文件管理管理制度15篇

文件管理管理制度是企业运营中不可或缺的一环，旨在确保信息的有效流通、安全存储和合规使用。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，旨在提高工作效率，防止信息混乱，保障企业信息安全。

包括哪些方面

1. 文件分类与编码：建立统一的文件分类标准和编码体系，便于快速定位和查找。

2. 文件生命周期管理：明确文件从产生到销毁的整个流程，包括创建、审批、分发、归档和销毁等阶段。

3. 权限控制：设定不同级别的访问权限，确保敏感信息的安全。

4. 文件版本控制：跟踪文件修订历史，保证最新、最准确的信息被使用。

5. 审批流程：定义文件审批的流程和责任人，确保文件质量。

6. 存储与备份：规定文件存储的位置、方式及定期备份策略，以防数据丢失。

7. 法规遵从：确保文件管理符合相关法律法规和行业标准。

8. 培训与执行：定期培训员工，强化文件管理意识，确保制度的执行。

重要性

1. 提升效率：规范化的文件管理能减少查找时间，提高工作效率。

2. 保障安全：有效防止机密信息泄露，保护企业资产。

3. 法律合规：符合法规要求，降低法律风险。

4. 支持决策：准确、及时的信息有助于管理层做出明智决策。

5. 持续改进：通过文件记录，企业能追踪历史，持续优化工作流程。

方案

1. 制定详细的操作手册：明确每个步骤的具体操作方法，提供实例指导。

2. 引入电子化管理系统：利用信息技术自动化处理文件，减轻人力负担。

3. 定期审计：定期检查文件管理执行情况，发现问题及时调整。

4. 建立反馈机制：鼓励员工提出改进建议，持续完善制度。

5. 责任追究：对于违反规定的，应有相应的责任追究制度，以保证制度的严肃性。

文件管理管理制度的实施需要全员参与，管理层需带头遵守，同时提供必要的资源和支持。只有这样，才能确保文件管理的有效性和可持续性，为企业的发展提供强有力的信息支撑。

文件管理管理制度范文

第1篇 _建筑公司文件管理制度（2）

建筑公司文件管理制度

1.目的

对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制,确保文件的更改和现行修订状态得到识别,并在使用处可获得有关版本的适用文件。

2.适用范围

适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制。

3.相关文件

3.1《记录控制管理程序》

4.定义

5.责任领导

5.1责任领导

本制度的责任领导是总工程师,其职责为:负责本制度实施的监督指导。

5.2本制度的责任部门是办公室,其职责为:负责本制度实施的监督检查,建立受控文件总清单。

5.3相关部门

本制度的相关部门是公司各职能部门,其职责为:负责本部门文件的使用和管理;建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制、发放管理。

5.4执行层

本制度的执行层是项目部,其职责为:负责本项目部文件的使用和管理,建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制。

6.工作程序

6.1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型:

6.1.1第一类型:质量/环境/职业健康安全综合管理手册:向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。

6.1.2第二类型:质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等:表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。

6.1.3第三类型:规范:阐明要求的文件。

6.1.4第四类型:指南性文件:这类文件阐明推荐的方法或建议。

6.1.5第五类型:形成文件的程序、作业指导书和图样:这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。

6.1.6第六类型:管理记录:这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。

6.2文件的编号

6.2.1综合手册的编号

md/sc -2010

批准年号

手册

明大公司代号

6.2.2综合管理体系程序文件编号

md/c_-__-2010

批准年号

程序编号

程序文件

明大公司代号

6.2.3各部门/项目部产生的文件(如:指导书、指南、规章制度等)

md/ gl(gy)-__-____

批准年号

顺序号

工艺技术文件代号

管理文件代号

明大公司代号

6.2.4记录编号

见《记录控制管理程序》

6.2.5部门简称

工程部(工)、经营经营预算部(经)、办公室(办)。

6.2文件的受控状态

6.2.1文件分为受控与非受控两种,受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如:a/0版、b/0版等。

6.2.2所有受控文件应分类编制受控文件清单,并对受控文件实施动态管理,及时获得本行业最新的标准规范,以及本单位编制或更新的文件,并有效控制作废文件,以确保文件现行修订状态得到识别。

