物业秘书岗位职责16篇

岗位职责是什么

物业秘书是物业公司的核心行政支持人员，负责协调日常运营，确保物业管理的高效运作。

岗位职责要求

1. 具备优秀的组织和沟通能力，能有效地处理多任务。

2. 熟悉物业管理法规和流程，具备一定的法律知识。

3. 精通办公软件，如word、excel和powerpoint，用于报告和记录管理。

4. 能够保持专业、友好的态度，处理业主和租户的需求和问题。

5. 具备良好的时间管理和优先级设定技巧，以应对紧急情况。

6. 对财务基础有了解，能够协助处理账单和支付事宜。

岗位职责描述

物业秘书的角色是桥梁，连接着公司内部管理和外部客户。他们需要处理日常行政事务，如文件管理、会议安排、通讯协调，同时还要处理与业主、租户的互动，解答疑问，解决投诉。此外，他们还需要协助进行物业维护计划的执行，参与预算编制，确保物业设施的正常运行。

有哪些内容

1. 文件与记录管理：维护和更新物业相关的合同、协议、业主档案等重要文档。

2. 行政支持：安排和协调公司内部会议，准备会议资料，管理办公用品和设备。

3. 客户服务：作为业主和租户的主要联系人，处理咨询、投诉，以及协调维修和服务请求。

4. 财务协助：协助处理租金和杂费的收取，制作和审核财务报表。

5. 协调沟通：与各部门、供应商及外部机构保持良好沟通，确保信息流通顺畅。

6. 项目管理：参与物业改善项目，如装修、绿化等，确保项目按时按质完成。

7. 法规遵守：确保物业管理活动符合相关法律法规，避免违规风险。

8. 应急处理：在突发事件中，协助制定并执行应急响应计划。

物业秘书的工作既包括日常的行政事务，也涉及客户服务和项目协调，要求其具备全面的专业技能和灵活应变的能力，以保证物业公司的运营效率和客户满意度。他们的工作成效直接影响到物业管理的整体质量和品牌形象。

物业秘书岗位职责范文

第1篇 物业公司总经办秘书岗位职责

物业公司总经办秘书的岗位职责

【管理层级关系】

直接上级:总经办主任

【技能要求】

基本素质:具有良好的职业道德和敬业精神,工作认真、细致、周密,有一定的组织能力、协调能力和较强的保密意识,团结同志,工作中能建立良好的人际关系。

自然条件:25岁以上,身体健康,精力旺盛,气质良好。

文化程度:大学本科以上学历,具有较强的中文写作能力。

工作经验:2 年以上秘书工作经验。

特殊要求:熟练使用电脑及现代化办公设备。

【岗位职责】

1. 参加总经办例会,协助总经办主任起草综合性业务、行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件并审核待签发文稿;

2. 组织安排公司行政会议和总经理办公会,做好会议记录,编写会议纪要和决议,并检查各部门贯彻执行情况,及时了解和反馈信息;

3. 负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用;

4. 负责审核对外发文,做到文字通顺,符合公文格式要求;

5. 注意开展调查研究,做好企业信息管理方面的有关工作;

6. 协助总经办主任做好日常接待来信来访等有关事宜,督促贯彻总经理的决定;

7. 负责汇总总经办年度、月度工作计划、总结及月报并起草总经办年度、月度工作计划、总结及月报;

8. 组织安排总经办行政例会,并做好记录,编写纪要,督导检查各专业工作落实情况,及时了解和反馈信息;

9. 负责保管、使用公司印章、介绍信;

10.负责公司的文书、档案管理工作;

11.负责外来文件的拆封、编号和登记及送交总经办主任拟办,根据拟办要求及时进行转递和处理;

12.负责以公司名义上报下发文件的编号、登记和分发工作;

13.负责接收、整理和保管各部门送来的文书材料;

14.负责对公文的执行情况催办;

15.负责文件的立卷、保管、借阅和销毁;

16.做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计工作;熟悉所保管的档案情况,搞好档案的利用工作;

17.负责保护档案的安全,做好防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫等工作;

18.严格遵守保密制度,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案的机密,不得擅自销毁档案材料;

19.负责来访的接待工作,发送传真件及接听电话并做留言记录;

20.负责公司各类速印文件、资料的印制工作及本部门各类文件的印制;

