第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。

第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。

第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。

第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。

第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章  文件的编号

第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条制度文件的编号。

1.编号规则：

wyjs-□□□□-x□□-□□□□

部门代号  顺序号  发布年号

2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。

3.文种代号：x表示文种代号，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作业文件”、e代表“表图文件”。

4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。

5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。

第六章  文件的发放与签收

第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。

第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。

第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。

第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。

第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。

第七章  文件的保存

第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。

第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。

第38条文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章  文件的更改

第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

第42条文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。

第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条文件的更改/修订方式。

1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。

3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。

4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。

第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按iso9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“a/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“a/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“b/0”。

第九章  文件的废弃与销毁

第46条作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。

第十章  附则

第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。

第50条附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。

第2篇 某某物业分公司质量体系文件管理办法

1 目的

运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制,从而保证质量体系的有效运行。

2 适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3 职责

3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4 实施程序

4.1 质量体系文件的建立

4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。

4.1.2 管理处作业指导书

4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审,分管副总经理负责复审,总经理负责审批。

4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查,并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(***)-**-***

顺序号

文件类别号

上海分公司***管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类,分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为管理部,33-03为市场部,33-04为工程部,33-05为财务部,33-06为凯迪克大厦管理处。

4.1.3 物业管理方案

4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核,总经理复审后报总公司主管领导批准。

4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。

4.2 质量体系文件的修改

4.2.1 在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。

4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。

4.2.3 文件修改时,由提出人填写《体系文件修改申请单》,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。

4.2.4 文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。

4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。

4.3 质量体系文件的使用

4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的情况进行检查,质量主管负责建立《体系文件目录》。

4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。

4.4 质量体系文件的发放

4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时,质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管,让其自行选择本部门需使用的文件,而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。

4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》,由领用人签名登记。

4.4.3 除外来文件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。

4.5 质量体系文件的借阅

4.5.1除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,并填写《文件借阅登记表》。

4.5.2借出和归还文件时,必须办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清楚。

4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。

4.5.4文件如有丢失、损坏,需立即采取相应措施,并追究当事者责任。

4.6 质量体系文件的保存

4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。

4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。

4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。

4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的,可直接销毁,

但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立《作废文件保存清单》。

5 质量要求

所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。

6监督检查

总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。

7改进分析

本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改,以保证质量体系文件控制的有效性。

8记录、标识

8.1 《作业指导书审批单》

8.2 《文件借阅登记表》

8.3 《受控文件发放记录表》

8.4 《作废文件保存清单》

8.5 《文件修改状态页》

8.6 《体系文件目录》

8.7 《体系文件修改申请单》

第3篇 某学院后勤管理处文件资料管理办法

技术学院后勤管理处文件资料管理办法

为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化,确保归档材料完整、准确、系统,更好地为后勤管理工作服务,根据学院档案管理部门的规定,结合我处实际情况,特制定本办法。

后管处资料管理工作实行二级管理体系,“一级管理”是指处室档案资料的综合管理,“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。

一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料:

“一级管理”的资料主要包括:

1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文,后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件;

2、后管处组织的各项活动中形成的文件;

3、各科室定期收集交处室归档的资料;

4、新校区建设资料;

5、后管处在其他工作中形成的文件资料,如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等;

“二级管理”的资料主要包括:

1、综合科主要包括:①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②爱卫会的工作台账;③物管餐饮商务监管考评的工作台账;④绿化方面资料;⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料;⑥教职工购房补贴资料等等。

2、基建科主要包括:①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②基建零星项目的全套过程资料;③设备、管线维修监管考评台账等等。

3、卫生所主要包括:①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告;②门诊台账;③药品采购审批表、药库管理台账;④医保管理台账;⑤学生教职工体检、预防接种资料;⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。

二、文件资料分类:(除处室行文外)

a类文件资料包括:向上级部门申报的相关资料,如申请报告、审批表;

b类文件资料包括:与学院相关部门之间的各类工作联系;

c类文件资料包括:处室或科室内部使用管理文件,如工作职责、工作制度、各项台账记录;

三、文件资料管理的具体工作:

主要包括:文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。

1、文件的起草:各科室的各类文件,均应按统一格式起草。

2、文件的登记:按不同的文件类型编制目录及时登记。

3、文件的编号:后管-科名(处、综、卫、基)-类别(a、b、c)-年份(06)-序号。

4、文件的审批:需相关部门、院领导审阅的文件(招标书、合同协议等),必须在首页上《审阅记录》,以便记录审阅意见。

5、文件的收集、分类:主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作,其中内部文件主要包括七大类:①合同协议;②会议纪要;③工作联系单(签证单、验收单、整改通知单);④申请报告;⑤招投标;⑥工作计划、工作总结;⑦工作台账;外部文件主要包括:相关部门传递读阅文件等。

6、文件的移交、归档:主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管,即二级管理转交给一级管理,归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料,尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料,如有特殊情况,双方当事人可协商另定时间移交档案,归档资料中若有文件需经常调用查阅,则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后,完成《资料移交清单》的填写、签字工作,移交清单一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。

7、文件的查阅、借用:文件资料的查阅、借用须办理登记手续,比较重要的文件资料应经领导批准,且复印留底,防止丢失。

第4篇 物业高空作业管理办法作业指导文件

物业作业指导文件:高空作业管理办法

1.目的

加强管辖区域内公共场所的高空作业管理,杜绝事故发生。

2.范围

适用于公司各管理处高空作业现场管理

3. 定义

高空作业:指悬挂作业和高位作业。悬挂作业指从建筑物上部,沿立面用绳索通过悬挂机构,在专门搭载作业人员及其所用工具的装置上进行的一种作业。高位作业指在三米以上的部位或需用升降机、搭架等进行的作业

4、职责。

部门/岗位工作职责

管理处经理负责对所有高空作业的审批

安全主管(办)、班长长负责具体高空作业的指挥监督和落实工作。

安全员负责现场秩序维护及作业过程监护。

5方法及过程控制

5.1高空作业的手续办理

5.1.1悬挂作业,必须委托具备安全生产条件和相应资质的单位承担,作业人员必须具有高空作业资格。管理处事前必须与其签订协议,明确各自的安全观路责任。

5.1.2管理服务区内的高位作业必须实现报告管理处经理,并由管理处经理批准后指定专人负责作业现场指挥、监护。

5.2作业现场的监控

5.2.1悬高的高空作业如外墙涂补、清洗等,必须由专业机构进行作业,作业人员必须持有效的特种上岗证。

5.2.2现场监护安全管理员应注意自身安全。检查高空作业人员的吊绳有无异常,必须设用2根绳索(主绳和保险绳)。

5.2.3安全管理员必须维护好现场秩序,不得让无关人员进入施工区域。

5.2.4外来施工队必须与管理处签订《高空作业责任书》,登记检查相关的高空作业操作证。

5.2.5管辖区域内公共场所的高空作业、吊装及重物搬运必须事先报告部门经理,并由经理批准后指定专人负责作业指挥、监护。

5.2.6现场负责人及安全员应对施工作业人员交代'安全第一,预防为主'的方针。

5.2.7三米以上的高空作业,必须上、下各设一名安全监护员。

5.2.8施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。

5.2.9对车辆、人行通道上方处的高空作业,必须在通道两边放置警告标识,在可行情况应尽可能将通道临时封闭,指挥行人、车辆绕行。

5.2.10高空作业现场范围附近停有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实不能移走时,应采取保护措施,以防造成不必要的损失。

5.2.11高空作业人员必须系安全带、拴安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。不准将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。

5.2.12吊装重物时,安全监护员应提前劝阻无关人员进入吊装活动范围内,严禁超载吊装。

5.2.13高空作业、吊装以及四人以上抬动的重物搬运,必须设专人指挥。

5.2.14作业完毕后应及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并及时将工作结果向部门经理汇报。