6.4文件和资料的编制和审批

6.4.1综合管理手册由办公室组织编制,管理者代表审核,总经理批准。

6.4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各部门按章节内容分别编制,组织会审后,由主管副经理审核,管理者代表审批。

6.4.3其它需编制的文件由各需要部门/项目部编制,根据文件性质由公司各业务主管部门审批(其它文件有特殊规定审批权限者,执行相应文件)。

6.4.4对于外来文件的适用性,应由各业务主管领导进行审批。

6.5文件的发放

6.5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和适宜性进行审批,审批后方可进行发放。

6.5.2文件经审批后,由编制部门根据审批发放范围填写《文件发放登记表》,保证文件发至所需要的各个场所,确保在使用处可获得有关版本的适用文件。

6.5.3当对原文件有新的需求时,可填写《文件复制(领用)申请表》,经批准后领用文件或复印件。

6.6文件的更改

在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新,对更新文件再次批准。

6.6.1当文件的内容、形式需要更改时,由申请人填写《文件更改申请表》,由原文件审批人签发,当原审批人不在职时,由现任领导审批,但必须获得原审批文件的前景资料。

6.6.2文件更改审批后,应通知使用有效文件的各场所,按审批内容更改,保持文件的有效状态。

6.6.2当文件经过多次修改或发生大幅度变动时,由原编制部门提出申请,换版发行,同时收回所有旧版文件,以防误用。

6.6.4对于作废的文件,由原编制部门回收并记录,办理销毁手续进行销毁。出于积累知识或其它正当理由而保留的作废文件,必须加盖作废标识,由原编制部门登记。

6.7应确保文件保持清晰,不得任意涂改、乱写乱画,并易于识别文件的有效性。

6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸等,为确保外来文件得到识别,应按照文件控制要求进行受控和发放。

第2篇 烧结厂安全文件管理制度

1.目的

为了加强对安全生产制度的管理，确保安全生产制度和操作规程的编制、发布、使用、评审、修订等得到控制，确保使用文件的适宜性和有效性，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于烧结厂各部门。

3.管理职责：

3.1综合办公室是文件的归口管理部门，负责所有厂级文件的发布和归档工作。负责起草有关培训、职业卫生、经济责任考核等文件的编制。

3.2安全科负责起草有关安全文件的编制。

3.3技术科负责起草有关质量、工艺等文件的编写。

3.4机动科负责起草有关设备、维护、能源消耗、备件材料等文件的编制。

3.5 生产科负责起草有关生产、环保等文件的编写。

4.文件管理要求：

4.1引用法规、标准

文件制定要依据国家法律法规、天津市地方法规、《冶金企业安全生产标准化评定标准》、《企业安全生产标准化基本规范》及公司相关标准。

4.2文件编写要求：

4.2.1简单说明编写目的；

4.2.2明确执行文件涉及的范围；

4.2.3实施活动的主管部门与相关部门的职责和权限。

4.2.4文件内容和要求：作为文件的主要内容，要明确相关部门应做些什么，由谁来做，如何做，达到什么标准，信息如何反馈，奖励与考核等。

4.2.5文件实施日期。

5.文件审批

文件编写后，由部门负责人核稿后，送交主管厂领导审批签发。

6.评审与修订

6.1文件评审

6.1.1评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

a）安全生产的法律、法规发生变化；

b）生产装置和工艺技术发生重大变化；

c）安全生产相关的组织机构发生重大变化；

d）管理机构的管理职责发生重大变化时；

6.1.2评审内容

a）与法律、法规符合性；

b）与企业发展总体水平的相适应性；

c）与工艺流程和装置变化的相适应性；

d）安全管理制度之间的相容性和匹配性；

6.2文件修订

6.2.1修订频次：正常情况下，每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。

a）安全生产法律、法规发生变化，现行安全规章制度与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；

b）生产装置和工艺技术发生重大变化；

c）新装置、新产品投产，现行管理制度不能覆盖其安全管理；

d）组织机构发生重大变化，需重新分配安全生产职责；

e）各级人员素质发生较大变化，规章制度的要求已经充分转变为员工的自觉行动；

6.2.2修订组织权限：制度文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该制度的制订的原始背景。

6.2.3修订依据：

6.2.3.1国家行业的安全生产法律、法规、条例。

6.2.3.2安全生产制度评审结果。

6.2.3.3制度执行过程中，员工提出的合理化建议。

6.2.4修订后的制度文件，要履行会签手续，最后由厂长审批后，修订版发布实施。

7.制度文件的终止执行

因特殊原因，终止执行的安全生产制度，按原审批程序申请批准终止。

第3篇 公司文件管理制度-6

公司文件管理制度6

第一章总则

第一条为提高行文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据我公司的实际情况,特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条全公司各类文件由办公室统一管理。

