文件格式管理规定办法【16篇】

第1篇 文件格式管理规定办法

食品标识管理规定【1】

(2007年8月27日国家质量监督检验检疫总局令第102号公布 根据2023年10月22日《国家质量监督检验检疫总局关于修改<食品标识管理规定>的决定》修订)

第一章 总 则

第一条 为了加强对食品标识的监督管理,规范食品标识的标注,防止质量欺诈,保护企业和消费者合法权益,根据《中华人民共和国食品安全法》、《中华人民共和国产品质量法》、《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》等法律法规,制定本规定。

第二条 在中华人民共和国境内生产(含分装)、销售的食品的标识标注和管理,适用本规定。

第三条 本规定所称食品标识是指粘贴、印刷、标记在食品或者其包装上,用以表示食品名称、质量等级、商品量、食用或者使用方法、生产者或者销售者等相关信息的文字、符号、数字、图案以及其他说明的总称。

第四条 国家质量监督检验检疫总局(以下简称国家质检总局)在其职权范围内负责组织全国食品标识的监督管理工作。

县级以上地方质量技术监督部门在其职权范围内负责本行政区域内食品标识的监督管理工作。

第二章 食品标识的标注内容

第五条 食品或者其包装上应当附加标识,但是按法律、行政法规规定可以不附加标识的食品除外。

食品标识的内容应当真实准确、通俗易懂、科学合法。

第六条 食品标识应当标注食品名称。

食品名称应当表明食品的真实属性,并符合下列要求:

(一)国家标准、行业标准对食品名称有规定的,应当采用国家标准、行业标准规定的名称;

(二)国家标准、行业标准对食品名称没有规定的,应当使用不会引起消费者误解和混淆的常用名称或者俗名;

(三)标注“新创名称”、“奇特名称”、“音译名称”、“牌号名称”、“地区俚语名称”或者“商标名称”等易使人误解食品属性的名称时,应当在所示名称的邻近部位使用同一字号标注本条(一)、(二)项规定的一个名称或者分类(类属)名称;

(四)由两种或者两种以上食品通过物理混合而成且外观均匀一致难以相互分离的食品,其名称应当反映该食品的混合属性和分类(类属)名称;

(五)以动、植物食物为原料,采用特定的加工工艺制作,用以模仿其他生物的个体、器官、组织等特征的食品,应当在名称前冠以“人造”、“仿”或者“素”等字样,并标注该食品真实属性的分类(类属)名称。

第七条 食品标识应当标注食品的产地。

食品产地应当按照行政区划标注到地市级地域。

第八条 食品标识应当标注生产者的名称、地址和联系方式。生产者名称和地址应当是依法登记注册、能够承担产品质量责任的生产者的名称、地址。

有下列情形之一的,按照下列规定相应予以标注:

(一)依法独立承担法律责任的公司或者其子公司,应当标注各自的名称和地址;

(二)依法不能独立承担法律责任的公司分公司或者公司的生产基地,应当标注公司和分公司或者生产基地的名称、地址,或者仅标注公司的名称、地址;

(三)受委托生产加工食品且不负责对外销售的,应当标注委托企业的名称和地址;对于实施生产许可证管理的食品,委托企业具有其委托加工的食品生产许可证的,应当标注委托企业的名称、地址和被委托企业的名称,或者仅标注委托企业的名称和地址;

(四)分装食品应当标注分装者的名称及地址,并注明分装字样。

第九条 食品标识应当清晰地标注食品的生产日期、保质期,并按照有关规定要求标注贮存条件。

乙醇含量10%以上(含10%)的饮料酒、食醋、食用盐、固态食糖类,可以免除标注保质期。

日期的标注方法应当符合国家标准规定或者采用“年、月、日”表示。

第十条 定量包装食品标识应当标注净含量,并按照有关规定要求标注规格。对含有固、液两相物质的食品,除标示净含量外,还应当标示沥干物(固形物)的含量。

净含量应当与食品名称排在食品包装的同一展示版面。净含量的标注应当符合《定量包装商品计量监督管理办法》的规定。

第十一条 食品标识应当标注食品的成分或者配料清单。

配料清单中各种配料应当按照生产加工食品时加入量的递减顺序进行标注,具体标注方法按照国家标准的规定执行。

在食品中直接使用甜味剂、防腐剂、着色剂的,应当在配料清单食品添加剂项下标注具体名称;使用其他食品添加剂的,可以标注具体名称、种类或者代码。食品添加剂的使用范围和使用量应当按照国家标准的规定执行。

专供婴幼儿和其他特定人群的主辅食品,其标识还应当标注主要营养成分及其含量。

第十二条 食品标识应当标注企业所执行的产品标准代号。

第十三条 食品执行的标准明确要求标注食品的质量等级、加工工艺的,应当相应地予以标明。

第十四条 实施生产许可证管理的食品,食品标识应当标注食品生产许可证编号及qs标志。

委托生产加工实施生产许可证管理的食品,委托企业具有其委托加工食品生产许可证的,可以标注委托企业或者被委托企业的生产许可证编号。

第十五条 混装非食用产品易造成误食,使用不当,容易造成人身伤害的,应当在其标识上标注警示标志或者中文警示说明。

第十六条 食品有以下情形之一的,应当在其标识上标注中文说明:

(一)医学临床证明对特殊群体易造成危害的;

(二)经过电离辐射或者电离能量处理过的;

(三)属于转基因食品或者含法定转基因原料的;

(四)按照法律、法规和国家标准等规定,应当标注其他中文说明的。

第十七条 食品在其名称或者说明中标注“营养”、“强化”字样的,应当按照国家标准有关规定,标注该食品的营养素和热量,并符合国家标准规定的定量标示。

第十八条 食品标识不得标注下列内容:

(一)明示或者暗示具有预防、治疗疾病作用的;

(二)非保健食品明示或者暗示具有保健作用的;

(三)以欺骗或者误导的方式描述或者介绍食品的;

(四)附加的产品说明无法证实其依据的;

(五)文字或者图案不尊重民族习俗,带有歧视性描述的;

(六)使用国旗、国徽或者人民币等进行标注的;

(七)其他法律、法规和标准禁止标注的内容。

第十九条 禁止下列食品标识违法行为:

(一)伪造或者虚假标注生产日期和保质期;

(二)伪造食品产地,伪造或者冒用其他生产者的名称、地址;

(三)伪造、冒用、变造生产许可证标志及编号;

(四)法律、法规禁止的其他行为。

第三章 食品标识的标注形式

第二十条 食品标识不得与食品或者其包装分离。

第二十一条 食品标识应当直接标注在最小销售单元的食品或者其包装上。

第二十二条 在一个销售单元的包装中含有不同品种、多个独立包装的食品,每件独立包装的食品标识应当按照本规定进行标注。

透过销售单元的外包装,不能清晰地识别各独立包装食品的所有或者部分强制标注内容的,应当在销售单元的外包装上分别予以标注,但外包装易于开启识别的除外;能够清晰地识别各独立包装食品的所有或者部分强制标注内容的,可以不在外包装上重复标注相应内容。

第二十三条 食品标识应当清晰醒目,标识的背景和底色应当采用对比色,使消费者易于辨认、识读。

第二十四条 食品标识所用文字应当为规范的中文,但注册商标除外。

食品标识可以同时使用汉语拼音或者少数民族文字,也可以同时使用外文,但应当与中文有对应关系,所用外文不得大于相应的中文,但注册商标除外。

第二十五条 食品或者其包装最大表面面积大于20平方厘米时,食品标识中强制标注内容的文字、符号、数字的高度不得小于1.8毫米。

食品或者其包装最大表面面积小于10平方厘米时,其标识可以仅标注食品名称、生产者名称和地址、净含量以及生产日期和保质期。但是,法律、行政法规规定应当标注的,依照其规定。

第四章 法律责任

第二十六条 违反本规定构成《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例等法律法规规定的违法行为的,依照有关法律法规的规定予以处罚。

第二十七条 违反本规定第六条至第八条、第十一条至第十三条,未按规定标注应当标注内容的,责令限期改正;逾期不改的,处以500元以上1万元以下罚款。

第二十八条 违反本规定第十五条,未按规定标注警示标志或中文警示说明的,依照《中华人民共和国产品质量法》第五十四条规定进行处罚。

第二十九条 违反本规定第十条,未按规定标注净含量的,依照《定量包装商品计量监督管理办法》规定进行处罚。

第三十条 违反本规定第十七条,未按规定标注食品营养素、热量以及定量标示的,责令限期改正;逾期不改的,处以5000元以下罚款。

第三十一条 违反本规定第十八条,食品标识标注禁止性内容的,责令限期改正;逾期不改的,处以1万元以下罚款;违反有关法律法规规定的,按有关法律法规规定处理。

第三十二条 伪造或者虚假标注食品生产日期和保质期的,责令限期改正,处以500元以上1万元以下罚款;情节严重,造成后果的,依照有关法律、行政法规规定进行处罚。

第三十三条 伪造食品产地,伪造或者冒用其他生产者的名称、地址的,依照《中华人民共和国产品质量法》第五十三条规定进行处罚。

第三十四条 违反本规定第二十条,食品标识与食品或者其包装分离的,责令限期改正,处以5000元以下罚款。

第三十五条 违反本规定第二十一条、第二十二第二款、第二十四条、第二十五条的,责令限期改正;逾期不改的,处以1万元以下罚款。

第三十六条 违反本规定第二十二条第一款的,依照本章有关规定处罚。

第三十七条 从事食品标识监督管理的工作人员,玩忽职守、包庇放纵违法行为的,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第三十八条 本规定规定的行政处罚由县级以上地方质量技术监督部门在职权范围内依法实施。

