物业管理公司文件管理制度怎么写怎么写（精选6篇）

【第1篇】物业管理公司文件管理制度怎么写怎么写1600字

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用'规定'。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排，用'决定'。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用'决议'。

三、通知。

转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用'通知'。

四、通报。

表彰先进，批评错误，传达重要信息，用'通报'。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准，用'请示'。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用'报告'。

六、批复。

答复请示事项用'批复'。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用'函'。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用'会议纪要'。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①'发'、②'人发'、③'客发'。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

'发'用于公司及各部门的对内对外发文，由总经办统一编号;

'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文，文件由发文部门自行编号，总经办统一认定。

(公司其他部门均以'发'的代号发文，以②、③代号发文，须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。

七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排，包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责，防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。

七、文件办理完毕后，统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

【第2篇】物业管理公司固定资产管理制度7怎么写600字

物业管理公司固定资产管理制度(七)

1、固定资产是指使用期限超过一年且单位价值较高的房屋、建筑物、机械设备、运输工具、电脑及电脑软件、仪器仪表以及其他与生产经营有关的主要设备、工具和器具等。不属于生产经营主要设备的物吕，单位价值在2000元以上且使用期限超过2年的也应当用为国定资产。

2、公司使用的固定资产，任何人不得侵占。固定资产的增减变动，必须严格按照管理分工，履行规定的审批权限和手续制度。

3、按照“统一领导、归口管理”的原则，实行综合管理部、各职能部门两级管理。

(1)公司综合管理部全面负责公司所有固定资产的综合管理，财务部配合综合管理部，并由财务总制定固定资产管理办法和措施，根据公司领导的批复，决定固定资产购置、报废等事项。

(2)各职能部门负责归口管理本部门使用的固定资产，负责本部门固定资产的记录与管理。

4、各部门负责人对本部门固定资产管理负主要责任。部门负责人以及资产管理人员工作调动时必须将固定资产点交清楚，由于工作失职，管理不善造成损失的要追究责任。

5、公司建立固定资产责任人制度，在固定资产清册中明确各项固定资产的管理责任人。按照“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，管理责任人由固定资产的直接使用人担任。

6、按照“归口管理”的原则，各职能部门负责建立固定资产台账，每年年终，财务部负责组织有关部门对固定资产实物进行清查盘点。通过清点发现的盘盈、盘亏和毁损，应查明原因，按规定办理相关手续，以保证账、卡、物相符。

【第3篇】某物业公司现金管理制度怎么写600字

物业公司现金管理制度

一、现金收取与上交

1.各现金收取点每周二、四将所收现金送存财务;如当日所收现金数额较大，须于当日15:30前与矿财务联系并及时上交。

2.库存现金最高上限为5000元，超过即视为违纪，当事人按“三违”处理，并罚当事人200元、罚单位行政主管500元。

3.严禁公款私存、坐收坐支、收款不入账、将现金转借或挪用等行为，一经查实，当事人调离岗位，罚当事人500元、罚单位行政主管1000元;情节严重的，将按照相关规定处置。

二、现金保管

1.各收费点配齐小型保险柜，保险柜应用地螺丝固定在一定位置，存放于坚固实用、防潮、防水、通风较好的房间，房间应安有防盗门。

2.限额内的现金一律放在保险柜内，不得放在办公桌内、带回家中或存入私人账号。

3.收费人员岗位调动，新收费人员应更换使用新的密码;保险柜钥匙丢失或发生故障，应立即报请领导处理，不得随意找人修理或修配钥匙。

4.纸币和铸币，应实行分类保管。收费员对库存票币分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数(即大数)和零数(即小数)分类保管。

三、现金盘点与监督管理

1.收费人员要每天清点库存的现金，做到账账相符、账实相符，并填制现金收、缴、余日记台账。出现盘亏或盘盈，均按实际差额的2倍给予行政主管处罚。

2.公司办每周三、五对现金收取点进行监盘，监盘情况要编写简报及时上报公司领导，并在每周公司例会上通报。单位行政领导及收费人员有义务配合监盘，并对监盘情况签字确认。

【第4篇】某物业公司采购管理制度怎么写2000字

1.0 总则

1.1目的

为了规范公司采购行为，兼顾效率及成本，在保证公司日常运营所需物资按时、按质、按量交付使用的前提下，降低风险，减少交易成本，保持并保证对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资，特制定本制度。