第二章收文的管理

第四条公文的签收。

(1)凡送公司的文件均由公司收发员登记签收后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室秘书均需注意检查封口和邮票,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

(2)对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管。

(1)办公室秘书对上级公文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司总经理亲启的文件,总经理启封后,也应交办公室秘书办理正常手续。

(2)公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室秘书进行登记编号,个人不得私自保存。

第六条公文的阅批与分转。

(1)凡正式文件均需办公室主任(或副主任)根据文件内容及性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司总经理阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。

(2)一般函、电、单据等,分别由办公室秘书直接分转处理,如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

(3)为加速文件运转,办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条文件的传阅与催办。

(1)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

(2)阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有公司总经理“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司总经理批示办理有关事宜。

(3)阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失、泄密。文件阅完后,应送交办公室秘书。

(4)办公室秘书对文件负有催办、检查、督促的责任。承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理,不得将文件压放、分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

第三章发文的管理

第八条发文的规定。

(1)全公司上报、下发正式文件由公司办公室办理,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

(2)各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应分别向公司办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文,则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口发文。

(3)对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件,须由集团公司董事长批准签发。

第九条发文的范围。

(1)凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文的范围。

(2)公司下发文件主要用于以下事项。

①发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

②公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定,发布有关奖惩决定和通报其他有关全公司的重大事项。

(3)公司上行文、外发文主要用于以下事项。

①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定,同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

②在公司日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经公司总经理批准后,由主管业务部室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

③凡各业务部室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以用部室名义发会议纪要。

④各业务部室与外单位发生一般业务联系,可用各部室的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

第四章发文程序与要求

第十条发文程序规定。

(1)各单位需要发文,应事先向办公室提出申请。

(2)办公室同意发文时,主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

(3)草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

(4)文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章,标定日期和密级。

(5)办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿单位重新拟稿。

(6)经办公室审查、修改后的文稿,送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)。

(7)对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新纂写清楚。

(8)需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签。

(9)文稿审核、会签后,按批准权限的规定呈送公司领导签发。经领导签发后的文稿交办公室秘书,统一编号后送打印室打印。

(10)文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名。文件打印后,由办公室派专人按量印刷,再由办公室秘书分发并检查落实情况。对印刷质量不好的文件,办公室秘书应拒绝盖章分发。

第五章文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需要本部门负责人签写便条,对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等。

第十三条办公室秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清)。如发现文件丢失、必须及时

查明原因和责任者,并如实向领导报告。

第十四条各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办、检查工作。

第六章文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围。

(1)上级机关来文包括上级对公司报告、申请的批复统一由办公室负责归档。

(2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。

(3)公司总经理办公会以及各种专业例会记录。

(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

(5)上级领导同志来公司检查视察工作的报告、指示、记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

(6)反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作的音像摄制品。

(7)公司日志和大事记。

(8)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

(9)业务部室日常工作中形成的活动资料,由各业务部室负责立卷归档。

第十六条立卷要求。

(1)文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

(2)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

第七章文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理、造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第4篇 某人民医院文件管理制度