法律、行政法规对行政处罚另有规定的,依照其规定。

第五章 附 则

第三十九条 进出口食品标识的管理,由出入境检验检疫机构按照国家质检总局有关规定执行。

第四十条 本规定由国家质检总局负责解释。

第四十一条 本规定自2008年9月1日起施行。原国家技术监督局公布的《查处食品标签违法行为规定》同时废止。

医疗器械说明书、标签和包装标识管理规定【2】

第一条 为规范医疗器械说明书、标签和包装标识,保证医疗器械使用的安全,根据《医疗器械监督管理条例》,制定本规定。

第二条 凡在中华人民共和国境内销售、使用的医疗器械应当按照本规定要求附有说明书、标签和包装标识。简单易用的产品,按照国家食品药品监督管理局的规定,可以省略说明书、标签和包装标识三项中的某一项或者某两项的,依照其规定。

第三条 医疗器械的使用者应当按照医疗器械说明书使用医疗器械。

第四条 医疗器械说明书是指由生产企业制作并随产品提供给用户的,能够涵盖该产品安全有效基本信息并用以指导正确安装、调试、操作、使用、维护、保养的技术文件。

医疗器械标签是指在医疗器械或者包装上附有的,用于识别产品特征的文字说明及图形、符号。

医疗器械包装标识是指在包装上标有的反映医疗器械主要技术特征的文字说明及图形、符号。

第五条 医疗器械说明书、标签和包装标识的内容应当真实、完整、准确、科学,并与产品特性相一致。

医疗器械标签、包装标识的内容应当与说明书有关内容相符合。

第六条 医疗器械说明书、标签和包装标识文字内容必须使用中文,可以附加其他文种。中文的使用应当符合国家通用的语言文字规范。

医疗器械说明书、标签和包装标识的文字、符号、图形、表格、数字、照片、图片等应当准确、清晰、规范。

第七条 医疗器械说明书应当符合国家标准或者行业标准有关要求,一般应当包括以下内容:

(一)产品名称、型号、规格;

(二)生产企业名称、注册地址、生产地址、联系方式及售后服务单位;

(三)《医疗器械生产企业许可证》编号(第一类医疗器械除外)、医疗器械注册证书编号;

(四)产品标准编号;

(五)产品的性能、主要结构、适用范围;

(六)禁忌症、注意事项以及其他需要警示或者提示的内容;

(七)医疗器械标签所用的图形、符号、缩写等内容的解释;

(八)安装和使用说明或者图示;

(九)产品维护和保养方法,特殊储存条件、方法;

(十)限期使用的产品,应当标明有效期限;

(十一)产品标准中规定的应当在说明书中标明的其他内容。

第八条 医疗器械标签、包装标识一般应当包括以下内容:

(一)产品名称、型号、规格;

(二)生产企业名称、注册地址、生产地址、联系方式;

(三)医疗器械注册证书编号;

(四)产品标准编号;

(五)产品生产日期或者批(编)号;

(六)电源连接条件、输入功率;

(七)限期使用的产品,应当标明有效期限;

(八)依据产品特性应当标注的图形、符号以及其他相关内容。

第九条 医疗器械说明书、标签和包装标识不得有下列内容:

(一)含有“疗效最佳”、“保证治愈”、“包治”、“根治”、“即刻见效”、“完全无毒副作用”等表示功效的断言或者保证的;

(二)含有“最高技术”、“最科学”、“最先进”、“最佳”等绝对化语言和表示的;

(三)说明治愈率或者有效率的;

(四)与其他企业产品的功效和安全性相比较的;

(五)含有“保险公司保险”、“无效退款”等承诺性语言的;

(六)利用任何单位或者个人的名义、形象作证明或者推荐的;

(七)含有使人感到已经患某种疾病,或者使人误解不使用该医疗器械会患某种疾病或加重病情的表述的;

(八)法律、法规规定禁止的其他内容。

第十条 医疗器械的产品名称应当符合国家相应的标准和规定。

第十一条 医疗器械的产品名称应当清晰地标明在说明书、标签和包装标识的显著位置,并与医疗器械注册证书中的产品名称一致。

第十二条 医疗器械有商品名称的,可以在说明书、标签和包装标识中同时标注商品名称,但是应当与医疗器械注册证书中标注的商品名称一致。同时标注产品名称与商品名称时,应当分行,不得连写,并且医疗器械商品名称的文字不得大于产品名称文字的两倍。

医疗器械商品名称中不得使用夸大、断言产品功效的绝对化用语,不得违反其他法律、法规的规定。

第十三条 医疗器械说明书中有关注意事项、警示以及提示性内容主要包括:

(一)产品使用可能带来的副作用;

(二)产品在正确使用过程中出现意外时,对操作者、使用者的保护措施以及应当采取的应急和纠正措施;

(三)一次性使用产品应当注明“一次性使用”字样或者符号;

(四)已灭菌产品应当注明灭菌方式,注明“已灭菌”字样或者标记,并注明灭菌包装损坏后的处理方法;

(五)使用前需要消毒或者灭菌的应当说明消毒或者灭菌的方法;

(六)产品需要同其他产品一起安装或者协同操作时,应当注明配合使用的要求;

(七)在使用过程中,与其他产品可能产生的相互干扰及其可能出现的危险性;

(八)产品使用后需要处理的,应当注明相应的处理方法;

(九)根据产品特性,应当提示操作者、使用者注意的其他事项。

第十四条 医疗器械说明书中有关安装的内容应当能够保证操作者、使用者正确安装使用,应当包括:

(一)产品安装说明及技术图、线路图;

(二)产品正确安装所必须的环境条件及鉴别是否正确安装的技术信息;

(三)其他特殊安装要求。

第十五条 医疗器械说明书应当由生产企业在申请医疗器械注册时,按照《医疗器械注册管理办法》的规定提交(食品)药品监督管理部门审查,提交的医疗器械说明书内容应当与其他注册申请材料相符合。

第十六条 生产企业应当对医疗器械说明书内容的真实性、完整性负责。

第十七条 经(食品)药品监督管理部门注册审查的医疗器械说明书的内容不得擅自改动。

第十八条 说明书变更的内容涉及到《医疗器械注册管理办法》规定的应当办理医疗器械重新注册的情形的,不得按说明书变更处理。

第十九条 生产企业变更经注册审查的医疗器械说明书的内容,不涉及产品技术性变化的,生产企业应当提交相关文件,向医疗器械注册的原审批部门书面告知。相关文件至少包括:

(一)经注册审查、备案的说明书的复本;

(二)更改备案的说明书;

(三)说明书更改情况说明(含更改情况对比表);

(四)注册产品标准修改文件(仅限于说明书更改内容涉及标准的文字性修改时);

(五)所提交材料真实性的声明。

原注册审批部门自收到生产企业更改医疗器械说明书的书面告知之日起,在20个工作日内未发出有不同意见的书面通知的,说明书更改生效,并由原注册审批部门予以备案;原注册审批部门在20个工作日内发出书面通知的,生产企业应当按照通知要求办理。

第二十条 违反本规定,有下列行为之一的,由县级以上(食品)药品监督管理部门给予警告,责令限期改正,并记入生产企业监管档案:

(一)擅自更改经注册审查、备案的说明书的内容的;

(二)上市产品的标签、包装标识与经注册审查、备案的说明书内容相违背,或者违反本规定其他要求的;

(三)医疗器械的产品名称或者商品名称违反本规定的;

(四)上市产品未按规定附说明书、标签和包装标识的;简单易用的产品,国家食品药品监督管理局另有规定的除外。

第二十一条 医疗器械生产企业擅自在医疗器械说明书中增加产品适用范围或者适应症的,由县级以上(食品)药品监督管理部门依照《医疗器械监督管理条例》第三十五条规定的未取得医疗器械注册证书的情形予以处罚。