5.2.15需要隔夜施工,对顾客出行造成不便或对小区的有较大影响的高空作业必须至少提前2天发布有关通知,以便顾客提前准备。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

tjzzwy7.5.1-a01-07-f1《高空作业责任书》

第5篇 物业出入口管理办法作业指导文件

物业作业指导文件:出入口管理办法

1.目的

对管理区域出入口进行有效控制,维护管理区域内的正常秩序。

2.范围

适用于公司各管理处对管理区域出入口的管理

3.定义

无

4. 职责

部门/岗位工作职责

管理处经理负责对出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查

安全部主管(办)负责出入口安全管理工作的具体组织、落实、培训和考核

安全班长负责出入口安全管理工作的日常巡查和监督

安全员负责出入口安全管理工作的具体实施

5.方法及过程控制

5.1对普通来访人员的管理

5.1.1管理处根据各自项目的特点,在确保管理区域安全的情况下,可以选择以下对普通来访人员的管理办法:

a、凡进入封闭区域的来访者,必须问明其来意,并与业主(住户)取得联系,经过业主(住户)同意,并在《来访人员情况登记表》上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理区域需登记离去时间,

b、 对开放式管理区域的来访者,可不做登记,但安全员及控制中心必须密切注意其行为,对形迹可疑的人员,安全员要及时采取妥善的方法进行盘问、控制、确保辖区安全。

5.1.2禁止所有推销、收废品、发广告和无明确探访对象的外来人员进入管理区域。由业主带领进入小区的收废品人员或推销人员,安全员必须对其进入的时间进行控制。禁止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危险品进入管理区域。

5.1.3如来访人员在业主(住户)家停留超时,出入口岗或中心应通知相关岗位核实情况,如发生异常情况时按照《突发事件处理程序》处理。

5.1.4管理域内的所有设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应制止外来人员使用,避免其损坏公共设施,破坏环境卫生。

5.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中禁止与来访人员发生争执或冲突,如遇劝阻无效时应及时通知监控中心或上级协调解决,同时注意保护现场。

5.2执行公务人员的管理

5.2.1执行公务的执法人员因公进入管理区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并及时通知管理处负责人,负责人接获此信息后立即致电对方单位核实身份,同时安排人员陪同前往。

5.2.2执行公务人员对管理区域业主房屋进行搜查应请其出示本市执法部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字认可(确认)。

5.2.3外地执法人员进入管理区域,除上述内容外,还必须有本市执法部门陪同及本地相应部门的证明,并需登记陪同人员的证件,予以核实后方可放行。

5.2.4执行公务的其他部门的国家公务员进入管理区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处安排人员陪同前往。

5.2.5执行公务人员因公务保密或其他特殊原因不能明示公干目的时,当值安全员必须及时联系管理处经理,由经理或其指定授权人视具体情况处理。

5.3物资放行的管理

5.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写《物资搬运放行条》,写明物资名称、数量和本人资料,若非业主本人办理,须提供业主书面委托书或业主电话委托,由搬运人在《物资搬运放行条》上签名,经手人员除查验申办人员的身份证外还需与业主本人联系确认,在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人须查验身份证及临时出入证或业主委托书。

5.3.2经手人还需与管理处出纳员核对,追究尚未缴纳的各项费用并签字认可,否则不予办理物资搬运放行手续。出纳员不当班或外出时应将尚未缴纳费用的住户及其费用清单交管理处或监控中心值班人员,由委托人(主管以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。

5.3.4由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的车辆牌照号、司机有效证件号、姓名、单位或住址等,并请其签字,手续完善后予以放行。

5.4施工人员的管理

5.4.1 所有施工人员凭管理处签发的《临时出入证》进出管理区域。

5.4.2安全员在检查《临时出入证》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。

5.4.3若出入凭证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。

5.4.4所有施工装修人员必须严格按照《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止。需延时加班的装修须经管理处同意后法可进行。但不得从事噪音过大的装修项。

5.4.5管理区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经管理处经理或相关专业人员同意后方可施工。

5.4.6服务供方人员进入管理区域,需穿制服、佩戴工牌或工作证方可进入。

5.5公司内部人员的管理

5.5.1公司员工凭工牌进入管理区域,应自觉服从安全员的管理,身份核实后,可不做登记。

5.5.2公司员工在管理区域内的各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。

5.6参观人员的管理

5.6.1所有参观人员必须经过管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪同。

5.6.2引导进入管理区域的参观人员注重礼仪,爱护环境,爱护公物。

5.6.3劝止参观人员在管理区域内的高声谈论,引导自觉遵守公共秩序。

5.6.4请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应禁止摄像和照相。

5.7特殊来访人员(政府领导)的管理

5.7.1认真、细致、全面做好接待工作。

5.7.2各岗位安全员统一佩戴白手套,来访者经过岗位时致军礼。

5.7.3注重仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的岗位形象。

5.8对保险、推销、发广告人员的管理

5.8.1对保险、推销、发广告人员进入管理区域必须事先与客户有约,并进行核实、登记后方可进入。

5.8.2可从尊重顾客的角度,采取跟踪、尾随等方法,观察其行为,如有违规,立即进行纠正或劝其离开管理区域。

5.8.3对保险、推销、发广告人员,怀疑具有违法嫌疑时,可对其身份进行验证或向对方单位进行证实,如没有合法身份,可交派出所处理。

5.8.4对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,禁止发

生纠纷与冲突,若出现处理不了的事情,应立即上报班长或主管,由班长或主管进行协调解决,把纠纷控制在可处理范围之内。

5.9车辆管理:

按照《停车场管理办法》执行

6. 支持性文件

无

7.质量记录和表格

tjzzwy7.5.1-a01-01-f1 《安全员值班情况记录表》

第6篇 建筑工程质量安全文件管理办法

建筑工程质量、安全文件管理办法

工程文件包括施工合同;施工图纸;甲方、乙方、监理公司、设计方来往文件;工程使用材料质量证明;施工过程中的各种质量、安全检验记录;施工中执行的相关的国家规范、标准、技术规程;上级主管部门的规定和指令;公司质量体系文件等,这些文件是工程施工重要依据和质量情况的真实反映。

项目部指定经培训合格的专职工程文件管理员(资料员、安全员),及时收集、记录、归类、登记发放、归档。

一、资料员对项目部使用的相关的国家规范、标准、技术规程,上级主管部门的规定、指令和公司质量体系文件进行统一管理和保管,执行使(借)用审批程序。

二、图纸:在施工前应把所的修改变更在图纸上进行标明或更换新改的施工图,图纸使用人员在施工图纸出现因使用、保管不当造成模糊的,必须及时向资料员申请更新。

三、施工前的各种技术、安全交底,经各班组签字确认后,由资料收集归档。

四、甲方、乙方、监理公司、设计公司来往文件,资料员经确认后,及时转送到相关的管理人员手中,并做好文件发放登记。

五、采购资料:每批材料进场,资料员必须向厂家索取该产品的质量证明书。向监理公司申报,办理准许使用手续。质检员对进行材料进行取样送检,检验结果交由资料员保管。

六、施工过程中的各种检查记录,质检员严格按gbj301―98《建筑工程质量检验评定标准》如实对质量情况进行记录,并交监理公司确认后,由资料员归档。

七、施工过程中安全监督部门、公司及项目部的各种安全检查记录,应归时归档,并对存在问题的纠正和预防措施的处理进行归档。安全员严格按jgj59―99《建筑施工安全检查标准》定期对施工过程中的安全情况进行评定,并记录归档。

八、工程满足竣工要求时,由项目经理组织公司、项目部有关人员按gb50300―2001《建筑工程施工质量验收统一标准》对工程进行最终评定,资料员对需归档的质量、安全文件进行整理,整理后送业主、质监站、监理公司核查。保证验收前所有工程归档资料符合归案要求,配合竣工验收工作。