某市人民医院文件管理制度

1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿,办公室主任核稿,院长签发,办公室同意行文。

2、上级下发的文件由院办公室收文登记,送交院长阅批,由院办室督促有关职能科办理,所有来文均先交院办公室统一登记。

3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

4、送交各部门的文件应定期收回,对到期未退的应进行催退,院办公室定期对所管文件清点、对帐,保证文件不遗失。

5、医院下发的各类文件、通知,各科应及时传达,妥善保管,不得遗失,传达贯彻情况,科主任须在文件上签字。

6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷,并于次年三月底前向档案室移交。

7、医院下发的重要文件,各病区、科室应及时传达贯彻,病区负责人或科室主任签字,并在规定时间上交院办公室归档备查。

第5篇 工艺文件管理制度

1、内容与适用范围

本制度规定了工艺文件的编制,工艺文件的会签,工艺文件的贯彻保密。

2、工艺文件的编制

2.1工艺文件是企业进行工艺管理,组织生产,指导操作的技术依据,工艺文件的编制必须正确、完整、统一。

2.2工艺文件的编制应简明易懂,避免繁琐,但必须确保产品质量,实现安全生产,具有较好的经济效益。

2.3根据产品类型,确定必备的工艺文件。

2.3.1样机试制必备的工艺文件。

工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表,外协件明细表,外购及企业标准工具明细表,工装设计任务书,专用工艺装备图,专用工艺装备验证单,材料消耗工艺定额明细表,材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。

2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。

2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外,各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表,由产品主管工艺员根据实际需要确定。

2.4工艺文件的编制分工

产品工艺文件由技术科负责编制、审核。

3、工艺文件的会签、验证和审批

3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。

3.2工艺文件的验证,样机试制及小批量生产的工艺文件,均应进行验证,由车间负责人、技术科会同质检人员,负责收集整理试制过程中的情况,进行一次可行性鉴定,然后由技术科认真进行修订,经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件,是工厂工艺文件工作的法规,各级人员都必须严格遵守。

3.3工艺文件的审批与签字

根据新的工艺文件统一格式规定,每一种工艺文件必须统一编制,审核,会.

签,审查及标准化五个程序,并履行签字手续。

3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。

3.3.2审核一一由技术科科长。

3.3.3会签一一由相互制约单位履行,具体按3.1条贯彻执行。

3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查,并履行签字手续。

3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整,统一标准审查工作。一律由标准化员承担,并履行签字手续。

3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字,标准化由标准化员签字。

4、工艺文件的贯彻与实施..

4.1工艺文件是企业工艺工作的法规,各级人员都必须严格遵守,认真贯彻执行。

4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况,要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。

4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责,要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。

4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位,要坚持按设计图样、工艺文件,技术标准组织生产,对执行中的问题和需要作出改进的建议,应及时向车间主任提出,未经许可,不得擅自不按工艺加工。

4.5质检人员应按上述三按进行质量检查,发现生产员工不按工艺操作时,有权制止,并及时反映给车间领导处理。..

4.6技术科对工艺文件不全与差错,工艺措施不力,工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。

5、工艺文件修改

5.1工艺文件修改一般原则。..

5.1.1工艺文件需要修改时,一般由技术部门下达工艺文件更改通知单,凭更改通知单修改。

5.1.2保证修改后的文件正确统一。

5.1.3工艺文件修改通知单下达后,需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。

5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题,需临时修改工艺时,应填写“临时脱离工艺通知单”,经有关部门会签和批准后生效,但不能修改正式工艺文件。

5.2工艺文件修改程序

5.2.1填写工艺文件更改通知单,其格式应符合文件的更改程序规定。

5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。

5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。

5.3修改方法

5.3.1修改时不得涂改,应将更改部分用细实线划去,使划去部分仍能看清,然后在附件填写更改后的内容。

5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记,标记符号应按更改通知单中的规定。

5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号,日期和修改人签字。

5.3.4在下列情况下,工艺文件修改后需更改描晒。

5.3.4.1经多次修改,文件已模糊不清。

5.3.4.2虽初次修改,但修改内容较多,修改后文件已不清晰。

5.3.5更新描的底图,更改栏内应按以下规定填写。

5.3.5.1标记栏填写重描写前本次更改所用的标记。

5.3.5.2处数栏填写重描字样。

5.3.5.3更改文件号栏填写重描前本次更改通知单编号。

5.3.5.4签字和日期栏内,负责复核的工艺人员签上姓名和日期。

5.3.5换发新描晒的工艺文件时,旧工艺文件必须收回存档备查,而且新的文件应加区分标记,严禁新旧两种文件混用。

6、工艺文件的保管和处理胃

6.1凡保管的工艺文件应及时登记,根据顺序分类捕,装订或袋装保管。

6.2技术科应常备全套文件复制件

6.3凡需晒发的工艺文件,必须经技术科审批后方可发放。

6.4工艺文件由技术科统一保管,失效废除的工艺文件应盖作废章后单独存档五年以上备查。-

6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准,签字手续齐全。

7、工艺文件的借用与保密

7.1未经批准,对外不准借用工艺文件。

7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续,并限期归还,归还时应清点。

7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺,不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失,不得转借,否则,一律作违反工艺纪律处理。