第二十二条 本规定由国家食品药品监督管理局负责解释。

第二十三条 本规定自公布之日起施行。国家药品监督管理局于2002年1月4日发布的《医疗器械说明书管理规定》同时废止。

第2篇 规范化管理文件制作实施规定

第一条

为积极推进我公司的规范化管理工作，使规范管理文件的制定和实施有所依循，特制定本规定。

第二条

本规定所称的规范管理文件指的是由本公司(工厂)规范化管理委员会签发对全公司系统的管理和动作进行规定和描述的指导性文件，规范管理文件一经正式签发实施，即具有强制作用，各级管理人员必须遵照执行。

第三条

规范管理文件按性质分为四类：

(一)基本规定

(二)作业流程

(三)报表图表

(四)CI规范

第四条

规范管理文件按层级分为三级：

(一)总公司颁发

(二)二级公司颁发

(三)三级公司颁发

第五条

规范管理文件按业务领域分为八类：

(一)组织规程类

(二)人事管理类

(三)行政管理类

(四)财务管理类

(五)发展规划类

(六)业务管理类

(七)信息统计类

(八)生产技术类

第六条

规范管理文件按保密程度分为三类：

(一)G类(General)，即通用类，对保密性无要求。

(二)S类(Secret)，即机密类，限制在公司部门经理(含下属企业经理)以上和相关工作人员范围内。

(三)T类(Top

Secret)，即绝密类，限制在公司少数高层管理人员和相关人员范围内。

第七条

规范管理文件的编号统一规定如下：

(一)密级代号

G——表示通用性

S——表示机密性

T——表示绝密性

(二)层级代码

00——表示由总公司颁发

1*——表示分公司颁发

2*——表示分公司颁发

3*——表示分公司颁发

5*—9*(备用)上述两数字中的后一位用于区别三级公司。

(三)规范管理文件类型代码

用一位数字加以区别

1——表示基本制度类

2——表示作业流程类

3——表示图表报表类

4——表示CI规范类

(四)规范管理文件的业务类别代码

用一位数字加以区别

1——表示组织规程类

2——表示人事管理类

3——表示行政管理类

4——表示财务管理类

5——表示发展规划类

6——表示业务管理类

7——表示信息统计类

8——表示生产技术类

(五)另以三位数字用于流水号

(六)规范管理文件的编号统一由一个字母和7位数构成

△

△

△

△△△

密级码

层级码

业务类码

流水号

第八条

为便于印发与整理归档，除少数图表之外，所有规范管理文件均以A4纸为标准尺寸，并冠以“××管理文件”文头，其正页和续页的格式均以本“规定”的样式为准。第九条

规范管理文件的制定程序如下：

(一)由各业务线相关人员拟稿；

(二)由规范化管理工作小组审核，必要时召集有关人员进行修改；

(三)由规范管理委员会审议通过；

(四)由规范化管理工作小组负责编号、存入电脑、制定标准格式；

(五)由规范化管理委员会主任签署实施。

各下属企业制定的规范本件，主要由各企业负责人把关，但必须报总公司规范管理小组审核、编号、存档并以标准格式制定后颁布实施。

第十条

已签发实施的所有规范管理文件，若在执行中发现有重复、遗漏、矛盾处或已不适应公司的业务发展，需要进行修订以至废除，其程序与上述第九条的制定程序相同。

第十一条

在制定和实施规范管理文件过程中，若有关部门或企业对有关条款所持意见不同或解释各异时，可提请规范化管理委员会进行仲裁，最后由规范化管理委员会主任裁定。

第3篇 监理部策划文件编制审批管理规定

为了确保监理项目部监理技术资料的及时性、符合性和完整性,加强工程技术资料的储备管理,努力提高监理服务水平,根据监理项目部的实际情况并依据《国家电网项目部监理项目部标准化工作手册》、《吉林省电力建设监理有限责任公司管理规定》等有关规定,制定本规定:

1.《建设监理规划》、《创优监理实施细则》由总监理工程师主持编写、专业监理工程师参与编写。编写的内容要结合所监理工程的特点和难点进行编写,不能简单复制和抄写。编写完成后报公司审查,并根据公司审查意见修改、完善后最终报公司领导审核批准。

2.《建设标准强制性条文执行计划》由监理项目部总监理工程师主持编写、专业监理工程师编写。编写完成后报监理项目部总监审批。

3.《专业监理实施细则》、《安全监理工作方案》、《监理旁站方案》、《监理项目部专项现场应急处理预案》等专业性文件由各专业监理工程师编写,并由总监理工程师审核批准。

第4篇 文件管理规定范本

1. 范围

1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。

2. 引用文件和术语

山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。

3. 职责

3.1总监理工程师

3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定,指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。

3.1.2明确监理信息流程。

3.1.3主持整理工程项目的监理资料。

3.2专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3、信息管理员

3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。

3.3.2各类文件应编号、登记,建立文件台帐,对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。

3.3.3各类文件应分卷存档,文件与分卷目录排序相符,编号与目录序号一致,便于查找和检索。

4. 文件控制

4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。

4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一建立存放目录,及时将文件资料分类存放,进行集中收、发和存放管理。

4.3在获得各种文件资料之后,首先要对资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。项目监理部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.4安全监理文件的内容:

4.4.1国家有关法律法规。

4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。

4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则,安全监理工作总体计划,安全监理规定,监理部环保策划,监理部安全教育培训、安全技术交底计划,监理部应急预案,危险点分析及预控措施等。

4.4.4安全监理工作方案、措施。

4.4.5 安全监理月份工作计划。

4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表,安全信息周报,安全事故档案。

4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。

4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。

4.4.9监理部安全监理工作便函通知。

4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。。

4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价,监理部安全检查通报。

4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。

4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。

4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议,由项目监理部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实,规范,参与各方签字确认后按程序分发。

4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅,安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求,对上级来文一日内送达或以传真方式发(传)至施工单位项目部、监理组。

4.8为防止日常查阅造成文件混乱,定期对安全监理工作文件进行整理、核查,确保文件的完整、有序。

第5篇 市政基础设施工程施工技术文件管理规定

广东省建设厅转发建设部关于印发

《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》的通知

(2002年12月24日)

粤建建字[2002]143号

广州市建委，各地级以上市建设局(市政、公用局)、城建档案馆：

现将建设部《关于印发〈市政基础设施工程施工技术文件管理规定〉的通知》(建城〔2002〕221号)转发给你们，请按文件规定，结合我厅今年印发的《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》一并贯彻执行，原省建委《关于印发〈广东省市政工程施工质量技术资料统一用表〉的通知》(粤建发[1995]10号)同时废止。凡在2003年1月1日起开工的市政基础设施工程均应执行本规定，并按照《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的有关要求，实施市政工程竣工备案制度。

建设部关于印发《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》的通知

(2002年9月5日)

建城[2002]221号

各省、自治区建设厅、直辖市建委与有关部门：

现将《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》印发给你们，请遵照执行。原《市政工程施工技术资料管理规定》(建城[1994]469号)同时废止。

附件：市政基础设施工程施工技术文件管理规定

市政基础设施工程施工技术文件管理规定

第一章

总则

第一条

为了加强市政基础设施工程施工技术文件的规范化管理，使其真实反映工程实体质量和管理水平，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和国家有关规范、标准，制定本规定。

第二条

本规定所称高超基础设施工程，是指城市范围内道路、桥架、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水处理、垃圾处理处置等工程。

第三条

本规定适用于新建、改建、扩建的市政基础设施工程。凡参加上述工程的有关单位按本规定执行。本规定中未涉及到的或有特殊要求需要增、减内容的，应按国家有关规定和设计要求执行。

第四条

市政基础设施工程施工技术文件，是指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地方有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。

第五条

市政基础设施工程施工技术文件，应按本规定的统一表格、表式(见附件)填写;未规定统一表格、表式的，省级建设行政主管部门可根据需要作出规定。

第二章

管理与职责

第六条

市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，建设单位、施工单位负责保存，其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作。

建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的要求，于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案管理机构。

第七条

实行总承包的工程项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包单位编制的有关施工技术文件。

第八条

市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按本规定中的要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、记录准确、完整真实。

第九条

市政基础设施工程施工技术文件中，应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工，文件组卷成册后必须由单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。

第十条

建设单位与施工单位在签订施工合同时，应对施工技术文件的编制要求和移交期限做出明确规定。建设单位应在施工技术文件中按有关规定签署意见。实行监理的工程应有监理单位按规定对认证项目的认证记录。

第十一条

建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对施工技术文件进行预验收，验收不合格不得组织工程竣工验收。城建档案管理机构在收到施工技术文件七个工作日内提出验收意见，七个工作日内不得出验收意见，视为同意。

第十二条

不得任意涂改、伪造、随意抽撤损毁或丢失文件，对于弄虚作假、玩忽职守而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。