第7篇 文件格式管理规定办法

食品标识管理规定【1】

(2007年8月27日国家质量监督检验检疫总局令第102号公布 根据2023年10月22日《国家质量监督检验检疫总局关于修改<食品标识管理规定>的决定》修订)

第一章 总 则

第一条 为了加强对食品标识的监督管理,规范食品标识的标注,防止质量欺诈,保护企业和消费者合法权益,根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国产品质量法》、《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》等法律法规,制定本规定。

第二条 在中华人民共和国境内生产(含分装)、销售的食品的标识标注和管理,适用本规定。

第三条 本规定所称食品标识是指粘贴、印刷、标记在食品或者其包装上,用以表示食品名称、质量等级、商品量、食用或者使用方法、生产者或者销售者等相关信息的文字、符号、数字、图案以及其他说明的总称。

第四条 国家质量监督检验检疫总局(以下简称国家质检总局)在其职权范围内负责组织全国食品标识的监督管理工作。

县级以上地方质量技术监督部门在其职权范围内负责本行政区域内食品标识的监督管理工作。

第二章 食品标识的标注内容

第五条 食品或者其包装上应当附加标识,但是按法律、行政法规规定可以不附加标识的食品除外。

食品标识的内容应当真实准确、通俗易懂、科学合法。

第六条 食品标识应当标注食品名称。

食品名称应当表明食品的真实属性,并符合下列要求:

(一)国家标准、行业标准对食品名称有规定的,应当采用国家标准、行业标准规定的名称;

(二)国家标准、行业标准对食品名称没有规定的,应当使用不会引起消费者误解和混淆的常用名称或者俗名;

(三)标注“新创名称”、“奇特名称”、“音译名称”、“牌号名称”、“地区俚语名称”或者“商标名称”等易使人误解食品属性的名称时,应当在所示名称的邻近部位使用同一字号标注本条(一)、(二)项规定的一个名称或者分类(类属)名称;

(四)由两种或者两种以上食品通过物理混合而成且外观均匀一致难以相互分离的食品,其名称应当反映该食品的混合属性和分类(类属)名称;

(五)以动、植物食物为原料,采用特定的加工工艺制作,用以模仿其他生物的个体、器官、组织等特征的食品,应当在名称前冠以“人造”、“仿”或者“素”等字样,并标注该食品真实属性的分类(类属)名称。

第七条 食品标识应当标注食品的产地。

食品产地应当按照行政区划标注到地市级地域。

第八条 食品标识应当标注生产者的名称、地址和联系方式。生产者名称和地址应当是依法登记注册、能够承担产品质量责任的生产者的名称、地址。

有下列情形之一的,按照下列规定相应予以标注:

(一)依法独立承担法律责任的公司或者其子公司,应当标注各自的名称和地址;

(二)依法不能独立承担法律责任的公司分公司或者公司的生产基地,应当标注公司和分公司或者生产基地的名称、地址,或者仅标注公司的名称、地址;

(三)受委托生产加工食品且不负责对外销售的,应当标注委托企业的名称和地址;对于实施生产许可证管理的食品,委托企业具有其委托加工的食品生产许可证的,应当标注委托企业的名称、地址和被委托企业的名称,或者仅标注委托企业的名称和地址;

(四)分装食品应当标注分装者的名称及地址,并注明分装字样。

第九条 食品标识应当清晰地标注食品的生产日期、保质期,并按照有关规定要求标注贮存条件。

乙醇含量10%以上(含10%)的饮料酒、食醋、食用盐、固态食糖类,可以免除标注保质期。

日期的标注方法应当符合国家标准规定或者采用“年、月、日”表示。

第十条 定量包装食品标识应当标注净含量,并按照有关规定要求标注规格。对含有固、液两相物质的食品,除标示净含量外,还应当标示沥干物(固形物)的含量。

净含量应当与食品名称排在食品包装的同一展示版面。净含量的标注应当符合《定量包装商品计量监督管理办法》的规定。

第十一条 食品标识应当标注食品的成分或者配料清单。

配料清单中各种配料应当按照生产加工食品时加入量的递减顺序进行标注,具体标注方法按照国家标准的规定执行。

在食品中直接使用甜味剂、防腐剂、着色剂的,应当在配料清单食品添加剂项下标注具体名称;使用其他食品添加剂的,可以标注具体名称、种类或者代码。食品添加剂的使用范围和使用量应当按照国家标准的规定执行。

专供婴幼儿和其他特定人群的主辅食品,其标识还应当标注主要营养成分及其含量。

第十二条 食品标识应当标注企业所执行的产品标准代号。

第十三条 食品执行的标准明确要求标注食品的质量等级、加工工艺的,应当相应地予以标明。

第十四条 实施生产许可证管理的食品,食品标识应当标注食品生产许可证编号及qs标志。

委托生产加工实施生产许可证管理的食品,委托企业具有其委托加工食品生产许可证的,可以标注委托企业或者被委托企业的生产许可证编号。

第十五条 混装非食用产品易造成误食,使用不当,容易造成人身伤害的,应当在其标识上标注警示标志或者中文警示说明。

第十六条 食品有以下情形之一的,应当在其标识上标注中文说明:

(一)医学临床证明对特殊群体易造成危害的;

(二)经过电离辐射或者电离能量处理过的;

(三)属于转基因食品或者含法定转基因原料的;

(四)按照法律、法规和国家标准等规定,应当标注其他中文说明的。

第十七条 食品在其名称或者说明中标注“营养”、“强化”字样的,应当按照国家标准有关规定,标注该食品的营养素和热量,并符合国家标准规定的定量标示。

第十八条 食品标识不得标注下列内容:

(一)明示或者暗示具有预防、治疗疾病作用的;

(二)非保健食品明示或者暗示具有保健作用的;

(三)以欺骗或者误导的方式描述或者介绍食品的;

(四)附加的产品说明无法证实其依据的;

(五)文字或者图案不尊重民族习俗,带有歧视性描述的;

(六)使用国旗、国徽或者人民币等进行标注的;

(七)其他法律、法规和标准禁止标注的内容。

第十九条 禁止下列食品标识违法行为:

(一)伪造或者虚假标注生产日期和保质期;

(二)伪造食品产地,伪造或者冒用其他生产者的名称、地址;

(三)伪造、冒用、变造生产许可证标志及编号;

(四)法律、法规禁止的其他行为。

第三章 食品标识的标注形式

第二十条 食品标识不得与食品或者其包装分离。

第二十一条 食品标识应当直接标注在最小销售单元的食品或者其包装上。

第二十二条 在一个销售单元的包装中含有不同品种、多个独立包装的食品,每件独立包装的食品标识应当按照本规定进行标注。

透过销售单元的外包装,不能清晰地识别各独立包装食品的所有或者部分强制标注内容的,应当在销售单元的外包装上分别予以标注,但外包装易于开启识别的除外;能够清晰地识别各独立包装食品的所有或者部分强制标注内容的,可以不在外包装上重复标注相应内容。

第二十三条 食品标识应当清晰醒目,标识的背景和底色应当采用对比色,使消费者易于辨认、识读。

第二十四条 食品标识所用文字应当为规范的中文,但注册商标除外。

食品标识可以同时使用汉语拼音或者少数民族文字,也可以同时使用外文,但应当与中文有对应关系,所用外文不得大于相应的中文,但注册商标除外。

第二十五条 食品或者其包装最大表面面积大于20平方厘米时,食品标识中强制标注内容的文字、符号、数字的高度不得小于1.8毫米。

食品或者其包装最大表面面积小于10平方厘米时,其标识可以仅标注食品名称、生产者名称和地址、净含量以及生产日期和保质期。但是,法律、行政法规规定应当标注的,依照其规定。

第四章 法律责任

第二十六条 违反本规定构成《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例等法律法规规定的违法行为的,依照有关法律法规的规定予以处罚。