第2篇 a物业管理公司办公室秘书岗位职责

物业管理公司办公室秘书岗位职责

1、根据主任的要求,协助起草管理处综合性的业务报告、计划、总结、决议及本部门公文函件。

2、汇总各类报表,做好管理处大事记和外事活动日志。

3、协助主任做好日常接待、来信来访等工作。

4、负责物管处印章的保管,严格按规定使用印章。

5、做好保密工作,所保管的各种文件、资料,不得遗失,不得外漏,定期清理各种文件、资料。

6、在日常工作中注意收集和积累各种资料,指导各部门秘书(内勤)按归档范围和目录整理该归档的材料,在次年初将物管处档案材料整理立卷归档。

7、严格借档手续,做好档案、文件、资料的借阅,并做好登记工作。

8、做好档案的安全反腐防霉工作。

9、负责各种公文的打印、复印,接听电话、收发传真、接待来访人员。

10、负责物管处报刊、信函的收发传递。

11、接待来访客人,根据具体情况安排客人的食、住、玩。

12、公司网站上内容的监督与管理,发现网站上对公司有不良影响的批评都要及时上报公司领导并落实解决方案。

13、公司人员招聘的跟进以及面试安排。

14、办公设备的使用和基本维护。

15、办公用品的采购、库存、领用管理。

16、办理公司员工的入职、离职、升职、调职等行政手续。管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理。

17、负责物管处内各类文函的呈报及批复后的传送。

18、负责总经理外出前的准备工作(如开具介绍信准备礼品、借款、落实车船机票、电话联系及接送安排等)。

19、更换饮水,送水电话。

20、做好上级公司、机关颁发的有关党务、纪检、组织、宣传行政管理等方面文件的收入发工作做好登记,呈送总经理及有关人员传阅。

21、完成主任交办的其它工作。

第3篇 别墅物业行政人事部行政秘书岗位职责

别墅物业行政人事部行政秘书岗位职责

职位:行政秘书

报告:总物业经理

工作概要:协助总物业经理文书及档案工作。

主要职责:

1.落实安排行政会议或总物业经理要求召开并参加的会议,做好记录。

2.接听电话,做好记录并上传下达。

3.负责处理总经理来往的文函、电传、传真、电报,并及时上传下达。

4.负责总经理各类文件的打印、收发、归档工作。

5.做好访客的预约、安排、热情接待访客。

6.根据需要,领取总经理的各类办公用品和用具。

7.完成经理交办的其他工作。

第4篇 物业公司总经办总经理秘书岗位职责

物业公司总经理秘书岗位职责(总经办)

1、及时办理各项文件整理、收集、汇签,做好各项会议记录;总经理办公室内务整理;高效率、高质量的出色完成各项工作任务。

2、负责物业公司及所属综合部来访客人的接待。

3、负责物业公司办公用品的申报、采购、发放、结算及库存存盘点工作。

4、督办领导交办的各类事项。

5、负责对公司所管辖各项目部秘书的报文程序及相关规定的核查。

6、负责对物业公司总经理室物品的管理。

7、负责对物业公司各种呈批、文件、合同、书籍等档案管理。

8、负责对物业公司会议室、总值班室的使用管理。

9、协助主管领导组织召开并列席相关会议,做好会议记录,及时出台《会议纪要》。

10、负责为物业公司总经理记录安排的会议、接见、外出等工作日程计划,并适时提醒。

11、做好物业公司文件的收、发工作,并做好记录、存档工作。

12、协助总经理起草各类办公文件。

13、协助主管领导编拟相关工作报告,主要有:物业公司主管领导《工作日志》《主管领导周工作汇报》、《总结表》、物业公司总各部门《周报》、《防止问题再发生》、《总裁办督办表》等。

14、负责接、转物业公司总经理及所属综合部的电话,注意使用规范、礼貌用语,做好电话记录,并及时向主管领导汇报电话内容。

15、协助物业公司总经理了解各部门情况,收集、积累信息资料,为主管领导提供参考意见。

16、每月20日统计次月的办公用品采购计划。

17、承办物业公司总经理及所属综合部经理交办的临时性工作。

第5篇 机关大厦物业保安部秘书岗位职责

机关大厦物业保安部秘书岗位职责

直接上级:保安部经理

直接下级:

岗位职责:

a.负责保安部的内勤工作;

b.收发公文、函件、编辑文字材料、制作表格及文字打印工作。

c.参加保安部各种会议并担任记录。

d.负责统计各专业员工的考勤、各种统计报表、发放物品等工作。

e.负责管理各类文件:报告、资料、合同等工作,并进行归档整理。

f.组织工程部行政会议,协调各专业的工作,催办、督查经理交办的任务。

g.转呈各专业上报经理的请示、报告、工作计划,下传经理的指示和工作指令。

第6篇 物业经理秘书岗位职责（5）

物业经理秘书岗位职责(五)

a、职务说明

岗位名称:秘书

直接上司:物业经理

直接下属:无

支持督导:各管理处经理,保安部主任、工程部主任、管理服务部主任

(1)协调、监督、检查公司各部门的日常管理工作,发现问题及时处置或报告经理处理。

(2)做好人事招聘、培训、考勤、考绩、奖惩等各项人事劳资协调及管理工作。

(3)制定各项管理制度,并认真组织实施。

(4)做好车辆管理、调配;管理好办公设备及员工生活设施。

(5)管理好后勤工作,最大限度地用有限的财力保障员工生活。

(6)做好物业辖区(大楼、厂房)文化宣传工作,营造小区文化氛围;关心员工文化娱乐生活,组织有益身心健康的康体娱乐活动。

(7)监督检查员工风纪,制定和实施公司风纪条例,以保证良好的公司形象。

(8)建立健全档案管理制度,做好文件档案管理工作。

b、任职条件:

(1)大专以上学历,20-30岁;

(2)从事文秘工作3年以上,持相关上岗证;

(3)能熟练操作电脑及使用相关办公软件,中英文输入速度在60字/分钟;

(4)具良好的协调沟通能力;

(5)具较强的语言文字组织表达能力,国粤语流利,懂英语;

(6)熟悉文件、档案资料的分类、归档,整理工作;

(7)熟悉行政业务。

c、考核要点:

(1)对办公区的整洁检查;

(2)对员工的仪容仪表、行为举止检查;

(3)对会议纪律予以检查;

(4)对办公纪律予以检查;

(5)对员工宿舍内务情况予以检查;

(6)对各部门的物品、钥匙清点、登记;

(7)对文件资料进行分类、立档;物业档案的管理;

(8)对工作日记的收集、分发,督促各种工作任务的落实情况;提醒各部门在公司要求期限交办的各项事务;

第7篇 物业小区管理处主任秘书岗位职责-4

物业小区管理处主任秘书岗位职责4

职位/岗位:管理处主任秘书

部门:总办

汇报:管理处主任

工作概要:负责管理处主任日常工作的安排,协助管理处主任督促检查各部门各项工作的落实,及

时反馈各方面的信息等

主要职责:

1.根据管理处主任的要求,协助起草管理有关报告、总结、计划、通知、命令等公文函件,并打印、发送、归档等工作

2.组织安排行政例会,做好记录,并检查各项决议,决定的贯彻执行情况

3.负责审核对外发送文件,做到文字通顺,符合公文规格

4.负责有关业务资料的收集,积累、分析、研究、掌握物业管理市场动态,为管理睡主任作决策提供参考资料

5.负责处理往来信件、传真并及时上传下达。接听电话并做留言记录

6.负责内部各类文件的签收、呈送、分类,做好记录,确保无遗漏

7.负责做好主任室的有关行政接待事务

8.管理处的主要文件档案的保管和借阅

9.完成管理处主任交办的其它工作

第8篇 zz大厦物业工程部秘书岗位职责

法院大厦物业工程部秘书岗位职责

直接上级:工程部经理、主任工程师

岗位职责:日常调度、沟通协调、管理参谋、文秘资料

a.负责收发公文、函件、编辑文字材料、制作表格及文字打印工作。

b.参加工程部各种会议并担任记录。

c.负责统计各专业员工的考勤,各种统计报表及发放物品等工作。

d.负责管理各类文件、报告、资料、合同等工作,并进行归档整理。

e.组织工程部行政会议,协调各专业的工作,催办、督查经理交办的任务。

f.转呈各专业上报工程部经理的请示、报告、工作计划,下传经理的指示和工作指令。

g.认真、及时、准确地按图纸、资料的类别及内容,做好登记立卷工作。

h.对各专业设备的维修检修记录,以及大中修记录进行的归档整理。

i.负责工单的分配、整理工作。

j.与法院的联系沟通。

第9篇 物业本项目客户部秘书岗位职责

物业项目客户部秘书岗位职责

1.0岗位职责

1.1做好文书工作,做好每周召开之会议记录,做好与其他部门工作之联系与沟通。

1.2负责各类文件处理工作及收发存档工作。

1.3熟悉并了解本部门各级人员之工作岗位。

1.4处理客户部的一切行政事务。

1.5负责办公用品的发放及管理。

1.6负责本部门三级培训体系的组织落实工作。

2.0职位描述

2.1负责部门文件档案的存档及管理。

2.2负责部门公文的撰写与上报。

2.3负责办公用品的管理与申报。

3.0权限范围

3.1职责内工作处置权。

3.2对提高工作质量效率的建议权。

4.0工作内容及标准

4.1正常班:8:30-17:30。

4.2提前十分钟上岗,做好准备工作。

4.3跟进未完成工作。

4.4协助主任做好部门培训工作。

4.5各文件撰写及上报工作,及时跟踪工作进程。

第10篇 机关物业公司办公室秘书岗位职责

机关大厦物业公司办公室秘书岗位职责

直接上级:办公室主任

岗位职责:

a.负责总经理办公室日常文字工作;

b.负责起草公司工作计划、总结、决议、会议文件、工作报告、会议纪要、函电等文稿,传递需批示的文件;

c.为总经理准备好当日所需阅读的文件资料,并准备好办公用品;

d.做好信息资料的收集、整理、保管工作,为大厦领导决策提供参考意见;做好会议通知、会议记录、撰写会议纪要等会务工作;

e.按规定保管和使用公司及办公室的公章;

f.负责办公室工作人员的考勤工作;

g.完成领导交办的其他工作。

第11篇 大厦物业服务部秘书岗位职责内容

大厦物业服务部秘书岗位职责

直接上级:服务部经理

直接下级:

岗位职责:

a、负责本部门的内勤工作;

b、收发公文、函件、编辑文字材料、制作表格及文字打印工作。

c.参加服务部各种会议并担任记录。

d.负责统计各专业员工的考勤,各种统计报表及发放物品等工作。

e.负责管理各类文件、报告、资料、合同等工作,并进行归档整理。

f.组织服务部行政会议,协调各专业的工作,催办、督查经理交办的任务。

g.转呈各专业上报经理的请示、报告、工作计划,下传经理的指示和工作指令。

h、完成领导交办的其他工作。

第12篇 物业公司经理秘书岗位职责（2）

物业公司经理秘书岗位职责(二)

岗位名称:秘书

直接上司:物业公司经理

监督协助:物业公司行政人事主任、财务部主管、保安部主任、工程部主任、管理部主任、会所主任、清洁部主管、租赁部主任

1.0行政文秘

1.1负责公司政令颁布、各类文件报告、通知等的起草、送批(核)及打印;

1.2分发、送达、检查各部门和全公司人员对公司规章制度的执行情况。各项来文来函签收及送阅;

1.3各类资料、文件、制度的收集、整理、归档、整理目录和管理。

1.4协调各部门主管/当值与上级通力合作;

1.5根据上级指示和公司运作情况,随时修改或完善各项规章制度及通知、组织召开各类型会议。

2.0人事劳资

2.1给物业公司人事劳资和职工福利管理

2.2在上级指导,公司安排下,进行协助人员招聘、调配、试用、转正、晋升或辞退的全过程立档管理,负责工资、劳保、福利、工会活动等的实施与检查。

3.0 后勤供应管理

3.1后勤文具、物料、交通工具、办公机械使用,管理办公用品、职工住宿等一切物品用具的统计请购、发放、登记立档管理。

4.0上级交办的其它任务。

第13篇 物业公司项目经理秘书岗位职责（2）

物业公司项目经理秘书岗位职责(二)

主要负责办理各项文件整理、收集、汇签,做好各项会议记录;项目经理办公室内务整理;高效率、高质量的出色完成各项工作任务,隶属于项目经理和项目助理管理。其主要职责如下:

1、督办领导交办的各类事项。

2、负责对公司所管辖各项目部秘书的报文程序及相关规定的核查。

3、负责对项目经理办公室物品的管理。

4、负责对项目部各种呈批、文件、合同等档案管理。

5、协助主管领导组织召开并列席相关会议,做好会议记录,及时整理《会议纪要》并进行归档。

6、负责为项目经理记录安排的会议、接见、外出等工作日程计划,并适时提醒。

7、做好项目部文件的收、发工作,并做好记录、存档工作。

8、协助项目经理起草各类办公文件。

9、协助主管领导编拟相关工作报告,主要有:物业公司主管领导《工作日志》、《主管领导周工作汇报》、《总结表》、物业公司汇总各部门《周报》、《防止问题再发生》、《总裁办督办表》等。