第三章

内容与要求

第十三条

施工组织设计

(一)施工单位在施工之前，必须编制施工组织设计;大中型的工程应根据施工组织总设计编制分部位、分阶段的施工组织设计。

(二)施工组织设计必须经上一级技术负责人进行审批加盖公章方为有效，并须填写施工组织设计审批表(合同另有规定的，按合同要求办理)。在施工过程中发生变更时，应有变更审批手续。

(三)施工组织设计应包括下列主要内容：

1、工程概况：工程规模、工程特点、工期要求、参建单位等。

2、施工平面布置图。

3、施工部署和管理体系：施工阶段、区划安排;进度计划及工、料、机、运计划表和组织机构设置。组织机构中应明确项目经理、技术责任人、施工管理负责人及其它各部门主要责任人等。

4、质量目标设计：质量总目标、分项质量目标，实现质量目标的主要措施、办法及工序、部位、单位工程技术人员名单。

5、施工方法及技术措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等)。

6、安全措施。

7、文明施工措施。

8、环保措施。

9、节能、降耗措施。

10、模板及支架、地下沟槽基坑支护、降水、施工便桥便线、构筑物顶推进、沉井、软基处理、预应力筋张拉工艺、大型构件吊运、混凝土浇注、设备安装、管道吹洗等专项设计。

第十四条

施工图设计文件会审、技术交底。

(一)工程开工前，应由建设单位组织有关单位对施工图设计文件进行会审并按单位工程填写施工图设计文件会审记录。设计单位应按施工程序或需要进行设计交底。设计交底应包括设计依据、设计要点、补充说明、注意事项等，并做交底纪要。

(二)施工单位应在施工前进行技术交底。各种交底的文字记录，应有交底双方签认手续。

第十五条

原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检(试)验报告及复试报告。

(一)一般规定

1、必须有出厂质量合格证书和出厂检(试)验报告，并归入施工技术文件。

2、合格证书、检(试)验报告为复印件的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点。

3、凡使用新技术、新工艺、新材料、新设备的，应有法定单位鉴定证明和生产许可证。产品要有质量标准、使用说明和工艺要求。使用前应按其质量标准进行检(试)验。

4、进入施工现场的原材料、成品、半成品、构配件，在使用前必须按现行国家有关标准的规定抽取试样，交由具有相应资质的检测、试验机构进行复试，复试结果合格方可使用。

5、对按国家规定只提供技术参数的测试报告，应由使用单位的技术负责人依据有关技术标准对技术参数进行判别并签字认可。

6、进场材料凡复试不合格的，应按原标准规定的要求再次进行复试，再次复试的结果合格方可认为该批材料合格，两次报告必须同时归入施工技术文件。

7、必须按有关规定实行见证取样和送检制度，其记录、汇总表纳入施工技术文件。

8、总含碱量有要求的地区，应对混凝土使用的水泥、砂、石、外加剂、掺合料等的含碱量进行检测，并按规定要求将报告纳入施工技术文件。

(二)水泥

1、水泥生产厂家的检(试)验报告应包括后补的28天强度报告。

2、水泥使用前复试的主要项目为：胶砂强度、凝结时间、安定性、细度等。试验报告应有明确结论。

(三)钢材(钢筋、钢板、型钢)

1、钢材使用前应按有关标准的规定，抽取试样做力学性能试验;当发现钢筋脆断，焊接性能不良或力学性能显著不正常等现象时，应对该批钢材进行化学成分检验或其它专项检验;如需焊接时，还应做可焊接性试验，并分别提供相应的试验报告。

2、预应力混凝土所用的高强钢丝、钢绞线等张拉钢材，除按上述要求检验外，不定期应按有关规定进行外观检查。

3、钢材检(试)验报告的项目应填写齐全，要有试验结论。

(四)沥青

沥青使用前复试的主要项目为：延度、针入度、软化点、老化、粘附性等(视不同的道路等级而定)。

(五)涂料

防火涂料应具有经消防主管部门的认定证明材料。

(六)焊接材料

应有焊接材料与母材的可焊性试验报告。

(七)砌块(砖、料石、预制块等)

用于承重结构时，使用前复试项目为：抗压、抗折强度。

(八)砂、石

工程所使用的砂、石应按规定批量取样进行试验。试验项目一般有：筛分析、表观密度、堆积密度和紧密密度、含泥量、泥块含量、针状和片状颗粒的总含量等。结构或设计有特殊要求时，还应按要求加做压碎指标值等相应项目试验。

(九)混凝土外加剂、掺合料

各种类型的混凝土外加剂、掺合料使用前，应按相关规定中的要求进行现场复试并出具试验报告和掺量配合比试配单。

(十)防水材料及粘接材料

防水卷材、涂料、填缝、密封、粘接材料，沥青马蹄脂、环氧树脂等应按国家相关规定进行抽样试验，并出具试验报告。

(十一)防腐、保温材料

其出厂质量合格证书应标明该产品质量指标、使用性能。

(十二)石灰

石灰在使用前就按批次取样，检测石灰的氧化钙和氧化镁含量。

(十三)水泥、石灰、粉煤灰灯混合料

1、混合料的生产单位按规定，提供产品出厂质量合格证书。

2、连续供料时，生产单位出具合格证书的有效期最长不得超过7天。

(十四)沥青混合料

沥青混合料生产单位应按同类型、同配比、每批次至少向施工单位提供一份产品质量合格证书。连续生产，每2000吨提供一次。

(十五)商品混凝土

1、商品混凝土生产单位应按同配比、同批次、同强度等级提供出厂质量合格证书。

2、总含碱量有要求的地区，应提供混凝土碱含量报告。

(十六)管材、管件、设备、配件

1、厂(场)、站工程成套设备应有产品质量合格证书、设备安装使用说明等。工程竣工后整理归档。

2、厂(场)、站工程的其它专业设备及电气安装的材料、设备、产品按现行国家或待业相关规范、规程、标准要求进行进场检查、验收，并留有相应文字记录。

3、进口设备必须配有相关内容的中文资料。

4、上述1、2两项供应厂家应提供相关的检测报告。

5、混凝土管、金属管生产厂家应提供有关的强度、严密性、无损探伤的检测报告。施工单位应依照有关标准进行检查验收。

(十七)预应力混凝土张拉材料

1、应有预应力锚具、连接器、夹片、金属波纹管等材料的出厂检(试)验报告及复试报告。

2、设计或规范有要求的桥梁预应力锚具，锚具生产厂家及施工单位应提供锚具组装件的静载锚固性能试验报告。

(十八)混凝土预制构件

1、钢筋混凝土及预应力钢筋混凝土梁、板、墩、柱、挡墙板等预制构件生产厂家，应提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢筋原材复试报告、焊(连)接检验报告;达到设计强度值的混凝土强度报告(含28天标养及同条件养护的);预应力材料及设备的检验、标定和张拉资料等。

2、一般混凝土预制构件如栏杆、地袱、挂板、防撞墩、小型盖板、检查井盖板、过梁、缘石(侧石)、平石、方砖、树池砌件等，生产厂家应提供出厂合格证书。

3、施工单位应依照有关标准进行检查验收。

(十九)钢结构构件

1、做为主体结构使用的钢结构构件，生产厂家应依照本规定提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢材的复试报告、可焊性试验报告;焊接(缝)质量检验报告;连接件的检验报告;机械连接记录等。

2、施工单位应依照有关标准进行检查验收。

(二十)各种地下管线的各类井室的井圈、井盖、踏步等，应有生产单位出具的质量合格证书

(二十一)支座、变形装置、止水带产品应有出厂质量合格证书和设计有要求的复试报告

第十六条

施工检(试)验报告

(一)凡有见证取样及送检要求的，应有见证记录、有见证试验汇总表。

(二)压实度(密度)、强度试验资料

1、填土、路床压实度(密度)资料

(1)有按土质种类做的最大干密度与最佳含水量试验报告。

(2)有按质量标准分层、分段取样的填土压实度试验记录。

2、道路基层压实度和强度试验资料

(1)石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料基层的标准击实试验报告。

(2)有按质量标准分层分段取样的压实度试验记录。

(3)道路基层强度试验报告。

A、石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料应有石灰、水泥实际剂量的检测报告。

B、石灰、水泥等无机稳定土类道路基层应有7天龄期的无侧限抗压强度试验报告。

C、其它基层强度试验报告。

3、道路面层压实度资料

(1)有沥青混合料厂提供的标准密度。

(2)有按质量标准分层取样的实测干密度。

(3)有路面弯沉试验报告。

(三)水泥混凝土抗压、抗折强度，抗渗、抗冻性能试验资料

1、应有试配申请单和有相应资质的试验室签发的配合比通知单。施工中如果材料发生变化时，应有修改配合比的通知单。

2、应有按规范规定组数的试块强度试验资料和汇总表。

(1)标准养护试块28天抗压强度试验报告。

(2)水泥混凝土桥面和路面应有28天标养的抗压、抗折强度试验报告。

(3)结构混凝土应有同条件养护试块抗压强度试验报告作为拆模、卸支架、预应力张拉、构件吊运、施加临时荷载等的依据。

(4)冬季施工混凝土，应有检验混凝土抗冻性能的同条件养护试块抗压强度试验报告。

(5)主体结构，应有同条件养护试块抗压强度试验报告，以验证结构物实体强度。

(6)当强度未能达到设计要求而采取实物钻芯取样试压时，应同时提供钻芯试压报告和原标养试块抗压强度试验报告。如果混凝土钻芯取样试压强度仍达不到设计要求时，应由设计单位提供经设计负责人签署并加盖单位公章的处理意见资料。