第二十七条 违反本规定第六条至第八条、第十一条至第十三条,未按规定标注应当标注内容的,责令限期改正;逾期不改的,处以500元以上1万元以下罚款。

第二十八条 违反本规定第十五条,未按规定标注警示标志或中文警示说明的,依照《中华人民共和国产品质量法》第五十四条规定进行处罚。

第二十九条 违反本规定第十条,未按规定标注净含量的,依照《定量包装商品计量监督管理办法》规定进行处罚。

第三十条 违反本规定第十七条,未按规定标注食品营养素、热量以及定量标示的,责令限期改正;逾期不改的,处以5000元以下罚款。

第三十一条 违反本规定第十八条,食品标识标注禁止性内容的,责令限期改正;逾期不改的,处以1万元以下罚款;违反有关法律法规规定的,按有关法律法规规定处理。

第三十二条 伪造或者虚假标注食品生产日期和保质期的,责令限期改正,处以500元以上1万元以下罚款;情节严重,造成后果的,依照有关法律、行政法规规定进行处罚。

第三十三条 伪造食品产地,伪造或者冒用其他生产者的名称、地址的,依照《中华人民共和国产品质量法》第五十三条规定进行处罚。

第三十四条 违反本规定第二十条,食品标识与食品或者其包装分离的,责令限期改正,处以5000元以下罚款。

第三十五条 违反本规定第二十一条、第二十二第二款、第二十四条、第二十五条的,责令限期改正;逾期不改的,处以1万元以下罚款。

第三十六条 违反本规定第二十二条第一款的,依照本章有关规定处罚。

第三十七条 从事食品标识监督管理的工作人员,玩忽职守、包庇放纵违法行为的,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第三十八条 本规定规定的行政处罚由县级以上地方质量技术监督部门在职权范围内依法实施。

法律、行政法规对行政处罚另有规定的,依照其规定。

第五章 附 则

第三十九条 进出口食品标识的管理,由出入境检验检疫机构按照国家质检总局有关规定执行。

第四十条 本规定由国家质检总局负责解释。

第四十一条 本规定自2008年9月1日起施行。原国家技术监督局公布的《查处食品标签违法行为规定》同时废止。

医疗器械说明书、标签和包装标识管理规定【2】

第一条 为规范医疗器械说明书、标签和包装标识,保证医疗器械使用的安全,根据《医疗器械监督管理条例》,制定本规定。

第二条 凡在中华人民共和国境内销售、使用的医疗器械应当按照本规定要求附有说明书、标签和包装标识。简单易用的产品,按照国家食品药品监督管理局的规定,可以省略说明书、标签和包装标识三项中的某一项或者某两项的,依照其规定。

第三条 医疗器械的使用者应当按照医疗器械说明书使用医疗器械。

第四条 医疗器械说明书是指由生产企业制作并随产品提供给用户的,能够涵盖该产品安全有效基本信息并用以指导正确安装、调试、操作、使用、维护、保养的技术文件。

医疗器械标签是指在医疗器械或者包装上附有的,用于识别产品特征的文字说明及图形、符号。

医疗器械包装标识是指在包装上标有的反映医疗器械主要技术特征的文字说明及图形、符号。

第五条 医疗器械说明书、标签和包装标识的内容应当真实、完整、准确、科学,并与产品特性相一致。

医疗器械标签、包装标识的内容应当与说明书有关内容相符合。

第六条 医疗器械说明书、标签和包装标识文字内容必须使用中文,可以附加其他文种。中文的使用应当符合国家通用的语言文字规范。

医疗器械说明书、标签和包装标识的文字、符号、图形、表格、数字、照片、图片等应当准确、清晰、规范。

第七条 医疗器械说明书应当符合国家标准或者行业标准有关要求,一般应当包括以下内容:

(一)产品名称、型号、规格;

(二)生产企业名称、注册地址、生产地址、联系方式及售后服务单位;

(三)《医疗器械生产企业许可证》编号(第一类医疗器械除外)、医疗器械注册证书编号;

(四)产品标准编号;

(五)产品的性能、主要结构、适用范围;

(六)禁忌症、注意事项以及其他需要警示或者提示的内容;

(七)医疗器械标签所用的图形、符号、缩写等内容的解释;

(八)安装和使用说明或者图示;

(九)产品维护和保养方法,特殊储存条件、方法;

(十)限期使用的产品,应当标明有效期限;

(十一)产品标准中规定的应当在说明书中标明的其他内容。

第八条 医疗器械标签、包装标识一般应当包括以下内容:

(一)产品名称、型号、规格;

(二)生产企业名称、注册地址、生产地址、联系方式;

(三)医疗器械注册证书编号;

(四)产品标准编号;

(五)产品生产日期或者批(编)号;

(六)电源连接条件、输入功率;

(七)限期使用的产品,应当标明有效期限;

(八)依据产品特性应当标注的图形、符号以及其他相关内容。

第九条 医疗器械说明书、标签和包装标识不得有下列内容:

(一)含有“疗效最佳”、“保证治愈”、“包治”、“根治”、“即刻见效”、“完全无毒副作用”等表示功效的断言或者保证的;

(二)含有“最高技术”、“最科学”、“最先进”、“最佳”等绝对化语言和表示的;

(三)说明治愈率或者有效率的;

(四)与其他企业产品的功效和安全性相比较的;

(五)含有“保险公司保险”、“无效退款”等承诺性语言的;

(六)利用任何单位或者个人的名义、形象作证明或者推荐的;

(七)含有使人感到已经患某种疾病,或者使人误解不使用该医疗器械会患某种疾病或加重病情的表述的;

(八)法律、法规规定禁止的其他内容。

第十条 医疗器械的产品名称应当符合国家相应的标准和规定。

第十一条 医疗器械的产品名称应当清晰地标明在说明书、标签和包装标识的显著位置,并与医疗器械注册证书中的产品名称一致。

第十二条 医疗器械有商品名称的,可以在说明书、标签和包装标识中同时标注商品名称,但是应当与医疗器械注册证书中标注的商品名称一致。同时标注产品名称与商品名称时,应当分行,不得连写,并且医疗器械商品名称的文字不得大于产品名称文字的两倍。

医疗器械商品名称中不得使用夸大、断言产品功效的绝对化用语,不得违反其他法律、法规的规定。

第十三条 医疗器械说明书中有关注意事项、警示以及提示性内容主要包括:

(一)产品使用可能带来的副作用;

(二)产品在正确使用过程中出现意外时,对操作者、使用者的保护措施以及应当采取的应急和纠正措施;

(三)一次性使用产品应当注明“一次性使用”字样或者符号;

(四)已灭菌产品应当注明灭菌方式,注明“已灭菌”字样或者标记,并注明灭菌包装损坏后的处理方法;

(五)使用前需要消毒或者灭菌的应当说明消毒或者灭菌的方法;

(六)产品需要同其他产品一起安装或者协同操作时,应当注明配合使用的要求;

(七)在使用过程中,与其他产品可能产生的相互干扰及其可能出现的危险性;

(八)产品使用后需要处理的,应当注明相应的处理方法;

(九)根据产品特性,应当提示操作者、使用者注意的其他事项。

第十四条 医疗器械说明书中有关安装的内容应当能够保证操作者、使用者正确安装使用,应当包括:

(一)产品安装说明及技术图、线路图;

(二)产品正确安装所必须的环境条件及鉴别是否正确安装的技术信息;

(三)其他特殊安装要求。

第十五条 医疗器械说明书应当由生产企业在申请医疗器械注册时,按照《医疗器械注册管理办法》的规定提交(食品)药品监督管理部门审查,提交的医疗器械说明书内容应当与其他注册申请材料相符合。

