投资公司档案管理制度5篇

有哪些

投资公司档案管理制度

1. 档案分类与编码 - 根据档案性质，分为财务档案、项目档案、合同档案、人事档案及综合档案五大类。 - 每一类档案进一步细分为子类，并进行唯一编码，便于检索和管理。

2. 档案收集与整理 - 确保所有业务活动产生的文件及时归档，包括电子文档和纸质文档。 - 按照档案编码规则进行整理，保持档案完整性和准确性。

3. 档案存储与保护 - 存储设施应具备防火、防潮、防盗功能，确保档案安全。 - 电子档案需定期备份，防止数据丢失。

4. 档案借阅与使用 - 建立借阅审批制度，明确借阅权限和流程。 - 借阅者需签署借阅协议，确保档案不被滥用或损坏。

5. 档案销毁与保密 - 对于过期或无保存价值的档案，需经审批后进行销毁。 - 严格遵守保密规定，涉及敏感信息的档案不得随意泄露。

6. 档案管理职责 - 设立专职档案管理员，负责档案的日常管理工作。 - 公司各部门应配合档案管理员，确保档案的完整性和时效性。

实施细则

1. 档案分类：由档案管理员主导，各部门协助完成，确保档案分类清晰，便于查找。

2. 收集与整理：各部门应在业务活动结束后一周内提交相关档案，档案管理员负责统一整理编码。

3. 存储与保护：档案室应定期检查，确保设施完好，电子档案备份频率为每季度一次。

4. 借阅流程：员工需填写借阅申请表，经部门主管审批后，由档案管理员办理借阅手续。

5. 销毁程序：每年进行一次档案清理，由档案管理员提出销毁清单，经公司高层审批后执行。

6. 职责分配：档案管理员负责档案的全生命周期管理，各部门负责人确保本部门档案及时归档。

上墙内容

1. “档案是公司的记忆，妥善保管，人人有责。”

2. “未经审批，不得擅自借阅或复制档案。”

3. “档案安全，保密为先，严禁泄露。”

4. “档案工作，细致入微，追求卓越。”

5. “定期清理，及时更新，确保档案有效。”

6. “尊重档案，就是尊重公司的历史和未来。”

以上制度旨在规范投资公司的档案管理工作，提高效率，保障信息安全，望全体员工严格遵守。

投资公司档案管理制度范文

第1篇 投资公司文书档案管理制度

投资开发公司文书档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。

第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

第二章 文书档案管理职责

第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

第三章 文书档案文件材料归档范围

第六条文书档案文件材料的归档范围

1.会议类

1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;

1.2董事会、股东会会议材料;

1.3总经理办公会议记录、纪要;

1.4党支部会议记录、纪要;

1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;

1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

2.上级单位颁发的需公司执行的文件。

3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.公司的请示与上级单位的批复文件。

6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

7.公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

第四章 文书档案归档整理

第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

第九条 归档文件整理的要求

1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。

2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。

3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;

3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。

4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

第十条 归档文件整理程序

1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。

1.1每份文件为一件;

1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;

1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;

1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;

1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;

1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;

1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。

2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);

2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;

2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。

3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。

4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。

5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。

6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。

9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。

第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

第五章 文书档案保管

第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

第十五条 严格遵守档

案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第六章 档案借阅制度

第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。

第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。

第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

第七章 其他

第二十二条 本制度自签发之日起执行。

第2篇 投资公司档案管理制度

投资管理公司档案管理制度

第一条根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条归档范围:

(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二)本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三)本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五)本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六)本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条归档要求:

(一)归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二)归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三)档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八)案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条档案管理人员职责

(一)按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二)按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三)工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条档案的查阅和借阅

(一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二)档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六)不准转借,必须专人专用。

(七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条档案的保管

(一)要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二)为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三)档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条奖惩

(一)公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二)经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三)故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。

第3篇 某某城建投资公司档案管理制度

某城建投资公司档案管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、档案管理规范

(一)要遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同保管价值,按照方便保管和利用的原则管理。

(二)需归档的文件、材料,要收集完整齐全,正件与附件、印件与定稿、请示与批复、多种文字形成的同一文件要在一起归档。

(三)各类会议所形成的文件,包括会议通知、议程、名单、会议文件及参阅材料、领导讲话、照片、记录、会议纪要等由相关人员负责收集齐全(文件一式二份),在会议结束后立卷存档。

(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的请示与批复,须放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷,跨年度计划放在计划的第一年立卷,跨年度总结放在总结最后一年立卷,跨年度会议文件放在开会年立卷。

(五)卷内文件排列要根据不同情况,按照文件形成的规律和特点进行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批复在前、请示在后;印件在前、原稿在后。

(六)卷内文件排列顺序,要依次编写件号和页号。

(七)卷内文件要逐件填写卷内目录。

(八)案卷封皮的标题要力求简明扼要,准确概括地反映卷内文件材料的内容。

(九)文件资料查阅利用制度:1.本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。

二、财务固定资产档案管理规范

(一)财务部门应设专人负责固定资产管理,建立健全固定资产三账一卡。定期对固定资产进行清点、核实,做到帐账、帐卡、帐物相符及固定资产折旧工作,固定资产档案管理人员变动时,应办理移交手续。

(二)固定资产的购置严格执行逐级审批制度,大型设备应根据机构的规模、任务、现状、发展规划和经费情况添置和更新。

(三)固定资产的报废、转让、变价处理严格执行有关报废的程序和规定并及时上报相关主管部门。

(四)加强国有资产管理,严防国有资产流失。

三、工程项目档案管理规范

(一)工程档案归档范围是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。

(二)资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料,都应交到资料管理人员,由资料管理人员组织识别并登记。对接收的文件资料,资料管理人员根据审批权限送交领导审批。

(三)项目部任何部门、任何人向公司项目部以外单位发出与项目有关的文件资料,都应根据审批权限进行审批,在发出前应存档进行备案,并对反馈信息及时归档。

(四)本单位人员借阅工程档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。工程档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经公司主要领导批准,办理外借手续并限期归还。

(五)工程档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度;凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围;凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密;对确已无保存价值的工程档案,由工程项目部负责列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。

第4篇 投资公司档案管理制度格式怎样的

投资管理公司档案管理制度

第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条 公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条 归档范围:

(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条 归档要求:

(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条 档案管理人员职责

(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条 档案的查阅和借阅

(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六) 不准转借,必须专人专用。

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条 档案的保管

(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条 档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条 奖惩

(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条 本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。

第5篇 投资公司档案管理制度怎么写

投资管理公司档案管理制度

第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强公司档案工作,更好地为公司提高经济效益服务,特制定本规定。

第二条 公司行政部部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。

第三条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交常务副总经理审阅后归档。

第四条 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第五条 在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。

第六条 归档范围:

(一) 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

(二) 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

(三) 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

(四) 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

(五) 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

(六) 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第七条 归档要求:

(一) 归档的文件材料要完整、系统、准确。

(二) 归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。

(三) 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

(四) 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(五) 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与 、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

(六) 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

(七) 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前, 在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

(八) 案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。

第八条 档案管理人员职责

(一) 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

(二) 按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

(三) 工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

第九条 档案的查阅和借阅

(一) 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理或常务副总签字批准。

(二) 档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。

(三) 必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

(四) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

(五) 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(六) 不准转借,必须专人专用。

(七) 用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第十条 档案的保管

(一) 要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射五防工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。

(二) 为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

(三) 档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

第十一条 档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。

第十二条 奖惩

(一) 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。

(二) 经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。

(三) 故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。

第十三条 本制度解释权、修改权归公司,自公布之日起生效。