3、凡设计有抗渗、抗冻性能混凝土，除应有抗压强度试验报告外，还应有按规范规定组数标养的抗涌、抗冻试验报告。

4、商品混凝土应以现场制作的标养28天的试块抗压、抗折、抗渗、抗冻指标作为评定的依据，并应在相应试验报告上标明商品混凝土生产单位名称、合同编号。

5、应有按现行国家标准进行的强度统计评定资料。(水泥混凝土路面、桥面要有抗折强度评定资料)

(四)砂浆试块强度试验资料

1、有砂浆试配申请单、配比通知单和强度试验报告。

2、预应力孔道压浆每一工作班留取不少于三组的7.07*7.07*7.07立方米试件，其中一组作为标准养护28天的强度资料，其余二级做移运和吊装时强度参与值资料。

3、有按规定要求的强度统计评定资料。

4、使用沥青马蹄脂、环氧树脂砂浆等粘接材料，应有配合比通知单和试验报告。

(五)钢筋焊、连接检(试)验资料

1、钢筋连接接头采用焊接方式或采用锥螺纹、套管等机械连接接头方式的，均应按有关规定进行现场条件下连接性能试验，留取试验报告。报告必须对抗弯、抗增试验结果有明确结论。

2、试验所用的焊(连)接试件，应从外观检查合格后的成品中切取，数量要满足现行国家规范规定。试验报告后应附有效的焊工上岗证复印件。

3、委托外加工的钢筋，其加工单位应向委托单位提供质量合格证书。

(六)钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检(试)验资料应按国家相关规范执行

(七)桩基础应按有关规定，做检(试)验并出具报告

(八)检(试)验报告应由具有相应资质的检测、试验机构出具

第十七条

施工记录

(一)地基与基槽验收记录

1、地基与基槽验收时，应按下列要求进行记录：

(1)核对其位置、平面尺寸、基底标高等内容，是否符合设计规定。

(2)核对基底的土质和地下水情况，是否与勘察报告相一致。

(3)对于深基础，还应检查基坑对附近建筑物、道路、管线等是否存在不利影响。

2、地基需处理时，应由设计、勘察部门提出处理意见，并绘制处理的部位、尺寸、标高等示意图。处理后，应按有关规范和设计的要求，重新组织验收。

一般基槽验收记录可用隐蔽工程验收记录代替。

(二)桩基施工记录

1、桩基施工记录应附有桩位平面示意图。分包桩基施工的单位，应将施工记录全部移交给总包单位。

2、打桩记录

(1)有试桩要求的应有试桩或试验记录。

(2)打桩记录应记入桩的锤击数、贯入度、打桩过程中出现的异常情况等。

3、钻孔(挖孔)灌注桩记录

(1)钻孔桩(挖孔桩)钻进记录。

(2)成孔质量检查记录。

(3)桩混凝土灌注记录。

(三)构件、设备安装与调试记录

1、钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录。内容包括：构件类别、编号、型号、位置、连接方法、实际安装偏差等，并附简图。

2、厂(场)、站工程大型设备安装调试记录。内容包括：

(1)设备安装设计文件。

(2)设备安装记录：设备名称、编号、型号、安装位置、简图、连接方法、允许安装偏差和实际偏差等。特种设备的安装记录还应符合有关部门及行业规范的规定。

(3)设备调试记录。

(四)施加预应力记录

1、预应力张拉设计数据和理论张拉伸长值计算资料。

2、预应力张拉原始记录。

3、预应力张拉设备——油泵、千斤顶、压力表等应有由法定计量检测单位进行校验的报告和张拉设备配套标定的报告并绘有相应的P—T曲线。

4、预应力孔道灌浆记录。

5、预留孔道实际摩阻值的测定报告书。

6、孔位示意图，其孔(束)号、构件编号与张拉原始记录一致。

(五)沉井下沉时，应填写沉井下沉观测记录

(六)混凝土浇注记录

凡现场浇注C20(含)强度等级以上的结构混凝土，均应填写混凝土浇注记录。

(七)管道、箱涵顶推进记录

(八)构筑物沉降观测记录(设计有要求的要做沉降观测记录)。

(九)施工测温记录

(十)其它有特殊要求的工程，如厂(场)、站工程的水工构筑物，防水、钢结构及管道工程的保温等工程项目，应按有关规定及设计要求，提供相应的施工记录。

第十八条

测量复核及预检记录

(一)测量复核记录

1、施工前建设单位应组织有关单位向施工单位进行现场交桩。施工单位应根据交桩记录进行测量复核并留有记录。

2、施工设置的临时水准点、轴线桩及构筑物施工的定位桩、高程桩的测量复核记录。

3、部位、工序的测量复核记录。

4、应在复核记录中绘制施工测量示意图，标注测量与复核的数据及结论。

(二)预检记录

1、主要结构的模板预检记录，包括几何尺寸、轴线、标高、预埋件和预留孔位置、模板牢固性和模内清理、清理口留置、脱模齐涂刷等检查情况。

2、大型构件和设备安装前的预检记录应有预埋件、预留孔位置、高程、规格等检查情况。

3、设备安装的位置检查情况。

4、非隐蔽管道工程的安装检查情况。

5、补偿器预拉情况、补偿器的安装情况。

6、支(吊)架的位置、各部位的连接方式等检查情况。

7、油漆工程。

第十九条

隐蔽工程检查验收记录

凡被下道工序、部位所隐蔽的，在隐蔽前必须进行质量检查，并填写隐蔽工程检查验收记录。隐蔽检查的内容应具体，结论应明确。验收手续应及时办理，不得后补。需复验的要办理复验手续。

第二十条

工程质量检验评定资料

(一)工序施工完毕后，应按照质量检验评定标准进行质量检验与评定，及时填写工作质量评定表。表中内容应填写齐全，签字手续完备规范。

(二)部位工程完成后应汇总该部位所有工序质量评定结果。进行部位工程质量等级评定。签字手续完备、规范。

(三)单位工程完成后，由工程项目负责人主持，进行单位工程质量评定，填写单位工程质量评定表。由工程项目负责人和项目技术负责人签字，加盖公章作为竣工验收的依据之一。

第二十一条

功能性试验记录

(一)一般规定

功能性试验是对市政基础设施工程在交付使用之前所进行的使用功能的检查。功能性试验按有关标准进行，并有有关单位参加，填写试验记录，由参加各方签字，手续完备。

(二)市政基础设施工程功能试验主要项目一般包括：

1、道路工程的弯沉试验。

2、无压力管道严密性试验。

3、桥梁工程设计有要求的动、静载试验。

4、水池满水试验。

5、消化池气密性试验。

6、压力管道的强度试验、严密性试验和通球试验等。

7、其它施工项目如设计有要求，按规定及有关规范做使用功能试验。

第二十二条

质量事故报告及处理记录

发生质量事故，施工单位应立即填写工程质量事故报告，质量事故处理完毕后须填写质量事故处理记录。工程质量事故报告及质量事故处理记录归入施工技术文件。

第二十三条

设计变更通知单、洽商记录

设计变更通知单、洽商记录是施工图的补充和修改，应在施工前办理。内容应明确具体，必要时附图。

(一)设计变更通知单，必须由原设计人和设计单位负责人签字并加盖设计单位印章方为有效。

(二)洽商记录必须有参建各方共同签认方为有效。

(三)设计变更通知单、洽商记录应原件存档。如用复印件存档时，应注明原件存放处。

(四)分包工程的设计变更、洽商，由工程总包单位统一办理。

第二十四条

竣工总结与竣工图

(一)竣工总结主要应包括下列内容：工程概况;竣工的主要工程数量和质量情况;使用了何种新技术、新工艺、新材料、新设备;施工过程中遇到的问题及处理方法;工程中发生的主要变更和洽商;遗留的问题及建议等。

(二)竣工图

1、工程竣工后应及时进行竣工图的整理。绘制竣工图须遵照以下原则：

(1)凡在施工中，按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图”的标志后，可作为竣工图。

(2)无大变更的，应将修改内容按实际发生的描绘在原施工图上，并注明变更或洽商编号，加盖“竣工图”标志后作为竣工图。

(3)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变;或虽非重大变更，但难以原施工图上表示清楚的，应重新绘制竣工图。