第十六条 生产企业应当对医疗器械说明书内容的真实性、完整性负责。

第十七条 经(食品)药品监督管理部门注册审查的医疗器械说明书的内容不得擅自改动。

第十八条 说明书变更的内容涉及到《医疗器械注册管理办法》规定的应当办理医疗器械重新注册的情形的,不得按说明书变更处理。

第十九条 生产企业变更经注册审查的医疗器械说明书的内容,不涉及产品技术性变化的,生产企业应当提交相关文件,向医疗器械注册的原审批部门书面告知。相关文件至少包括:

(一)经注册审查、备案的说明书的复本;

(二)更改备案的说明书;

(三)说明书更改情况说明(含更改情况对比表);

(四)注册产品标准修改文件(仅限于说明书更改内容涉及标准的文字性修改时);

(五)所提交材料真实性的声明。

原注册审批部门自收到生产企业更改医疗器械说明书的书面告知之日起,在20个工作日内未发出有不同意见的书面通知的,说明书更改生效,并由原注册审批部门予以备案;原注册审批部门在20个工作日内发出书面通知的,生产企业应当按照通知要求办理。

第二十条 违反本规定,有下列行为之一的,由县级以上(食品)药品监督管理部门给予警告,责令限期改正,并记入生产企业监管档案:

(一)擅自更改经注册审查、备案的说明书的内容的;

(二)上市产品的标签、包装标识与经注册审查、备案的说明书内容相违背,或者违反本规定其他要求的;

(三)医疗器械的产品名称或者商品名称违反本规定的;

(四)上市产品未按规定附说明书、标签和包装标识的;简单易用的产品,国家食品药品监督管理局另有规定的除外。

第二十一条 医疗器械生产企业擅自在医疗器械说明书中增加产品适用范围或者适应症的,由县级以上(食品)药品监督管理部门依照《医疗器械监督管理条例》第三十五条规定的未取得医疗器械注册证书的情形予以处罚。

第二十二条 本规定由国家食品药品监督管理局负责解释。

第二十三条 本规定自公布之日起施行。国家药品监督管理局于2002年1月4日发布的《医疗器械说明书管理规定》同时废止。

第8篇 公司文件发放存档管理办法

公司文件发放、存档管理办法

一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;

二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

五、文件登记表与所发文件一并存档。

六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。

十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。

执行部门:责任人签名:

第9篇 科技公司文件资料管理办法

z科技公司文件资料管理办法

本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。

一、文件归档范围

1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:

(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。

(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。

(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。

2、以下各类文件资料由综合办归档管理:

(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。

(2)公司发布的规章制度,管理办法等。

(3)外来文件的回复文件。

(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。

3、以下各类文件资料由各部门归档管理:

(1)各部门专业文件、资料及相关文档。

(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。

4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。

二、文件收发、传发、报批。

公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单。

三、文件编号规定

1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。

2、编号格式为:z*字[****]第y号。

*表示文件来源部门。开--技术开发部,支--技术支持部,市--市场部,工--工程部,人--人力资源部,综--综合办,质--质量部,企--企发部,财--财务部。

y表示文件的编号,发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按顺序进行流水编号。

[****]-表示年号,如;2022、2022。

四、文件资料的移交

各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表。

五、规章制度、管理办法的报批及下发

各部门制定的规章制度和管理办法,经征求公司各相关部门意见并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的,综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件,并做记录。

六、文件管理机构及职责

1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。

2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。

3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。

七、文件保管制度

1、技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、所有归档文件要进行分类登记。

3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。

4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。

(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。

(2)文档性资料保管期为5年。

(3)有明确规定保存期的文档,从其规定。

5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上'受控文件'章。将已过期文件资料盖上'作废文件'章,报批予以销毁。

6、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作。

7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。

8、根据公司的实际情况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档。

八、文件保密级别

文件级别分为两级:机密和一般。

文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。

九、档案借阅制度

1、属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传。

2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。

5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。

7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。

z科技有限公司

第10篇 物业安全管理员内部管理办法作业指导文件

物业作业指导文件:安全管理员内部管理办法

1.目的

规范安全管理员队伍及安全管理装备的管理标准,促进安全管理团队的整体素质提升,使之建设成为科学、专业、品牌的**化团队。

2.范围

适用于各管理处安全内务管理工作。

3.定义

无

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处经理负责管理处安全管理员内部管理工作的全面监控和指导。

安全主管 (办)负责相应团队的安全管理员内部管理的实施推进、检查、考核。

安全班长负责本班组日常内部管理的贯彻落实和监督检查。

5.方法及过程控制

5.1安全员基本素质要求

年龄 项目内容

18--25岁26--30岁31岁以上

一百米冲刺不超过15秒不超过16秒不超过20秒

一千五百米长跑不超过7分钟不超过8分钟不超过9分钟

标准俯卧撑不低于35个/分钟不低于30个/分钟不低于20个/分钟

队列基础操作精通

步伐操作操作精通

紧急、突发事件处理能协助正确处理能独立正确处理协调能独立正确处理协调

法律了解并掌握治安、消防、交通、物业管理法律常识,能够以法律手段规避责任事故,保护业主人身和财产安全。

5.1.1身体素质要求:身体素质良好,无机能缺陷,能达到5.1条款要求。

5.1.2思想素质要求:认同公司理念,爱岗敬业并有良好的职业道德修养。

5.1.3业务素质要求:符合公司安全员的标准并熟悉掌握安全管理专业知识。

5.1.4安全员礼仪

5.1.4.1服饰仪表:一律按照公司职员bi手册执行,佩戴本岗位规定制服及相关饰物、警用器材,不可擅自改编制服的穿着形式,私自增减饰物等,并保持干净、平整,无明显污迹、破损。

5.1.4.2步行巡逻姿态:巡逻行走时应昂首挺胸,正视前方,以眼睛余光巡视四周。

5.1.4.3单车摩托车岗巡逻礼仪:上下单车、摩托车均应跨右腿从后上下,巡逻时应昂首挺胸,中速行驶,遇到公司或管理处领导陪同参观或与客户询问需要解答时,应下车停稳车辆,立正、敬礼,然后进行交谈。

5.1.4.4车场岗服务礼仪:车辆进出停车场,立正向驾驶人员敬礼后开、收票据,开启挡车器,做直行手势示意车辆通行,要求动作迅速规范,避免车辆在岗位处停滞过久影响出入口交通。对能提前确认放行的车辆,以能保证车辆不需停止而重新起步为佳。

5.1.4.5敬礼:当值期间,遇到公司领导巡查、顾客询问、当值人员交接岗或与顾客交涉时,须立正敬礼(行举手礼)。

5.1.4.6职业操守:高度的责任感和集体荣誉感;及时报告各类违法、违章事项;以礼待人,乐于助人、时间观念强、服从上级安排;工作计划性强,认真负责;不接受贿赂,工作时间不处理私人事物。

5.1.4.7岗位纪律:安全员在岗期间禁止吸烟、吃零食、看书、看报、聊天;睡岗、脱岗、聚岗、串岗。禁止做工作以外和与工作无关的事情。

5.2装备管理及使用

安全岗位所用器具应保持完好,摆放整齐,标识清楚,责任到人,警用器具电力充足,不影响正常使用。

5.2.1对讲机的管理与使用

5.2.1.1未经批准不得擅自将对讲机借给他人使用。

5.2.1.2安全员只能够使用音量调节及静噪旋钮外,其他开关旋钮一律不得擅自操作拧动。

5.2.1.3不得用对讲机聊天说笑,谈论与工作无关的话题。

5.2.1.4爱惜使用保持清洁,避免雨淋或高处摔落。随身携带,谨防遗失。

5.2.2警棍管理与使用要点

5.2.2.1警棍是当出现被保卫对象生命或自身生命受到威胁的紧急情况下用于防范和自卫的工具,应准确判断紧急情况的程度,绝对不可随意使用,必须严格控制在正当防范范围内。

