文件档案管理制度【16篇】

第1篇 文件档案管理制度

一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整洁卫生,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。

八、对于公司机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独设锁,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。

第2篇 安全社区创建文件资料管理档案制度

安全社区创建文件与资料管理档案制度

1、加强文书档案、图像档案资料的管理工作,保证文书档案、图像档案的及时归档和妥善保管,专人负责。

2、创建办公室负责文件与资料的归档,督促和日常管理工作。对相关资料必须按规定立卷,各工作组在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,都要按照本制度的规定分别立卷归档。

3、坚持各工作组收集保管、创建办公室定期归档制度。

4、归档范围:重要的会议资料,包括文件、会议的通知、报告、总结、领导人讲话、会议记录、会议纪要等;反映主要工作活动的报告、总结、各种规章制度等。

5、创建办公室成员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料,收集齐全,加以整理。

第3篇 某物业公司文件档案管理制度格式怎样的

物业公司文件档案管理制度

(一)意义

(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

1. 公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

第4篇 文件档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前,应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项,并收集相关素材,做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中,要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式,做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅,文件下发时要迅速、及时,并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件,还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件,要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中,应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还,借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行,同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查,借出的档案资料要在指定期限内归还,若发现丢失的要及时追查处理,并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对,必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导>批准,不得随意扩大阅读范围,否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄,必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时,应由指定人员负责,并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限,以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下,定期对退档资料进行销毁,并且及时在文档目录上做出更改,确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录,对有价值的文档要及时备份并做好保密工作,若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密,从而给公司带来损失的,视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放,同时做出相对应的文档目录清单,如果有新资料入档,必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时,须按文档目录清单做好工作交接,按照文档目录清单与现存文档核对,如果出现物单不符,给公司造成损失的,视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档,继续做好文档的保存、保密工作,并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

第5篇 文件记录和档案管理制度

一、 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理;安全、环保由安环部负责记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁

第6篇 公司文件档案管理制度

1.目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2.范围

公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

3.内容

3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。

3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。

3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

3.12归档范围及保管期限

3.13归档时间：

（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。

（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。

（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。

（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。

（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。

（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

3.14档案查（借）阅制度

档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。

（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。

（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

3.15档案的保密制度

（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。

（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

3.16行政部管理制度

（1）档案存入检查：

1）档案出入行政部要清点、登记。

2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

（2）行政部管理：

1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。

2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。

4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

3.17档案鉴定、销毁制度

（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

3.18档案工作人员岗位职责

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

第7篇 安全生产文件和档案管理制度

为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。

一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。

二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。

三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：

1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。

2、制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。

3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。

4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。

5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。

6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。

7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。

8、安全技术交底资料。

9、危险化学品、民用爆破器材管理台帐资料（如有则建立）。

10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。

11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。

四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。

五、每年年终台帐装订成册保存。

六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。

河北盛联矿山工程建设有限公司

年 月 日

第8篇 化工安全生产文件档案管理制度

1、目的

为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合 理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

2、职责

2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头,生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度,公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。

文件的使用:安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放,并做好发放登记工作;技术性文件由生产部门负责发放,并做好发放登记工作;其他部门的专业文件由主管部门负责发放,并做好发放登记工作。

2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理, 并负责监督检查和考核。

2.3、 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

3、内容

3.1、 文件资料收集

安全生产文件档案内容如下:安全生产会议记录(含纪要)、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账(包括安装、运行、维护等)、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

3.2、 立卷归档

3.2.1、 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档 案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。 3.2.2 应根据文件资料的重要性,案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理,分类归档。

3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档, 统 一保存。

3.2.4、 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化, 应层次分明, 编写页码,填写卷内文件资料目录。

3.2.5、 不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。

3.3、 档案保管

3.3.1、 档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2、 应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。

3.4、 档案借阅

3.4.1、 文件资料档案借阅, 必须借阅手续, 借阅当案要注意保护, 不得丢失、 损坏、 涂改, 要如期归还, 到期不能归还者, 要说明情况, 并办理续借手续。

3.4.2、 借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表 或转借他人。

3.4.3、 归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。

3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定 期销毁,必要时做好销毁记录。

6、 本制度由行政部制定并负责解释,自发布之日起实施。

第9篇 公司文件及档案管理制度

公司文件及档案管理制度

(七) 第一章总则

第一条 为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。

第三条 本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范围

第四条 档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条 根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责

第六条 管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

第七条 管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;