第6篇 物业管理公司文件管理制度怎么写

物业管理公司文件管理制度

第一节 总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节 文件分类

一、规定。

发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。

对重要事项或重大行动做出安排,用决定。

经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。

转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。

表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。

向上级请求批示与批准,用请示。

向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。

答复请示事项用批复。

七、函。

商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节 文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:

①发、②人发、③客发。

冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。

力避随意发文。

发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;

人发、客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。

(公司其他部门均以发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节 办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节 发文

一、发文一律使用《公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节 其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第7篇 房产公司工程文件管理制度

房产开发公司工程文件管理制度

1.目的

在工程部日常行政管理及项目施工全过程中,妥善处理和保管工程文件,以便于归档、收发、查阅、结算及移交。

2.范围

本准则适用于___有限公司开发建设的所有项目。

3.文件编号体系

工程部文件统一编号方法:公司英文缩写+文件类索引码+文件号

4.工程部文件目录

4.1公司管理规范:

工程管理规范一套

项目经理部职责及人员架构表

4.2各种指导书

4.3政府文件

4.4公司来文:

4.4.1报公司各部门文件

4.4.2报公司报告

4.4.3发工程部文

4.4.4发设计部文

4.4.5发成本管理部文

4.5会议纪要:

4.5.1公司每月/每周工程例会纪要

4.5.2公司现场工作协调会纪要

4.5.3专题会议纪要

4.5.4内部会议纪要

4.5.5图纸会审变更纪要

4.6部门费用情况

4.7工作简报

4.8各种表单

4.9工程文件(按工程部档案管理程序中的目录整理、归档)

4.10其他

5.有以下情况之一的文件不合格文件,

5.1没有及时注销的旧版本图纸。

5.2编号不连续。

5.3文件为传真件。

5.4模糊不清。

5.5文件资料不全、缺页。

5.6签字、盖章不全、无授权负责人批准。

6.往来文件需要在文件管理员(工程部项目秘书)处进行登记。文件用章需要先有部门经理签字。文件分机密、秘密、公开三级,机密级只有经办人和所涉及的部门经理、分管老总才可查询,其他人员需查阅要部门经理书面文件;秘密级只有经办人,涉及的部门人员和分管老总才可查询,公开级即全公司共享。

7.公司所有正式文件对外均由项目秘书负责,行政方面不论邮件还是文本均要从项目秘书处对外接口或抄送给项目秘书,技术方面的文件可以不通过项目秘书直接对外。

8.工程部每周每人均写工作周报,周报格式要求如下:1、分项目写,如基地情况、项目情况、内部管理、其他。2、写明办事的期限、内容。

9.工程部每天工作日记按工程部工作日记管理制度执行,由工程部经理进行不定时的抽查。

第8篇 大厦物业客服部文件管理制度规定

大厦物业客服部文件管理制度及规定

1、制度

1.1客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。

1.2文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。

1.3任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

1.4秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。

1.5员工个人档案、材料属秘密材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。

1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。

1.7要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。

1.8文件具有较强的严肃性和权威性,一经发文必须执行。

1.9文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。

1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

1.11各部门对需要办理的文件,应当认真办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。

2、规定

为加强文件管理,准确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。

2.1外部来文的有关规定:

⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文,统一由办公室签收;

⑵对收到的外来文件,应及时进行分类、登记和分发传递;

⑶外来文件原则上先送总经理阅批;

⑷根据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅;

⑸根据总经理批示,送达文件办理部门,并催促办理;

⑹承办过程中若有疑问,应及时请示,报告解决;

⑺文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。

2.2对外行文有关规定:

⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必须送总经理审阅后,方可外发。

⑵对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。

⑶对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

2.3内部行文

2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。

2.3.2公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存档和保管,必须保证完整性及连续性,以便备查。

2.4不论外部行文或内部行文,一律由秘书、文员、内勤传递。

第9篇 电子技术文件管理制度

一、 总则

1、 技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、 技术文件的编制

1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1) 开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、 技术文件的提交