5.2.2.2夜间巡逻时必需统一佩带警棍,其他时间可根据实际需要决定。

5.2.2.3不得用于其他用途,如恐吓、玩耍等。不准交予或借予他人。禁止大庭广众之下显示、摆弄。

5.2.2.4非工作时间放置指定地点,不得私带外出。

5.2.3质量记录:是用于记录安全员当值期间所发生的工作内容,质量记录必须保持记录清晰、完整,避免破损、雨淋甚至丢失。

5.2.4电筒:在夜间巡逻时统一佩带,各部门应根据自身情况配置电筒。

5.3内务管理

5.3.1安全员宿舍专供安全员休息、办公、学习之用,应保持干净、整齐、无异味、无乱挂乱放乱贴等现象,被子棱角分明,床面平整,不积压换洗衣物。

5.3.2安全员宿舍应配备有效的紧急召集设施,如电话、警铃等;每日安全员要保证有足够处理突发事件的备勤警力,住宿安全员外出要严格落实请销假制度并填写《安全员外出请销假记录表》,外出人数不超过不当班住宿安全员总人数的50%(不含50%)。

5.3.3床架、床板、凉席、被子应摆放整齐,并做到干净整洁,棱角分明,床下摆放的鞋,鞋尖须朝外,并保持干净整齐。床铺下不能有任何杂物。

5.3.4牙刷、毛巾、水盆(桶)等日常用具,必须按照规定统一摆放并保持整齐干净。衣服及其他生活用品必须存入指定的地方或柜内,不能乱摆放,任何时候休息间内不准凉挂衣物。

5.3.5不得在宿舍内接待客人,不得高声喧哗和做其他影响他人休息的事情或不正当的娱乐。严禁留宿外来人员。

5.3.6严禁在公共区域内赤膊,严禁室内喝酒、聚众赌博及观看、传播淫秽制品等违法活动。

5.3.7严格控制室内吸烟,落实烟灰入缸制度,做好防火、防触电等安全工作,避免危险事故的发生。

5.3.8制定《宿舍内务管理制度》、《每日卫生值日表》等相应规章制度并统一位置悬挂在室内墙上。每天至少设一名内务值日人员负责内务,休息时间、起居室和卫生间都必须保持整洁,各部门(班组)可设置专(兼)职内务管理专员予以日常监督指导当日内务值日人员。

5.3.9每日熄灯时间为23点。所有住宿人员必须严格遵守《安全员宿舍管理规定》和作息时间。

5.4交接班管理

5.4.1各岗位要严格按照公司制度规范填写质量记录表格,详尽记录当班情况、交班注意事项、器械物

品以及工具的相关情况等。

5.4.2接班人无论何种原因未能准时到岗或未办理交接班手续时,当班人员不得下班离岗。

5.4.3每班次交班前由交班安全员在交班前15分钟对岗亭内外的卫生进行打扫,包括:岗亭地面、玻璃、外表及周围地面。并对岗亭内的所有物品进行归位摆放。

5.4.4接班人员应提前10分钟到岗接班,交接以下事项:

a. 工作区域安全状况;

b. 工作区域内各岗位人员装备、器械情况;

c. 当天特别注意事项及安排处理事情的进展情况;

d. 遗留问题、紧急通知

e. 钥匙借用、领用情况记录;物品保管情况等。

5.4.4及时完成领导交办的临时任务。

5.5质量记录管理

5.5.1安全员质量记录不得随意撕毁、乱画或填写与工作无关的文字,不得随意交给外人查看,用完后由班长统一收回并存档。

5.5.2安全班长每日当班期间,对所有当班岗位检查不得少于1次。并在《安全员当值情况记录表》中予以记录。

5.5.3安全主管(办)每周对安全现场质量记录及班组培训记录进行全面检查,并在《管理人员巡查记录表》中予以记录。

5.5.4停车场票据由安全班长负责定期领用发放。

5.5.5质量记录每月由班长负责回收存档。

5.6班组内部沟通培训

5.6.1各管理处安全部(班组)要积极开展部门及班组内部员工沟通会,活跃组织内员工工作氛围,安全主管(办)、班组长要收集员工个人工作、生活信息,并协调帮助员工解决困难问题。

5.6.2安全部要坚持每周至少召开一次部门周例会、每月(月末或月初)至少召开一次部门月度例会,班组要坚持每周不少于召开一次班组周例会,都必须及时作会议纪要并在部门或班组内公布,同时要做资料存档。

5.6.3公司(集团)、管理处、部门、班组等层面发生突发性的重大有影响的事件时,安全部(班组)都要及时以会议形式的沟通,确保信息正确、及时、通畅的传递。

5.6.4安全部(班组)在年初就要制定科学完整的《部门(班组)年度员工培训计划》,并全年按照执行。

5.6.5安全部(班组)培训的开展,每周不得少于1次,填写《会议/培训签到表》,培训后要做及时性的培训评估,后期工作中要适时予以跟进培训有效性。

6.支持性文件

无

7.质量记录

tjzzwy7.5.1-a01-01-f1 《安全员技能/素质测试表》

第11篇 某客运公司文件管理办法

客运公司文件管理办法

第一章总则

第一条为适应公司规范化管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。

第二条公司文件是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验、申报计划、方案的重要工具,各部室及下属公司必须认真做好文件管理工作。

第三条文件处理必须做到准确、及时、简便。

第四条文件管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。

第二章文件主要种类

第五条公司文件种类主要有:

(一)决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、函、批复、会议纪要、工作计划、总结等。

(二)公司合同、协议、采购计划、报告、方案。

(三)其它需要领导批示的书面材料。

第三章文件格式

第六条公文格式:公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。

(一)公文标题,应当准确、简要地概括文件的主要内容,一般应标明发文机关和文件种类,除批转规章制度外,一般不加书名号。

(二)发文字号,包括机关代字、年份、顺序号。

1、公司本部的发文字号

(1)公司文件,分为4种:

张环客:用于向市、区政府、有关职能部门、各股东方、董事会等请求指示、批准,报告工作,反映情况,提出意见或建议,答复询问等事项;

张环客发:用于传达贯彻上级单位的方针、政策、指示,部署全局性工作,发布重要决定,批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件,以及必须以公司名义发布的事项;

张环客人:用于涉及公司人事任免等事项;

张环客函:用于与景区内、外不相隶属或者平行的单位、部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准等事项。

(2)公司安委会文件:张环客安发;

(3)公司党总支文件:张环客党发;

(4)公司团总支文件:张环客团发;

(5)公司工会文件:张环客工发;

(6)公司总经理办公室文件,分为2种:张环客办发、张环客办函。

2、下属公司的发文字号要求

下属公司不得使用“易程天下”字样的发文字号。湖南易程国旅公司可用“易程国旅”字样作为发文字号,高速事业部可用“易程高速”字样作为发文字号,易程天下信息技术有限公司可用“易程信息”字样作为发文字号。

3、年份、序号

年份应用阿拉伯数码标注全称,用六角括号;序号不编虚位,不加“第”字。

(三)文件一律加盖印章,上报的文件应注明签发人。

(四)秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

(五)紧急文件分别标明“特急”、“急”。

(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。

(七)文件如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。

(八)发文部门写全称或规范化简称,公司规范化简称为“环保客运公司”。公司内各部门的对内规范化简称为“公司各部室、分部、中心,信息技术公司、国旅公司、高速客运事业部”。

(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。

(十)文字从左至右横写,横排。

第七条文件用纸统一用a4型,左侧装订。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。

第八条合同、协议的起草和签订应符合《合同法》的有关要求。

第九条采购计划、报告、方案及其它需要领导批示的书面材料须按规范的格式起草,如采购计划,必须注明事由、数量、品名、型号、单价等。

第四章文件办理

第十条公司文件由各有关部门起草,并经部门第一负责人核稿后送总经理办公室按程序上报。

第十一条凡需办理的文件,由总经理办公室根据内容和性质统一送公司总经理、其他分管领导审批,或交有关部门办理,并提出办理时限。其他部门或人员不得擅自传递公司文件,不得擅自以部门名义对外发文。