2、改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色绘图墨水。

第二十五条

竣工验收

(一)工程竣工报告

工程竣工报告是由施工单位对已完工程进行检查，确认工程质量符合有关法律、法规和工程建设强制性标准，符合设计及合同要求而提出的工程告竣文书。该报告应经项目经理和施工单位有关负责人审核签字加盖单位公章。

实行监理的工程，工程竣工报告必须经总监理工程师签署意见。

(二)工程竣工验收证书

第四章组卷方法和要求

第二十六条

施工技术文件要按单位工程进行组卷。文件材料较多时可以分册装订。

第二十七条

卷内文件排列顺序一般为封面、目录、文件材料和备考表。

(一)文件封面应具有工程名称、开竣工日期、编制单位、卷册编号、单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。

(二)文件材料部分排列宜按以下顺序

1、施工组织设计

2、施工图设计文件会审、技术交底记录

3、设计变更通知单、洽商记录

4、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书，出厂检(试)验报告和复试报告(须一一对应)。

5、施工试验资料

6、施工记录

7、测量复核及预检记录

8、隐蔽工程检查验收记录

9、工程质量检验评定资料

10、使用功能试验记录

11、事故报告

12、竣工测量资料

13、竣工图

14、工程竣工验收文件

注：对于设备安装工程可参照上述顺序组卷

第二十八条

案卷规格及图纸折叠方式按城建档案管理部门要求办理。

第五章附则

第二十九条

各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可根据本规定制定实施细则。

第三十条

本规定由建设部负责解释

第三十一条

自本规定发布之日起，原《市政工程施工技术资料管理规定》建城[1994]469号同时废止。

附：市政基础设施工程施工技术文件主要项目统一规定表格、表式(略)

第6篇 某物业项目文件收发管理规定

物业项目文件收发管理规定

1.0目的

规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。

2.0适用范围

**集团下属各物业公司。

3.0职责

3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。

3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。

3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。

3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。

4.0概念

4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为'很满意'、'满意'视为满意;评价为'一般'、'不满意'及'很不满意'视为不满意。

4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。

4.3单项满意率=评价为'满意'的单位数量/被征询单位总数。

4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。

4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如yw,表示**银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。

4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。

5.0操作规程

5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的'项目'、'征询表编号'、'部门'、'被征询人'和《意见征询表》表的'编号'、'项目'、'被征询部门'和'被征询人'和预计'收回日期'项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。

5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。

5.3 如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。

5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的'被征询人反馈意见'栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。

5.5对于评价为'一般'或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。

5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。

5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。

5.8 项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的'跟进处理情况'栏,并在回访时回复被征询人。

5.9 回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。

5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。

5.11 每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。

5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。

5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。

5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。

5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。

6.0记录文件管理及存档

6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。

6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。

6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。

6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。

7.0相关支持文件

7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》

7.2《服务质量的监视和测量控制程序》

7.3《意见征询工作流程图》

8.0相关质量记录

8.1意见征询表发放记录wy/qr-wy-011

8.2意见征询表wy/qr-wy-012

8.3意见征询结果统计表wy/qr-wy-013

8.4意见征询结果跟进记录wy/qr-wy-014

8.5项目意见征询报告wy/qr-wy-015

第7篇 工程项目施工文件技术资料管理规定

1.项目部施工文件的管理范围包括:1)施工合同文件;2)施工图文件,包括工程图纸及其变更文件;3)施工指令,包括对施工指令的确认记录;4)工程施工适用的技术标准、验收规范;设备装箱文件;5)记录文件,包括会议记录,工程管理决议,以及任何涉及合同内容调整、非预期费用和责任的来往文件;6)经建设方确认的施工进度计划;7)索赔、签证文件。

2.项目经理确定合同文件、记录文件、进度计划的受控使用范围,主管工程师负责其它施工文件的受控管理。项目部主管工程师具体贯彻和落实项目施工文件管理相关制度、措施,对施工文件管理承担直接管理责任。

3.项目应指定专人按受控文件要求进行施工文件的管理,定期检查受控文件的使用保养情况。施工文件至少应保存至工程竣工结算,属于工程施工技术资料的应随技术资料整理、存档。

4.项目部资料员应及时收集、整理相关技术资料,做到技术资料与工程进度同步;并按照国家规范、规程和当地技术资料管理规定核查其内容;发现问题及时报项目主管师协调解决。项目主管师对资料负指导审核责任,并负责对试验资料、原材料报告的存在的问题进行协调管理。资料分基础、主体、装修三个施工阶段报施工技术科审核;竣工资料应在资料员按照资料管理规定核查完毕报项目经理(主管工程师)签字认可后,送施工技术科审查。具体管理要求见本细则第六项:施工资料管理要求。

第8篇 大厦物业管理中心文件管理规定

物业管理中心文件管理规定

1目的

对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。

3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。

3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。

4.1.2作业指导类文件分为两类

a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。

b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。

4.2文件的编写、审核、批准、发放。

4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。

4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。

4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。

4.3文件受控标识

文件分为:'受控'和'非受控'两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖'受控'章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖'受控'章但属受控文件。非受控文件不进行标识。

4.4文件的领用

4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。

4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。

4.5文件的保存、作废与销毁

4.5.1文件的保存

a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;

b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。

c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;

d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。

e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;

f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。

4.5.2文件的作废与销毁

a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;

b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖'作废'印章保存;

c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。

4.5.3文件的借阅、复制

借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。

4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

相关质量记录

1.《文件发放、回收记录表》zc-01/b01

2.《受控文件清单》zc-01/b02

3.《文件更改申请单》zc-01/b03

4.《文件会签单》zc-01/b04

5.《文件借阅、复制记录表》zc-01/b05

6.《文件销毁申请单》zc-01/b06

7.《文件修改控制页》zc-01/b07

第9篇 地产公司文件管理规定

地产有限公司文件管理规定

为使我司的文件管理更加规范化,制度化,科学化,在行政管理过程中,形成具有法定效力和规范体式的文书,特制定本管理规定。

一、文件处理

1、发文程序

1)发文程序是指以本公司名义制发文件的过程,包括:草拟、拟办、审批、签发、用印、登记、下发。

2)公司各部门草拟的文件,要求情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

2)草拟文件部门,对涉及其他部门职权范围内的事项,应先协商取得一致意见后方可行文。

4)草拟文件部门按照公司文件格式排版、字号进行打印,经分管领导复核后,送行政部做文件处理。

5)行政部秘书将草拟文件登记编号,送交行政副总提出拟办意见,由公司总经理审批。

6)对审批后的文件由行政秘书负责签发、用印、下发。

2、收文程序

1)凡外来公文信件由行政部统一收拆(亲收件除外)由秘书进行编号、登记。收文登记当日送公司行政部副总提出拟办意见,并送公司总经理批示。

2)根据公司领导批示,由行政秘书及时送有关部门阅办,急件随到随办,不可过夜。

3)承办部门收到交办公文后应当及时办理,不得延误、推诿,对不属本部门及职权范围办理的文件,应及时退回行政部门并说明理由。

4)行政秘书对收文负责跟踪催办。

二、文件归档

1、处理完的外来文件及本公司文件,应按规定及时整理、归档,加强保管。档案分为文书档案、工程技术档案、人事档案、财务档案、实物档案等五类。(详见公司档案分类表)

2、公司各部门文档,由专人负责管理,按类别存放,第二年一月经检查齐全后,整理立卷归档,要求在二月底以前全部装订完毕。

3、公司行政部是档案管理工作的主管部门,负责定期培训监督。检查各部门的档案管理情况,发现问题及时解决。

4、各部门负责档案的专管员必须做到:

1)借阅档案必须履行登记手续,借期不得超过两周,到期必须返回,属实需要,办理续借手续。

2)做好保密工作,发现档案丢失或出现文件泄密时,及时上报,不得隐瞒,对玩忽职守造成损失泄密的严肃处理。对视情节追究法律责任。

5、根据档案材料保管期限和效用,定期对档案进行鉴定,对己失去作用和保存价值时效的档案要进行销毁。

6、档案销毁必须经公司负责人审批后方可进行,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,销毁册应存档。

三、文件格式

1、公司文件中各组成部分的标识、规格见附表。

2、文件用纸一般采用国际标准a4型,左侧位装订处。

3、文字号:标题二号,正文四号;字体:宋体;