1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、 对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、 技术文件的归档

1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

6、 归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

五、 技术文件的借阅

1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

2、 若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

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第10篇 办公室文件管理制度(范文)

在办公室文件使用中可是有很多注意事项,下面小编为大家整理了一篇关于办公室文件的管理制度,大家一起来看看吧。

(一)总则

第一条 为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据区建设局关于文书处理的有关规定,结合我单的实际情况,特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则,本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时,收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件,要进行文件、文号、机要编号的核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级部门,并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单,作分类登记编号、保管。

2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管,不得个人保存,如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完。

2.一般礼仪性质的函、电、单据等,可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同各单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转,收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书),阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

4.文件阅完后,应交收发员(文书),切忌横传。

5.办公室对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室通知到单位阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各 群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请,并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文,方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3.对单位影响较大,涉及多个以上领导分管范围的文件,须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围:

1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于:

(1)公布单位规章制度;

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;

(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项;

(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

(5)发布有关奖惩决定和通报;

(6)其他有关重大事项;

3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于:

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4.日常生产、技术、管理、党群工作中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由各科室书面或口头自行通知执行,一般不用发文。

5.各科室如会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定:

1.各科室需要发文,应事先向党支部、行政办公室提出申请;

2.党支部、行政办公室同意发文后,主办科室应以党的方针、政策和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿;

3.草拟文稿必须从本单位角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

4.文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神,有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;

6.经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

7.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理写清楚;

8.需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签;

9.文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发;

10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印;

11.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;

12.文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。

第11篇 公司行政管理制度-文件管理制度

公司行政管理制度:文件管理制度

第一节总则

一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。

三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。

四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。

第二节文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用规定。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排,用决定。经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用决议。

三、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用通知。

四、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息,用通报。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准,用请示。向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用报告。

六、批复。答复请示事项用批复。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用函。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用会议纪要。

第三节文件格式

一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。

二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。

三、发文字号包括代号、年号、顺序号。

四、公司发文代号分为四种:①___发、②___人发、③___客发。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。

发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。

___发用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;___人发、___客发分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。(公司其他部门均以___发的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)

五、文件必须盖章或签字。

六、密级分为绝密、机密、秘密。

七、紧急程度分为特急、急、平。

八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码。

十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。

十二、文件纸一般使用a4型。

第四节收文

一、收文一律使用《___某某网络有限公司收文簿》。

二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。

第五节办文

一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。

二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。

三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。

四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。

五、严格按照时限要求完成。

六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。

七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。

第六节发文

一、发文一律使用《___某某网络有限公司发文稿纸》。

二、发文程序如下:

公司内部发文:

拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

对外发文:

拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

第七节其他

一、时限要求:

1、特急:限4个工作时内完成。

2、急:限8个工作时内完成。

3、平:限16个工作时内完成。

二、文件的保密要求:

1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。

2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。

3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。

三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。

第12篇 房地产公司文件管理制度

房地产公司文件管理制度

(三)

(一) 总则为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

(二) 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

(三) 收文的管理

1、 公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

2、 公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

3、 公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

4、 文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

(四) 发文的管理

1、 发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

2、 公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。

3、 公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

(五) 文件的立卷与归档

1、 凡下列文件统一分别由两办负责归档:①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;③经理办公室各种专业例会记录;④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

2、 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

3、 立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

4、 文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

第13篇 工贸文件管理制度

一、目的

通过对本公司制定的,与安全标准化有关的管理文件、技术文件的控制,保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。

二、 适用范围

本制度适用于对本公司安全标准化实施、安全生产管理制度、岗位安全技术规程的管理。

三、 机构与职责

3.1 企业主要负责人负责本公司安全生产方针、安全生产目标和安全标准化文件的批准和发布。

3.2安全管理部门负责安全管理制度和岗位安全操作规程的审核。

3.3安全管理部门负责组织编写安全标准化文件。

3.4各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度和岗位安全操作规程的编写。

3.5办公室负责厂级文件的备案、登记、发放。

3.6安全管理部门负责组织安全标准化文件、安全生产管理制度的修改和修订。

3.7各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度和岗位安全操作规程的修改和修订。

四 、文件管理程序

4.1文件的制定

4.1.1安全管理部门根据《工贸等行业企业安全生产标准化建设实施指南》要求,结合本公司实际,组织制定企业的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件,经生产安全部门负责人审核、企业负责人批准后发布、实施。