10、负责接、转项目经理及所属办公区域的电话,注意使用规范、礼貌用语,做好电话记录,并及时向主管领导汇报电话内容。

11、协助项目经理了解各部门情况,收集、积累信息资料,为主管领导提供参考意见。

12、承办项目经理交办的临时性工作。

13、负责项目部来访客人的接待。

第14篇 _物业工程部秘书岗位职责

物业工程部秘书岗位职责

【管理层级关系】

直接上级:工程部经理

【技能要求】

1.基本素质:办事严谨、讲究效率。

2.自然条件:身体健康、五官端正。

3.文化程度:大专或同等学历。

4.工作经验:三年以上工作经验。

5.岗位要求:具备文档、合同管理能力。

【岗位职责】

1.收发公文、函件、接听电话。

2.制做公文,誊写文件、材料、表格。

3.安排接待来访。

4.担任会议记录。

5.负责统计本部门员工考勤。

6.协助经理做好情况综合和沟通工作。

7.管理各种文件、资料、样本、图纸

8.完成上级下达的各项指令。

【工作标准】

1.对本部门的业务情况基本了解。

2.能较圆满完成部门经理交办的各项事宜,对公司的通知、文件能及时上传下达。

3.对负责管理的有关文件、资料、档案分类归档整齐清楚,文件收发记录手续齐全。

4.能准确无误的填制各种报表。

5.准确传达经理有关工作安排,并将落实情况及时汇报。

6.经理不在时,能处理简单事务,繁杂事务做好记录及时汇报。

7.了解本部门员工基本情况。

8.能准确全面做好会议记录,并做好整理工作。

第15篇 物业部经理秘书岗位职责

物业部经理秘书的岗位职责

【管理层级关系】

直接上级:物业部经理

【技能要求】

1. 基本素质:热爱本职工作,责任心强,工作主动。能够熟练使用办公自动化设备。

2. 自然条件:年龄在22 岁以上,身体健康,气质高雅。女性为宜。

3. 文化程度:大专以上文化程度。

4. 外语水平:中等外语水平。

5. 工作经验:熟悉物业工作程序和标准,有两年以上相关工作经验。

6. 特殊要求:语言表达能力强,精力充沛,工作细心,有档案管理能力。

1. 具备部门内部、相关部门沟通、协调能力。

2. 敬业,有开创精神,吃苦耐劳,有责任心。

【岗位职责】

1. 遵守公司各项规章制度及要求;

2. 文件打印工作;

3. 续租工作、住户资料、车辆资料、服务人员资料、内部公文等重要档案的整理、保存、统计;

4. 部门会议纪要的草拟及行政文件的草拟;

5. 与相关部门的文件传递及信息沟通工作;

6. 部门计划、月报催交、打印、上报工作;

7. 业户服务要求工作简报制作;

8. 部门办公设备管理维修及日常办公用品的领用;

9. 部门考勤;

10.领导交办临时性工作。

第16篇 物业公司总经办秘书主管岗位职责

物业公司总经办秘书主管岗位职责

【管理层级关系】

直接上级:总经办主任

直接下级:文书档案员

【技能要求】

基本素质:具有良好的职业道德和敬业精神,工作认真、细致、周密,有一定的组织能力、协调能力和较强的保密意识,团结同志,工作中能建立良好的人际关系。

自然条件:25岁以上,身体健康,精力旺盛,气质良好。

文化程度:大学本科以上学历,具有较强的中文写作能力。

工作经验:3年以上管理工作经验。

外语水平:较熟练地阅读英文信函并译成中文,能接听英语电话。

特殊要求:熟练使用电脑及现代化办公设备。

【岗位职责】

1.参加总经办例会,协助总经办主任起草综合性业务、行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件并审核待签发文稿;

2.组织安排公司行政会议和总经理办公会,做好会议记录,编写会议纪要和决议,并检查各部门贯彻执行情况,及时了解和反馈信息;

3.负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用;

4.负责审核对外发文,做到文字通顺,符合公文格式要求;

5.注意开展调查研究,做好企业信息管理方面的有关工作;

6.协助总经办主任做好日常接待来信来访等有关事宜,督促贯彻总经理的决定;

7.负责汇总总经办各办公室年度、月度工作计划、总结及月报并起草总经办年度、月度工作计划、总结及月报;

8.协助总经办主任协调总经办内部各办公室之间工作关系,组织安排总经办行政例会,并做好记录,编写纪要,督导检查各办公室工作落实情况,及时了解和反馈信息;

9.完成上级领导交办的临时性工作。