排版:上边距3cm,下边距2cm,左边距4cm,右边距3cm;每页22行,每行28个字;张贴的文件用纸大小根据实际需要确定。

四、本规定自下发之日起执行。

五、本规定由行政部负责解释。

第10篇 监理文件资料管理规定

1  范围

本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。

本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。

2  引用文件和术语

q/04-206.305-2006  工程档案管理规定

3  职责

3.1  总监理工程师

3.1.1  组织编写工程监理项目部文件管理规定，指定信息管理员。

3.1.2  明确监理信息流程。

3.1.3  组织整理工程项目的监理资料。

3.2  专业监理工程师

负责本专业监理资料的收集、汇总及整理，积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。

3.3  信息管理员

根据工程监理项目部文件资料管理规定，实施文件资料的具体操作管理。

4  控制程序

4.1  明确监理信息流程

根据工程特点，结合监理现场实际情况，与业主协商确定监理信息流程，并通知工程项目建设参建单位。

4.2  建立监理信息编码规定

工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定，结合监理现场实际予以制订。

4.3  工程监理项目部文件资料的登录和分类存放

在工程建设全过程中形成的有关文件资料，都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员，进行集中收发和管理。

4.3.1  监理信息管理员在获得各种文件资料之后，首先要对这些资料进行登记，建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐，台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。

4.3.2  工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括：

a)  监理合同；

b)  监理规划、监理细则；

c)  监理指令；

d)  监理工作日志；

e)  监理周（月）报；

f)  会议纪要；

g)  审核签认文件；

h)  工程质量认证文件；

i)  危险源、环境因素调查资料；

j)  工程款支付证明；

k)  工程验收记录；

l)  质量事故调查及处理报告；

m)  各种监理内部台账；

n)  工程施工文件资料；

o)  工程收函；

p)  勘察、设计文件；

q)  适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等；

r)  顾客提供的（包括设计图纸）资料等；

s)  涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。

4.3.3  工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放，并建立目录。同时建立定期盘点机制，定期检查文件的关闭情况，对未关闭文件及时进行跟踪关闭。

4.4  建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录，工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。

4.5  工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨；编、审、批签字齐全，标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议，由工程监理项目部组织整理会议纪要，纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网，建立计算机信息网，以实现文件资料的管理规范化、快捷化。

4.6   对于顾客提供的设计图纸等资料，由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记，由专业监理人员验证其有效性后，填写“顾客财产登记表”。

4.7   对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查，确保其处于有效期内；严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。

第11篇 会所公开文件管理规定

小区会所公开文件管理规定

一、会所公开文件系指会所章程、开放项目、开放时间和收费标准,各类服务项目使用规定,会所举行活动之通知记录等。

二、会所公开文件由客户服务中心经理拟定,交由公司经营发展部审定。

三、文件须由客户服务中心经理签字后对外公开。

四、客户服务中心社区事务管理员负责文件的归档管理工作。

第12篇 z物业常规服务文件管理规定

1.0 目的

规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序,对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制,确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。

2.0 适用范围

适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。

3.0定义

常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。

4.0 职责

4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准(例如**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准)的编制审核,负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。

4.2、各地物业公司:

4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。

4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。

4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。

5.0常规服务文件的分类及编号

5.1 常规服务文件分类

5.1.1 按照文件作用分:**物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。

服务标准分为**物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。

检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。

作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。

检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。

5.1.2 按照编制部门分为:常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。

物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。服务标准包括**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。

物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。

各项目常规服务文件有项目作业指导书,包括项目管理规定及各专业组作业指导书。

5.2常规服务文件编号

5.2.1 服务标准编号规定

a)文件类别服务标准为(a);文件级别:分为1-4级,如果是整体企业标准(q),如果是项目的服务标准为项目名称代码,如廊坊阿尔卡迪亚(la),廊坊锦绣(lj),廊坊群星(lq),霸州阿尔卡迪亚(ba),沧州丽水(cl),蚌埠阿尔卡迪亚(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号,如综合管理类一级标准(gl/1),安防类二级标准(af/2),环境类三级标准(hj/3),维修类四级标准(w*/4);文件序号为发放号和年号的组合,分别取两位有效数字-01**、02**、03**…,其中**代表发放年号2005年计为05,2006年计为06,以此类推。

b) 服务标准编号图示

rswy- a-***-****

文件序号

文件级别

文件类别

即:rswy-a-文件级别-文件序号。

例如:**物业企业等级服务标准,2005年第1号,文件编号为:rswy-a-q-0105;**物业廊坊锦绣等级服务标准,2005年第2号,文件编号为:rswy-a-lj-0205;**物业安防类一级服务标准,2005年第3号,编号为:rswy-a-af/1-0305。

5.2.2 检查标准编号规定

a)文件类别:检查标准为(b);使用部门为物业管理部(wg)或**物业公司(地点代码,如lf、cz、bb、nj);检查类别,如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w*);文件序号同上;

b)检查标准编号图示:

rswy-b-***-***-**** 文件序号

使用部门

检查类别

即:rswy-b-检查类别-使用部门-文件序号。

例如:物业管理部综合管理类检查标准,2005年第1号,编号为:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物业公司环境类检查标准,2005年第2号,编号为:rswy-b-hj-lf-0205。

5.2.3 检查通报编号

a)文件类别:检查通报为(c);

如果编制部门为物业管理部(wg);发放对象为**物业公司,廊坊物业公司(lf),沧州物业(cz),南京物业公司(nj),蚌埠物业公司(bb);文件序号同上。

b)编号图示:

rswy-c-***-****

文件序号

发放对象

编制部门

即:rswy-c-发放对象-序号。

备注:如果编制部门为**物业公司(**rswy),廊坊**物业(lfrswy)、南京**物业(njrswy)、沧州**物业(czrswy)、蚌埠**物业(bbrswy)等;发放对象省略,其它不变。即:**rswy-c-序号。

例如:物业管理部对沧州物业公司的检查通报, 2005年第5号,编号为rswy-c-cz-0505;廊坊物业公司检查通报,2005年第5号,编号为lfrswy-c-0505.

5.2.3 作业指导书编号

a)文件类别:作业指导书编号为d,一般省略;使用部门为**物业公司**管理处,廊坊物业公司锦绣管理处(lj),阿尔卡迪亚管理处(la),…;专业类别如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w*);文件序号为发放号,取阿拉伯数字的位有效数字-01、02、03…;

b)作业指导书编号图示:

rswy-***-***-** 文件序号

专业类别

使用部门

即:rswy

-使用部门-专业类别-文件序号。

例如:廊坊物业公司锦绣管理处综合管理类作业指导书,2005年第1号,编号为:rswy -lj-gl-0105;沧州物业公司丽水花庭管理出环境类作业指导书,发放号为2,编号为:rswy-cl-hj-0205。

5.2.4物业管理部、各地物业公司的除常规服务的行政类文件不属本规定的范围,可自行编号。

6.0 物业常规服务文件的控制

图示1:

编制 审核 审批

服务标准 物管部 物管部 地产/控股

物管部检查标准/检查通报 物管部 物管部 物管

物业公司检查标准/检查通报 职能部室 职能部室 物业公司经理

作业指导书 项目 项目 物业公司经理

6.1 常规服务文件的编写

6.1.1 新的服务内容产生时需要编制,如接管项目,服务内容增加等。

6.1.2 编写原则:谁使用谁编写。

6.1.3 按照图示1的职责划分编写责任区内的常规服务文件。

6.1.4 项目内各专业组作业指导书的编制责任人为各专业组主管。

6.2 常规服务文件的审核与审批

6.2.1 审核与审批原则:编写者的上级进行审核,审核者的上级进行审批。

6.2.3 按照图示1的职责划分审核与审批责任区内的常规服务文件。

6.2.3常规服务文件报送必须填写《物业常规服务文件审批单》;所有在用常规服务文件,组织部门应组织编制部门主管对文件进行适时评审,确定文件是否进行修改,予以修改则按本规程5.4条款更改。

6.2.4编制部门主管将文件草案和《物业常规服务文件审批单》报送。审批人员对文件进行审批。若文件审批通过,则执行5.3条款,当组织部门与编制部门不是同一部门时应将审批后的文件报送组织部门;若审批不通过,则应对文件进行修改,并重新依据文件的审批程序进行。

6.3 文件的发布

6.3.1 服务标准、物业管理部检查标准、检查通报的发放

a)物业管理部将审批后的文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数,并标注发放号。

b) 物业管理部相关人员依据《物业常规服务文件审批单》发放范围发放,并填写《发文登记表》。

6.3.2 物业公司检查标准、检查通报的发放:

a)物业公司编制人员将通过审批的文件草案传送至本部门资料员,并标注发放号。.