1.2 适用范围

本制度适用于**物业管理有限公司经营活动所需的所有物资的采购管理。

2.0 采购职能部门划分

2.1物资使用部门:负责《申购单》的申报及物资质量的把关。

2.2采购部门:负责物资具体的采购以及采购资料的管理。

2.3仓库管理部门:负责采购物资的数量、外观质量的验收。

2.4财务部门:负责采购货款的支付结算。

2.5总经理:负责权限内的采购、货款的审批和超出权限范围的审核，以及采购的监督。

2.6集团采购部:对采购的监督和检查。

3.0 采购管理

3.1采购物资分类

3.1.1a类物资:办公用品类物资。为满足公司正常办公而所需的it设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、::计算机外设与耗材及其维护服务;公司用车辆、家具、办公设备、办公文具、办公耗材、印刷类产品、礼品、财产保险、场地修饰、设施维护以及其它行政类物资及服务。

3.1.2b类物资:工程水电类物资。为满足各小区物业维护而需要的各种水电配件、土建施工常用品。

3.1.3c类物资:清洁绿化类。包括小区清洁所需常用设备、工具、消耗品;小区绿化所需的设备、工具、消耗品、补种的花草、树木以及维护。

3.1.4d类物资:劳保类物资。包括办公室、保安、绿化、工程、清洁等全集职工的工服及劳动保护用品。

3.1.5e类物资:固定资产类物资。会同集团采购部统一采购。

凡本制度定义范畴内的采购物资类型，均按照本制度执行。未包括物资管理应参照本制度逐步统一集中管理。

3.2购方式

3.2.1计划采购:各部门根据正常经营活动、以及工作计划于每月25日编制申购计划，并填写《申购单》报主管经理、管理处经理审核后，报总经理审批，如超出审批权限，上报集团审批。

3.2.2紧急采购:采购人员得到总经理口头允许，可以先行采购，而后补办《申购单》手续。

3.3采购流程

申请人填写《申购单》--主管审核--区域经理审核--总经理审批--采购人员按计划采购--物资使用部门和仓库验收接受--采购人员办理财务等相关手续并登记管理。

3.4采购审批权限

3.4.1为提高工作效率，采购在2000元以下的，由总经理审批权后，可进行采购;

3.4.2采购在2000以上的由总经理审批后，报集团总经理或总经理授权人审批，方可进行采购。

3.5采购价格管理

3.5.1采用货比三家的方法:由采购人员与使用人员对市场价格进行调查，向几家供应商发放询价表，进行比价、议价到最后定价，并做好询价、定价表的管理。

3.5.2由集团采购部提供价格参考表，再进行市场询价、定价。

3.6采购实施

3.6.1采购人员根据审批的《申购单》，依据实际情况，进行询价、定价后，确定供应商，进行采购。

3.6.2大宗用品或长期需用物资，与有关厂家、供应商签订长期供货协议，以保证质量以及合理的价格供应。

3.6.3与集团采购部保持信息共享，做好物资采购保障工作。

3.6.4原则上采购人员应寻找至少三家以上的供应商，进行各方面的比较后再确定最终供应商。

3.7采购货款的支付与报销

3.7.1采购人员报销时，必须具备正式发票、手续齐备的《申购单》、送货单、仓库的《入库单》。

3.7.2由经办人在发票上签字确认、主管经理审核、财务经理审核、总经理审批后，由财务部负责支付结算工作。

3.8采购协议和合同以及各种采购资料的管理

3.8.1长期供应商。要求其提供营业执照复印件，都要与公司签订供货协议(合同)，以确保其供应物资的质量、规格以及价格的合理性。

3.8.2临时供应商。要求与其达成口头协议，保证物资质量、规格以及价格的合理性。

3.8.3表格管理。规范各种表格，做好各种表格的管理

4.0 供应商管理

4.1建立供应商档案。做好原始询价表的管理，以及对供应商定期评价，包括产品质量、价格、送货时间观念等各项评价。

4.2不达标的供应商。及时调整，减少对公司的损失。

5.0 采购的监督和检查

5.1采购人员每月5日向集团采购部上报《月度采购报告》，每年1月20日向集团采购部上报《年度采购报告》。

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6.0 采购人员职业规范

6.1本规范适用于采购人员及公司其它部门直接或间接参与采购工作人员(以下统称为采购人员)。

6.2采购人员应以公司利益为己任，不允许向供应商索要礼品或接受礼品，以及私自收受其它个人利益，一经发现，公司::将根据有关规定处理直至予以辞退。

6.3采购人员只有在合理的工作原因情况下，经主管经理认可后，方可接受供应商的宴请;在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商的邀请。

6.4采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下，方可接受供应商的邀请，前往参观公司、观摩产品展示公开商务活动。