4.1.2 各职能部门根据《工贸等行业企业安全生产标准化建设实施指南》要求,根据本公司实际,制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度,经部门负责人审核、安全管理部门负责人批准后发布、实施。

4.1.3各职能部门组织对本部门归口的各岗位进行危害分析,经风险评价小组评价后,制定岗位安全操作规程,

4.1.3.1操作规程中应有岗位主要危险源的辨识内容和危险源的分布情况说明,并应包含企业的各个岗位以及主要设备设施等;如果是危险源,还应制定紧急情况下的处置方案(事故情况下的的操作规程)。

4.1.3.2岗位操作规程(或作业指导书)主要要求:

1)操作规程或作业指导书(作业标准)应覆盖每个岗位、每个有人活动的生产区域;

2)岗位安全操作规程的编制、发放和管理等与安全生产规章的要求基本相同;

3)岗位安全操作规程可以组织熟悉岗位作业的操作人员和专业技术人员,按照作业前、作业中、作业后的作业顺序中存在的安全风险进行编制,方便员工掌握和执行;

4)在新工艺、新技术、新装置投产或使用前,组织编制新的操作规程;

5)企业应保证各岗位相关的操作规程是最新的有效文件。

4.1.3.3岗位安全操作规程经部门负责人审核,安全管理部门负责人批准后发布、实施。操作规程要下发到各个岗位,并做发放记录。同时,需要对员工进行培训,看其是否能够熟练掌握自己所在岗位的操作规程。

4.2发放管理

4.2.1办公室负责文件的发放管理。

4.2.2 文件在发放前,办公室确定发放范围。

4.2.3办公室按确定的发放范围进行发放,填写《文件发放(回收)登记表》,领用人签字。

4.3文件的修改与修订

4.3.1 在下列情况时应及时对相关规章制度或安全操作规程进行修订:

1)当国家法律、法规、规程、标准废止、修订或新颁布时;

2)当企业归属、体制、规模发生重大变化时;

3)当生产设施新建、扩建、改建时;

4)当工艺路线和装置设备发生变革时;

5)当上级安全监督部门提出相关意见时;

6)当安全大检查、风险评价过程中发现涉及到规章制度层面的问题时;

7)当分析重大事故和重复事故原因,发现制度因素时;

8)其他有关事项。

4.3.2安全生产管理制度需修改或修订时,申请修改或修订部门向部门负责人递交书面申请报告,经部门负责人审核、安全部门负责人批准后,将申请报告交办公室对安全生产管理制度进行修改或修订。

4.3.3岗位安全操作规程需修改或修订时,申请修改或修订部门向部门负责人递交书面申请,经部门负责人审核、安全部门负责人批准后,将申请报告交归口部门,由归口部门对岗位安全操作规程进行修改或修订。

4.3.4安全生产管理制度和岗位操作规程的修改均采用换页的方式进行修改

4.3.5办公室将需修改或修订的安全生产管理制度或岗位安全操作规程收回。

4.3.6修改或修订后的文件由办公室发放至原部门单位或人员。

4.3.7办公室对修改或修订后的文件进行文件状态登记。

4.4 文件的评审

办公室每年组织一次文件的评审工作,对文件的符合性进行评价。

4.5文件残破、缺失后的补发

4.5.1任何人不得在文件上乱涂乱画,确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.5.2当文件破损或字迹不清影响使用时,领用部门单位应写明原因,经部门单位负责人审核、经主管安全部门负责人审批后,到办公室办理更换手续,交旧领新,文件使用原发放号。

4.5.3文件丢失,当事人应写明原因,经部门单位负责人审核、主管安全部门负责人审核批准后,到办公室办理补发手续,新文件给予新发放号,并注明原号作废。必要时,由办公室将作废文件发放号通知各相关部门,防止误用。