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部备案。

6.3.3 作业指导书的发放

a)项目编制人员将通过审批的文件草案传送至本项目资料员,并标注发放号。

b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。

c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。

d)要求报送物业管理部及该项目所属物业公司备案。

6.4 常规服务文件更改流程

6.4.1更改

常规服务文件若核查不符合而需要更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《物业常规服务文件变更通知单》,若有必要,则应填写修订理由。

6.4.2审批

参见本规定5.2.1条款,应填制《物业常规服务文件审批单》。如果审批未执行5.2.1条款,受委托部门应得到相应的背景材料。

6.4.3 更改常规服务文件的发布

修订部门将通过的草案及《物业常规服务文件审批单》按照5.3.1的要求传递给相关部门相关人员,其依据《发文登记表》发放范围/数量,打印/复印所需份数,并标注发放号,修订文件按《物业常规服务文件审批单》打印修订标识。

发放标明修改状态的新文件,同时收回失效版本旧文件,并填制一页新的《发文登记表》,旧的相应《发文登记表》妥善保管。

6.4.4 文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》,说明现行文件的修改状态,利于管理。

6.5 常规服务文件作废流程

6.5.1若核查不适宜而需作废时,编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废,并标注原因。

6.5.2作废实施

主管部门按照5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员,由其依据《发文登记表》,收回所有原已下发的该作废文件。

6.5.3 作废受控文件的处置

a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记,防止继续使用。

b)作废或失效文件若归档保存, 相关人员应在失效文件上标注作废标记,单独保存;若作废文件不归档,相关人员填写《档案销毁清单》,部门主管/经理审核后立即予以销毁。

6.6 常规服务文件管理要则

6.6.1 各部门负责人应妥善保存文件,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借。

6.6.2 未经授权,公司任何人不得私自复印/打印受控文件。

6.6.4 文件使用中损坏、丢失,责任人应提交书面报告,经发放部门批准发放新文件。

7.0 附件

7.1 《物业常规服务文件清单》

7.2 《物业常规服务文件审批单》

7.3 《发文登记表》

7.4 《物业常规服务文件变更通知单》

7.5 《档案销毁清单》

物业常规服务文件清单

序号:

序号 发放号 文件名称 编号 备注

物业常规服务文件审批单

文件名称 编号

文件编写概述:编写负责人签字: 日期:

审核人/部门意见: 签名: 日期:

审批人/部门意见: 签名: 日期:

备注:

发文登记表

序号:

序号 文件名称 编号 分发号 发放部门 签收 日期 份数 备注

物业常规服务文件变更通知单

序号:

文件名称 编号

更改位置及原由:

更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:

申请人: 日期:

审批人/部门意见: 签名: 日期:

备注:

档案销毁清单

序号:

第13篇 嘉燃集团技术文件管理规定

1.目的:

为了有效管理和合理利用各类生产技术文件,避免技术文件的遗失,防止无效技术文件使用,确保各项安全生产活动符合现行法律法规及技术标准的要求,制定本规定。

2.范围:

安全生产、工程建设类的法律法规、技术标准,生产经营类及行政管理类不包含在本规定的范围。

3.职责:

由安全质监部归口管理,负责各类技术文件的采购、整理编目和发放,以及过期文件的回收作废和更新。各领用部门负责发放到本部门的技术文件的日常使用和保管。

4.过程:

4.1技术文件的分类:生产技术文件分为法律法规和技术标准,我公司适用的主要包含安全生产类、燃气行业类、特种设备类。

4.2技术文件的采购:由各生产部门根据各自需要提出采购需求,报安全质监部初审后报分管生产安全的副总经理审批通过后,由安全质监部采购。

4.3技术文件的日常管理:日常管理包括存放、编目、发放和借阅。

4.3.1技术文件的存放:公司设技术文件阅览室一间,存放生产技术文件,按2个铁皮书架配备,由安全质监部落实1人负责管理;

4.3.2技术文件的编目:由安全质监部按以下方法进行编目:

分五部分:第一部分代表类型(法律法规f、技术规范j)

第二部分代表专业(燃气行业r、安全生产a、特种设备t、工程建设类g)

第三部分代表颁布时间或更新时间

第四部分代表该文件的顺序号。

第五部分代表该文件共采购3本,其中的第一本

例:f-r-2009-01-0301

说明:2023年颁布的燃气行业法律法规。

并建立编号与文件名称对照表,便于检索,对照表如下:

编号

名称

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

4.3.2技术文件的发放

常用的技术文件,技术资料阅览室保留1本以备查阅,其余按部门要求发放到部门,安全质监部在确认有效版本后盖受控章后发放,领用部门填写《技术文件领用记录》。

编号

文件名称

领用部门

领用人

领用时间

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

管线所

张山

2009.10.2

技术文件部门领用后由部门负责管理,妥善保管和有效利用,遗失照价赔偿。

4.3.3技术文件的借阅

技术文件借阅定在每周一下午4:00以后,开放1小时,借阅人员填写《技术文件借阅登记表》,每次借阅时间二个月,超过二个月归还再办理借阅手续。

编号

文件名称

借阅人

借阅时间

归还时间

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国消防法》

张山

2009.9.5

2009.10.2

4.3.3技术文件的作废更新与回收

安全质监部每三个月对技术文件的有效性进行审查,以获取最新的有效版本,作废的版本通知领用部门交回安全质监部,填写《技术文件作废登记表》

编号

名称

作废或更新时间

数量

f-r-2009-01-0301

《中华人民共和国**法》

2022.3.5

3

并盖作废章,存放于指定的区域,以免误用。

第14篇 监理项目部策划文件编制审批管理规定

为了确保监理项目部监理技术资料的及时性、符合性和完整性，加强工程技术资料的储备管理，努力提高监理服务水平，根据监理项目部的实际情况并依据《国家电网项目部监理项目部标准化工作手册》、《吉林省电力建设监理有限责任公司管理规定》等有关规定，制定本规定：

1．《建设监理规划》、《创优监理实施细则》由总监理工程师主持编写、专业监理工程师参与编写。编写的内容要结合所监理工程的特点和难点进行编写，不能简单复制和抄写。编写完成后报公司审查，并根据公司审查意见修改、完善后最终报公司领导审核批准。

2．《建设标准强制性条文执行计划》由监理项目部总监理工程师主持编写、专业监理工程师编写。编写完成后报监理项目部总监审批。

3．《专业监理实施细则》、《安全监理工作方案》、《监理旁站方案》、《监理项目部专项现场应急处理预案》等专业性文件由各专业监理工程师编写，并由总监理工程师审核批准。

第15篇 广告、招牌、宣传品管理规定创优文件

**创优文件

――广告、招牌、宣传品管理规定

1、在管理处辖区范围内设置或悬挂广告、招牌、宣传单(幅)必须在管理处办理相关手续,现场由安管员负责审查手续。未经管理处的批准,任何单位和个人不得私自设置广告、招牌、和悬挂、张贴各类宣传品,否则将一律予以撤除。

2、需悬挂或发布广告、招牌、宣传单(幅)的单位须听从管理处协调和安排,并按指定地点设置。

3、所发布的广告(含霓虹灯广告)、招牌及宣传品,内容必须健康,决不允许刊登低趣味和华而不实的广告词、语言和画面,更不允许刊登*词汇和影射语言,否则当事人将承担法律责任。

4、对政府部门、派出所、居委会悬挂宣传有关政策或法律、法律的条幅、广告品,管理处必须积极协助做好宣传工作。

5、对国家法定假日悬挂的庆祝类招牌、条幅,管理处根据具体情况进行适当安排。

6、对于过期、腐烂、模糊不清、残缺歪挂的广告、招牌和宣传品,管理处有权要求责任单位及时清理,纠正或更换,对于影响市容市貌的一律取缔。

7、管理区域内设置、悬挂的所有招牌、广告,管理处管理员每天上班时都要进行检查,注意招牌、广告的稳固性,发现问题及时与责任单位联系并责成处理,以免发生意外。

8、对有合同、协议签订收费的招牌、广告、宣传条幅的安装和悬挂,管理处将根据合同、协议内容进行管理,并定期督促使用单位向管理处或公司财务部缴费。

第16篇 花城管理处文件编制管理规定

四季花城管理处文件编制管理规定

1.目的

规范管理处对内、对外的各类文件管理,统一文件格式,便于存档及查阅。

2.范围

四季花城管理处

3.方法和过程控制

3.1管理处任何岗位根据工作需要编制的各类文件必须经管理处经理审批或签署后方可发送;

3.2各类正式文件必须有编号,编号由管理处资料管理员统一登记编排;

3.3所有文件必须严格按照公文书写统一格式进行编写;

标题(三号黑体字)

gzwy(花城)[2000]00*(小四号黑体字)

正文:

***************************** (四号宋体)

公司全称

管理处

签署:

日期

3.4各类文件打印初稿须经资料管理员审核后,打印正稿,经管理处经理审批或签署后,加盖管理处公章方可张贴、公布、发放,原件一律交资料室存档。

3.5电脑及软盘文件、资料由资料室统一分类管理,任何人未经允许不得在电脑及软盘内设立个人文件夹或存储私人文件,软盘内管理处收发文件由资料室分类存储并保管,管理处各业务部门软盘文件由主管人员负责保管,软盘写满后交回资料室保存。

3.6为防止电脑染上病毒,任何人不得在电脑内使用私人软盘。