6.5采购人员代表公司形象，对于供应商方面的工作人员，应当做到有礼有节，公平对待，不允许傲慢的举止和不公平的态度。

6.6采购人员在与供应商的谈判过程中，应严格遵守保密制度，杜绝任意或无意的泄密行为。

6.7对违反本制度的行为，公司有权进行处理，包括必要时对严重违反本制度的员工解聘，情节严重的移交司法机构处理。

7.0 附则

7.1本制度由公司办公室负责解释;

【第5篇】某物业公司品质管理制度怎么写2900字

物业公司品质管理制度

1.综合管理体系文件增/补发的管理制度

根据综合管理体系的要求，为了保证公司体系工作有序的开展，使管理体系文件得到有效的控制，特制定本办法。

1.1.本办法适用范围:申请新增发文件或原有文件丢失、破损补发的情况

1.2.因工作需要增发文件时，由申领部门填写《文件增/补发登记表》，经部门经理签字，报主管领导审批后，报至公司品质管理部予以增发。

1.3.若文件使用人将文件丢失时，应重新申请补发，由申领部门填写《文件增/补发登记表》，经部门经理签字，报主管领导审批后，由公司品质管理部予以补发。

1.4.若文件发生严重破损而影响正常使用时，应将破损文件交回，申请补发新文件。

1.5.任何人未经批准不得擅自复制文件。

1.6.文件使用人应妥善的保管使用文件。

2.综合管理体系文件编写规定

2.1.编写要求

1).综合管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。

2).综合管理体系文件编写时力求'表达清楚、准确、全面、简单扼要'，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。

3).遵循'现场、现实、现物'的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用(合)，应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。

2.2.文件编写程序和格式

1).文件编写流程图

2).版面:一般采用a4竖版，便于保管和使用。

3).单行本的编制

i.单行本的内容应参照各中心相应的运作手册编写。

ii.单份工作规程一般没有页面，(如需页面，参照1.5.2 3)的格式);单行本应增加一页面、一目录页。

4).页面

i.文件的内页一般按公司统一规定使用纸张，文件的每页均需有该文件的连续页码。

ii.品质管理部根据总经理批准的修订意见，将全部受控的原综合管理体系文件统一上收实施文字处理，并填写综合管理体系文件修改状态表。综合管理体系文件的更改与换版均采用换页形式。对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码，例如第5页增为两页，标注为'第5-1页'和'第5-2页';对于减少页，保持该页格式和页码，并在首行注明'此页为空页'。

5).章节编号

i.文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如0;0.1;0.1.1;0.1.1.1……依次表示第一章;第一章第一节;第一章第一节第一条……。

ii.章节以下内容是并列关系时，可采用阿拉伯数字加半括号编排如a、b、c……表示。

iii.在a、b、c……中如仍需分段叙述，则用a、b、c……表示。

6).格式要求

i.综合管理体系文件的编写应按品质管理部规定的统一格式。

a.文件中所有文字均按照统一word模板要求。

b.运作手册中流程图中文字均为宋体5号字。

ii.所有综合管理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作。

a.表格标题统一为黑体三号字加黑。

b.表格中的文字为宋体小四号字。

c.表格的受控号应位于表格页角的右下方，为宋体五号字。

7).文件架构和内容

i.综合管理手册:按选定的标准描述综合管理体系，章节与所依据的综合管理体系标准的要素一一对应，其结构如下:

--目录--范围

--管理者代表任命书--引用文件

--管理方针批准令--术语及缩略语

--综合管理手册发布令--综合管理体系要求

--前言

ii.程序文件:标题应说明开展活动的内容及其特点，一般由管理对象和业务特性两部分组成。如'不合格品的控制程序'，对象是'不合格品'，业务特性是'控制程序'，具体形式可参照下例:

1.0目的:一般简要地说明为什么要开展这项活动(即描述为什么要制定此程序)。

2.0范围:此程序适用于哪些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。

3.0职责:规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限(包括哪个部门协调配合)。

4.0工作程序:按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5w1h:

why:要达到什么效果;

what:做什么;

who:由谁来执行:

when:在什么时候做;

where:在什么地方做;

how:具体怎样做;

应采用的材料、设备、文件等;

如何进行控制(检查):

应保留的记录;

应注意的例外特殊情况。

(必要时辅以流程图)