二、 技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

第八条 重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

第九条 档案管理部门(行政人事部)主要职责

一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;

二、 统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;

三、 监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;

四、 维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;

五、 推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交

第十条 档案归档范围及归档时间

一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交;

二、 必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。

第十一条 归档要求

一、归档专业技术要求

(一) 归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;

(二) 归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;

(三) 文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;

(四) 声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

二、 相关工作要求

(一) 如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;

(二) 原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;

(三) 新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

第十二条 档案立卷

一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;

二、 立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;

三、 各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。

第十三条 档案移交

一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。

二、 公司内部移交要求:

(一) 行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)

(二) 全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。

三、 对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。

四、 电子档案管理(略)第五章档案的利用

第十四条 档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二)

第十五条 档案借阅事项规定

一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)

二、 借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批;

三、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

四、 严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;

五、 涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批,各档案室即可办理;

六、 新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意;

七、 节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;

八、 借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理;

九、 密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出;

十、 外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅;

十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。

第十六条 档案资料借阅规定

一、公司绝密类的档案一律不得复制;

二、 复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。

第十七条 档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下:

一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;

二、 查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;

三、 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;

四、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;

五、 档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理;

六、 不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;

七、 档案属下列情况之一者,不与开放利用:

(一) 涉及公司商业机密;

(二) 涉及公司专利或技术秘密;

(三) 涉及公司员工个人隐私;

(四) 档案形成部门规定限制使用。

第十八条 档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五)第六章档案的保管和鉴定

第十九条 档案室设置及管理规定

一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全;

二、 档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;

三、 档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;

四、 定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。

第二十条 档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

一、档案鉴定要求

(一) 经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;

(二) 技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见;

(三) 鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

二、 档案销毁规定

(一) 经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;

(二) 销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;

(三) 档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

第二十一条 档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定

第二十二条 公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。

第二十三条 罚则

一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

(一) 档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等;

(二) 未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等;

(三) 未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等;

(四) 未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等;

(五) 未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等;

(六) 专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。

二、 因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则

第二十四条 本制度自印发之日起执行。附表:

一、《档案移交登记表》

二、 《档案查询审批表》

三、 《档案借阅审批表》

四、 《公司密级事项划分表》

五、 《档案材料归档数量统计表》

第10篇 某公司文件和档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

九、本公司的文件及档案包括：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

第11篇 文件和档案管理制度范本

文件和档案管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前,应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项,并收集相关素材,做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中,要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式,做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅,文件下发时要迅速、及时,并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件,还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件,要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中,应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还,借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行,同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查,借出的档案资料要在指定期限内归还,若发现丢失的要及时追查处理,并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对,必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准,不得随意扩大阅读范围,否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄,必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时,应由指定人员负责,并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限,以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下,定期对退档资料进行销毁,并且及时在文档目录上做出更改,确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录,对有价值的文档要及时备份并做好保密工作,若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密,从而给公司带来损失的,视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放,同时做出相对应的文档目录清单,如果有新资料入档,必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时,须按文档目录清单做好工作交接,按照文档目录清单与现存文档核对,如果出现物单不符,给公司造成损失的,视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档,继续做好文档的保存、保密工作,并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

第12篇 特种设备相关文件记录档案管理制度

特种设备相关文件、记录和档案管理制度

特种设备安全技术档案管理工作为设备管理提供资料,技术信息和考核的依据,是管好设备的基础工作,必须认真做好。

1、有专人负责特种设备安全技术档案管理工作。

2、特种设备要有安全技术档案,并应逐台分别建档(一机一档),安全技术档案应当包括以下内容:

(1)特种设备的设计文件、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;

(2)特种设备使用证、注册登记表

(3)特种设备的定期检验报告和定期自行检查的记录;

(4)特种设备的日常使用状况记录;

(5)特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;

(6)设备重大维修修、改造的有关技术文件;

(7)特种设备运行故障和事故记录。

3、安全技术档案必须齐、整洁、规格化,及时整理填写。

4、公司档案保管员负责保管和供应公司图纸、技术资料。

5、设备迁移或报废,其档案均随设备调拨,设备报废后,首先向质监部门办理注销手续,然后档案由公司档案保管员封存。

第13篇 安全生产文件档案管理制度

一、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

三、职责

1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

四、内容

1、文件资料的收集

安全生产文件档案内容如下：

（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

2、立卷归档

（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

3、档案保管

（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

4、档案借阅

（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

5、档案销毁

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

五、相关记录

《文件档案清单》

六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

第14篇 办公室文件档案办公用品公章管理制度

办公室管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

文件收发规定

一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于商业秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