第十二条已送公司总经理或其他分管领导批示的文件,应在两日内批办,紧急文件应当日批办,交有关业务部门办理的文件,总经理办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者,由相关责任人承担责任。

第十三条公司发出的文件由总经理或总经理授权的其他分管领导签发;公司安委会文件由安委会主任签发;公司党总支文件由党总支书记签发;公司团总支文件由团总支书记签发;公司工会文件由工会主席签发;总经理办公室发出的文件,由行政分管领导或总经理办公室主任签发。

第十四条公司领导或有关部门审批文件要认真负责、及时,文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间,不得无故压文件。总经理办公室负责对文件的会签进行督促。

第十五条草拟和签批文件,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。

第十七条总经理办公室在将文件送领导签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文件内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合国家、省、市及本办法有关规定。然后上报公司有关分管领导及总经理签批。文件的拟办由总经理办公室主任或其授权的其他人员签署,其他部门或人员不得随意签署拟办意见。

第十八条秘密文件不得翻印、转发,传递秘密文件时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

第十九条收文的处理。公司收文归口总经理办公室统一管理,由总经理办公室负责文件的拟办、送审、督办,总经理办公室要严格做好收文登记备查和督促办理工作,其他各部门应及时对所收到的文件送总经理办公室按程序处理。

第二十条各部室起草的对外文件,由起草文件的相关部室负责对外报送;公司内部管理文件,由总经理办公室负责下发到各部室。

第五章文件立卷和销毁

第二十一条文件办完后,应及时将文件正本和有关材料按照档案管理有关规定进行归档。

第二十二条公司文件归口总经理办公室归档,其它部门原则上不得保留文件,对技术性较强或为方便日常管理而需由本部门临时保管的文件,负责保管部门应定期(两年一次)转交公司档案室统一存档。

第二十三条没有存档价值和存查必要的文件经过鉴别并报公司主管领导批准,可定期销毁,销毁秘密文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

第六章附则

第二十四条本办法修改、解释权归公司总经理办公室。

第二十五条本办法从发文之日起施行。

zz客运有限公司

第12篇 物业危险品管理办法作业指导文件

物业公司作业指导文件

危险品管理办法

1.目的

加强管理区域内危险品的管理。

2.范围

适用于公司各管理处对危险品的管理

3.定义

危险品是指对人身、自然环境和财产有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蚀、放射性等危险性质。

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处经理是各部门危险品管理的第一责任人,负责对本管理处的危险品管理工作进行监督检查

主管(办)负责危险品管理工作的具体落实

危险品管理员负责危险品管理的具体操作

5.方法及过程控制定:

5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化气罐等。

带毒性药物:敌敌畏、农药等。

5.2管理处应根据部门的实际情况列出具体的危险品清单进行控制。

5.2.1危险品的采购需由部门经理指定专人进行。参见《采购管理程序》。

5.2.2对于没有设定供应商的危险品,采购需遵照国家相关规定购买。

5.3危险品的运输、搬运

5.3.1对辖区内使用的危险品由安全员监督搬运、存放和使用,并记录在《安全部巡视记录表》中。

5.3.2 对外包方使用的危险品原则上要求其每天使用后带离辖区,不允许其存放在辖区内。

5.3.3对业主装修使用的危险品,要求其妥善保管,具体执行《装修现场监控办法》。

5.3.4公司工程施工涉及使用危险品时,应严格按相关作业指导书施工。

5.3.5对现阶段节日业主有燃放烟花、炮竹的习俗,安全部应划定区域,要求业主指定地点燃放,当法规、法令明确规定禁止燃放烟花、炮竹时,按法规、法令执行。

5.3.6轻拿轻放,防止碰击、拖拉和倾倒。

5.3.7碰撞、互相接触容易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的危险品,以及化学性质或防护灭火方法互相抵触的危险品,不得混合装运。

5.3.8遇热、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学危险物品,在装运时应当采取隔热防潮设施。

5.4危险品的储存、保管

5.4.1危险品应与其它物品隔离分开、分类、分项进行保管,对有居毒的危险物品,必须用带锁柜放置并上锁,有条件时应设立单独的危险仓库,钥匙由专人保管。

5.4.2存放危险品的地点应符合有关的安全规定,并根据物品的种类性质,设置相应的通风。防爆、泄压、防火、防雷、防晒、报警、灭火等安全措施,确保危险品的存放。

5.4.3危险品入库前,必须进行检查登记,入库后应定期检查。

5.4.4危险品的领用必须严格由专人负责,仓管员需妥善保管好钥匙。避免危险品的丢失。

5.4.5部门可根据本部门实际情况制定相应的危险品储存、保管细则。

5.4.6对服务供方存放在部门内范围内的危险品也应参照上述规定进行。

5.5危险品的使用

5.5.1危险品的使用者要有相关的专业操作技能,资质证明。

5.5.2使用危险品时必须有安全防护措施和用具。如用有毒性或腐蚀性的药物时必须戴上防护手套。对有挥发性的药品还应戴上口罩。使用完后及时用肥皂洗手。

5.5.3盛装危险品的容器,在使用前后,必须进行检查,消除隐患,防止火灾,爆炸、中毒等事故发生。

5.5.4销毁处理有燃烧、爆炸、中毒和其它危险的废弃危险品。应当采取安全措施,并应按环境保护的规定进行处理。

5.6外来危险品的管理

5.6.1出入口值班员需对出入人员严格检查,对外来危险品进行严格把关。

5.6.2如发现有携带危险品进入管理区域需问清原因,视情况进行制止或报部门指派专人监控。

5.6.3每日巡视人员要认真巡视及检查,一旦发现不安全隐患要立即向主管部门汇报。

5.6.4 如危险品发生事故要立即通知上级主管及相关部门,由主管着情况而定是否请求外援协助。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

无

第13篇 技术文件管理规定办法

技术文件管理规定【1】

1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。

“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识,文件更改幅度较大时,予以换版。

换版文件下发后,必须将原文件由行政部收回,以保证使用有效版本。

3.文件领用者,因文件丢失或者损坏需要领用新文件时,到行政部填写《文件处理单》,经常务副总审核、批准后方可领用。

4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件,并保持文字清晰,外来借阅者需填写《文件借阅登记表》,经常务总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时,由该部门填写《文件处理单》,由总经理审核、批准后统一销毁。

需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计,行政管理部门审查批准,统一编号控制。

质量记录表需要更改时,仍由原审批部门审批。

7.质量记录填写:要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。

质量记录原则上不准更改,如有失误或者计算错误时,在改动处划改并签名。

8.质量记录的借阅:外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅,公司人员经行政部部长批准后,办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存:质量记录由本部门制定专人负责保管,注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订,行政部负责归档并规定期限保存。

11.质量记录销毁:对于超过保存期的质量记录,由行政部和使用部门负责签字,包常务副总审核批准后,进行销毁并填写《质量记录销毁清单》,需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。

并留有记录,填写《监督检查记录》,发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度【2】

技术文件是指公司的产品设计图纸,各种技术标准、技术档案和技术资料。

一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据,必须加强管理,切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

保证技术文件的完整,准确清晰、统一等。

二、技术文件的制订,按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

并严格执行逐级会审,会签制度。

三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。

四、技术文件修改前,负责修改部门要提出修改理由及具体内容,交有关领导审批。

五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续,填发更改通知书。

六、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理一定的手续后方可复印。

九、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理手续后方可复印。

第14篇 万科地产项目文件管理办法

vk地产项目文件管理办法

1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:

第一册:公司管理规范

工程管理规范一套

工程管理指导书

第二册:施工合同

第三册:物资合同

第四册:公司来文

第五册:政府来文

第六册:施工单位来文

第七册:监理公司来文

监理合同

监理人员登记表及资格证书

监理规划

监理细则

监理例会纪要

监理月报及审核意见

其他来文

第八册:施工组织设计

施工方案

第九册:设计变更

建筑设计变更及图纸会审纪要

结构设计变更

水电设计变更

第十册:工程签证

第十一册:限价单/零星工程

第十二册:计划管理

项目发展计划(营销部门编制)

总进度控制计划及评审记录

施工图纸交付计划

分判商进场计划

样板确认计划

甲供材料进场计划

资金使用计划

总进度计划(施工单位)

月计划(施工单位)

周计划(施工单位)

第十三册:工程质量记录

第十四册:材料设备管理

样板登记一览表

收(调)料单

设备调试验收记录

第十五册:交工前楼宇检查记录

第十六册:项目经理部发文

报公司文件

发公司有关部门协办单

发总包、分包、监理

报政府文件

其他发文

第十七册:进度款支付

工程进度款审批单

物资进度款审批单

扣款通知单

奖/罚款通知单

第十八册:会议纪要

公司每月工程例会纪要

公司现场工作协调会纪要

甲方召集专题会议纪要

项目经理部内部会议纪要

第十九册:工程交工资料(甲方)

甲方交工资料目录(档案馆编制)

各种甲方交工资料

如:开竣工报告

中间验收资料

工程报建资料

第二十册:验收报告

材料进场验收报告

工程验收报告(不需政府参与的验收)

履约评定表

2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理判断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;

3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。

4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》

第15篇 市人民防空办公室规范性文件制定管理办法

第一条 为规范本办规范性文件制定工作,提高规范性文件的质量,根据《中华人民共和国立法法》、《广西壮族自治区规范性文件制定程序规定》的规定,结合实际,制定本办法。

第二条 本办法所称规范性文件,是指由本办制定、颁布的,涉及不特定的公民、法人或者其他组织的权利、义务,在一定时期内反复适用,在全市具有普遍约束力的文件。

第三条 制定规范性文件应当遵循以下原则:

(一)以宪法、法律、法规为依据;

(二)原则性与灵活性相结合;

(三)针对性与广泛性相结合;

(四)稳定性与适时修改、废止相结合;

(五)与其他规范性文件协调统一;

(六)具有前瞻性和可操作性。

第四条 规范性文件的起草工作由业务主管科室负责,综合科负责制定规范性文件的立项、协调、审查、提请审议及报送备案等工作。

第五条 规范性文件的制定应当体现计划性,应根据人民防空改革发展的需要和人民防空法规建设的实际情况确定中长期的规划。

第六条 每年年底前,办机关各科室应向综合科提交下一年度的规范性文件制定计划。计划应列明规范性文件的名称、主要内容、拟提交审议时间、起草责任人及提交单位。

综合科根据规范性文件制定的规划和全办工作安排,在综合各科室意见的基础上,于年初提出当年规范性文件制定工作方案,报主任办公会议审定。

根据全区人防建设与管理的实际需要,经主任办公会议研究确定,年中可对规范性文件制定计划进行调整,并可视情增减规范性文件。

第七条 制定规范性文件的内容应当包括:目的和依据、适用范围、主管部门、权利义务关系、相关责任措施、施行日期等。

第八条 规范性文件应当结构严谨、条理清晰、概念明确、文字简练规范。

第九条 规范性文件形成初稿后,负责起草的科室应当充分征求本业务系统及业务工作相关对象的意见。

负责起草的科室根据征求意见的情况,对规范性文件初稿进行修改,形成初审稿,送交综合科。对有关单位提出的意见未采纳的,应当在初审稿送交综合科时,将主要不同意见一并提出,并说明不予采纳的理由。

规范性文件初审稿应在计划提交办公会议审议前至少60日送交综合科。送交的材料应当包括文件草案及起草说明、汇总的主要意见及采纳情况(附电子文档)。起草说明应当包括制定目的和依据、起草过程、需要说明的问题等内容。

第十条 对符合本办法第七、八、九条规定的规范性文件(初审稿),综合科应当及时审查。审查时,对于规范性文件草案中涉及的重大问题,可根据需要组织调研、征求意见,必要时可组织论证。

在审查中发现有下列情况之一的,由综合科牵头,组织起草的科室进行修改:

(一)不符合本办法第九条规定的程序要求的;

(二)意见分歧大,需作较大调整的;

(三)内容与法律、法规、规章相矛盾的;

(四)条文内容不明确,适用性、可操作性差的。

综合科审查通过后,形成送审稿提交主任办公会议审议。

第十一条 规范性文件须经主任办公会议审议通过。

主任办公会议审议规范性文件时,由综合科负责汇报文件制定相关情况,有关科室就文件涉及的专业问题予以说明。

第十二条 规范性文件经主任办公会议审议通过后,由综合科按照公文办理程序送分管副主任签批后,报主任签发。

第十三条 规范性文件颁布后应当及时向社会公布。

综合科应当自规范性文件发布之日起15日内将该规范性文件报市政府法制办备案。

第十四条 对各县(市、区)人民防空主管部门在执行上级规范性文件时遇到具体问题的请示,需要由本办批复的,由业务主管科室负责批复的起草,综合科负责批复的法律审核。请示的问题涉及多个业务科的,应当由有关科室会签。

对所请示的问题,解释权属上级的,由业务科室负责向上级请示,按照上级的复函精神予以回复。

第十五条 综合科应当会同有关科室对规范性文件的实施情况进行评估,认为规范性文件不应继续执行的,应当及时提出予以修改或废止的建议。

第十六条 规范性文件有下列情形之一的,应当进行修订:

(一)因政策调整或者现实的需要,有必要增减内容的;

(二)因有关法律、法规、规章的修正或者废止而应做相应修正的;

(三)规定的主管机关或者执行机关发生变更的;

(四)同一事项在两个以上规范性文件中规定不相一致的;

(五)其他需要修订的情形。

规范性文件的修改程序与规范性文件制定程序相同。

第十七条 规范性文件有下列情形之一的,应当予以废止:

(一)规定的事项已经执行完毕,或者因情况变更,不必继续施行的;

(二)因有关法律、行政法规的废止或者修正,没有法律依据的;

(三)同一事项有新规章、规范性文件规定,并发布施行的。

第十八条 规范性文件的汇编工作,由综合科负责组织,有关处室配合实施。

第十九条 本办制定的其他业务工作规范和制度由业务科室负责起草、征求意见和提交主任办公会议审议。综合科于年初和年末对当年其他业务工作规范和制度的制定计划及实际出台情况进行统计。其他业务工作规范和制度提交审议前可由综合科参照本办法规定进行审查。

第二十条 本办负责起草涉及人防工作的地方性法规草案、市政府规章草案以及由市政府、市政府办公室颁布的规范性文件草案,参照本办法执行。

第16篇 健升房地产资料文件管理办法

1.人员安排

指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。

2.文件收发基本要求

a、建立收发文登记簿,收发文时填写'文件日期'、'文件编号'、'文件内容'、'收发文单位'。

b、发文必须及时准确,并要求收文人签收。

c、发出文件必须留底,分类存档。

d、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。

e、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。

3.资料文件保管要求

做到资料齐全,便于查询。

a、文件的分类:

资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:

⑴公司内部:

①公司文件;

②地产部内部文件;

③公司各部门往来文件;

⑵往来文件:

①与物业公司往来文件;

②与业主或客户往来文件;

③其他往来文件。

⑶楼宇资料:

①基础数据文件;

②有关设计文件;

③报建批文文件;

④销售有关文件;

⑤市场调查文件;

⑥其他文件。

b、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。

c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。

4.资料查询

a、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。

b、查阅人仅限查阅许可的资料。

c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。

d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。