5.0相关/支持性文件:开展此项活动应形成的报告，必须应用的记录、表格等，可附上表样或只注明其编号和名称。

iii.工作规程及部门运作手册:是对程序文件的补充，编写时应坚持'实际、有效'的原则，使其具有良好的可操作性，内容上应满足5wih原则，可用不同方式组织，实施'唯一理解'，表达出:

where:在那里使用这份文件;

who:什么样的人使用该文件;

what:此项工作的名称是什么;

why:此项工作的目的是什么;

when:在什么时候做;

how:如何按步骤完成作业。

iv.运作手册总体结构

组织结构和人员编制

管理范围 岗位职责 操作规程 规章制度/管理制度 质量记录及表格

v.运作手册中'操作规程'部分应包含

目的

范围 职责 操作规程 相关文件 相关记录

2.3.文件编号规定

各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号。

1).公司与各中心代号

**局物业管理有限公司--zg

--物业管理中心--hh

国际金融物业管理中心--jr

dd大厦物业管理中心--k*

ff大厦物业管理中心--hs

2).部门名称与部门代号

公司内各部门代号从该部门名称中取两个汉语拼音字母来表示:

3).北京公司

工程事务部--bgs财务部--bcw

质量管理部--bzg行政与人力资源部--b*r

发展策划部--bfz保洁中心--bbj

物配中心--bwp

4).物管中心

物管部--wg行政人事部--*r

工程部--gc安保部--ab

2.4.体系文件编号方法

1).《综合管理手册》的编号表达形式如下图所示:

cmpmc-bj / zh-□

版本号(如a、b)

综合管理手册拼音缩写

北京招商局物管公司英文缩写

2).《程序文件》的编号表达形式如下图所示:

c*4.□□-□-□□

要素内程序文件序号

版本号(如a、b)

目录号(如4.1、4.2)

程序文件拼音缩写

3).《运作手册》的编号表达形式如下图所示:

yz-□/□□-□□

部门拼音缩写(如wg、gc)

各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

运作手册拼音缩写

4).《应急防护手册》编号表达形式如下图所示:

yj-□/□□

各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

应急防护手册拼音缩写

5).单行本编号原则

d*-□/□□-□□-□□

序号(必要时使用)

部门拼音缩写(如wg、gc)(必要时使用)

公司/各中心拼音缩写(如jr、hh)

版本号(如a、b)

单行本拼音缩写

2.5.记录表格的编号方法

1).程序文件表格编号方法:

c*4.□□-□-f□□-□

修改状态

该程序的表格顺序号

程序序号

目录号

程序文件拼音缩写

2).运作手册表格编号方法:

yz-□□/□□-f□□-□

修改状态

表格顺序号

部门拼音缩写

各中心拼音缩写

运作手册拼音缩写

3).应急防护手册表格编号方法:

yj-□□/-f□□-□

修改状态

表格顺序号

各中心拼音缩写

应急防护手册拼音缩写

2.6.受控号编号原则

1).文件序号:

用阿拉伯数字表示:1代表综合管理手册;2代表程序文件;3代表运作手册;4代表应急防护手册;5代表单行本。

2).公司及各中心序号

用阿拉伯数字表示:1代表公司;2代表金融;3代表航华;4代表华商;5代表凯旋

3).部门序号

i.公司:1为行政人事部、2为品质管理部、3为工程事务部、4为财务部、5为发展策划部、6为保洁中心、7为物配中心。

ii.中心:1为行政人事部、2为物业管理部、3为工程部、4为安保部、5为财务部。

4).受控号编写方法如图所示:

□□□□0□

受控序号

部门序号

公司/中心序号

版本号

文件序号

3.6.记录表格

yz-zg/bzg-f01-01《文件增/补发登记表》

c*4.2.3-01-f01-01《文件发放(回收)登记表》

c*4.2.3-01-f03-01《文件更改申请表》

c*4.2.3-01-f07-01《文件销毁审批表》

c*7.3-02-f02-02《服务质量检查表》

c*8.2-02-f01-01《审核实施计划》

c*8.2-02-f02-01《内审检查表》

c*8.2-02-f04-01《内部管理体系审核报告》

【第6篇】物业管理公司员工办公制度怎么写300字

一、上下班实行签到制，迟到、早退各扣2.00元。

迟到、早退超过20分钟扣半天工资。

二、一个月内迟到或早退超过两次扣半天工资。

三、请假半天以上必须提前告知，并安排好自己的工作，可以找人代替，但出现后果自己负责。

(如公司来检查卫生搞的不好，垃圾车旁有垃圾杂物，取自行车管理人员不在等)

四、上班时间必须坚守自己的岗位。

如检查不在岗，则按未上班处理，扣半天工资。

五、在工作中必须按质按量达到要求，完成各自职责。

不能胜任本工作或业主反映较大意见者，管理处有权作出辞退或上报总公司。

六、上班时间不得闲聊、大声喧哗，严禁向业主索取财物等不良现象。

七、公司的工具或办公用品不准外借或私自拿走。