三、经签发的文件原稿送办公室存档。

四、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

五、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

档案管理制度

一、所有档案文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后打印。如发传真均需逐项登记，以备查验。

三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

六、公司文件原件，照册登记存档。

七、档案管理员未经办公室批准，文件原稿不能向他人复印外借。

八、如公司办理其它事宜领用文件时，经办公室批准，承办人办理借还手续方可。

办公用品购置领用规定

一、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。

二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制。

四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

五、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

公章管理规定

一、公司文件、申请、协议、合同等，须加盖印章时，要对文字、用语进行校对无误方可加盖公章。

二、外单位或个人，与公司有合作行为的，因某种情况须加盖印章时，要经总经理批准方可加盖，如行成法律诉讼的必须由董事会或董事长批准方可加盖印章。

三、如因某种业务须要带公章前往办理，办公室须派专人前往，或经总经理批准办理带章外出手续方可。

四、未经批准私自带章外出给公司带来重大损失和极坏影响时，公司将对相关人员进行依法追究。

第15篇 化工企业安全生产文件档案管理制度

1、目的

为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合 理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本 制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

2、职责

2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头，生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度，公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。

文件的使用：安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放，并做好发放登记工作；技术性文件由生产部门负责发放，并做好发放登记工作；其他部门的专业文件由主管部门负责发放，并做好发放登记工作。

2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理， 并负责监督检查和考核。

2.3、 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。

3、内容

3.1、 文件资料收集

安全生产文件档案内容如下：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。

3.2、 立卷归档

3.2.1、 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档 案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。 3.2.2 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理，分类归档。

3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档， 统 一保存。

3.2.4、 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化， 应层次分明， 编写页码，填写卷内文件资料目录。

3.2.5、 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

3.3、 档案保管

3.3.1、 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

3.3.2、 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

3.4、 档案借阅

3.4.1、 文件资料档案借阅， 必须借阅手续， 借阅当案要注意保护， 不得丢失、 损坏、 涂改， 要如期归还， 到期不能归还者， 要说明情况， 并办理续借手续。

3.4.2、 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表 或转借他人。

3.4.3、 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定 期销毁，必要时做好销毁记录。

6、 本制度由行政部制定并负责解释，自发布之日起实施。

第16篇 某有限公司安全文件档案管理制度

1目的

为进一步规范公司的安全档案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和长期性，根据《中华人民共和国安全生产法》、《安徽省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合我公司职业健康安全的实际状况，特制订本制度。

2范围

本制度适用本公司范围内安全文件档案的建立、更新、使用、保存管理。

3术语

3.1安全档案是指公司在安全管理活动中形成的，对企业、国家及社会安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

4主要职责

4.1凡是各单位在日常职业健康安全管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中，形成的有保存价值的与职业健康安全有关的文件材料、各类检测证书、报告、安全制度、教育试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。

4.2生产安环部负责公司安全档案管理检查督促工作，负责对公司的安全档案分级管理做出规定。

4.3各部门应加强安全档案管理工作的领导，明确一位负责人主管安全管理档案工作，保证安全管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的安全档案管理工作。。

4.4各部门应设置专门安全管理档案柜，落实安全管理档案管理人员，集中统一管理本单位安全管理档案。

4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关安全管理方面的各类材料；负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。

4.6安全管理档案工作是公司安全管理的基础性工作，是维护公司安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位安全管理档案具有依法管理、保护、使用的职责。任何个人不得将安全管理档案据为己有或拒绝归档。

4.7各级安全生产管理人员应忠于职守，认真执行有关法律法规、制度和标准，协助公司、各单位对收集的安全管理档案材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。

5工作内容

5.1安全管理档案范围一般包括但不限于以下内容：

5.1.1企业基本情况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、安全管理机构与安全员等。

5.1.2企业生产经营场所平面布置图，并标注清楚以下内容。

部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等；

重大危险源的位置、数量等；

主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。

5.1.3公司安全生产重点监控部位一览表（重大危险源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危险危害因素分析）。

5.1.4公司应急救援体系建设情况。内容包括：事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练情况等。