4.6文件的借阅

4.6.1文件属于保密级的,不可私自向外来单位提供、借阅。

4.6.2外来人员需借阅时,必须经安全部门负责人审批后方可向用户提供。

4.7废止和回收

新版本文件发布时,旧版本文件同时废止或失效,办公室将文件按发放台账全部收回并销毁。

第14篇 电子文件管理制度

电子文件管理制度

1.目的和适用范围

为保证我公司计算机网络安全顺利运行,提高工作效率特制定本办法。

本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。

本办法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。

2.术语

电子文件:相对于纸质文件而言,凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息,如文件、表单、记录等,均称为电子文件。

3.职责

3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理,以及各部门计算机的维护管理。

3.2各部门按本规定执行。

4.管理内容和要求

4.1局域网操作系统和应用软件的建立

4.1.1操作系统的应用

a)服务器安装windowsnt4.0

b)客户机安装windows98第二版,需要时可安装windows2000/_p/me等。

4.1.2基本应用软件

a)office2000/_p办公自动化软件

b)autocad2000计算机辅助设计软件

4.1.3操作系统和应用软件的安装必须由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。

4.2网络软件的建立和应用

4.2.1我公司局域网电子文件的传输采用microsoftml电子邮局进行管理,该软件安装在windows98启动组程序中,随系统自行启动,各部门必须保证邮件箱在工作时间内开放,任何单位不得自行改动。

4.3网上邻居的管理

4.3.1网上用户的设置具体见附表1《计算机局域网编号及用户名称对称表》

4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹,各部门把有关文件分类归档。

4.3.3设定访问权限分类控制。

4.4电子文件的管理

4.4.1电子文件的管理不能违背质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等控制程序的规定,编制必须以扩展名为.t_t、.doc、._ls、.eml、.dwg文件方式进行编写。

4.4.2电子文件的发放采用局域网邮件进行发放,审核、审批处加盖受权为专用电子印章或电子签名后方可有效。具体流程见附件。

4.4.3各部门收到电子文件后,必须进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。

4.4.4作好电子文件收发登记工作,发放文件有专用文件夹,接收文件有专用文件夹,作废文件由使用者按时删除。

4.4.5电子文件不允许自行进行更改,必须由编制单位提请《文件更改申请单》报品质管理小组审核、管理者代表批准后,由品质管理小组进行整体更改。

4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查,并添写《电子文件有效性检查记录》。

4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中,做为收发文登记。

4.4.8上级部门邮件的处理方式,当收到上级部门发来的邮件时由人事行政部网关计算机负责转发给相关部门,相关部门要对文件的有效性进行反馈,最后按文件要求发回上级部门。

4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必须在5个工作日内进行评审和转化,并填写《外来文件和资料评审表》。

4.5局域网质量体系文件的控制

4.5.1电子文件不违背《质量体系文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》要求,以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。

4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中《网上邻居-正式版qms文件》为有效受控版本,其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本,不得在体系运行中使用。如需要,必须经综合办确认同意,管理者代表批准,印制纸质文件,并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。

4.5.3计算机中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式,避免采用数字、字母代号和个性化的名称;以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。

4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料,必须进行文档加密和标识。

4.5.5对于重要文件和资料必须设置为“只读”属性,以避免无意中被修改。

4.6计算机网络安全

4.6.1每台计算机必须安装瑞星2002、金山毒霸、kv3000等正版杀毒软件;并定期进行查毒和杀毒,需要时,由人事行政部微机维护技术员进行。

4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理,可使用office2000文件加密工具或者其他windows98操作系统下的文件加密工具。

4.7电子文件的备份

4.7.1客户机要每季度对电子文件进行备份,其备份方式可视情况自行确定。

4.7.2服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时,要刻录光盘备份,并进行分类保管。

5.相关文件和记录

《电子文件有效性检查记录》

第15篇 附七医院医疗文件管理制度

第七医院医疗文件管理制度

一、病房护士长负责医疗文件的管理,护长不在时,由当班护士负责管理,各班人员均需按管理要求执行。

二、住院期间的医疗文件要求存放有序,病历中各种表格均应排列整齐,不得撕毁毁,涂改或丢失,病历用后必须归还原处。

三、病人不得自行携带病历出科室,外出会诊或转院时携带病历摘要。

四、病人出院或死亡后,病历次序按规定排列,一周内送病案室保留管理。

五、病房交接班记录,必须按要求书写,并妥善保管一年,以备查阅。

六、病房医嘱本的保存期限,按各医院规定,一般不少于一年。

七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。