5.1.5公司安全组织方面的内容

1. 主要负责人的安全资格证书。

2. 安全管理人员的安全资格证书。

3. 总厂职业健康安全管理网络。

4. 其他与安全组织方面有关的内容。

5.1.6企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容

安全目标管理

安全生产责任制

法律法规标准规范管理

安全投入管理

安全文件和档案管理

风险评估和控制管理

安全教育培训管理

特种作业人员管理

设备设施安全管理

建设项目安全“三同时”管理

生产设备设施验收管理

生产设备设施报废管理

施工和检维修安全管理

危化品及重大危险源管理

作业安全管理（动火、高空、受限空间、动力介质等）

相关方及外用工（单位）管理。

职业健康管理

劳动防护用品（具）管理

安全检查及隐患排查治理

应急管理

事故管理

安全绩效评定管理

安全会议制度

安全机构设置与人员配置管理

安全操作规程

安全通则

安全生产管理考核制度

参观人员安全告知书

特种设备安全管理（机电类、承压类）

上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。

安全活动日管理制度

上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。

其他与安全相关的管理制度

5.1.7安全监督执法检查方面的内容

各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书等各类执法文书。

落实执行各类文件所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。

安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。

5.1.8安全检查方面的内容

日常检查记录及处理情况记录。

月、季度及年度检查记录及处理情况记录。

安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。

各方面安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。

各项检查的总结汇报材料。

其他与安全检查相关的材料。

5.1.9安全教育培训方面的内容

安全培训计划。

公司主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。

员工三级安全教育记录。

特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。

换岗教育培训记录。

日常安全、宣传、教育培训记录及总结。

应急救援培训、演练记录及总结。

5.1.10安全投入方面的内容

全年安全投入的计划及专项安全投入计划。

安全、宣传、教育培训投入的情况记录。

隐患整改方面的投入记录。

防护用品方面的投入记录。

安全防护设备、设施方面的投入记录。

安全评价、安全管理体系建设、安全代理方面的投入。

其他与安全有关的投入。

5.1.11工伤保险方面的内容

参加工伤保险员工的名单。

为员工缴纳保险费的凭证或单据。

发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。

其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。

5.1.12职业卫生健康管理方面的内容

具有职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。

具有职业病危害的岗位的预防措施情况。

具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。

接触职业病危害岗位的员工及其身体检查情况。

确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。

与职业病防治相关的文件、材料。

劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。

各类劳动防护用品发放记录。

员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。

其他与劳动防护用品有关的文件、材料。

5.1.13“三同时”管理方面的内容

有关安全设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。

“三同时”项目的设计图纸及相关资料。

“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。

其他与“三同时”项目相关的文件、资料。

5.1.14安全防护设备（含职业健康卫生设备，下同）方面的内容

各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。

各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。

各类安全防护设备运行维护保养情况记录。

应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。

其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。

5.1.15用电管理方面的内容

企业用电管理制度及落实情况记录。

配电室运行状况记录。

临时用电申请及拆除记录。

配电箱等用电设施运行状况记录。

5.1.16特种设备方面的内容

特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。

特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备使用证。

特种设备的日常使用状况记录。

特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。

特种设备运行故障和事故记录。

5.1.17事故调查处理方面的内容。

发生事故情况经过介绍。

事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。

事故调查收集各类证据。

事故分析会记录。

关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。

按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。

企业月度事故报表。

其他与事故相关的文件、材料。

5.1.18其他与安全生产相关的内容

5.2收集与移交的基本要求

5.2.1归档材料必须是总厂在生产过程中形成的与职业健康安全管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

5.2.2归档材料应确保完整、准确、系统，反映公司安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

5.3归档时间

5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康安全相关联材料，在项目结束后整理归档。

5.3.2各单位在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。

5.4安全档案工作人员负责有关归档材料的审核。

5.5安全档案工作人员应对各部门送交的各类安全管理档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。

5.6档案管理

5.6.1各单位安全管理档案整理应根据自身实际情况按各自管理职责分类保存，便于科学管理与利用。

5.6.2安全管理档案保管期限为永久、长期（2—5年）、短期（2年以下）三种。

5.6.3对保管到期的安全管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁相关档案时必须严格执行相关的档案管理规定，销毁清册应长期保存。

5.6.4应建立安全管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。

5.7档案利用

5.7.1安全管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要保护总厂的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥安全生产档案的指导、借鉴作用。

5.7.2公司应积极主动地接受各级安全生产监督管理部门对公司安全档案管理工作的监督指导，开展企业安全生产档案信息服务工作。